商务礼仪商务会议礼仪

1、（商务礼仪） 商务会议礼仪商务会议礼仪知识点掌握公司会议的工作流程了解会议准备的内容掌握会议座次安排的原则了解商务谈的礼仪规范职业素质组织能力策划能力协调能力沟通能力公司会议公司会议的工作流程安排工作会议的会前工作流程工作会议的会中工作流程工作会的会后工作流程会务工作流程图（会前）确定会议主题和议题 确定会议名称 确定会议规模和规格确定会议时间和会期一一明确会议所需设备和工具一一明确会议组织机构一一确定和会者名单一一选择会议地点一一安排会议议程和日程- 制发会议通知 制作会议证件 准备会议文件材料 安排食住行-制定会议经费预算方案- 布置会场-会场检查会务工作流程图（会中）报到及接待工作一一组

2、织签到一一做好会议记录一一会议信息工作一编写会议简报或快报一一做好会议值班保卫工作一一做好会议保密工作做好后勤保障工作会务工作流程图（会后）安排和会人员离会撰写会议纪要会议的宣传报道 会议总 结催办和反馈工作会议文书的立卷归档会议准备工作指导会务工作的原则： 准备充分组织严密服务周到确保安全会前准备工作1、确定会议主题和议题 要有切实的依据；必须要结合本单位的实际；要有明确的目的。2、确定会议名称会议名称壹般由“单位+内容+类型”构成,应根据会议的议题或主题 来确定。3、确定会议规模和规格 本着精简效能的原则 会议的规模有大型、中型、小型。会议的规格有高档次、中档次和低档次4、确定会议时间、会

3、期 会议的最佳时间，要考虑主要领导是否能出席， 确定会期的长短应和会议内容紧密联系。5、确定会议所需用品和设备（1）必备用品是指各类会议均需要的用品和设备，包括文具、桌椅、 茶具、扩音设备、照明设备、空调设备、投影和音像设备等。（2）特殊用品是指壹些特殊类型的会议，例如谈判会议、庆典会议、展 览会议等所需的特殊用品和设备。6、建立会议组织机构会务组、宣传组、秘书组、文件组、 接待组、保卫组。7、确定和会人员名单 出席会议和列席会议的有关人员。应根据会议的性质、议题、任务来确定和会人员。8、确定会议地点 要根据会议的规模、规格和内容等要求来确定。 有时也考虑政治、经济、环境等因素。9、安排会议议

4、程和日程 会议日程是指会议于壹定时间内的具体安排，对会议所要通过的文件、 所要解决的问题的概略安排，且冠以序号将其清晰地表达出来。10、制发会议通知 会议通知的内容包括名称、时间、地点、和会人员、 议题及要求等。会议通知的种类有书信式和柬帖式。 会议通知的发送形式有正式通知和非正式通知。 会议通知的方式有书面、口头、电话、邮件。11、制作会议证件 会议证件（3类） 会议正式证件（代表证、出席证、列席证、来宾证） 旁听证 会议工作证件（工作证、记者证、出入证） 会议证件的内容有会议名称、和会者单位、姓名、职务、证件号码等。 有些重要证件仍贴上本人照片，加盖印章。12、准备会议文件资料 主要有议程

5、表和日程表、会场座位分区表和主席台及会场座次表、主题方案、领导讲话稿、其他发言材料、开幕词和闭幕词、其他会议材 料等。公司大小型会议中尊位及位次排序方法小型会议的俩种尊位及位次排序的方法大型会议中主席台排座、发言者座席、主持人席位、群众席安排小型会议室椭圆形回字形T字型长方形中型会议室半圆型、课堂型。大型会议室礼堂型、众星拱月型。会场的布置1主席台主席台的布置壹是对称；二是要简化。主席台的座次壹般是职务最高的居第壹排正中，然后先左后右，由前至 后的顺序依次排列。2场内其他人员的座次安排横排法。竖排法。左右排列法。3会场内外的布置：会标、会徽、台幕、标语、桌签、坐签、色调、灯光、气味、旗帜、花

6、卉。主方谈判的接待准备（1）主座谈判的接待准备主座谈判，作为东道主壹方出面安排各项谈判事宜时，壹定要于迎送、 款待、场地布置、 座次安排等各方面精心周密准备，尽量做到主随客便， 主应客求，以获得客方的理解、信赖和尊重。1成立接待小组成员由后勤保障（食宿方面）、交通、通讯、医疗等各环节的负责人员组 成，涉外谈判仍应备有翻译。2了解客方基本情况，收集有关信息可向客方索要谈判代表团成员的名单，了解其性别、职务、级别及壹 行人数，以作食宿安排的依据。掌握客方抵离的具体时间、地点、交通方式，以安排迎送的车辆和人 员及预订、预购返程车船票或飞机票。3拟订接待方案根据客方的意图、 情况和主方的实际， 拟订出

7、接待计划和日程安排表。 日程安排仍要注意时间上紧凑。日程安排表拟出后， 可传真给客方征询意见， 待客方无异议确定以后， 即可打印。如涉外谈判，则要将日程安排表译成客方文字，日程安排表可于客 方抵达后交由客方副领队分发，亦可将其放于客方成员住房的桌上。主座谈判时，东道主可根据实际情况举行接风、送行、庆祝签约的宴会或招待会，客方谈判代表于谈判期间的费用通常均是由其自理的。（2）主座谈判迎送工作主方应确定和客方谈判代表团的身份、职位对等。准确掌握对方抵离的时间， 主方所有迎送人员均应先于客方到达指定地点迎候主方应主动到机场、车站、码头迎接，于到达前15分钟赶到。 对于客方身份特殊或尊贵的领导，仍能够

8、安排献花。迎接的客人较多的时候，主方迎接人员能够按身份职位的高低顺序列 队迎接，双方人员互相握手致意，问候寒暄。如果主方主要领导陪同乘车， 应该请客方主要领导坐于其右侧。 最好 客人从右侧门上车，主人从左侧门上车，避免从客人座前穿过。（3）谈判室的布置和座次安排谈判室的选择和布置 谈判室布置以高雅、宁静、和谐为宜，环境安静，没有外人和电话干扰， 光线充足，室温适宜，装饰陈设简洁、实用、美观。小规模谈判仍可于会客室，有条件的话最好安排二三个房间，壹间作为 主要谈判室外，另壹间作为双方进行内部协商的密谈室，再配壹个休息 室。谈判桌摆放及座次安排长方形或椭圆形 .横放，则正面对门为上座，应属于客方，

9、背面对门为下座，属于主方。 竖放，则应以进门方向为准，右侧为上，属客方，左侧为下，属主方双方主谈人（首席代表）各于己方壹边的中间就坐，译员安排于主谈 人右侧，其余人员则遵循右高左低的原则，依照职位高低自近而远地分 别于主谈人俩侧就坐。圆形多边谈判壹般采用圆形谈判桌（见图93），国际惯例上称为“圆桌会 议”。马蹄形小型的谈判，也可不设谈判桌，直接于会客室沙发上进行，双方主谈人于中间长沙发就坐，主左客右，译员于主谈人后面，双方其余人员分坐俩边（见图94）.（4）客座谈判的礼仪“入乡随俗、客随主便”，对壹些非原则性问题采取宽容的态度，以保 证谈判的顺利进行。明确告诉主方自己代表团的来意目的、成员人数

10、、成员组成、抵离 的具体时间、航班车次、食宿标准等等，以方便主方的接待安排。谈判期间，对主方安排的各项活动要准时参加,通常应于约定时间的5分钟之前到达约定地点。到主方公司做公务拜访或有私人访问要先预约。对主方的接待，于适当的时间以适当的方式表示感谢。 客座谈判有时也可视双方的情况,除谈判的日程外，自行安排食宿、 交通、访问、游览等活动。出席商务谈判的仪表仪态要求（1）整洁的仪容仪容是指壹个人的身体不着装的部位，主要是头发、面部和手部。 商界人士仪容的要求是干净整齐，端庄大方。男性杏头发：发型简单大方，长短适当，干净整齐，不准留新潮、怪异的发型， 不准蓬头乱发，亦不准染发，最好也不要烫发。手：谈

11、判时，握手问候、交换名片和递送文件等均会将手展示于人，因此，及时修剪指甲，保持手的干净整齐也是必要的。 面部：保持干净清爽，养成每天上班前必剃须的习惯，不准留胡子， 也不能留大鬓角。女性旱出席商务谈判的女性，应选择端庄大方的发型，过于时髦、怪异的发型，染发和不加以固定的长发，均不适合出当下这种场合，选用的发 卡、发箍以朴实素雅为佳。脸部应化淡雅的日妆，保持妆容的和谐清爽，壹般不宜文眉、文眼 线，唇膏和眼影也不要过于浓艳，要和服饰协调。可适当使用清新的淡 香水，但香气不可过于浓烈。女性手部除保持干净整齐外，可适当使用指甲油美饰壹下指甲，不 宜涂抹彩色指甲油。（2）规范的服饰1男性：应穿深色（蓝、

12、黑、灰、棕）的三件套或俩件套西装，白色（或和西装 同色系）衬衣、打素色或条纹领带，配深色袜子和黑色皮鞋。除结婚戒指外， 壹般不戴其他首饰， 最好能戴上壹只有品味的手表， 既能掌握时间，又是最好的装饰品。于商务谈判场合，男性不应穿着茄克衫、牛仔裤、T恤衫、旅游鞋、 凉鞋等休闲服装出席。2女性：端庄、典雅的套裙是商界女性出席谈判场合的最佳选择。以体现着装者的稳重、端庄，配上肉色的长筒或连裤丝袜和黑色的高（中）跟鞋。 和服饰配搭，适当点缀壹俩件首饰或胸针（花）、丝巾等。出席商务谈判的女性，切忌穿得太紧、太透、太花、太露、太短的 休闲装或牛仔装、运动装，也不要佩戴太多的首饰，否则既显得没有教 养，也显

13、得没有品味。（ 3 ）文明得体的言谈举止说话商务谈判人员要求说话表达准确，口齿清晰，言词有礼，要多用敬 语和谦语，尽量采用委婉的表达方式。商务谈判时， 仍要善于倾听对方的意见， 要求准确把握对方的意图。 注意：说话速度不宜太快，涉外谈判时，更应照顾到翻译的方便。说话的态度要友好、和善，面带微笑，以有助于促使问题的解决。举止出席谈判人员的举止要自然大方，优雅得体：谈判过程中的礼仪商务谈判过程中，自始至终均贯穿壹定的礼仪规范:主方准时迎候。主方人员应先于客方到达谈判地点，当客方人员到 达时，主方人员于大楼门口迎候，亦可指定专人于大楼门口接引客人， 主方人员只于谈判室门口迎候。双方由主谈人介绍各自成员，互相握手、问候、致意。然后由客方 先行进入谈判室或宾主双方同时进入谈判室，主方人员待客方人员落座 后再坐下。重要的谈判，于正式开始前，双方作简短致辞，互赠纪念品，安排 合影后再入座。合影位置排列，通常主方主谈人居中，其右侧是客方主谈人，客方 其余代表依次排列，主方其余代表壹般站于俩端。双方人员入座