内蒙古大兴安岭林管局视频会议系统管理办法

1、精品资料推荐各企事业单位、机关各部、委、处室：林区视频会议系统即将全面投入使用，为规范会议系统的管 理，保证系统的正常运行，现将林区视频会议系统管理办法（试 行）印发给你们，请认真执行，各林业局（森工公司）可参照 建立你单位视频会议系统管理办法。内蒙古大兴安岭林管局（森工集团）党政办公室二0 年六月十日林区视频会议系统管理办法第一章总则第一条为规范林区视频会议系统及其网络管理，保证整个 系统安全、高效运行，更好地服务于林区各项工作，特制定本办 法。第二条 本视频会议系统及专网，包括连接林管局（森工集 团）主会场和各林业局（森工公司）分会场的视频会议系统及其 网络。第二章职责分工第三条 视频会议

2、系统及专网的日常维护管理，由林管局 （森工集团）党政办公室具体负责。各分会场视频会议系统设备 及网络的管理由各单位办公室具体负责。第四条 专网IP地址资源，由林管局（森工集团）党政办 公室统一配置到各单位分会场终端设备中，各单位不得擅自更 改，必须按照分配的IP地址配置、安装、调试设备，确保系统 正常运行，并协调维护本地系统及设备。第五条 各单位应当定期或不定期对本地分会场的视频会 议系统及其网络的运行和管理情况、有关技术人员和操作人员的 工作情况进行监督和检查。在运行过程中，发现问题应当及时报 告林管局办公室。第三章安全和保密管理第六条 视频会议系统使用的设备和器材均为专用功能配 备，必须做

3、到专用，只能用于指定的功用，不得兼作他用。第七条 为防止系统及专网受到计算机病毒、黑客或其他恶 意程序攻击，各单位和操作人员应当遵守如下规定：（一）严禁在视频会议系统专用视频终端上进行与会议无关 的操作。视频终端在使用过程中遇到异常情况时，操作人员应当 及时与林管局办公室取得联系，及时发现隐患，解决问题。（二）严禁私自更改硬件设备配置。（三）除统一对系统进行升级改造外，严禁在系统上安装任 何软件程序。第四章设备维护和管理第八条各单位必须指定两名以上视频会议系统管理员，非 授权人员严禁擅自操作视频会议设备。第九条 视频会议系统管理员应具备计算机网络基础知识、 应用技能和系统故障检测排除能力，熟练

4、掌握视频会议设备的安 装和使用方法。第十条视频会议系统管理员应按林管局办公室的统一要 求对系统进行日常维护，保证设备处于正常状态，确保网络畅通。 发现设备故障或损坏要立即通知上级主管部门以便及时送修。第十一条 林区视频会议系统设备采取日常检测和不定期 检测两种维护方式。每次视频会议结束后都要进行检测维护，如 果一个月内系统设备没有运转，要进行一次例行检测。每次检测 都应做好检测维护记录，对发现的问题及时处理。林管局办公室 将不定期对各单位视频会议设备状况随机抽查，对管理不到位的 单位进行通报批评。第十二条各单位视频会议系统管理人员要相对固定，如需 进行人员调整，应报上级主管部门备案，参加统一培

5、训后方可接 手有关工作。第十三条视频会议系统管理员要保持个人通信畅通，可随 时联系。从接到召开视频会议通知起即服从会议统一调度安排, 直至该次视频会议技术服务结束。第十四条涉及本视频会议系统的相关技术资料、软件程序 等，应当指定专人妥善保管，不得遗失。人员发生变化时，应当 办理交接手续。第五章视频会议召开流程第十五条 林管局（集团公司）党委、林管局（集团公司） 精品资料推荐主办的视频会议召开流程：（一）林管局（集团公司）党委、林管局（集团公司）召开 的视频会议，由林管局（集团公司）办公室将会议通知提前1天 通知到参会单位；各单位接到会议通知后，应当及时做好参会的 相关准备，会议通知应当落实到本

6、单位视频会议系统操作员。（二）会议召开的前12小时，由林管局办公室组织系统调 试，各单位视频会议系统操作员应当准时参加调试。（三）视频会议召开前一小时进行一次会前联调，由主会场 管理员依次呼叫各分会场，测试主、分会场和发言单位的网络通 讯及音视频效果，确保会议声音、图像清晰稳定；分会场单位在 视频会议召开前10分钟向主会场报告一次到会情况，所有工作 人员关闭通信设备铃声，并发出预备通知。（四）林管局办公室和各单位分别负责主会场和各分会场的 布置工作。第十六条 林管局（集团公司）各部、委、处室主办视频会 议召开流程：（一）林管局（集团公司）各部、委、处室主办视频会议应 在会议召开前3天向林管局（

7、集团公司）办公室提出视频会议书 面申请，经办公室准许后，由主办部门将会议通知提前2天通知 到参会单位；各单位相关部门接到会议通知后，应当及时与本单 位视频会议系统管理部门取得联系。（二）其余流程与林管局（集团公司）党委、林管局（集团公司）召开会议相同。第六章视频会议会场管理第十七条视频会议会场应当满足会议需要，设备齐全、运 行稳定、环境整洁，桌椅等设施摆放有序。在会议召开期间，参 会人员应着装整齐，自觉保持良好秩序，不随意走动、不大声喧 哗。不发言的分会场应将麦克风置于静音状态。第十八条 视频会议正式开始后，各会场应严格按联调时确 定的配置要求开会，严禁在会议过程中随意改变配置参数。会议 中应

8、按联调计划进行镜头、屏幕、话筒切换，并根据实际情况适 当调节。随时关注视频会议各系统运行状态，确保会议正常进行。第十九条 会议期间，技术操作人员必须坚守岗位，原则上 不进入会场内。主会场视频会议系统操作人员应根据会议需要， 及时切换会场画面，了解各分会场的情况；各分会场应实时监控 设备运行状况，随时与主会场保持联系；会议中如出现系统故障, 系统管理员应详细记录故障情况及处理措施，以供会后分析总 结。第二十条 会议结束后，由主会场统一中断会议连接。各 分会场在主会场中断会议后，按操作流程关闭视频设备。第七章监督检查第二十一条 林管局（集团公司）党政办公室负责对整个视 频会议系统及专网运行、使用情况进行监督和检查，及时通报情 况。各单位负责对本地分会场的视频会议系统及网络运行、使用 情况进行监督和检查。第八章附则第二十二条 目前尚未建设视频会议系统的根河、满归