公司文控中心管理方法_

1、公司文控中央治理方法第一章总那么一、为标准公司资料治理,增强资料的收集和治理工作, 有效地保护和利用资料,为公司各项工作效劳,增加公司资 料的有用性和有效性,结合公司的实际,制定本方法.二、资料范围公司建档范围确定为：公司设立、变更的申请、审批、登记等方面的文件材料 公司股东会、董事会、监理睬形成的文件材料；财务、会计及其治理方面的文件材料；劳开工资、人事、法律事务治理 方面的文件材料；经营治理方面的文件材料 ；生产技术治理 方面的文件材料；产品生产、能量消耗、平安生产方面的文 件材料；仪器、设备方面的文件材料 ；根本建设、工程设计、 施工、竣工、修理方面的文件材料；科研、技术引进、转让方面的

2、材料；练习培训方面的文件材料；信息、情报方面的文 件材料；其他具有利用和保存价值的文件材料.转摘于 以上文件材料包括决议、决定、条例、规章制度 等法规性文件,各类会议文件、重要记录、工作方案、工作 规划、工作总结、劳开工资、经营状况、人事文件资料、决 定、托付书、协议、合同、工程方案、通知、技术图纸、方 案、厂商资料等具有参考价值的文件资料,以及百利集团主 要职能活动和员工在从事研发和治理等各项工作活动中形 成的,对公司具有保存价值的文件材料.公司资料还包括声像资料： 照片文件资料含新闻、科技、 艺术照片,由原版、翻版底片、照片、文字说明构成;影片文件资料含原版底片、拷贝及文字说明;录音文件资

3、料含 唱片、录音带；录像文件资料含政治、经济、科技、文娱、 广告活动.三、公司内部各中央/部门和个人应当遵守本方法,并应 担当收集、整理、立卷、归档和保护文件、资料的义务.其次章治理体制及其机构责任四、实行集中与分散治理相结合的体制.由集团总经办负 责主体文件资料的治理,并对其他部门的文件资料治理工作 进行催促和指导.总经办设立文控中央,配备文控中央治理 员分管公司主体文件资料工作,由系统治理部挺直领导.文 控中央治理员的责任是保证公司及各部门的原始资料及单 据齐全完整、平安保密和用法便利.五、文控中央既是公司文件、文件资料工作的行政职能管 理部门,又是永久保存和保护文件资料的机构,同时又是开

4、 发利用文件资料资源的信息沟通中央.文控中央的主要责任：1 .负责规划、协调全公司文件、资料工作,对各中央/部门文件、资料工作进行监督、指导和检查.2 .制订和组织实施公司关于文件、资料工作的规章制度.3 .负责公司文件和有关资料的收集、征集、整理、分类、鉴定、保管、保护、统计等工作.4 .严格执行保密制度,做好文件资料密级划控和守密、解密工作.5 .开展文件、资料宣扬、询问活动,做好文件、资料开放 和利用工作,主动为公司各项工作和员工效劳.6 .发挥文件资料的练习功能,将文控中央办成公司培训、练习基地之一.7 .开展文件资料编研工作和信息开发沟通工作,发挥文件 资料的信息源作用.8 .组织公

5、司各部门文件治理员的业务学习与培训,负责指导他们的工作.9 .做好防火、防盗、防虫等工作,保证文件资料平安.第三章文件材料的治理工作六、文件资料材料的收集：1 .建立、健全立卷归档制度,确立归档范围、归档时间、保管期限保管期限分永久保存、 保存XX年、3年、1年等; 注明文件的版本号.2 .对遗缺不全的文件资料, 实行不同举措,主动收集齐全3 .准时催办理完毕的文件上交回收,在检查齐全后整理立卷归档.七、文件资料的归档、立卷与治理:1 .区分全宗,确定立档单位2 .分类：依据文件资料来源、时间、题目、内容、字母挨 次分成假设干层次和类别.分类除按大类外,同时按部门、是 否保密、保密程度来分.2

6、.1 大类分为：制度/规定：s;文件：f;资料：d;档案： a;合同：bo2.2 部门拼音缩写：物控：wk;生管：sg;仓储：cc;品管： pg;研发：yf;技术：js;客服：kf;选购：cg;生产：sh;市场： sc;销售：xs ; 设备：sb;贝才务：cw;oem: wb;后总：hz;总经 办：zj;人力资源：rl;制造中央：zz;营销中央：yx;研发技 术中央：yj;财务中央：cw;广州分公司：gz;上海分1公司： sh;北京分公司：bj; 分公司：xg;信念公司：xn.2.3 保密用y表示,非密级那么用 n表示.2.4 密级：绝密：as;机密：cs;隐秘：ps;无：op编码原那么：编码共为十二位数,口文件资料大类部 门前两位拼音缩写口是否保密密级程度 年 份流水号.如总经办年莫份制度编码为： szjnop040001 .3 .归档前将资料分类,分组放置在待办卷宗内.4 .案卷排列：立卷按永久、长期、短期分别组卷,卷内文 件把正文、底稿、附件请示和批复放在一起,编制案卷名目 和案内名目.5 .整理案卷,使之厚度适合,掌握在1cm至2cm之间,材料过窄应加衬边；材料过宽应折叠整洁；字迹难分辨的,应附 抄件；以每一案卷端正书写标题.6 .对全部公司文件资料系统排列,确定保管期限,编制文 件资料名目卡片,按肯定次序排列和存放.7 .每年对文件资料进行一次清理,去除不必要保