记录控制程序0001

1、河北钢铁集团宣钢公司管理文件（程序）第1页共11页受27控记录控制程序编 号：XGGLC-QG-05版次/修订号：1/0 主责部门：企业管理处1目的为规范公司记录管理，为各项管理和各类作业活动提供证据，保持 追溯性，为持续改进提供支持，特制定本程序。2适用范围本程序适用于公司各项管理或各类作业活动产生的全部记录。3术语和定义记录：阐明所取得的结果或提供所从事活动证据的文件。包括录音、录像、照片、广告、质量保证书、合格证等。4引用文件5职责5.1 企业管理处负责公司记录的综合管理。5.2 各部门、单位负责按本程序规定的要求具体实施记录的控制和 有效管理。6管理内容及要求6.1 记录的分类记录的分

2、类：管理记录、操作记录、监视和测量记录、各种报告等。6.2 记录的设置6.2.1 记录的设置以最小化为原则，尽可能以一个记录满足多项管理 需求。6.2.2 记录设置应与相关管理文件对应。6.2.3 记录的清样由设置单位设计。为避免记录的重复设置，各专业 部门新设计的记录清样和记录清单报企业管理处审核备案、设计单位主 管领导批准后使用。河北钢铁集团宣钢公司 2013-11-21颁布河北钢铁集团宣钢公司管理文件（程序）第2页共11页6.2.4 记录清样的审批可随文件一同审批。6.2.5 自动化系统或检测设备中自动导出的记录直接应用。6.3 记录的填写6.3.1 按记录设置项目逐项填写，不得缺项。因

3、特殊原因某些项目不 能填写时，须用“ /”明示或在备注中注明原因。6.3.2 填写纸质记录时，字迹要清晰，能准确识别，填写人员签名时 必须签本人全名；电子版记录由记录填写人和审核人做好保护，其它无 关人员无权操作该记录。6.3.3 记录的内容要完整、齐全，提供的数据、资料要及时、准确、 可靠，严禁后补和伪造记录。6.3.4 记录写错可以改正，须用双线将错项划掉，并在其上方予以纠 正，并由改正人签上姓名或盖本人印章，改后的记录应保证原有记录的 可识别性。6.4 记录的标识6.4.1 记录采用编号作为标识，编号中的主责部门简称见附件1。XGGLJL K X - x X主责 部门 简称新修订的记录，

4、编号执行上述规定。仍然在用的原有记录，各单位、 部门统一建立新旧记录编号对照表。当旧记录用完需重新印制时，按新 编号编制。6.4.2 纸质版、电子版记录编号应放在记录的右上角，磁盘磁带记录 编号应放在标签处。6.4.3 各种管理活动中形成的声像记录如磁带、照片等，在其包装或 标签上标识该记录的编号、名称内容、制作时间、制作人等相关信息。河北钢铁集团宣钢公司2013-11-21颁布sRT河北钢铁集团宣钢公司管理文件（程序）第3页共11页6.4.4 各部门通用的记录，可结合记录封面或记录表头的单位名称识 别记录归属部门、单位。6.5 记录的管理6.5.1 记录清单的网络审批程序与作业文件相同。6.

5、5.2 当出现新增设或废止及取消的记录时，应及时更新记录清单 增设的记录清样及时报企业管理处备案；废止及取消的记录，及时通知 企业管理处更换或销毁清样。6.5.3 企业管理处负责综合管理体系记录的统一管理，根据各部门、 单位备案的记录清单形成全公司的记录清单。6.5.4 为便于记录的检索、查找，记录清单的内容规定包括：序号、 编号、记录名称、记录产生岗位、收集岗位、记录的保存地点和保存期 限；并附记录的空白表样（清样）。6.6 记录的保存、保护6.6.1 记录分为永久性保存和有期限保存两种。6.6.2 所有记录，必须妥善保存，保存期限必须符合有关法律、法规 或产品、过程、体系标准要求等。6.6

6、.3 各记录保存的责任部门负责本部门在生产经营和管理活动中形 成的记录并进行记录的归档管理。记录归档前，要按月或季、年装订， 封面应有明显标识，注明记录的名称、编号、总页数、记录的起止时间。6.6.4 各部门要规定记录的保存期限，有追溯价值的记录保存期限不 得低于3年，按照保存期限将记录妥善存放和保管，明确保存地点、保 存方式，确保记录的完整、有序，便于查找，保证可追溯性。6.6.5 具有重要保存价值和明确长期保存的记录，由档案室整理归档、 保存。6.6.6 记录保存在良好的贮存环境内，防止变质、遗失和修改，做到 专人保管，便于查阅河北钢铁集团宣钢公司2013-11-21颁布河北钢铁集团宣钢公

7、司管理文件（程序）第4页共11页6.6.7 电子介质存贮的记录应有备份且具有保护措施，并作好明确标 识。其中数据库与办公自动化系统等采用计算机直接存贮的记录，由计 检中心（自动化公司）做好防病毒、防入侵及数据定期备份等信息安全 工作。6.6.8 查阅/借阅记录必须经记录管理人员同意、本单位领导批准后， 方可查阅/借阅。与欲查阅的记录内容无直接关系的人员，无权查阅/借阅6.7 记录的检查6.7.1 企业管理处通过监督检查、内审等方式对记录管理进行检查和 考核。6.7.2 各部门、单位对本部门、单位的各项记录进行检查和考核。6.7.3 企业管理处对各部门、单位记录检查情况进行监督。6.8 记录的处

8、理超过保存期限的记录，记录保管员报本部门主管领导批准后销毁， 必要时，记录管理责任部门派人负责监销。6.9 性文件7.1 宣钢档案实施管理办法8记录7.2 新旧记录编号对照表 XGGLJL-QG-06 （见附件2）7.3 借阅登记表XGGLJL-QG-07 （见附件3）7.4 记录清单XGGLJL-QG-08 （见附件4）9流程河北钢铁集团宣钢公司2013-11-21颁布河北钢铁集团宣钢公司管理文件（程序）第5页共11页设计10附则10.1 本文件自下达之日起执行。10.2 本文件传达到公司基础级。10.3 本文件由企业管理处负责跟踪、完善10.4 起草人： 企业管理处卢文宣10.5 会签人：

9、公司办公室高林人力资源部仝金平生产计划处王宏斌安全处尹振奎财务处白永健规划发展处陈志奇机动处马跃强能源环保处王永平保卫处翟朝平物资供应处马祥瑞宣传部艾靖河北钢铁集团宣钢公司2013-11-21颁布河北钢铁集团宣钢公司管理文件（程序）第6页共11页监察处庞建忠工会康金龙团委田伟平卫生处王文龙行政处林成杉技术中心姜碧涛计检中心（自动化公司）韩 勇综合利用厂孙占星采购分公司李润森销售分公司焦根鹏国贸分公司尤立坤法律事务处张文审计处高勇红10.6 初审人：孙风江10.7 会签人：李付俊魏小珍马立明底根顺10.8 审核人：张丙生10.9 批准人：迟桂友河北钢铁集团宣钢公司2013-11-21颁布HBIS

10、河北钢铁集团宣钢公司管理文件（程序）第7页共11页附件1:部门、单位简称编码部门简称编码部门简称编码企业管理处QG技木中心JS办公室BG计检中心（自动化公司）JZ人力资源部RZ综合利用厂ZL生产计划处SC采购分公司CG安全处AQ销售分公司XS财务处CW国贸分公司GM规划发展处GF焦化厂JH机动处JD炼铁厂LT能源划、保处NH一钢轧厂YG保卫处WB二钢轧厂EG物资供应处WG小型轧钢厂XX宣传部XC动力厂DL工会GH检修公司JX卫生处WS物流公司WL监察处（纪委）JC行政处XZ团委TW审计处SJ法律事务处FL职教中心ZJ职，医院YY离退休职，管理处ST机关党委DW企业总公司QZ河北钢铁集团宣钢公司2013-11-21颁布河北钢铁集团宣钢公司管理文件（程序）第8页共11页附件2:新旧记录编号对照表编号：XGGLJL-QG-06序号记录名称旧记录编号新记录编P备注河北钢铁集团宣钢公司2013-11-21颁布河北钢铁集团宣钢公司管理文件（程序）第9页共11页附件3:借阅登记表编号：XGGLJL-QG-07序号借阅日期借阅文件/记录名称借阅人批准人归还日期备注河北钢铁集团宣钢公司2013-11-21颁布河北钢铁集团宣钢公司管理文件（程序）第10页共11页附件4:记录清单编号：XGGLJL-QG-08序号编号记录名称产生岗位收集地点保存地点保