会东松籽有机产品质量管理手册

1、会东松籽有机产品质量管理手册 yzscWZLY-001编制：罗朝山审核：肖兴华批准：王成强会东县林业局种苗站2010年12月10日 发布 2011年1月1日 实施 目 录1 发布令2 公司简介3 适用范围4 任命书5 有机生产和经营的主要目标和实施计划6 有机方针和目标7 公司有机质量管理结构图8 各组织结构职责及其职能分配表8.1各组织机构职责8.2 有机产品管理职能分配表9内部审核10 追踪审查11记录管理12 信息及客户申、投诉的处理13不合格品控制程序14 持续改进控制程序15文件控制程序16记录控制程序17产品批次号和追溯控制程序18有机产品认证证书和有机产品认证标志管理程序1 发布

2、令本公司依据中华人民共和国标准有机产品，GB/T19630.1-2005有机产品 第1部分：生产，GB/T19630.2-2005有机产品 第2部分：加工，GB/T19630.4-2005有机产品 第4部分：管理体系，结合本公司生产有机华山松籽的具体情况和需要，制定了会东松籽有机产品质量管理手册，其主要目的是：通过建立并实施有机产品管理，严格按照国家有机产品生产标准进行生产管理。在生产过程中确保产品符合有机产品的标准与技术规范，并使产品安全卫生，既满足法规及市场要求，又达到可持续的发展的目的。本手册也是公司向顾客证实有机产品保证能力的有效依据。经审定，本手册切实可行，从即日起全体员工必须遵照执

3、行。现予以批准颁布，并于2010年12月20日实施。 会东县林业局种苗站站长：肖兴华 2010年12月20日 2 公司简介会东县林业局种苗站是会东县林业局的下属机构，主要从事会东县区域内各类种苗的生产经营、林副产品的开发、加工及县内营林、造林工作的服务、指导。2010年11月4日，经会东县人民政府批准，将会东县林业局种苗站注册为全民所有制非公司企业，进一步扩大林产品生产、经营和加工范围，通过种苗站搭建市场平台，推动华山松等林产品的深加工。会东县林业局种苗站注册资本10万元，现有资产总额1500万元，大中专人员5人，各类专业技术人员10人，基本满足了公司生产技术和发展的要求。我公司林副产品加工项

4、目以会东松籽系列产品生产销售为主。原材料为会东县境内的优质华山松籽。我县华山松籽皮薄、粒大、味香，是人们喜爱的休闲食品之一。我公司现有华山松基地60余万亩，年产华山松籽500余万斤。我公司以“服务三农、回报社会”为宗旨，按“用心选料、精心制作、持续改进、不断满足顾客对产品的要求”的质量方针，做“安全食品、有机食品、保障消费者营养健康”，坚持“诚信合作、互惠互利、共同发展”的经营方针， 为争创国家地理标志产品驰名商标奋斗。公司地址：四川省会东县会东镇蜀锦路75号电话：（0834）5422353 传真：（0834）5422353E-mail：8937813593适用范围1.本手册适用于会东松籽生产

5、全过程的有机规范管理与安全控制。为确保有机产品的符合规定性和安全性，保障消费者的健康，本公司严格按照本手册的要求和相关的法律法规建立并有效实施有机质量管理体系。 2.接受有机颁证单位的认证检查，认证包括从公司的管理到基地的生产、产品的加工过程、销售以及认证标志的使用。必须接受有机认证检查的过程主要包括：2.1 华山松生产基地的生产活动2.2 包装与有机标志管理2.3 产品贮藏与贸易 4 任 命 书为保障有机管理体系的持续有效运行，特任命肖兴华同志为会东松籽有机管理责任人，其职责如下：1.负责有机管理体系的建立和维护；2.向最高管理者报告有机管理的业绩和任何改进的方案；3.在整个组织内促进满足有

6、机产品认证的意识的形成；4.确保加贴有机产品标志的产品符合认证标准的要求；5.建立文件化的程序，确保有机产品认证标志的妥善保管和使用；6.建立文件化的程序，确保不满足要求的产品不使用有机产品标志；7.就有机产品的相关事宜对外联络。 局长：王成强2010年11月20日5 有机生产和经营的主要目标和实施计划本公司以社会经济与环境相协调的可持续发展思想和原理为基础，通过有机种植和加工实现以下目标：1.生产优质产品，满足社会的需求；2.保持生产体系和周围环境的生物多样性；3.尽可能利用当地生产系统中的可再生资源并促进水资源和其它资源的合理利用和保护；4.生产可完全生物降解的有机产品，使各种形式的污染最

7、小化；5.保护生产者和加工者的利益，满足生产者和加工者的基本需求，努力使整个生产、加工和销售链都能向公正性、公平性和生态合理性的方向发展。 本公司将过程管理的原则用于有机生产和有机产品加工经营活动，实现产品的一组有序的主要过程与支持性过程，使公司获得有机产品并产生经济和社会效益。首先是有机产品认证的确认：在确认有机产品的基础上，优化加工场地环境，培训人员，建立有机管理文件，实施监控。生产活动的策划由肖兴华在综合各职能部门意见的基础上作出决定。具体的有机原料购进、生产管理、防污染管理等活动将按照会东县林业局种苗站有机领导小组的实时指示精神和有关文件规定执行。有机产品的销售作为生产活动的延伸受到公

8、司普遍的重视。本公司计划加大对有机产品的宣传力度，具体做法是通过媒体的宣传、直接推销等手段，积极地将有机活动及成果传达给现有客户及潜在客户，并且以更高的标准严格控制产品质量，满足广大消费者的需求。6 . 有机产品质量方针用心选料精心制作持续改进不断满足顾客对产品的要求有机产品质量目标产品生产一次合格率达到98.5%以上市场抽检合格率100%顾客满意度达到85%以上产品加工过程100%符合有机标准的各项要求 7. 公司有机质量管理结构图种苗站站长管理者代表供应部生产部企管部销售部财务部质管部设 备库管生产车间包装华山松基地检验室8 . 各组织结构职责及其职能分配表8.1 各组织机构职责8.1.1

9、 种苗站站长（1）负责公司的全面管理，对有机产品的质量和基地生态负责；（2）制定公司有机产品质量方针和目标，并领导贯彻实施；（3）批准有机产品质量管理手册并确保其宣传贯彻；（4）配备相应资源以保证有机产品管理工作的正常开展；（5）任命管理者代表，负责定期召开质量工作会议，掌握质量信息，布置生产质量工作；（6）实施有机产品质量管理手册持续改进。8.1.2管理者代表（1）保证有机管理体系的过程得到建立、实施和保持；（2）向种苗站站长报告执行有机管理体系的业绩，包括改进的需求、内审的情况；（3）确保在整个公司内提高顾客要求意识；（4）负责与有机管理体系有关事宜的外部联络。8.1.3 质管部（1）负责

10、有机产品各类采购物资的进货及验收检验；（2）负责制成品的检验；（3）负责生产环境卫生管理；（4）有机产品管理体系的文件、记录的控制与管理。（5）对现有有机产品在设计上的研究，新素材资料收集、分析及检查与改良；（6）负责制定有机产品原料、半成品、成品的检验标准，制定有机产品生产的工艺、技术文件；（7）负责制定有机产品的生产作业规程并进行组织落实。8.1.4 企管部（1）负责公司有机产品管理体系文件、资料的发放及有关资料的存档；（2）负责公司内的绿化及工作环境的维护、维修的建议； 8.1.5供应部（1）负责公司所有原材料的采购工作；（2）制定采购计划，对采购产品供应商开展调查、评审、建档；（3）负

11、责对供方的评价和监控。8.1.6 财务部（1）建立健全财务管理各项规章制度；（2）加强经营核算管理，检查监督财务纪律；（3）对合同的执行及采购计划的落实情况进行监督。8.1.7 销售部（1）负责有机产品的销售、宣传、服务工作；（2）负责市场的开发和销售的实施，评审客户要求、交货期以及其他要求；（3）负责顾客反馈意见的收集、整理和处理及顾客的申斥/投诉。8.1.8 生产部（1）负责对有机产品加工活动全过程进行控制，包括进度，产品质量，生产卫生质量的控制，机、物、料消耗控制；（2）负责生产设备的全面管理，包括维修、清扫、保养等；（3）负责体系运行中现场卫生管理、有机标识、有害生物防治、防止污染工作

12、的检查监督；（4）负责有机产品加工生产的工人的培训工作。8.2 有机产品管理职能分配表 职能部门GB/T19630.1-4-2005领导层职能部门林业局局长种苗站站长管理者代表财务总监销售部生产部质管部供应部企管部财务部1生产基地范围产地环境要求缓冲带和栖息地转基因种子和种苗选择作物栽培土肥管理病虫草害防治污染控制水土保持和生物多样性保护运输储藏包装2加工总则加工厂环境配料、添加剂和加工助剂加工有害生物防治包装储藏运输环境影响3标志与销售产品的标识要求销售要求4管理体系基本要求文件要求资源管理内部检查追踪体系持续改进主管领导 主管部门 协办部门9 内部审核9.1 目的 定期对有机产品生产、加工

13、过程进行实地内部审核，以验证本公司所生产的有机产品是否完全符合标准进行生产。9.2 适用范围 本公司有机产品的生产、加工、销售以及管理过程。9.3 职责9.3.1 由有机管理小组组长担任有机产品内部审核组长，并由种苗站站长批准内审员；9.3.2内审组长负责组织内部审核工作，编写内部审核报告，并向认证机构提供内部审核报告；9.3.3内审员负责按审核程序进行审核，并负责不符合项的纠正措施的实施。9.4 内部审核工作程序9.4.1内部审核的要求（1）内审员由质管部内审员和各林业站站长组成。（2）内审员应为培训合格人员，须受过内审员培训并取得资格证明者担任。（3）内审组负责编制本次内部审核实施计划交总

14、经理批准。（4）内审组负责组织编写内部审核检查表，详细列出检查项目、依据和方法。（5）内部审核每年至少进行一次，如有需要，经种苗站站长批准，实施不定期内审。9.4.2内部审核的内容有机产品的内部审核内容主要包括有机基地、加工和销售三方面，审核过程遵循的依据是有机认证标准、公司的有机管理体系文件等。（1）检查各有机基地的整体情况。（2）检查各基地林木生长、管理情况，基地边界和缓冲区是否符合要求。（3）检查生产过程中投入的各种外来物质的来源，限制或控制、禁止使用的物质是否符合有机产品的要求和标准。（4）检查有机产品出售、运输、存储是否能有效防止与非有机成分的污染等。（5）检查是否建立和执行完整的文

15、档记录系统的情况。（6）进行风险评估。9.4.3审核程序（1）内审员审核前应做好各项准备工作，包括：带好有关的文件，包括审核计划、有机产品标准或规范、记录表格等，如果是再次审核，需带上次审核的报告，尤其是不合格项和改进要求。（2）内审员到现场后先与生产者或加工负责人及相关管理人员召开首次会议，介绍本次审核的内容、任务、目的、依据和范围，与相关的管理人员交谈了解生产或加工者、基地和生产加工情况。（3）按照审核计划的安排到现场审核。在现场审核过程中，根据列出的审核项目逐一审核。审核的方法采取询问、调查、现场观察操作等。（4）现场审核完毕后再召开末次会议，通报现场审核发现的问题和事项，并签署相关文件

16、。9.4.4不合格项整改对审核中发现的不合格项，内审组向各相关部门发出内部审核不合格报告，经部门领导确认，由相关部门分析原因，制定纠正措施，经内审组确认后实施，内审员负责对实施结果跟踪验证，并报告验证结果。9.4.5内部审核报告完成现场审核及对不合格项整改后，内审组长写出内部审核报告，由总经理审核批准。审核报告内容如下：检查审核的目的、方法和依据，审核部门及内审组成员，审核计划实施情况总结，不合格分析，不合格数量及严重程度，存在的主要问题分析，对有机产品管理体系有效性、符合性结论及今后应改进的地方。内部审核报告由内审组长签名后，由企管部发放到各相关部门。9.5相关记录9.5.1内部审核实施计划

17、9.5.2内部审核检查表9.5.3内部审核不合格报告9.5.4内部审核报告10 追踪审查10.1目的为保证有机产品的完整性，对有机产品种植、运输、加工、包装、储存等过程建立追踪系统，保存能追溯实际生产、加工全过程的详细记录。10.2职责10.2.1质管部负责产品追踪管理工作。10.2.2各部门按要求提供相应资料。10.3控制要求10.3.1追踪的提出起因：产品问题；管理问题；顾客投诉；相关方的要求并被批准等。追踪线索：产品的记录及批次号。10.3.2追踪途径（1）对基地生产过程进行定期/不定期的检查，并如实填写检查记录，并对各种使用物质（种苗、肥料等）进行统计；（2）生产部负责有机产品加工全过

18、程的数据记录的保留便于追溯；（3）供应部对外购原料的生产厂家的资质材料、产品检测报告、购货发票进行复印保留便于追溯；（4）库房负责对填写和保留各种物料的出入库记录以及运输记录等保留便于追溯；（5）销售部负责对公司产品销售记录、订单等的保留便于追溯。10.3.3追踪结论（1）质管部对被追踪的产品过程进行总结，凡涉及到不符合项应执行纠正措施。（2）保存追踪记录。11 记录管理11.1目的对有机管理体系所要求的记录予以管理控制，以提供对产品、过程符合要求的证据；并确保各项活动的符合性和可追溯性。11.2 范围 适用于产品加工过程及有机产品管理体系运行中记录的控制。11.3 职责（1）质管部是记录的归

19、口管理部门，负责制定记录格式，建立记录清单，并保存所有记录档案；（2）各部门负责各自记录，每年定期将记录整理交质管部归档。11.4 记录要求（1）公司各部门须按有机产品标准要求建立并保持记录，记录属实填写，并保持应清晰，保存良好（2）有机产品记录至少应包括以下记录种类：加工记录，包括原料购买、加工过程、包装、标识、储藏、运输记录；加工厂有害生物防治记录和加工、贮存、运输设施清洁记录；原料和产品的出入库记录，所有购货发票和销售发票；标签及批次号的管理等。12 信息及客户申、投诉的处理12.1目的有效地对信息进行收集、传递和利用，及时处理不符合有机产品要求的情况及顾客投诉，以保证有机产品管理体系有

20、效运行，提高顾客满意程度。12.2范围本程序适用于会东松籽有机产品的信息反馈和对顾客申、投诉的处理过程控制。12.3职责12.3.1质管部负责有关有机管理体系的信息管理和与有机产品质量有关的数据收集和分析的管理。负责收集汇总有关信息，组织有关部门进行分析，及时总结和反馈。12.3.2销售部负责顾客反馈信息管理以及在顾客满意度方面的数据的收集和分析的管理。12.4 顾客提出投诉的处理12.4.1顾客提出投诉及反映问题时，由业务人员依其所反映内容性质，填写顾客投诉处理单；12.4.2销售部组织相关部门讨论分析，找出投诉的真正原因，拟定改善对策及纠正措施。若投诉的是产品质量问题，应带回投诉样品交质管

21、部检验后依据检验结果做出相应处理。重大投诉应将顾客投诉处理单及处理结论报总经理批准后实施；12.4.3由销售部依据顾客投诉处理单上所拟定改善对策及措施验证其执行情况；12.4.4将投诉及反映问题讨论结果答复顾客，并征询顾客意见，填写顾客投诉处理答复书，以期达到顾客投诉处理最佳结果；12.4.5销售部会同质管部讨论所发生的投诉情况，在必要时修改相关文件；12.5 相关记录12.5.1 顾客投诉处理单13 不合格品控制程序13.1 目的为加强对不合格品的控制，确定本公司不合格品的判定，防止不合格品的非预期使用，特制定本程序。13.2 范围该程序适用于本公司从原辅料购进、生产全过程到产品的抽检中所发

22、生的不合格品控制。13.3 职责13.3.1 质管部负责不合格品的判定，并协助有关部门对不合格品进行处置；13.3.2 生产部负责对不合格的过程和未出售的不合格成品进行处置；13.3.3 供应部负责对不合格的原辅料进行处置。13.4 程序13.4.1 不合格品的标识隔离（1） 购进的原材料经专（兼）职检验人员检验不合格的，质管部应出具不合格的检验报告，供应部应根据检验报告对该批原材料进行处置。对不能立即退货的原材料，仓库管理员应对该批原材料挂牌标识，以免误用；（2） 生产过程中出现的不合格品，生产部应立即挂“不合格”状态标识，并对该过程采取必要的纠正措施，直到再次抽检合格，方可转序；（3） 未

23、出售的成品，一经质管部抽检不合格，生产部应进行挂牌、隔离，采取必要的纠正措施，并对该批产品进行评审。如需返工的，返工完毕须经质管部重新抽检，合格后方可入库、出售。13.4.2 不合格原辅料的判定和处置对每批购进的原材料，除必须通过理化检验才能判别是否能入库的由专职检验人员逐批（车）进行抽检化验外，其它原材料由专（兼）职检验人员根据车间实际使用情况和感观判定是否合格，并填写相关原材料验收记录表。如出现不合格的，由质管部专职检验人员再次抽检认定，确实不合格的，填写不合格检验报告交供应部，由供应部对该批原材料进行评审处置。根据处置结果填写不合格品处理报告一式两份，一份由供应部保留，一份交质管部保留。

24、13.4.3 过程检验的判定处置对生产过程中工艺参数的控制由操作人员按工艺要求自行掌握，并由专（兼）职检验员进行不定期抽检。13.4.4 未出售的不合格成品的判定处置质管部应根据抽样作业指导书规定对本公司的成品进行抽检。出现不合格的，应再次抽检，仍不合格的，出具不合格检验报告（一式三份，一份交车间，一分交仓库保管员，一分由质管部留底）。生产部根据不合格项目指标，分析原因，作出对该批成品的处置结论，填写不合格品处理报告报总经理批准。如需返工的，返工完毕应通知质管部再次抽检，直到合格，方可入库销售。13.4.5 已售出的产品，如有顾客反映质量问题，质管部应会同销售部查找不合格原因。保质期内出现的不

25、合格情况，销售部应同顾客协商，寻求最佳解决方式（如：退货、包换、降价处理等）。超出保质期造成的不合格，应由顾客自行承担。13.5 记录13.5.1检验报告13.5.2不合格品处理报告14 持续改进控制程序14.1 目的查明和消除不合格实际和潜在的原因，采取有效的改进、纠正措施和预防措施，以确保质量管理体系的持续改进。14.2范围适用于质量改进及产品、生产过程有关的不合格或潜在的不合格、纠正措施和预防措施的制定、实施与验证。14.3 职责14.3.1 质管部负责对产品质量持续改进的策划、纠正措施和预防措施实施的协调和有效性的跟踪和验证；14.3.2 各有关部门配合车间，编制纠正措施和预防措施计划

26、，确保实施。14.4程序14.4.1 持续改进的策划（1）公司要达到持续改进的目的，就必须不断地收集和分析各方面的质量信息寻找改进机会，提高质量管理的有效性和效率，在实现质量方针和目标的活动过程中，持续追求对质量管理体系各过程的改进，以增强公司竞争力，以顾客满意为目的；（2）质量问题严重性评价；（3）质量问题分为经常性和偶然性：根据其潜在影响质量的程度评价其严重性；（4）按质量问题的严重性和涉及部门的范围，质管部负责组织由生产、销售、供应等相关部门制定纠正措施和计划；（5）较重大的改进项目涉及对现有过程进行根本性改变和产品工艺的更改及资源需求变化等，在策划和管理时要考虑：a）改进项目的目标和总

27、体要求；b）分析现有过程的状态确定改进方案；c）实施改进评价改进的结果。14.4.2 质量问题原因调查（1）质管部根据质量检验报告或顾客投诉，积极组织相关人员查明产生不合格品的原因以及潜在因素；（2）生产部根据生产过程中的记录、检验报告，及时查明在生产过程中影响产品不合格的原因及潜在因素并将实际情况上报质管部。14.4.3 改进策划（1）质管部应组织有关人员对产品、体系有影响的关键过程或制约生产的过程作为改进项目；（2）编制确定改进目标、方案和资源需求等，经管理者代表审核，报总经理批准后实施。14.4.4 纠正措施（1）对顾客反映有关产品或服务质量的意见，销售部应做好记录，并通知人员了解自产品

28、发运到使用环节的情况，将各项信息汇总分析交质管部，质管部落实现任部门查明原因，填写纠正措施验证报告和（或）预防措施验证报告，并报分管领导批准；（2）生产过程中出现不合格品，根据检验人员填写的检验报告，生产部分析不合格原因，按不合格品控制程序规定处理。；（3）未出售的不合格成品由生产部分析不合格原因。已出售的不合格成品由质管部分析不合格原因，按不合格品控制程序规定处理；（4）质量体系运行中的不合格，由质管部组织有关人员进行分析；（5）责任部门针对不合格原因制定纠正措施方案，明确完成日期，由责任部门按计划组织实施；（6）各部门负责人负责督促检查纠正措施的实施情况，确保计划按期完成。同时填写纠正措施

29、验证报告一份交质管部保留；（7）对重大跨部门的质量问题，由质管部组织相关部门制定纠正措施计划，报分管领导批准后由质管部组织协调各责任单位实施；（8）质管部对纠正措施的实施情况进行检查，验证其有效性，评审其能否防止类似不合格继续发生，并在纠正措施验证报告上签字确认。14.4.5 预防措施（1）责任部门定期收集各种质量数据，如影响产品质量的过程、操作、审核结果、质量记录、顾客投诉，以便发现不合格的潜在原因；（2）对一般性问题，由责任部门制定并实施预防措施；对于重大和涉及部门多的质量问题由质管部组织责任部门研究并制定预防措施计划；（3）措施计划实施内容包括：项目、预防措施、参加人、完成时间；（4）质

30、管部应将预防措施计划提交管理评审，报种苗站站长批准后下达实施，并对其有效性进行跟踪、验证。14.4.6 对验证有效的纠正措施和预防措施，可纳入正式文件或修改文件。14.5 记录14.5.1纠正措施验证报告14.5.2预防措施验证报告14.5.3改进、纠正措施和预防措施实施情况一览表15 文件控制程序 15.1目的：对文件和资料进行控制，确保对有机产品文件的正常运行和文件使用部门均能及时的使用有效版本相关文件，防止使用失效作废文件。 15.2适用范围：适用于对有机产品文件进行控制。15.3职责： 15.3.1 总经理负责批准发布有机产品文件。 15.3.2.文件编写小组负责体系文件的编制、修订。

31、 15.3.3.企管部负责体系文件的管理,包括制定管理制度以及文件和资料打印、发放、修订和归档管理。 15.3.4.文件和资料使用部门应配合管理人员，负责本部门所使用文件、资料的保管。15.4.程序：15.4.1文件分类、保管：15.4.1.1文件的分类:文件分为管理手册和操作规程、制度、记录。手册为纲领性文件；其他为支持性作业文件。由企管部备案保存。15.4.1.2文件保管： A.发放到部门的有机管理手册、操作规程由各部门自行保管，企管部备案； B.相关法律法规文件、技术文件由企管部保管、备案。文件的编号：管理手册：LH/有机管理-QM- XX（XX表示版本年号）操作规程：LH/有机管理CZ

32、XX（XX表示编号顺序）记录： LH/QRXX（XX表示编号顺序）15.4.2.文件的编写、检查、批准、发放：15.4.2.1文件的编写：15.4.2.1.1有机管理手册、程序文件由文件编写小组编写，有机管理负责人检查，总经理批准，企管部打印、发放。15.4.2.1.2作业指导书由各部门负责人组织编写，负责人检查，有机管理负责人审批，企管部打印、发放。15.4.2.1.3生产、工艺、技术性文件由专业技术人员编写，由企管部检查，主管生产部长批准后，由企管部打印、发放。15.4.2.1.4.各部门行政管理文件由各部门负责人编写，经总经理审批，由企管部打印、发放。15.4.2.1.5文件编写小组对体

33、系文件的编写全面负责，要对编写组成人员进行分工，并监督落实情况。15.4.2.1.6.文件编写人员要按组长的分工及时、保质、保量地完成编写任务，并交企管部打印后交给相关责任人检查。15.4.2.1.7.检查无问题的，直接交审批人审批。若需修改，则要将修改完毕内容发给企管部修订、打印后送审批人审批。15.4.3要点：1） 文件的编写应符合有关法律、法规及标准的要求；2） 编写的文件要切合本企业的实际情况，具有可操作性；3） 文件编写完成后，应征求相关部门的意见。15.4.4文件的修订、修改：15.4.4.1. 质量手册、程序文件、作业指导书在实施中发现问题应及时申请更改。15.4.4.2文件的修

34、订由各部门提出，按文件编写程序进行。15.4.4.3.文件需更改时，申请要到企管部领取并填写文件更改申请单。15.4.4.4.更改申请经部门负责人同意，送交该文件原检查人员检查，原审批人批准后，由企管部指定专人进行修改或填写文件更改通知单通知各有关部门进行更改并负责检查。15.4.4.5.更改时，可根据更改的字节及篇幅情况，分别采用修改内容、审批意见等修改记录。15.4.4.6.企管部填写文件更改通知单，并保存修改内容、审批意见书等修改记录。15.4.4.7.要保证所有相关的文件都进行了准确、有效的更改，并保证这种更改能及时传递到该文件和资料的使用人。15.4.4.8.文件经多次修改需进行大幅

35、度修改时，应进行换版，同时要及时撤出作废的文件和资料。15.4.5文件的发放和领用：15.4.5.1.正常发放领用： 1）文件经审批后，审批人要给出文件的发放范围，交给企管部复制发放。 2）复制完成后按发放范围进行发放。发放时要加注发放号码，以区分各部门的文件能够识别。 3）企管部填写文件发收登记表，使用部门领取人员签字后，方可领取文件和资料。15.4.5.2.破损领用：文件和资料严重破损时，应到企管部更换手续。经企管部确认批准后交回破损文件，补发新文件。新补发的文件的发放号码沿用原文件发放号码，发放日期。企管部要及时将破损而作废的文件收回。15.4.5.3.丢失领用：文件使用人若将文件和资料

36、丢失，应到企管部领取并填写文件补发申请表，由企管部主任检查、批准补发。补发时，企管部应给予新的发放号码，注明丢失文件的原发放号码作废。15.4.6.文件的受控状态： 凡使用有机产品文件的部门都发受控文件，如本公司内发放的有机管理手册、程序文件、作业指导书、记录。对这些文件从编制、检查、批准、发放、作用、更改标识、回收、作废等都要受控。所有受控文件，都要加盖受控状态的印章。受控的文件要经相关责任人批准后才能借阅；受控文件的发放，要加盖受控印章，加注发放号码（由企管部决定，确保各部门的文件能够识别）；受控文件的借阅、复制要经该文件的审批人批准。15.4.7.文件的保存：15.4.7.1 企管部列出

37、公司所有与体系有关的文件和资料清单其他各文件和资料使用部门与质量管理体系有关的文件和资料清单（部门文件和资料清单），并且要将有关文件、资料进行分类、标识、编目、归档、保存。建台帐以便查找。15.4.7.2.文件和资料管理部门要对各类文件夹管理方法和记录保存期限做出明确规定，定期对文件和资料进行复查（一般一年一次）以防止文件丢失或受控文件的外泄，同时保持对文件的评审和更新，必要时再批准。15.4.7.3.文件和资料要指定专人进行管理，要防火、防潮、防盗、防虫蛀和鼠害。15.4.8.外来文件的控制：15.4.8.1当收到外来文件或资料时（包括政府部门发放的文件等），企管部及时填入外来文件和资料清单

38、。需要发放的要及时发放并做好记录。15.4.8.2.各部门在收到外来文件（如设备使用、维护说明、有关法律法规、产品标准等）要及时填入本部门的文件和资料清单，并及时上报企管部备案。15.4.9.文件的作废与销毁：15.4.9.1 经过换页、换版和破损更换及其他经批准作废的文件，企管部及时收回后加盖“作废” 印章。15.4.9.2.作为资料保留的作废文件，可向该文件和资料的审批人提出申请，经批准后加盖“保留”印章由企管部保留。15.4.9.3.对于无保留价值的，应立即予以销毁。15.4.9.4.企管部填写文件销毁登记表。15.4.10.文件的借阅与复制：15.4.10.1 所有受控的文件严禁私自借

39、阅、复制。15.4.10.2.若需借阅复制时，借阅复制人应填写文件和资料借阅（复制）申请表，并经该文件和资料 部门负责人审批后方可借阅复制。15.4.10.3.各部门文件管理员凭审批单借阅、复制，并要填写文件借阅记录表（包括文件名称、借阅人、借阅日期、归还日期等）和文件复制登记表（包括文件名称、复制人、复制日期、复制份数等），并要求借阅人限期归还。15.4.10.4.借阅、复制人要及时归还，如需延期，应重新申请审批。15.4.10.5.借阅、复制人在将文件归还后，文件管理员应及时核销15.5相关/支持性文件记录控制程序16 记录控制程序 16.1.目的：保证记录的完整性、准确性和有效性，以证明

40、体系的有效运行。16.2.适用范围：适用于有机产品运行中所形成的各种记录，如产品记录、过程记录等。16.3.职责：16.3.1 企管部负责记录要求的提出和归口管理。16.3.2.文件编写小组负责记录的编制、修改和审批。16.3.3.企管部负责记录表格的打印、发放、复制和归档。16.4.程序：16.4.1 记录的编制、修改：16.4.1.1 各种基地农事活动记录由技术员负责编写；16.4.1.2.内部检查记录等由内审小组负责编制，内审组长检查、批准。16.4.1.3.人员培训及文件控制记录等由企管部负责编制，种苗站站长检查、批准。16.4.1.4.其它必要的记录由执行部门负责编制，部门负责人检查

41、、批准。16.4.1.5.各部门在设计、填写以上记录时要符合记录的编制要求。1）记录一般应包括以下内容： 记录所反映的工作日期和时间； 操作者的签字或署名； 记录的事件内容； 分类标识及可追溯性标识； 其他信息资料，如产品的特性、加工过程等。2）在有可追溯性要求的场合，要有可追溯标识。3）要满足有关法律、法规标准的要求。16.4.1.6.以上记录均由企管部打印、备案（包括纸张及电子版本）。16.4.1.7.记录式样的修改：16.4. 1.7.1. 记录在使用或其他情况下发现不适用时，可向该记录的审批人申请更改，经批准后由企管部备案、打印。修改后打印好的记录由企管部发放，并及时收回作废的记录。1

42、6.4. 1.7.2.记录的修改参照文件控制程序中修改程序执行。16.4.2.记录的填制：16.4.2.1技术员填写基地的各种记录（含机械设备维修）。16.4.2.2.检查记录由检查员负责填写。16.4.2.3.其他有关记录的填制由各负责部门填制。16.4.2.4.记录的填制应符合记录的填写要求。1）所做的原始记录，一律要用钢笔、圆珠笔碳素笔填写或打印，不使用铅笔和红笔填写。2）字迹要清楚、工整；内容要准确、真实、完整、规范。3）质量记录的关键性内容/数据原则上不能修改，特殊情况需改动，可在原位置处划一横线，然后在其旁边写上正确数据，并要加盖修改人印章或签名。4）为保证记录的真实性和可溯性，所

43、有质量记录均要填写记录的日期和记录人姓名。16.4.3.记录的收集；16.4.3.1检验记录由企管部收集、归档、保存。16.4.3.2.人事、培训记录由企管部收集归档、保存。16.4.3.3.其他记录由各责任部门负责收集、归档、保存。16.4.3.4.在记录完成后，各部门负责人收集，如卫生检查记录等要每日进行收集。16.4.4.记录的归档、保存：16.4.4.1 各记录的归档管理部门要指定专人对本部门的记录进行管理。16.4.4.2.企管部对收集上来的记录及时归档，并进行分类、标识、编目。16.4.4.3.每月25日企管部应将各类记录装订成册，以便保管。16.4.4.4.企管部应保持记录的完整

44、、清洁、要防火、防潮、防鼠、防虫蛀和防盗。16.4.4.5.所有记录应至少保存五年，保存期详见记录清单的规定，法律、法规有要求的则执行其要求。16.4.4.6.企管部要定期或不定期地对各部门的记录管理情况进行检查。16.4.5.记录的借阅、复制：记录的借阅、复制参照文件控制程序中借阅、复制的程序执行。16.4.6.记录的作废、销毁：16.4.6.1 记录超过保存期后，企管部应向总经理提出申请销毁。16.4.6.2.销毁申请经批准后予以销毁。16.4.6.3.企管部填写文件销毁登记表。16.5.相关文件：16.5.1 文件控制程序。16.6.相关记录：16.6.1.记录清单。17 产品批次与可追

45、溯控制程序17.1目的为确保出厂产品在出现食品安全问题时能够实现可追溯性并及时召回存在食品安全危害的食品，以最大限度的免除消费者的损害。17.2范围适用本公司的所有产品的标识和可追溯性控制。17.3职责17.3.1生产部负责规定产品的标识方法，并监督检查标识的唯一性和可追溯性；17.3.2质管部负责对具体检验合格的半成品和成品实施批次的唯一性标识；17.4.程序17.4.1确定批次17.4.1.1原料批：在同一个原料供应商一次入库验收的原料，为1个原料批。17.4.1.2生产批：同一生产通知单、同一生产线加工的同一主原料批加工的产品为1个生产批。17.4.1.3成品批：以同一生产批、同一天包装

46、的产品为1个产品批。.17.4.2确定批次号17.4.2.1确定原料批次号每1个原料批确定1个原料批次号，批次号由“HD+产品代码+收购日期+基地号+责任区标识+原料批标识”表示：HD-会东产品代码:YS原松生产日期完整表示，比如20101016，表示2010年10月16日。基地号：A鲁昆山脉基地，B鲁南山脉基地，C大黑山脉基地。责任区标识：XY新云林业站，JZ姜州林业站，GJ嘎吉林业站，TT淌塘林业站，QXZ铅锌镇林业站，DC-大崇林业站，SP松坪林业站，XJ新街林业站，YZ野租林业站。生产批标识：001，表示第一批，以此类推。HDYS20101016A-JZ-01,表示鲁昆山基地姜州林业站于2010年10月16日收购的第一批原松。1