关于企业文件管理制度

1、资料范本 本资料为word版本，可以直接编辑和打印，感谢您的下载 关于企业文件管理制度 地点： _ 时间： _ 说明：本资料适用于约定双方经过谈判，协商而共同承认，共同遵守的责任与 义务，仅供参考，文档可直接下载或修改，不需要的部分可直接删除，使用时 请详细阅读内容目的 规定质量/环境/安全管理体系文件管理的流程、职责和工作要求，为质量/ 环境/安全管理体系文件的有效控制提供准则。 范围 适用于的质量/环境/安全管理体系文件及资料的管理。 职责 行政部：负责公司所有质量/环境/安全管理体系文件、技术文件与相关资 料的编号、发放、回收及归档管理工作 各部门：负责本部门在用文件和资料的管理。 定义

2、 4. 1与IS09001. IS014001及OHSAS 18001的要求事项有关的全部文件及 资料被叫做质量/环境/安全文件。 质量/环境文件有以下儿种： 1） 构成质量/环境/安全体系的笫一层次文件 描述满足IS09001/IS014001/0HSAS18001要求事项的质量/环境/安全体系 文件。描述怎样通过第二层次文件，满足质量/环境/安全体系各管理要素的要 求及其满足方法。 例：质量管理手册/安环管理手册 2） 构成质量/环境/安全体系的第二层次文件 程序/管理制度/岗位说明书 程序/管理制度：描述适用于质量/环境体系各管理要素的各种方法，以及 所涉及部门的活动。 例：记录控制程序

3、 岗位说明书：针对各岗位的职责、权限进行规定。 3）构成质量/环境/安全体系的第三层次文件 工作文件 描述各部门内作业管理和特定作业的实施方法或对环境因素进行控制的运 行控制作业指导书 例：危险废物收集运输管理规定 质量/环境/安全记录空表格 为各质量/环境/安全活动提供证据的固定格式。 例：纠正/预防措施通知单 4.2受控文件与非受控文件 4.3外来文件 外来文件是指从客户或相关方发来的有关产品质量的规格、材料标准，以 及由国家、地方的环境/安全法律法规、国家标准、客户环境要求等文件。 程序细则 5.1文件编写格式： 5.1.1程序文件编写按以下格式： （1）目的 （2）适用范围 （3）职责

4、 （4）定义（无时写无） （5）程 序细则 （6）相关文件（无时写无） （7）相关记录（无时写无） 5.1.2文件章节次编号： 1 1. 1 1. 1. 1 1. 1. 1. 1 1. 1. 1.2 2 2. 1 2. 1. 1 2. 1. 1. 1 5.1.3文件的页码格式为：页次/总页数 5. 1. 4版次：版本号 文件版本号变更方式为； 第一版一第二版 （依此类推） 5. 2文件编号： 5. 1. 1质量/环境/安全体系第一层次文件编号： 序号（自01开始） 程序文件英文缩写 东江公司 DJ-P-口 5. 1. 2质量/环境/安全体系第二层次文件编号： 序号（自01开始） 程序英文缩写

5、东江公司 DJ- W 5.1.3体系第三层次文件编号： a） 质量/环境/安全工作文件（作业指导书）编号: 序号（自01开始） 部门代号 东江公司 作业指导书缩写 DJWI b） 质量/环境/安全记录空表格编号： 序号（自01开始） 部门代号 东江公司 表格缩写 DJ-BG- - 5.2文件的制定、批准 5.3受控文件的分发、回收 5.3.1文件制定或修订后山行政部对文件进行编号、确定版本及版次等， 并核对无误后，登录于文件控制清单上，山管理者代表确定发放范围。 5. 3. 2受控文件与非受控文件由行政部统一复印所需之副本份数后，于每页 的右下角加盖红色“受控”或蓝色“非受控”章后发行（有效文

6、件原件不需盖任 何印章，存行政部处）. 5.3.3收文单位在文件发放与回收记录上签收，若为修订或废止文件 需收回旧版 文件，文件回收时应注明数量，并记录于文件发放与回收记 录上（非受控文件只作推广用途，在文件修订后不作任何更换）。若受控文 件遗失，应注明原因并通知各部门以防误用。 5. 3.4文件发行后，回收之旧版文件，除原件作为知识经验保留外，行政部 应予以 及时销毁,保留之旧版原件正面盖红色“作废”章，以予识别. 5. 3.5文件发放时如有缺页、破损、字迹模糊或遗失等现象或因各部门工 作需要需增发受控文件时，应填写文件补发申请单并经管理者代表核准 后，向行政部申请补发,不得以影印方式自行处

7、理。 5. 3.6行政部应及时、准确的制定识别文件现行状态的文件控制清单， 保持其最新版本及持有有效份数，且行政部及时进行发放,供各使用部门核对。 5.4文件和表格修订/变更： 5. 4. 1质量/环境/安全文件的变更，只要没有特别规定，则最初进行编制、 确认（审议）、批准的同部门、组织内进行，并将修订/变更的内容及理由写入 文件的履历表中，外来文件不能修订。 5. 4.2文件或表格新制定时的版次为笫一版，经过一次修订后，文件和表 格的版次变更为第二版，依此类推；各部门使用的表格必须与行政部保留的最新 版次的表格式样相一致。 5. 5文件作废 5. 5. 1作质量/环境/安全文件或记录时，发文

8、部门应将已作废的文件或记录 名称、文件编号及版本号写在文件作废通知单上，将复印件发给收文部门; 收文部门立即将该文件作废处理（粉碎或烧毁）；如因法律要求或为保存其来历 时，则行政部应在其封面上盖上红色“作废”章，以便识别保管；并在封面注明 保管期限。 5. 6外来文件 5. 6.1外来文件如国际/国家/行业标准、客户、供应商提供之图样、资 料、说明书等，编号由相关部门统一编号，依其国标号、文件号等作为版本号 登录于文件控制清单上，无文件特征号的以其收文日期作为版本号登录于文件 控制清单上。 外来文件编号规则： 序号（自001开始） 文件类别编号 外来文件 W- 5.6.2外来文件确定编号、版本事情后，统一登录于文件控制清单上, 经管理者代表核准后，山文件发放部门按文件控制清单之规定发放。 5. 7对于国家标准、法律法规，每半年山行政部向国家标准信息部门或其 他认可机构查询其最新版本状况；有更改时，山行政部提出，管理者代表核准 后进行更新。 5.8经发行之正式文件，使用部门不得在文件上涂改。 5. 9本作业程序所产生的记录资料，除非另行规