VT-GC-WI015项目施工过程文档管理操作指导书

1、 aUiaai!liilipgi编号：VT/GC/WI015r i a ma cib-i r;hih rm,i raa: naraiHiBHF ran rain eiix ria: i 1 1_ 11 mi ma i nai,版号:A0施工过程文档治理操作指导书编辑 马洪波日期2007-11-28审核 于琛、杨毅清日期2007-11-28批准 许立日期2007-11-28修订记录日期修订 状态修改内容修改人审核人批准人为保证工程的各项信息的传递的准确性、及时性,为保证工程治理的可追溯性, 为减少和预防因人员流动而造成的重要工程信息的流失,特制订本施工过程文档治理 操作指导书.1 .责任1 .工

2、程公司1.1. 负责工程文档治理程序的运行.1.2. 负责工程文档的收集、整理、归类.1.3. 工程公司收到的所有书面文件都必须登记、存档.2 .工程工程副总2.1. 工程工程副总统一协调施工过程文档治理.2.2. 工程工程副总和文档治理员一起制订标准发文模板,并由文档治理员治理2.3. 工程工程副总和文档治理员一起制订文档的编号.2.4. 工程工程副总指导文档治理员建立工程电子文档的文件夹系统.3 .工程公司员工3.1. 工程公司员工所发出的与工程有关的函件应使用标准发文模板3.2. 工程公司员工收到文件应及时交给文档治理员.3.3. 定期将由其限制的电子文档拷贝给文档治理员4 .文档治理员

3、4.1. 所有施工过程收发文由文档治理员统一治理.4.2. 工程公司的所有图纸由文档治理员统一治理.4.3. 与工程有关的电子文档由文档治理员统一治理.4.4. 文档治理员对所发函件的格式及编码等进行审核.5 .承包商5.1. 承包商根据规定的程序和格式提交文件.5.2. 总承包商无权将文件直接发给设计单位或其他独立承包商.总承包商可直接向 分包商包括专业分包商发文.2 .工作程序2.1 书面文件的发文程序2.1.1 发文的几种形式 工程公司的对外发文可分为以下几种类型：普通函件：其内容无固定格式、而需自行编写的文件,如发给施工单位的要求其 遵守施工平安规定的函等.此种函件自身通常都写有明确的

4、收文单位.文件传递单：用于转递、传递本身未特别注明收文单位的文件,如图纸、施工方 案等.收文转发.此为工程公司从外单位收到文件后,需要转发给与工程有关的其他单 位时采取的一种简单的转发方式.即工程工程副总在收文章的转发栏内填写转发 对象单位的名称简写后,由文档治理员将文件或邮寄给转发对象单位.外部单位提供的标准表格.外部单位有时会提供标准的表格,如供电报装表格 等,给工程公司填写.在此情况下,工程公司员工按表格的填写要求填写即可. 其他大量使用的标准化文件,如变更、洽商单等.此类文件应根据需要制订标准 格式并使用.2.1.2 对普通函件的一般要求所有由工程公司员工对外发出的普通函件,都应满足以

5、下要求:写明收文单位名称.如果文件以邮寄或手递方式发出,写明收文单位地址；如果文件以形式发出,写明收文单位 号.写明收文人员的姓名、职位.要有发文的编码文号.写明事由即文件的标题.文件的标题应能概括文件提及的事项,使准备阅读 文件的人一看标题就能知道文件是准备讲什么的.写明发文的日期.所有的文件都要有签名或者盖章.一般文件要由文件签发人的亲笔签名.文件的 起草人也要小签.重要的文件要有签名并加盖公司章.需要签名的文件,签字人 的姓名应在文件上单独列出,并清楚可辨.写明签字人的职务名称.写明文件的页数.写明附件的名称.写明抄送对象的姓名或单位.如果附件不发给抄送对象,应相应注明.除有特殊要求外,

6、首页应使用工程公司的信头纸.对外发出的文件一律采用新的纸张,不得使用反面已经使用过的纸张.所有打印的中文文件需用宋体字体,大小一般为小四号.特别文字和标题等可采 用其他字体和大小.要坚持一事一文.除会议纪要外、对需要提及的每件事,都要单独发文.不应该 在同一文件中,讲述假设干不同的事项.2.1.3 普通函件的编码 对外发出的所有普通函件,都应有编号.发文编码格式：发文编码以英文字母和阿拉伯数字组成,并说明以下内容收文单位名称 -年份-序号-签发人-起草人例： ABC-05-001-MHB-GDPABC:收文单位名称之英文简写.05: 发文年份,05表示时间为2005年.001:说明此文件为发给

7、该收文单位的第几份文件,001表示此文是发给兴旺公司的第一个函文.依此类推为002, 003.MHB 文件签发人姓名之英文简写.此处,MH我表Ma Hong Bo,GDM 文件起草人姓名之英文简写.此处,GDMR；表郭大明Guo Da Ming普通函件的格式请见示范文本普通函件2.1.4 文件传递单使用范围工程的某些文件如技术标准等,可能并未注明收文方,在发出或转发这类文 件时,可使用通用的文件传递单作为封面发出.已注明收文方的文件,像普通函件、 变更令等,因其文件案头中已包含传递途径信息,可不再使用文件传递单作为封面. 文件传递单中应列出所发文件的清单,或将详细的文件清单作为文件传递单的附件

8、单 独列出.如果文件传递单中的某些格式不能满足发文的需要,可对格式、内容作相应的补充和修改,以保证文件能够全面、准确、清楚的发出.任何发出的文件传递单 都应复制一份由文档治理员归入发文档案中.文件传递单格式请见示范文本文件传递单2.1.5 发函过程工程公司员工所发出的与工程有关的函件应使用标准发文模板.员工在认为其起 草的函件可以发出时,应将函件草稿交给文档治理员审阅.文档治理员要对函件草稿 的格式及编码等进行审核.在其确认正确无误后,函件进入签字程序.首先是函件起 草人小签,然后是函件的最后签发人正式签署.函件的最后签发人在审查文件内容、 重要性及是否需要会签后,签发函件或要求对函件进行修改

9、.对于不符合规定的文 件,文档治理员有权要求函件起草人重新提交.在函件签署后,应将函件原件及电子 版交与文档治理员,由其发出及存档处理.标准发文模板由工程工程副总和文档治理员一起制订,由文档治理员治理.工程 公司员工有需要时应向文档治理员索要标准发文模板.发给对方的文件 面确认收到.除外,要坚持让对方签收.重要的,也应坚持对方书详见附录1文件发放流程图收文程序.1工程公司可接受的文件格式和发文程序 一个良好的普通函件应满足以下要求：写明收文单位名称.如果文件以邮寄或手递方式发出,写明收文单位地址；如果文件以形式发出,写明收文单位 号.写明收文人员的姓名、职位.要有发文的编码文号.写明事由即文件

10、的标题.文件的标题应能概括文件提及的事项,使准备阅读 文件的人一看标题,就能知道文件是准备讲什么的.写明发文的日期.所有的文件都要有签名或者盖章.一般文件要由文件签发人的亲笔签名.重要的 文件要有签名及公司章.需要签名的文件,签字人的姓名应在文件上单独列出, 并清楚可辨.写明签字人的职务名称.写明文件的页数.写明附件的名称.写明抄送对象的姓名或单位.如果附件不发给抄送对象,应相应注明.写明发文单位的名称.除有特殊要求外,首页应使用发文单位的信头纸.通常,在合同文件中会说明发文单位哪些人可以签发文件给对方.如果发文单位 希望对方接受除前述人员之外的其他人签发的文件,那么发文单位应事先取得对 方的

11、同意,并以书面授权书的形式对此加以确认,否那么,对方可认为发文单位 的发文无效.书面授权书应写明被授权人的姓名、职务、可签署文件的类别、授 权的有效期限等.授权书应有授权人的亲笔签名,并应注明“在授权的范围内, 被授权人的签字等同于授权人的签字.等字样.要持一事一文.除会议纪要外,对需要提及的每件事,都要单独发文.不应该在同一文件中,讲述假设干不同的事项.工程公司应鼓励或要求参谋方、承包商、供应商等根据上述程序、格式来提交文 件.对于某些严重不符合要求的文件如无合法签名的文件、该盖章未盖章的文件、 未标注日期的文件等,工程公司应要求其重新提交.如果工程公司是主收文方,并且文件是以邮寄、速递、面

12、交方式传递的,工程公 司应坚持要求对方发给工程公司的文件是原件而非复印件.工程公司应与有关各方协商,以确定某些标准化的文件特别是表格的格式.2地址和邮件程序工程公司要将工程公司的邮寄地址、号、工程收文专用邮箱如果有的话等明确告知与工程有关的各方.如：XXXXX疝程办公室地址：XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX:XXXXXXX号：XXXXXXXX邮件上需明确注明相关收件人如工程工程副总、工程部经理、文档治理员等.3收文处理程序所有工程收文都由文档治理员收取.文档治理员在收到文件后,盖上公司专用收 文传阅印章并填写收文日期,在收发文登录表EXCE脐式上对收

13、文进行登记,然 后放入工程工程副总收发文架之“收入格供其批阅.工程工程副总阅读收文并在收 文印戳处进行批注后将收文返还给文档治理员.由文档治理员按批注进行如下操作： 1.执行：将该文件复印并立即发给“执行人.2 .传阅：如果文件不超过20页,可将文件复印一份供有关人员传阅；如果文件超过20页,那么可将原件进行传阅.文档治理员在原件前附上传阅表格.传阅人员 应尽快阅读传阅的文件,有需要的话可自行复印,然后将传阅文件传给下一个传阅人.最后一个传阅文件的人应在阅完文件后,将原件交还给文档治理员.文档 治理员应记录有那些文件在传阅过程中,并定期检查归回的情况,以预防有些文 件在某个传阅人手中长期存留.

14、3 .抄送：将该文件复印后,发给“抄送人.4 .转发：将该文件或以信函的方式“转发给与工程有关的外部单位.上述流程结束后,将原文件根据统一的归档编码系统编号后归档.注意：有时,与工程有关的各方会将文件直接交给工程公司的员工,而不经过文 档治理员.在此情况下,收到文件的员工应将收到的文件交给文档治理员,如该员工 急需使用该文件,那么可复印该文件,自己存留复印件,而将原件交给文档治理员. 除紧急情况外,发文方应根据正常的发文程序,将文件直接发给文档治理员.工程公 司员工应了解我方的收文要求,并将其及时告知对方.详见附录2文件收进流程图2.2.4承包商文件提交程序承包商应根据规定的程序和格式提交文件

15、.承包商应将需要审批的文件、方案、图纸和样本主送工程监理,同时,抄送给 工程公司工程部.向工程公司的提交数量必须不少于一式两份.对监理的提交数量可与监理商定.承包商应同时将所发文件的电子版本如果有的话提交给工程公司.除合同中明确规定某些文件必须直接发给工程公司外,总承包方应将文件主送工 程监理,并在其认为必要时或工程公司有要求时,抄送给工程公司.总承包商无权将 文件直接发给设计单位或其他独立承包商.总承包商可直接向分包商包括专业分包 商发文.专业分包商的发文程序是：专业分包商总承包商工程监理工程公司工程部.在其认为必要或有关方面有要求时,专业分包商的发文应抄送给工程监理和工程公司工程部.2.3

16、 书面文件存档工程公司收到的所有书面文件都必须登记、存档.根据需要、文件可分为各种类型.对应于每一种类型,都应有一个编号.文档的 编号由工程工程副总和文档治理员一起制订.文档治理员要将制订的文档编号打印 出,并放置在存档文件柜架附近,以供有需要的人员查阅.工程公司员工在查阅文 件时,如需要,可要求文档治理员帮助.文档编号可参见附录3公司对收文和发文都要在收发文登记表EXCE脐式进行登记.文档治理员应 当每周一次将该登记发给公司的有关员工,以便于其检索文件.招标文件、合同文件等的登记和存档由本钱部来进行.2.4 图纸治理工程公司的所有图纸由文档治理员统一治理.设计方、承包商或其他单位发图给工程公

17、司时,应将所发图纸的清单以EXCELS工程公司接收的其他电子格式发给工程公司,以便于工程公司登记图纸.文档治理员收到图纸后首先应核对图纸目录,确认所收图纸是否与目录一致.如 不一致,应及时向发图单位提出.确认一致后,在每张图纸上加盖收图章,填写收图 日期.文档治理员将收到的图纸登入图纸目录EXCE脐式,打印出与图纸放在一 起,并将图纸放在规定的位置如挂图架上,以方便工程公司人员能及时查阅.一旦有新图纸发行,文档治理员应及时用收到的新图纸替换旧的图纸.文档治理 员需负责将旧图纸存档.通常情况下,应在旧图上加盖“已过期印章.有时,旧图 也可能有其他用途,在此情况下,文档治理员可按工程工程副总的要求

18、,暂时不盖 “已过期印章.无论是否盖“已过期印章,旧图都应与新图分开存放.旧图应由 文档治理员集中存放,不应销毁或丢弃,以备将来查阅整个工程过程中的设计变更情 况.工程公司宜设置专门的阅图室.文档治理员应当在阅图室保存一套最新的图纸, 以便工程公司员工查阅.原那么上,阅图只能在阅图室进行.如果需要将图纸带出阅 图室,要取得文档治理员的同意.2.5 电子文件格式及存档2.5. 1文件的一般格式工程有关各方用于本工程治理的计算机软件需符合以下标准或类似的其他审核 通过的软件：文本文件Microsoft Word财务文件Microsoft ExcelCAD图纸AutoCad 2004版或更新的进度方

19、案Microsoft Project以磁盘或光盘递交的文件需在标签上注明工程名称、日期和磁盘中包含的文 件名.如果包含文件太多而无法填写于一张标签上,那么可附上文件传递单.如果用 文件传递单代替标签,那么需在磁盘的标签上标明文件传递单的编号.磁盘必须按以下格式标明日期：YYYY-MM-DDYYYY -年,以四位阿拉伯数字表述MM -月,以两位阿拉伯数字表述DD -日,以两位阿拉伯数字表述如：2005-08-12即表示2005年8月12日.2.5.2对外发文的电子文档如果工程公司员工的发文是用电脑进行文字处理的,那么在储存发文的电子文档 时,文件名应满足下述要求：文件名应显示发文编号、文件标题等

20、信息,以方便查 阅.如标题过长可简写.如下所示：ABC-05-001-MHB-GD4 发文的标题ABC-05-001-MHB-GDP勺含义见2.1.3普通函件的编码显示文件标题或简要标题的目的是：方便电子文件的阅读者迅速从标题中判断出 该文件是关于什么的.在完成发文后,有关员工应将所发文件的电子文档立即发给文档治理员,由其统 一对发文的电子文档进行保存.2.5 . 3电子文档的统一治理及文件夹系统与工程有关的电子文档要由文档治理员统一治理.以下电子文件要集中在文档治理员处治理：图纸发出的电子邮件收到的电子邮件工程公司员工对外发文的电子文档与工程有关的单位发文的电子文档上面列出的文件必须由文档治

21、理员集中限制并定期进行备份.有些文档是由文档治理员集中限制的,如对外发文的电子文档.有些文档,如各 个员工收到的电子邮件等,是由各个员工分别限制的.各个员工应定期至少每周一 次将由其限制的电子文档拷贝给文档治理员,文档治理员将此类文档考入自己的电 脑中.文档治理员应在工程工程副总的帮助下,建立工程电子文档的文件夹系统.各个员工应根据文档治理员建立的文件夹系统来进行应交给文档治理员治理的电 子文件的存档.文档治理员应帮助各个员工建立其各自电脑中的文件夹系统.为方便自己的工作,各个员工可自行设立方便自己使用的文件夹系统.但是,凡 需交由文档治理员治理、备份的文件,都必须按由文档治理员建立的文件夹系

22、统进行 存档.由文档治理员治理的电子文档必须至少在两部电脑中有储存.2.5.4电子邮件电子邮件在工程的信息传递中使用的越来越多.工程公司员工在使用电子邮件时应注意以下事项：在有公司电子邮箱的情况下,必须首先使用公司的电子邮箱进行电子邮件的收发.如,北京万通地产股份的员工都有以 vantone结尾的电子邮箱,大家应当使用这一邮箱.如果对方有公司的电子邮箱,应当要求对方使用其公司的电子邮箱收发邮件.如 果对方无公司的电子邮箱,应请对方书面确认其提供的电子邮箱是有效的、并可用于 本工程的联络的邮箱.重要的文件,应当使用书面函件的形式,而不能仅仅以电子邮件的方式进行收 发.工程公司员工应对其所发出的及

23、收到的电子邮件定期整理,并进行电子文件存 档,然后交给文档治理员备份、编码、登记、并打印出书面文件存档.工程公司员工 可要求文档治理员帮助其进行电子邮件的整理、存档.工程公司员工在向外发出电子邮件时,应抄送给文档治理员.公司也应要求与工 程有关的各方在发电子邮件给工程公司员工时,将邮件抄送给工程公司的文档治理 员.2.6 文档的归集工程公司文档治理员负责日常文档的收集、整理和归集,并在工程竣工备案后30日内将文档及电子版本文件根据公司的档案治理规定转交给公司有关部门.3 .支持文件3.1. ?工程施工过程治理规程4 .相关记录4.1. ?普通函件4.2. ?文件传递单4.3. ?文件传阅表附录

24、1文件发放流程图开始工程团队成员草拟外发文件文件起草人将拟外发的文件送交文档治理员文件是否符合程序要求文件签发人是否同意签发是否需要会签N签发文件.文挡治理员发放文件、将发出文件登记、并按编号归挡通知该成员修正并再提交通知该成员修正并再提交1.各方审阅文件并确定是否,同意会签文档发放过程结束J文件发放流程图说明过程A本工程公司的成员如对外发放正式文件,须先草拟文稿,然后使用适宜的 标准文件格式,填妥文件编号,始可提交给文档治理员.过程B所有本工程往外发放的正式书信文件,在提交给文件签发人签发之前, 应全部送交予文档治理员进行形式审核.过程C文档治理员审核发文草稿格式、编码等是否正确.审查内容是

25、否按规定 格式提交及是否齐全.所有工程公司成员须按本工程规定的程序、格式 和编码来提交文件.如未符合, 文档治理员有权要求其重新提交.过程D发文草稿格式、编码等不正确,文件草拟人需修改并重新提交.过程E文件签发人将审查义件内容并确定是否可以签发.过程F文件签发人按文件内容及重要性或其权限利判断是否需要会签.过程G不需会签的文件,文件签发人不同意签发,要求文件起草人修改.需要 会签的文件,有关各方不同意签发,要求文件起草人修改.文件起草人 按要求修改并重新提交文件.过程H有关各方审阅需会签的文件,并确认是否同意会签.过程J文件签发人签发文件.文档治理员分发原件及复印件,对所发文件进行登记,并按统

26、一的归档编码系统将原件或复印件归档.附录2文件收进流程图*送呈工程工程副总审阅&批注予有关人员文挡治理员按批注分发后,原件按编号归挡文档收进过程结束文件收进流程图说明过程A所有送交本工程的书信文件,包括邮递、手送、等,将全部统一由文档治理员收取.业主方所有人员,无论人任何渠道收到提交给业主的文件都必 须先交予文档治理员.需自行紧急处理的文件,可自己立即复印,而原件必 须在复印后立即交给文档治理员.过程B如文件外包装或封而未注明为“私人、密件或标书,那么进入程 序D.过程C如文件外包装或封而注明“私人、密件,文件直接送交予收件人.如 文件外注明为“标书,文件将直接送交予本工程招标负责人.文档治理员 将不拆封