归档文件材料整理管理规定

1、Q/CYTL.BG.GL.3372008公司归档文件材料整理管理规定2008-6-10 发布2008-6-10实施发布Q/CYTL.BG.GL.337 2008目次前 言 III1 范围 12 职责 13 管理内容和方法 14 相关文件 65 记录 6IIQ/CYTL.BG.GL.337 2008前言为了加强我公司归档文件整理管理，提高公司的档案质量和管理水平，特制定本规定。 本规定由公司办公室提出并归口。本规定起草单位：公司办公室文秘科。 本规定主要起草人：李忠 杨清 宋艳 李玉红 吴海文 崔凯 周海妮IIIQ/CYTL.BG.GL.337 2008公司归档文件材料整理管理规定1 范围 本规

2、定适用于公司内各部门档案管理工作。2 职责2.1 本规定由公司办公室负责制定。2.2 公司各部门按本规定实施。3 管理内容和方法3.1 归档文件材料3.1.1 公司各部门在其职能活动中形成的、已办理完毕、应作为档案保存的各种载体（纸质、声像、实 物、电子等）的文件材料，即为归档文件材料。3.1.2 按照公司各种载体文件材料归档范围规定，将应归档的文件收集齐全、完整，按照归档要求和保 管期限分类整理、立卷归档，以便准确、真实、全面地反映本公司或各部门职能活动的面貌，以备将来 查证和参考。3.2 归档要求要求。3.2.1 整理归档的文件材料应遵循文件材料的形成规律， 保持其有机联系， 并符合档案管

3、理标准、3.2.1 归档的文件材料应为原件。因故无原件的可归具有凭证作用的文件材料。文件材料归档后不得更 改。3.2.3 非纸质文件应与其文字说明一并归档。3.2.4 具有永久、长期保存价值的电子文件，必须形成一份纸质文件归档。3.2.5 归档文件材料的载体和字迹应符合耐久性要求。3.2.6 声像文件材料必须声像清晰、数据完整，符合规范和标准。3.3 整理原则3.3.1 文件材料的整理原则是：遵循文件材料的自然形成规律，保持文件材料之间的有机联系，区分文 件的保存价值，便于其保管利用。9Q/CYTL.BG.GL.337 20083.3.2 部门兼职档案人员，应重视平时的积累，贯彻“严格登记、及

4、时收集、严格检查、随办随归、妥 善管理 ”的制度。根据本部门文件材料的形成规律，主动做好文件材料的平时收集归类工作，以便查 找、利用、整理和移交。3.4 整理方法：根据国家档案局发布的归档文件整理规则 ，遵循云南省烟草烟叶公司档案分类方 案确定的十个一级类目的原则，在最低一级类目上文书档案采用“年度 + 机构（问题） +保管期限的 分类方法进行整理。 文件排列时结合机构进行排列。 产品类、 基本建设类、 设备仪器类不涉及年度因素。3.5 整理单位3.5.1 文书、基建、设备仪器、声像实物和电子文件等档案，实行以“件”为单位的整理方法，将归档 文件材料以“件”为单位进行装订、分类、排列、编号、编

5、目、装盒。3.5.2 “件”是归档文件材料的整理单位，编目时体现为一条文件条目 。对于管理性文件， “件”是指 以自然件（一份文件）为整理的一个实体，必要时也可以组合几个文件装订成一件。除管理性文件材料 之外的文件材料， “件”是指按其自然规律或事由关系形成或组合而成的一个文件实体。文件材料的保 管实体，称为一件。3.6 管理性文件材料的“件” ：文件的正本与定稿为一件；正文与附件为一件；原件与复制件为一件；转发文与被转发文为一件；正文与公文处理单为一件；请示与批复为一件；报表、名册、图册等一册 / 本为一件。3.7 非管理性文件的“件”3.7.1 基建档案a）为保持项目的成套性，规划、设计、

6、施工、竣工图纸等以一册/张/ 份为一件；b ）工程地质勘察报告以一本为一件；c）其余同管理性文件。3.7.2 设备仪器档案a）设备仪器使用手册、说明书、维修记录等各为一件；b ）其余同管理性文件。3.7.3 会计档案a）报告、报表（含年报、季报、月报） 、帐簿、凭证、工资册等以一本 / 册为一件；b ）其余同管理性文件。3.7.4 声像档案a）以一张照片、一盘录像带、一盒录音带为一件；b ）其余同管理性文件。3.7.5 电子档案a ）以一张光盘、一片磁盘、一块硬盘、一盒磁带为一件；b ）其余同管理性文件。3.7.6 实物档案a）以一件具体的实物为一件；b ）其余同管理性文件。3.8 跨年度管理

7、性文件材料的整理3.8.1 请示与批复，放在批复年整理。没有批复的，放在请示年整理。3.8.2 跨年度的规划、总结、会议文件均放在文件形成年整理。3.8.3 非诉讼案件，放在结案年整理。3.8.4 回顾及纪念性文件，放在形成年整理。3.9 文件材料“件”的排列3.9.1 在分类方案的最低一级类目内，将同一事由的文件排列在一起，同一事由内按照文件形成时间的先后顺序排列。3.9.2 管理性会议材料Q/CYTL.BG.GL.337 2008a）一般会议文件材料集中排列。b ）非诉讼案件结论、决定、判决文件在前，依据性材料等在后。3.9.3 业务性文件材料a）基建档案：文字材料在前，图纸材料在后。设计

8、施工图或竣工图按类别序号排列，即地质图、 初步设计图、建筑施工图、结构施工图、水工图、电工图、气管图、更改图。b ）设备仪器档案：最能反映设备购置概况的文件（申购报告、批复文件、论证文件、投资文件、 定购合同、验收报告、索赔文件等）在前，其余文件材料按设备的工作程序及重要程度依次排 列。c ）产品档案：按设计（含初步设计、技术设计） 、试制、小批量生产试制、批量生产、产品创优 等工作程序整理排列，也可按其产品系列、结构（部件或组件）排列。d ）统计报表等成套性文件材料应集中排列。3.10 修复整理：对已破损的文件材料应予以修补或托裱。对字迹模糊或褪变的文件材料应进行复制， 并与原件一并组件。

9、去除文件材料上易锈蚀的金属物。 对幅面过大的文件材料 （如图纸） 等应进行折叠。3.11 装订3.11.1 各类纸质归档文件材料由多张或多份材料组成时，应按“件”装订， 以便从实体上最终确定 “件”的形态。3.11.2 装订时必须对“件”内文件材料进行排列。排列依序为：正本在前，定稿在后；正文在前，附 件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；批复在前，请示在后。3.11.3 装订位置一律在左侧，装订前“件”内各页左、下侧对齐。装订工具为订书机。订书针为不锈 钢订书针，或采用无酸牛皮纸三角封套装、线装等方法，对于较薄的件，亦可以采用防虫胶水粘接。3.12 编号3.12.1 归档文

10、件材料应依分类方案和排列顺序逐件编号。3.12.2 对每份纸质文件材料应在首页上端空白处加盖归档章，并按规定填写相关内容。归档章不应压 住文件字迹，也不宜与批示文字或收文章等交叉。3.12.3 对于管理性文件，在分类方案的最低一级类目内，按照文件排列顺序从“1”开始编流水号。3.12.4 对于业务性文件，在分类方案的最低一级类目内，按照项目自然分类（如工程项目、设备仪器 等），从“ 1 ”开始编流水号。3.12.5 对声像、电子、实物档案等，应在盒脊、装具或实物背面上逐件粘贴编号签。3.13 编目3.13.1 编目是逐件填写归档文件目录；当请示与批复组合为一件时，按照批复进行编目。3.13.2

11、 编目项目：室编件（卷）号，填写档案室编件（卷）号。馆编件（卷）号暂时不填写。责任者， 制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。文号，文件发文字号。题名、文件标题，没有标 题或标题不规范的，须重新拟写标题，并外加“ ”号。日期，文件形成时间，采用 8 位阿拉伯数字 标注年月日，如 20050308 。页数，每一件归档文件的页数。备注，注释文件材料需说明的情况。3.13.3 会议文件、报表、刊物等成套性文件材料应逐件编目。填写时应根据实际内容拟写标题。3.14 填写备考表3.14.1 盒内文件情况说明：填写文件收集齐全完整程度、件数、页数、移出、销毁等。3.14.2 整理人：整理本盒档案

12、的责任人。3.14.3 检查人：对归档文件整理质量的审核者。3.14.4 时间：归档文件整理完成的时间。3.15 装盒3.15.1 各类档案的归档文件按件号顺序直接装盒，与归档文件目录中相应的条目顺序相一致。3.15.2 不同保管期限的文件材料不能放入同一档案盒内。3.15.3 不同管理性文件材料，当一盒装满后，按文件材料顺序装入下一盒。3.15.4 按照规定项目填写档案盒盒“脊”相关内容。Q/CYTL.BG.GL.337 20083.16 各部门的兼职档案人员应检查本部门归档文件材料的齐全、完整与准确情况，整理完毕并编制移 交清册，由部门或项目负责人签定核准后向档案室移交。3.17 档案室接收时应全面检查归档文件材料的质量，对不符合质量