信息系统编码管理办法

1、XX信息系统编码管理方法第一章 总那么第 1条 目的 为标准公司信息系统编码管理，明确编码的申请及审批流程，充分满足公司改革与 开展对信息系统的需求，特制定本管理方法。第 2条 适用范围 本管理方法适用于安信集团及所属机构的所有物品、资料等的系统编码的管理与维 护。第 3条 职责1. ERP管理部：负责信息系统编码及编码规那么的整体维护和管理，ERP管理部人员负责新增编码的审核及系统录入工作。2. 产品编码管理部 小组 ：负责总部采购的成品及原材料的编码申请的审核工作， 并负责具体编码规那么的管理与维护。3. 公司工厂：生产管理部负责公司产品的编码申请；制造部门：负责半成品的编码 申请。4.

2、采购部门：负责采购物品原料、辅料、成品及其他商品的编码申请及供给商 资料的维护，其中市场推广部负责外购文宣物料等的编码维护及录入。5. 财务部门：负责根据销售部门收集和提供的销售客户信息进行编码并录入ERP。6. 人力资源部：负责对所有员工信息及编码的监督和管理。第二章 编码规那么第4条 编码原那么： 为了更好的管理系统编码， 必须制定合理、 科学的编码管理体系， 新增系统编码应该 遵循以下原那么。1. 唯一性：同一物品只能对应一个编码，同一编码只能代表一个物料，绝不能出现 一个物料多个编码，或一个编码多个物料的情况。2. 可使用性：编码的长度不宜过长或过短，否那么不易编制或识别。3. 规那么

3、性：编码应当是按照一定的编码规那么编制。4. 可读性：可根据物料编码识别出该物料的类别等信息。5. 通用性：同一编码原那么应能涵盖所有同类物料，新增加的品种也能够适用。6. 扩展性：编码原那么的制定应能考虑公司 5-10 年内物料的变化趋势。并且要对不同 的情况留有一定的余地。7. 效率性：编码原那么不仅要考虑使用者是否可以较容易地解读，方便记忆和识别， 还应当考虑是否有助于提高日常操作的效率。8. 兼容性：本公司的物料编码应当考虑与主要客户、重要供给商的编码的兼容性。 可根据需要建立物料编码对照表方便比照查询。9. 综合性：编码原那么应考虑与产品B0单、生产、采购、仓库管理、物料控制、 财务

4、、使用软件系统等相关方面的配合使用问题。第5条 编码规那么编制要求1. 结构、性能功能、规格等完全相同或有微小差异但用途完全相同的物料，只 能采用同一个物料编码。2. 各类物品编码规那么中应明确字符形式、字符位数、字符含义等，并进行标准性的 描述；3. 新增的零部件、原材料种类等的编码代号应与成品的相应编码一致。4. 新增工艺标识时，不能与系统中已有工艺标识重复，防止出现同一标识所指不同 意义的情况。5. 新增工艺标识中不允许使用“ * 、 “/ 、 “ 等符号6. 对于产品推广等特别编码需求，由编码申请部门提报产品编码管理部小组协 调处理。7. 各“编码标准维护部门应严格按编码原那么编制和调

5、整，并及时报ER管理部审核备案。第 6条 具体编码规那么由ER管理部负责公司所有ERP系统编码标准的维护和管理，监督编码标准的执行情况 并负责协调有关事宜。具体以ER管理部规整的最新“编码标准执行。1. ?ERP产成品编码标准?2. ?ERP原材料编码标准?3. ?纸箱编码对应表?4. ?客户编码标准?5. ?半成品编码标准?6. ?供给商编码标准?7. ?ERP五金备件编码标准?8. ?ERP办公劳保编码标准?9. ?ERRffl助材料编码标准?0 0 0 0 0 0第三章 编码流程第 7条 编码申请一般流程1. 各部门根据需要填制?新编码增加申请表? ，须按申请表要求完整、详细、准确 填写

6、或打印；2. 申请部门主管审核1总部各部门及工厂编码申请需二级主管以上人员审批2分支机构由分总以上人员审批3. 产品编码管理部小组或ERP管理部复核4. 根据需要由产品编码管理部小组协调相关部门调整“编码标准补充或调整编码代号5. 根底资料维护人员 - 根据编码原那么编写，如申请内容不满足编码原那么的，跟申请 人沟通，并找产品管理部等相关部门确认。6. 编码确定后，由根底资料维护人员及时将编码信息录入 ER系统。7. 由同一部门审核、编码及录入系统的如客商编码等可不按上述申请流程执 行，但仍应严格按编码标准执行，并对编码结果负责，部门主管应做好监督管理 工作。第 8条 编码流程考前须知1. 外

7、加工产品签订合同的同时，假设系统中无此编码，需提前申请，并保证提供的产 品信息与成品入库时标签的信息一致。另外， 外购产品的规格尽量与我司已有规 格保持一致，防止出现过多地新增规格编码的情况，增加了管理费用。2. 工程销售人员在合同签订时尽量按照常规材种名称， 如工程合同方指定要求某材 种名称与公司标准称谓不符的，编码部门对同一材种仍采用同一编码标识，不新 增材种编码。由ERP管理部制作更新?常见材种明细表?，供各部门人员销售时 参照。3. 客商资料维护，确保客商代号不重复，全名与发票等一致。4. 根据需要对根底资料的命名及编码标准进行调整的，由ERP管理部负责通知相关部门，待各部门签字确认后在做 E