行政部组织结构与责权规范管理(下)

1、行政部组织结构与责权规范管理（ 下 ）目录第五章安全保密管理一、安全主管岗位职责二、安全专员岗位职责三、电梯设备巡视记录表四、电梯维修保养记录1电梯月维修保养记录2电梯季维修保养记录3电梯年维修保养记录五、值班登记日志表六、保安执勤日志表七、外出员工登记表八、来宾出入登记表九、安全状况检查表十、防火设施检查表十一、安全事故报告书十二、突发事故报告表十三、事故统计汇总表十四、人员出入管理流程十五、消防安全管理流程十六、安全检查管理流程十七、突发事件处理流程第六章车辆管理一、车辆主管岗位职责二、司机岗位职责三、车辆登记表四、车辆检查表1车辆检查日志2车辆检点表五、车辆请修表六、保养记录表七、车辆加

2、油表1车辆加油申请表2车辆加油记录表八、用车申请表1用车申请表2车辆使用申请表九、派车记录单十、车辆事故单1车辆事故现场记录单2车辆事故报告单14十一、用车记录表1司机用车记录表2车辆使用日志表3车辆使用状况月报表十二、车辆费用表1车辆费用报销单2车辆费用月度统计表十三、事故处理流程十四、车辆管理流程1车辆使用流程2车辆加油管理流程3车辆安全管理流程十五、肇事处理流程图十六、车辆费用额度控制程序图第七章总务后勤管理一、总务后勤主管岗位职责二、总务后勤专员岗位职责三、宿舍管理专员岗位职责四、食堂管理专员岗位职责五、保洁人员岗位职责六、绿化人员岗位职责七、食堂卫生检查表八、住宿人员管理表1住宿申请

3、表2住宿人员资料卡3宿舍分配申请表4住宿登记表5宿舍检查登记表6宿舍物品借用卡九、清洁卫生管理表1卫生区域划计划表2清洁工作安排表3卫生状况检查表4清洁卫生评分表十、员工宿舍管理流程1宿舍管理方案制定流程2员工入住宿舍管理流程十一、员工食堂管理流程十二、清洁卫生管理流程十三、企业绿化管理流程第八章公关事务管理一、公关事务主管岗位职责二、公关事务专员岗位职责三、商务接待安排表四、公务接待审批表 五、公关活动策划表六、危机预警处理表七、危机记录分析表八、重要接待流程九、危机处理流程十、媒体宣传流程H一、接待规格表十二、例外事项工作安排表第五章安全保密管理、安全主管岗位职责职责1安排值班，保障公司财

4、产物资安全职责2 ）进行员工出入管理，保障员工安全职责3行信息保密管理，防止公司重要信息的泄漏职责4 ）进行公司信息系统维护和管理，保证资源内部共享和安全职责5 ）进行公司治安制度设计，保障公司内部安全职责6 ）进行消防管理，避免重大火灾事故的发生、安全专员岗位职责职责1具体安排公司值班人员和年度值班排班计划职责2 制定人员出入管理规定,保障员工工作时间内的人身安全职责3对公司的重要信息进行专门管理职责4处理公司内部的治安事件维护公司信息系统，保证公司信息安全随时进行消防检查，保障消防安全三、电梯设备巡视记录表巡视时间备注电梯编号号运行监控项目机房温度、湿度曳引电动机温度、润滑油、紧固情况减速

5、箱油位油色、连轴器紧固情况限速器、机械选层器运行情况控制柜的继电器工作情况制动器变压器、电抗器、电阻器对讲机、警铃、应急灯轿箱内照明、风扇0厅外轿内指层灯及指令按钮1厅门及轿门踏板清洁2开关门有无异常3井道底坑情况4各种标示物及救援工具情况5电梯运行舒适感电梯值班员：负责人：四、电梯维修保养记录1 .电梯月维修保养记录维修保养项目清理检查调 查记录不良情况部分记录及处理结果机1曳引轮清洁2限速器及电器接点检查房3制动闸瓦磨损检查4选层器详查5控制柜各机电接点清洁，各 接触器、继电器电阻机 身 及 井 道1干电池、蓄电池检查2内外门耦合检查、清扫、注 油3内外吊门轮、限位轮，外门 关闭器，路轨检

6、查清扫4内外门闸锁及门联锁开关 内部及接点清洁5门联锁接线检查6接合板装置7各种开关接点检查8钢带清扫，抹油，钢带开关 检查9限速钢丝抹试10井底各设备检查，清扫，抹 油维修保养人验证人2 .电梯季维修保养记录维修保养项目清理检查调查记录不良情况部分记录及处理 结果机房1电动机冷却风扇注油2电源总开关3控制盘、讯号盘清扫，紧引 线螺丝机 身 及 井 道1门机各装置箱内部检查2门电机、电阻箱、接点盒内 部检查3门机械牙箱、连杆、链条、 皮带检查4加轨装置与路轨间隙检查5检查主钢丝的磨损、清洁、张力平衡6轿厢风扇检查及清洁7底坑缓冲器油量检查及清 洁维修保养人验证人3 .电梯年维修保养记录维修保养

7、项目清理检查调查记录不良情况部分记录及处理结果1减速箱换油2各种润滑油更换机房3电动机定子、转子气隙 测量4曳引轮槽磨损情况检查5制动器解体大修及线 圈电流测定1选层器牙箱换油2安全系统及限速器动 作试验机3安全器及夹轨拆卸、清洗身 及4曳引机、行车速度、平 衡装置检测井道5制动盘各接线螺丝固 定6门电机牙箱、润滑油更 换7中途箱，轿底接线箱螺 丝紧固8主缆、保险缆加缆油9井道内各路轨、各腰刀 等牢固10井底油压缓冲器清洗 换油，有效动作确定11井道内及井底大扫除12劳动局电梯年检维修保养人验证人五、值班登记日志表部 门职 称姓 名时 间时 间佥查及处理事项巡 杳部 门人数工作内容时 间力口班

8、电话访客货物进出收 发备 注六、保安执勤日志表年 月 日厂长总务室主任保安 队长次数1234567报告事项巡 内巡 内巡 内巡 内巡 内巡 内巡内责任逻 勤逻 勤逻 勤逻 勤逻 勤逻 勤逻勤签名打卡时间安1全2联3络45异常 报告七、外出员工登记表年 月曰所属部门姓名入厂时间出厂时间事由备注登记者八、来宾出入登记表访问时间：年月日时分来宾姓名：识别证号码：来宾服务单位：来宾地址：来宾电话：来访事由：受访者签名：离厂时间：备注：九、安全状况检查表检验项目待改善项目其他备注复检1.消防口无法使用口道路阻塞2.灭火道失效走道阻塞口缺少3.走道阻塞脏乱4.门阻塞口损坏5.窗损坏口不清洁6.地板不洁口损

9、坏7.厂房破损漏水8.楼梯损坏阻塞口脏乱9.厕所除臭口漏水口损坏10.办公桌椅损坏11.工作桌椅口损坏口污损12.餐厅桌椅损坏13.厂房四周脏乱口废弃未用14. 一般机器保养不良基础松动15.高压线基础不稳口保养不良16.插座开关损坏口不安全17.电线损坏18.给水漏水口排水不良19.仓库零乱口防水防盗不良20.废料未处理口放置零乱21.其他主管：检验员:十、防火设施检查表编号检查结果编号检查结果编号检查结果编号检查结果编号检查结果异常 处理 对策检查 结果 说明部门负责人：检查员:一、安全事故报告书事故内容事故人见证人所属部门出事地点发生日期年月日发生时间早上时下午时发生原因事故状况处置方式

10、根本对策 追踪检查年月日认可：审核：制表:十二、突发事故报告表事故发生部门：填报日期：年 月 日事故种类发生时间发生地点灾变经过伤亡情况财产损失直接费用间接费用费用合计善后处理原因分析防止对策改善计划签报 批示栏总经理（副）经理劳动安全卫生管理部门意见部门主管填表十三、事故统计汇总表单位：年 月事故类别部门设 备施 工交通小 计去年同期伤害频率备注件伤 （ 人 ）死（ 人 ）件伤 （ 人 ）死（ 人 ）件伤 （ 人 ）死（ 人 ）件伤 （ 人 ）死（ 人 ）件伤 （ 人 ）死（ 人 ）本年去年电力本月累计设备本月职工累计检修本月累计运输本月累计其他本月累计总计本月累计民众本月累计备注伤害次数X

11、 106注：伤害频率=总工时数主管：经办:十四、人员出入管理流程员工所在部门保安部进出人员十五、消防安全管理流程总经理行政经理行政人员消防人员4报送财务部消防事项存档备案吉束十六、安全检查管理流程15十七、突发事件处理流程保安主管保安部员 工30第六章车辆管理、车辆主管岗位职责职责1制定公司的车辆使用制度，管理、控制公司的车辆使用成本职责2根据公司的年度预算及车辆使用状况，编制车辆年度、月份维修保养计划职责3 )组织实施车辆维修保养计划，保证计划的顺利进行 职责4 »受理各部门、公司领导用车计划或申请职责5职责6职责7职责8职责9根据每日用车计划，合理调度车辆，保证公司行政及经营用车

12、全面负责司机的考勤管理及司机值班安排)根据公司及人力资源培训计划，组织司机的培训工作)每日对车辆进行抽查，每月对各车辆进行一次大检查，对车辆大修进行验收)负责司机出车的各类台账登记、汇总、考核，定期向行政部经理汇报工作职责10 ),对车辆各项费用进行初审、登记，每月对费用支付情况综合分析职责11职责12职责13制定证照年检计划，交纳相关费用，督促并检查各类证照的存档、借阅管理负责安全事故的调查及处理完成行政部经理交代的其他工作、司机岗位职责职责1认真执行公司各项规章制度和工作程序，服从上级指挥和有关人员的监督检查职责2认真参加交通法规学习和业务培训活动，提高安全意识和业务技能职责3 »

13、; 安全行车,并做好行车记录职责4保持车辆内外的卫生整洁，经常进行车辆保养，保持车辆的良好运行状态职责5按规定到指定地点维修，并提供详尽、有效的费用明细职责6协助办理停车场、牌照、年检、保险理赔等事项职责7协助车载物品的搬运和送货职责8负责公司车辆的管理与存放职责9 »完成车辆主管交给的其他任务三、车辆登记表1 .车辆登记列表项 次车辆类别车号司机购置 日期购买 价格引擎号 码排气量保险单 编号小客大客小货大货1231 .车辆登记卡使用人姓名司机姓名牌照号码车名车型购车日期初检日期复检日期保险记录保险公司保险证号码保险期限保险内容购置价格经销商附属品收音机放音机热风冷风驾驶员住址电话

14、住址电话2 .车辆出入登记表XX公司车辆出入门证（存根）X X公司车辆出入门证编号人数编号人数部门部门车型车号车型车号用车人姓名会客人姓名事由事由出入时间时分入警卫 签字出入时间时分入警卫 签字时分出时分出四、车辆检查表1 .车辆检查日志使用时间自月 日 时 分至月 日 时 分目的地同车者使用目的司机开车前检查日志开车前检查检查车辆四周舌U伤口无有后视镜口无有爆裂口无有胎压正常不正常备台及千斤顶无口有检查车底漏水无口有漏机油无口有打开引擎盖冷却水量坐驾驶座汽油剩量喇叭佳口不佳方向灯佳口不佳雨刷佳口不佳灯关佳口不佳出发时间时 分回公司时间时 分指针所示距离自 km 至 km （共 km ）被给汽

15、油量用后检查异状无 口有故障处及行车过程 中性能不佳状况2 .车辆检点表车号:洗车加油记录车况记录维修记录备炷汽油机油金配件外操维修金'弋力口油里 程数换油 里程额轮 胎音 响冷 气观控内容额星期一星期二星期三星期四星期五星期六合计主管：填表人:五、车辆请修表表单编号：日期： 年 月日车号请修前里程数请修申请人请修项目1.2.3.损坏原因1.2.3.预算金额修理厂家审核意见1.2.3.管理部门审核部门总经理王官王官经办人经办人六、保养记录表车号发动机号公司编号使用单位主要使用人司机保养记录年度保养项目金额保养前里程表数经手人（签章）主管（签章）月日合计本月费用汽油金额保养金额修理金额合

16、计七、车辆加油表1 .车辆加油申请表申请人申请日期年 月 日车牌号码剩余油量升预计加油量实际加油量预计油费实际油费加油审批车辆主管签字行政部经理签字财务部经理签字（票据粘贴处）报销审批2 .车辆加油记录表车牌号码车型加油日期司机（经办人）加油前油量指数所加油量油费最终审批人八、用车申请表1 .用车申请表申请部门：申请日期：年 月 日申请人私用公用用车起止时间起止用车事由1.2.3.目的地行车路线预计行程申请部门经理用车人行政部经理车辆主管司机附注1.用车起止时间、目的地必须如实、详细填写2.事由栏依事项分列3.车辆预计停留时间为1小时说明：本单一式两联，第一联申请部门留存，第二联司机出车，填写

17、行车里程后，交司机班班长留存。2 .车辆使用申请表第一联行政部留存。申请人部门同行人数1.1 .目事的地2.2.由3.3.备注备注计划用车时间段部门负责人签字日时至 日时派车人签字第二联 交司机，车辆使用后由司机交回行政部。申请人部门同行人数计划用车时间段日 时至 日 时部门负责人签字派车人签字目 的 地1.事 由1 .2.2.3.3.以下内容由司机在用车完毕后填写，交回行政部备查共计行车里程公里汽油升用车人签字有无违章罚款或事故原因备注九、派车记录单使用部门司机随行人数用车事由1.2.3.起止地点自至用车时间自日时分至日时 分（共计时分）用车里程自公里至公里（共计 公里）用车类型车型车号管理

18、部门王官使用部门主管经办人使用人十、车辆事故单1 .车辆事故现场记录单司机乘车人员部门事故发生时间年 月 日（上午 下午时 分）事故种类口 1.人车相撞（口轻伤口住院 口重伤 口病危 口死亡） 2.车辆本身（口颠覆口冲撞 冲出路外 口零件损坏 其他）口 3.车辆相撞（口擦撞口追撞 冲撞 口其他）发生地点事故原因当事人对方姓名姓名性别性别单位单位本人地址本人地址联络方式联络方式公司地址公司地址车种年份车种年份车辆号码车辆号码驾照号码驾照号码（可附现场照下来的照片）备注2 .车辆事故报告单报告人：报告日期：年 月 日事故描述发生时间发生地点见证人签名警察签名处理结果我方资料对方资料司机姓名年龄姓名

19、部门住址电话出车事由身份驾驶 口行人 其他同车人员其他人公司名称驾照种类地址编号驾照种类驾照编号取照时间车型取照时间车型车号年份车号年份车辆损坏部 分及程度1.2.车辆损坏部 分及程度1.2.相关意见1.2.相关意见1.2.损坏程度车辆板金损坏程度车辆板金烤漆烤漆零件零件其他其他合计合计人身人身物品物品其他其他保险公司保险公司保险单号码保险单号码行政部经理：主管副总：填表人:卜一、用车记录表1 .司机用车记录表车号用车部门用车人事由开往地点用车时间用车要求派车意见以下内容由司机填写用车记录时间地点司机用车前里程数用车后里程数备注附注1 .使用流程：用车申请人一派车审批一用车一司机填写一行政部留

20、存2 .填写要点：（1）用车人栏，可填用车者及随行人数；（2）用车要求栏应为车型等；（3）用车时间，要有弹性范围；（4）备注栏可填特殊事项，如合用车、交通事故等2 .车辆使用日志表行驶耗油：司机及车号：经办人：日期： 年 月 日使用者证明（签名）出 发里程表指数时亥U使用者证明（签名）出里程表指数发时亥U前次结存_升工作内容本次结存_升完里程表指数使用量_升毕时亥U行驶时间小计日期:地点到达里程表指数时亥U行驶时间事由本次行驶距离公里计算耗油量升工程耗油:司机及车号:经办人:年 月 日3 .车辆使用状况月报表月份： 年 月车号类别司机行驶里程汽油费保养修理事故次数小客大客小货大货汽车本月累 计

21、本月累 计本月累 计本月累 计汽油使用记录年力口油数 量金额加油时路码表行驶里 程行驶累 积数使用人司机月日起数止数合计本月费用汽油金额保养金额修理金额总计审核人：复核人：填表人:十二、车辆费用表1 .车辆费用报销单起讫时间月日至月日共 天费用类别油费过桥费维修保养费凭证张数张张张公有车辆口私有车辆日期:年 月 日报销金额元元元报销事由公有交通车辆特殊人员专用车辆口私有车辆出差或出勤合计金额核准人证明人人经手人附凭证共 张。2 .车辆费用月度统计表月份： 年 月保险费修理保养费过桥费汽油费上月里程表数说明金额说明金额说明金额说明金额本月里程表数本月行驶里程数本月总费用每公里费用每公里汽油费用合

22、计合计合计合计备注汽油 费用 明细日期金额经手人日期金额经手人日期金额经手人十三、事故处理流程总经理行政总监行政部司机十四、车辆管理流程1.车辆使用流程员工填写算辆请用单*接车信息使用车辆2.车辆加油管理流程313.车辆安全管理流程车管单位行政部相关人员否进行整改35十五、肇事处理流程图肇事处分规定表十六、车辆费用额度控制程序图开始用车人：用车申请（经部门经理批准）车辆主管：派车司机：填写出车单V用车人：在出车单上签名确认1邮件形式车辆主管：用车费用核算并录入管理系统用车人：确认所超额度不予报销，各部门承担未超额度财务部：审核、报销车辆主管：费用汇总、核7E各部门剩余额度车辆主管报领导审批结束

23、超过额度第七章总务后勤管理、总务后勤主管岗位职责职责1协助总务后勤主管建立总务后勤管理制度职责2员工宿舍分配、管理职责3员工食堂、伙食管理职责4职责5企业清洁卫生管理 ，企业环境、绿化管理职责6公司文化建设，休闲、文化娱乐活动管理职责7其他后勤保障事务管理职责8完成领导临时交办的其他工作、总务后勤专员岗位职责职责1协助总务后勤主管完成日常行政工作职责2部门间工作协调、沟通工作职责3协助员工宿舍管理专员进行员工宿舍分配、管理职责4 »协助员工食堂管理专员进行员工食堂、伙食管理职责5协调保洁人员进行企业清洁卫生管理职责5 »协调绿化专员进行企业环境、绿化管理职责5 ，公司文化娱

24、乐、休闲活动执行、管理职责5其他后勤保障事务执行、管理职责5完成领导临时交办的其他工作、宿舍管理专员岗位职责职责1)执行员工宿舍管理的各项规章制度，对宿舍楼实行全面管理职责2 )负责员工宿舍的分配、调整工作职责3 1)负责员工住宿房间的登记工作职责4 )负责员工宿舍楼区的安全保卫工作职责5 )负责宿舍楼内的公共物品管理职责6 )负责员工宿舍水电供应管理职责7 1做好员工宿舍楼内每日水、电的节约管理工作职责8 )管理好学生房间备用钥匙职责9 )及时呈报水、电、锁等公物维修，配合维修工维修职责10 '1)负责员工宿舍楼内的有关事项的协调和联系工作职责11 )卜员工宿舍突发事件的处理36四、

25、食堂管理专员岗位职责职责13完成上级主管临时交办的其他任务五、保洁人员岗位职责职责4按照公司目标和规章制度，组织各项清洁服务工作的具体落实按照清洁程序搞好区域内卫生保洁工作保质保量地完成负责区域内卫生，保证区域内及周边环境处于清洁、卫生状态负责专用清洁设备的使用，并定期检查、保养、清洁机械设备职责5)领导交办的其他工作职责1)，负责每日就餐人数统计(估计)及相应主食、蔬菜等物料准备职责2 ),检查和维持就餐秩序职责3 ),主办或协助每日主副食料或其他物品的采购职责4 ),食品和物料的领用及保管职责5 ；1负责检查食堂卫生、用餐器具消毒情况，确保用餐安全职责6 ),严格把好食品质量关，贯彻食品卫

26、生制度职责7 ，控制卫生消毒用品、洁具的耗用职责8 工,每天检查食堂所用的设备运转是否正常，发现问题及时联系维修职责9 )合理安排员工倒班，做好每餐后的卫生清扫和定期大扫除工作职责10 ),及时安排并完成行政部临时下达的客饭或领导宴请任务职责11 ),负责员工食堂工作人员的业务监督、指导，做好绩效考核工作£ 、职责12按工作程序做好与相关部门的横向联系，并及时对合理建议进行处理六、绿化人员岗位职责职责1职责2按照企业绿化基本要求，做好年度绿化计划）落实防火、防盗、防病虫害、防操作事故等安全保障措施职责3做好定期除草、松土、施肥、浇水及病虫害防治工作职责4 »负责会议室、办公

27、室等公共场所摆放观赏植物，并做好养护工作负责保管好劳动工具、化肥、农药等负责对劳动工具的保养和维修工作严格控制绿化管理成本七、食堂卫生检查表公司名称：地址:每周/每日日期设备名称炊具冰箱操作台水槽菜板排水沟盖子其它清洁人签字周一周二周三周四周五周六周日备注：表示预定清洁；，表示已完成清洁。八、住宿人员管理表1 .住宿申请表填填日期:姓名任职单位至IJ职年 月 日职 称籍贯性别出生年 月日（岁）学历学校科系毕业肄业本人户籍地址家长 姓名联系地址关系电话紧急 联络人联系地址关系电话爱好申请理由入舍年月日人事审 核床位楼室号领 用 公 物棉被领 物 签早退 舍 移 交 登 记总务登记床垫枕头单位主管

28、枕套被套舍 监钥匙No.其 他总务主管备注2 .住宿人员资料卡编号：填写日期:姓名性别男 女室号出生年月单位到职日期入住日期最高学历籍贯家长姓名姓名住址关系电话紧急联络人姓名住址关系电话参加社团宗教信仰兴趣考核记录备注3 .宿舍分配申请表填写日期:姓名性别服务单位职（位）称进公司日期现在住所起讫地点单程公里数预定使用时间年 月日起实际使用单位申请分配理由总务科意见主管单位意见总经理财务单位管 理 单 位主 管 单 位经理主管主经理副理王官主办4 .住宿登记表宿舍号码住宿人员姓名住宿时间5 .宿舍检查登记表填写日期:宿舍号宿舍长检查结果（各种项目）备注制表：审核:6 .宿舍物品借用卡借用人：填写

29、日期:物品名称借用数量归还数量物品名称借用数量归还数量棉被蚊帐衣橱钥匙枕头门钥匙拖鞋九、清洁卫生管理表1 .卫生区域划计划表区域部门仓库走道空地厂外环境水沟清洁说明2 .清洁工作安排表月 日至 月 日页次姓名日期清洁 项目考 核日 期清洁项目考核3 .卫生状况检查表检查项目良好一般较差缺点事实改善项目着装茶杯、烟缸门窗地板办公桌椅电话办公用具工作桌椅楼道卫生间其他4 .清洁卫生评分表评分部门评分员日期评分项目最高分值评分备注一般安全15消防器具10走道通路15工作区域整洁15环境整洁15办公桌椅及办公室整洁15设备维护状况15建议及评语十、员工宿舍管理流程1.宿舍管理方案制定流程45宿舍管理员行政部主管副总总经理2.员工入住宿舍管理流程总经理行政部宿舍管理员员工是宿舍日常管理卜一、员工食堂管理流程46食堂管理人员厨师食堂工作人员十二、清洁卫生管理流程47总经理行政部经理总务后勤主管保洁人员十三、企业绿化管理流程48行政部经理总务后勤主管园艺工程师绿化管理人员第八章公关事务管理55职责2 ）起草、拟订年度公关方案和支出预算方案，抱上级批准 职责3 ）全面