中小型设计院管理信息系统开发实践与探索.doc

1、中小型设计院管理信息系统开发实践与探索摘要作为对“上海市地下建筑设计研究院管理信息系统”的项目总结。本文阐述了该系统开发的背景，归纳了地下院项目信息管理的各项特性、主要功能点。并对系统在实施全过程中重要问题的处理及最终成果进行了描述。力争通过本项目总结报告，为中小型设计院的管理信息化改造提供可借鉴的经验，并共同探索设计院管理的现代化、信息化趋势，寻找更加经济，有效的科学发展思路。【关键词】：p 管理信息系统：项目管理系统；经营管理系统中图分类号：C931.6文献标识码：A文章编号：1009-8283(2021)10-0155-031前言上海市地下建筑设计研究院(下称地下院)承接项目涵盖民防工程

2、、地铁工程、规划咨询、民用建筑等多个领域。对于特定领域的工程，有其特定的项目操作程序和方式。例如，地铁车站项目工程从方案设计到建设施工完成。工作周期相对很长，过程中的信息量非常大，仅靠人工管理远远不能满足要求；而对于民防工程项目，虽然工作周期短，但同时并行进行的项目数量很大，同一个团队在项目之间切换的频率很高，烦琐程度也是人工管理所不能接受的。在正式开始建设地下院管理信息系统前，院内也针对地铁项目展开了部分自主信息化实现工作。随着思路的日益成熟。地下院与上海南广电子技术有限公司产品研发部门合作，共同研发了地下院管理信息系统。2开发背景及系统定位2.1原有业务情况地下院所有设计项目都经计划经营室

3、开始接洽，项目确定之后由生产管理小组确定项总和项目类型；在项目分管设计所确定项目经理后，技术人员介入项目，并创建项目基本信息表。项目立项之后，一般分为以下几个重要的阶段：方案设计阶段、初步设计阶段、施工图设计阶段、归档阶段、现场服务阶段。在各阶段中，地下院已经制定了详细的工作程序，井ISO质量管理体系的要求建立项目过程文档。项目设计完成之后，由档案室建立项目档案项目，项目经理按照归档要求将项目中产生的过程文档、图纸文档和电子文件整理并陆续提交到资料室，资料室进行编号分类之后按照归档文件的类型打包分不同柜架存储。在使用管理信息系统之前，地下院已有一套老系统在使用中，但并未与项目管理过程紧密结合。

4、系统运行也不稳定，项目过程文档、图纸互提、与项目相关的文件资料等都没有很好的信息化，大部分交流工作还是通过项目组内部电子邮件完成的，过程表单的报批等文件流传也是依靠人工来完成。虽然大部分工作流程都进行了规范化定义，但并没有信息系统进行跟踪和记录，项目和设计工作所产生信息的数据和统计决策数据有待深度挖掘。2.2系统建设目标在建立系统之前我们已经针对系统，主要是项目管理部分提出了以下的需求和目标，作为在开发和实施过程中的指导。2.2.1提高管理能力实现项目计划的有序管理和动态管理。项目计划、任务分解、需求变更、计划执行全部在系统内完成，动态显示、动态监控。特别是通过项目状态查询界面。院领导、项总及

5、项目经理能动态、直观、准确地掌握各专业的计划执行情况。如：采用各种颜色区分项目不同状态和情况；计划和实际完成时间同时显示，便于对比分析p ；可以对任务的完成情况按时间、专业、等进行分类统计。多维度反映计划完成情况。院领导能及时了解全院的项目过程信息，掌握第一手资料，做到心中有数，有助于提高管理的反应和决策速度。如院领导可以随时查看设计项目的进展、人员负荷情况，项目组织策划时也可以合理地进行调配。2.2.2提高工作效率减轻机械、重复性工作，从而提高工作效率。如项目的基本数据保持一致，在运行各类管理表单时都不再需要重复填写；在完成项目登记后可自动生成项目任务计划；设计任务完成后可自动提交图纸文件归

6、档等。管理人员从烦琐的重复工作中解脱，可以致力于实质性管理工作。系统在为各级管理者提供各种统计、查询手段的同时，还可提供大量有价值的管理数据，如设计人员工时、项目工时、项目图纸、投资金额等。工时统计数据为项目总体成本计算提供依据；设计人员所完成的工程任务及其所耗费的时间统计数据为员工绩效考评提供科学、客观的数据。2.2.3规范设计管理强化管理体系的执行力度，提高质量管理水平。系统应用严格贯彻执行地下院ISO质量管理体系的规定和要求，各类工程文件的审核、批准、签发及流转等都在系统中留下签名_或记录。一些质量管理过程得到有效控制，项总还能对项目执行情况动态监控。可增强员工执行质量管理体系规定的意识

7、和自觉性。档案管理需实现地下院所有项目文件的系统化、自动化、规范化管理，有效解决以前存在的多系统并行、数据交互不畅、使用率不高、台帐管理手段落后，借阅手工登记等问题。2.3系统的总体建设规划当前具有一定规模的设计院都已具备信息化管理平台。并且已有部分专业应用系统(档案管理系统、人事管理系统、办公协同系统等)。基于现有分散业务系统，如何整合并构建企业综合业务平台，以及基于设计工具进行外延扩展到管理层面的业务系统是当前设计院所的迫切需求。根据对设计院现有设计模式、设计过程以及业务需求的分析p ，我们在技术开发方的协作下建立了完整的院管理信息系统整体解决方案。通过该解决方案的逐步实施，分步实现经营管

8、理、项目管理、设计管理、办公协同以及跨系统(cAD工具、人事系统、档案系统等)集成的综合管理平台。总体规划图包含了我们对管理信息系统的实现整体思路。针对各业务部门有经营室主体使用的经营管理系统(包含合同管理、客户管理)；各设计所使用的项目管理、设计和出图管理系统(设计和出图大部分包含在项目管理中)；还有档案室使用的知识管理系统(包含档案管理等)。在这些业务管理系绕的基础上我们还构建了办公协同系统来完善整个设计院日常业务和办公事务中的所有需要协同和电子文件流转机制，使得内部各部门、项目中的人员信息交流更加方便和快捷，真正体现了协同的思想。另外，系统还可以与财务。人事系统建立接口并实现数据交互，将

9、项目经营和关键的绩效数据与财务和人事考核制度关联起来。当然，信息系统是用来为具体业务服务的，任何一个复杂的管理信息系统的建立都需要有总体规划、分步实施的过程。这样一方面有利于设计院逐步转换管理思路，逐渐适应信息化手段的管理；另一方面。分步实施也可以降低整体系统地实现风险，本着重点实施，成效建设的思路，地下院已经逐步将经营、设计、项目、控制、组织、决策等各个方面的管理完善起来。我们首先建立了基于整体规划下的，以项目管理和文档管理为核心的管理信息系绕。率先完善ISO质量管理体系与项目管理系统紧密结合的信息化管理模式。力争通过项目管理和文档管理系统的成功实施，提高设计院在项目管理方面的效率和水平。产

10、生良好效果。为逐步实现全院全面信息化的管理系统打好技术基础。在管理信息化的实现过程中。我们先遵循结合企业自身的管理制度。从生产和营销环节建立业务系统，比如我们首先建立了(项目管理系统>它涵盖了项目的管理、也包括了设计管理、出图管理、知识管理(包含档案管理)等环节。该系统是对生产环节和质量管理环节的细节管理实现。随后我们又通过经营管理系统来实现地下院的合同管理、客户管理及与其环环相关的项目管理经费和成本环节的信息化管理。在这两部分管理逐步实现之后结合其他专业的信息系统，逐步又将人、财、物、信息流这四大因素在企业内部实现统一管理。在统一了内部业务管理信息化建设之后。我们又完善了内部办公系统和

11、建立企业信息门户。为企业、部门、员工、客户提供统一的与业务发展同步的信息和协同工作的方式，一方面通过信息化手段将所有组织、角色、岗位、职能通过业务流程串连起来。打通信息化管理的。任督”二脉；另一方面将最新的资料和消息展示给相关的员工和外部合作伙伴，便于维护现有客户资并挖掘潜在客户。同时地下院的门户网站将可开放信息进行展示和传播。对提升地下院的品牌影响力和知名度起到了推波助澜的作用。在建设各个管理子系绕的过程中。我们坚持以可交换数据和开放式平台的相关技术为标准实现各种功能，为企业各职能部门提供专业灵活的配置，这不仅保证了系统在技术上的统一性。还保证了整个系统是一个可持续发展的。开放并且能够按照业

12、务和管理思想的变化而不断改进的动态系统。3系统架构及功能介绍3.1技术架构介绍为了便于系统的实现和实施，同时也为了保证系统的开放性和稳定性。我们采用了技术来实现对整个系统的应用架构。同时为了能够实现业务与系统界面表现的灵活控制和分层开发，我们采用blVC设计模式来进行视图控制。先进的技术和设计模式决定了系统的先进性、可扩展性、灵活性，并在各方面都具备强大的扩展能力，完全开的编码控制也决定了系统能够随着管理的变化和发展可进行持续的改良和重构。管理信息系统最重要的莫过于数据的积累，因此我们设计时就选择了Oracle数据库作为系统的主要数据存储方式，这不仅保证了在以后数据库容量方面扩展后的可持续性，

13、另外数据库的稳定性、安全性方面有了充足的保障。3.2功能结构介绍根据初期的探索和调研，在信息化管理思路逐步发展至成熟后，我们将系统设计井实现井划分为八个功能子系统，它们分别是：(具体结构见下图，只标明了部分功能点)经营管理子系统：实现设计院的合同、客户关系、经费等与计划经营及财务相关的管理：项目管理子系统：实现各设计所的项目信息、人员、计划、进度、质量、变更等方面管理：设计管理子系统：实现各项目中设计环节的图纸互提，设计文件交换，设计进度精确控制；出图管理子系统：实现项目出图环节的申请、审核、晒图、发送、成本核算等步骤的管理：知识仓库子系统：实现项目档案、科研文档、图纸资料等设计院需要积累的知

14、识管理：办公系统子系统：实现设计院日常办公和管理中的图书、用车、会议等环节的管理和控制，系统可通过短信、邮件等手段将需要协同的各个环节如项目、设计、出图、会议、用车的关键信息定位到每个人的桌面、邮件和手机中：信息门户子系统：实现设计院信息、业务信息、项目信息等各方面信息的对外公开网站：决策支持子系统：结合各系统关键数据采集点的数据积累，通过采用KPI指标的技术手段，将各子系统的业务、经营、财务、设计等诸多方面的关键数据集成并通过各种可视化的手段，将各类统计报表体现在各阶层领导和管理人员的界面中。4实施经验总结系统软件开发完成，只是完成了系统应用工作的一半，管理信息系统的成功与否。还有很大一部分

15、取决于它是否可以顺利的在设计院内部推广应用。软件尤其是管理软件的客户化实施更是一个难点。为此我们集中时间，专门对软件进行了试运行准备，数据初始化，对核心应用人员进行了系统的培训和辅导，发现问题及时与软件公司沟通。在系统实施期间，我们特别制定了有力的措施。使其成为全员应用的工具。具体的推广措施包括：4.1建立信息员制度根据我院技术管理现状和专业设置情况，组建了一个由系统总负责人和各所科室信息员共同组成的系统管理员小组，各科室的信息员均为工程技术人员，他们都被系统赋予了相应的权限，可以随时随地做到对系统的实时更新维护。4.2结合软件制定科学的项目管理流程在项目实施的同时，院生产管理小组根据管理信息

16、系统重新编定了项目操作人手册，在原有的ISO管理流程上简化了系统能够自动完成的操作过程，并结合表单的自动化填写和任务的自动提醒，将所有项目的计划、执行、控制都通过软件进行了严格的管理。使得各所各项目组能够在保证设计质量的同时有更多的项目并行。4.3合理权限设置为保证系统信息和操作的安全性和保密性。系统管理员对不同层次人员逐个赋予系统访问和操作的不同级别权限。4.4全方位点对点培训针对各科室直接上门服务。解决实际的应用问题。对使用有困难的老同志指定相对应的人员协助进行系统的操作学习，并尽量优化操作。使得用最少最简单的输入就能达到操作结果。4.5系统内部构建消息发布机制利用消息发布的功能。系统管理

17、员和信息员及时将各类通知、规定、帮助文档、操作及消息发布，并通过邮件或者短信及时传送，既实现了无纸化办公又加大了信息的时效性。4.6雇圈、成品、表单等资的海量存储技术的应用实施知识管理是本系统的核心之一。但必须有海量的数据做支撑，为此，我们专门集中人力和程序进行了大量的数据录入和导人。目前系统中包括：所有地铁项目的电子化资料；地下院自建立信息系统以来的所有项目信息(通过技术手段整理并导人)和档案信息，设计院、行业、专业等各种方面的标准文件和制度文件；此外我们还计划将有代表性的工程图纸、各专业的设计模板等也纳入到知识管理中。可以说，这些内容是工程技术人员的非常有价值的参考资料。我院授权职工可以在

18、任何网络终端浏览。仅此一项就产生了强烈反响，发挥了技术信息库的强大作用。使得历史数据的积累真正为大家所用。5系统特点及推广应用前景2021年12月，本系统通过鉴定，确认其在以下几个方面特性：(1)本系统是在详细分析p 设计院生产管理流程基础上，结合了优化的管理流程，并采用先进的信息技术研发的管理信息系统。十分适合中小型设计院的生产、经营管理、办公等信息化全过程；(2)起点较高的海量信息存储技术使得原有设计院的图档管理模式发生了质的变化。各类产品成果和技术积累，都可以方便的存储并灵活的搜索及快速重复使用，使得知识的积累能够产生更多更有效的推动力：(3)采用先进的高精度的项目计划及控制手段实施项目管理，使得项目过程不再松散，项目的每个阶段都可以通过具体指标数据来反映其具体形态，可为项目的考核、成本控制、经费计算、人力资配置、提供准确的数据，方便领导能够做出科学的判断和决策