函的写作讨论

1、20102010年年1212月月1515日日12 一、函的含义一、函的含义 有有和和两种。两种。 1 1 。如。如“书函书函”“”“石匣石匣”“”“镜匣镜匣”。 。如。如“来函来函”“”“公函公函”。“函件函件”“”“函授函授”“”“发发函致谢函致谢”“”“函告函告”“”“函购函购”“”“函售函售”。信和电报的总称就叫。信和电报的总称就叫“函函电电”。 一般说的一般说的函函，就是书信就是书信。函的写作函的写作，就是书信写作的一部分就是书信写作的一部分。书信，是生活、学习和工作中用得最广泛的一种应用文，它是人书信，是生活、学习和工作中用得最广泛的一种应用文，它是人们普遍使用的一种交际工具。们普遍

2、使用的一种交际工具。 的种类很多，常见的有的种类很多，常见的有和和两种。两种。 专用书信专用书信，是指，是指介绍信介绍信、证明信证明信、申请书申请书、建议书建议书、商务信商务信函函、党政机关函件党政机关函件等，亦即等，亦即公函公函。 一般书信一般书信，是指私人间来往的书信，亦即，是指私人间来往的书信，亦即私函私函。3 2 所谓的所谓的狭义的函就是诸多种类公函狭义的函就是诸多种类公函。 例如，党政机关公文处理法规规定的函件，我例如，党政机关公文处理法规规定的函件，我们企业因行政事务或者经济事项对外制发的函件等们企业因行政事务或者经济事项对外制发的函件等等。等。 尽管以函行文的对象，其行政级别可能

3、高于或尽管以函行文的对象，其行政级别可能高于或低于本机关、本单位，因为发函与受函的机关或单低于本机关、本单位，因为发函与受函的机关或单位互相之间并无隶属关系，位互相之间并无隶属关系，不存在所谓不存在所谓“上报上报”（上行文上行文）或或“下发下发”（下行文下行文）的概念的概念，仍为平仍为平行的行文方向行的行文方向。函是函是党政机关党政机关1818种法定公文中种法定公文中唯一的一种只能平行唯一的一种只能平行行文的文种行文的文种。4 3 。 私函的文字基本上较为随意，大多是怎么想就私函的文字基本上较为随意，大多是怎么想就怎么写，直抒胸臆，怎么写，直抒胸臆， 较少人为的修饰。较少人为的修饰。 相对于私

4、函的口语化，相对于私函的口语化，公函的语言就显得更为公函的语言就显得更为书面化书面化。 公函较多使用诸如公函较多使用诸如“均均”“”“系系”“”“兹兹”“”“暨暨”“”“特此函复特此函复”“”“收悉收悉”等文言词和公文专用语等文言词和公文专用语，显得稳重老练，给人一种，显得稳重老练，给人一种值得信赖、可以放心的感觉。值得信赖、可以放心的感觉。5 。 如果用口语化的文字来写公函，就会显得随便轻浮，给人一种不严肃的如果用口语化的文字来写公函，就会显得随便轻浮，给人一种不严肃的感觉，有损公文的严肃性，如：感觉，有损公文的严肃性，如： “ “月月日的日的来信和随信寄来的来信和随信寄来的定单一份，定单一

5、份，我们都已经收到了我们都已经收到了”。 这种口语化的文字出现在公函中，就会使公函显得很平俗。与其说这是这种口语化的文字出现在公函中，就会使公函显得很平俗。与其说这是一份公函，倒不如说这更像是一封家书。一份公函，倒不如说这更像是一封家书。 正确的写法应该是：正确的写法应该是：“月月日日来函暨所附来函暨所附定单一份定单一份均已收悉均已收悉。” 这样措辞，一方面体现了发文者的成熟，值得信赖，另一方面也表示了对这样措辞，一方面体现了发文者的成熟，值得信赖，另一方面也表示了对受文者的尊重。受文者的尊重。 公函如果使用网络语言如公函如果使用网络语言如“玉米玉米”“”“饭盒饭盒”“”“粉丝粉丝”“”“伊妹

6、儿伊妹儿”等，会使等，会使受函方莫名其妙，以至公函法定效力受损。至于机关、单位之间因为意见相受函方莫名其妙，以至公函法定效力受损。至于机关、单位之间因为意见相左，而在公函中蓄意使用隐晦的不文明的网络语言侮辱受函方，是更其要不左，而在公函中蓄意使用隐晦的不文明的网络语言侮辱受函方，是更其要不得的。得的。6 。 公函中除了极少使用口语化的文字之外，一般也不公函中除了极少使用口语化的文字之外，一般也不能使用针对个人的寒暄用语能使用针对个人的寒暄用语。 公函是谈论公务的信件，对所谈的问题要力求开门公函是谈论公务的信件，对所谈的问题要力求开门见山，不能绕圈子，更不能在讨论公务的文字中加入诸见山，不能绕圈

7、子，更不能在讨论公务的文字中加入诸如如“身体好吗身体好吗”“”“工作顺利吗工作顺利吗”之类的私人之间的寒暄之类的私人之间的寒暄用语用语。这类文字非但无助于工作的开展，相反还会使严这类文字非但无助于工作的开展，相反还会使严肃的公文庸俗化肃的公文庸俗化。 另外，另外，在正式的公函中也不能用在正式的公函中也不能用“此致敬礼此致敬礼”等等私私函常用的礼貌用语来结尾函常用的礼貌用语来结尾，而要用而要用“特此函告特此函告”“”“特此特此函复函复”之类的公函专用语来收尾之类的公函专用语来收尾。便函则可以用。便函则可以用“此致此致敬礼敬礼”来收尾。来收尾。7 三、函的特点三、函的特点 1 1。函充分体现平行文

8、文种的功能，。函充分体现平行文文种的功能，能在不相隶能在不相隶属的机关之间起沟通作用属的机关之间起沟通作用，这是其它法定公文所不具备的特，这是其它法定公文所不具备的特点。点。 2 2。 一是一是行文灵活行文灵活。可向高级别机关行文，可向平级机关行。可向高级别机关行文，可向平级机关行文，也可向低级别机关行文，不受其他文种那样严格的特殊文，也可向低级别机关行文，不受其他文种那样严格的特殊行文关系的限制。行文关系的限制。 二是二是格式灵活格式灵活。“公函公函”要按要按国家行政机关公文格式国家行政机关公文格式规定以规定以“信函式格式信函式格式”行文。但行文。但“便函便函”比较灵活自便比较灵活自便, ,

9、可以可以不用眉首，不编制发文字号，不拟标题，结尾如未用习惯结不用眉首，不编制发文字号，不拟标题，结尾如未用习惯结束语，也可用束语，也可用“此致此致 敬礼敬礼”这类书信礼貌用语。这类书信礼貌用语。 3 3。类似于请示文种一文一事的特点，。类似于请示文种一文一事的特点，一函宜写一函宜写一个事项一个事项。 4 4。鉴于函是在不相隶属的机关之间起沟通作用。鉴于函是在不相隶属的机关之间起沟通作用的平行文文种，因此的平行文文种，因此函的语言更加注意缓和恳切函的语言更加注意缓和恳切。8 四、公函的分类四、公函的分类 1 1、按形式分，可分为公函和便函、按形式分，可分为公函和便函 公函属于正式公文，发文时要按

10、正式公文的格式和规则办理；便函联系的事情一般为具体业务，不属于正式公文，发文时一般使用便函纸。 2 2、按行文关系分，可分为发函和复函、按行文关系分，可分为发函和复函 3 3、按内容分，可分为、按内容分，可分为告知函、商洽函、询问函、告知函、商洽函、询问函、答复函、请批函和批复函答复函、请批函和批复函 9 （1 1）“”如：如： 济南市人民政府济南市人民政府关于关于在北京市设立办事处在北京市设立办事处的函的函（两个两个市政府互为不相隶属机关市政府互为不相隶属机关） 南京市人民政府交通局南京市人民政府交通局关于关于建议对建议对路立交桥设计路立交桥设计作局部修改作局部修改致市规划局致市规划局的函的

11、函（两个局同为一个市政府下属的两个局同为一个市政府下属的平级机关平级机关）。）。 （2)2)“”如：如： 20022002年年1212月月1212日日南京市软件发展办公室（南京市软件发展办公室（致南京市政府致南京市政府的的）关于关于振兴软件产业行动纲要振兴软件产业行动纲要的函的函（市政府与市政府软件市政府与市政府软件发展办公室不是直接上下级关系发展办公室不是直接上下级关系）。）。 （3)3)“”如：如： 20002000年年1212月月1 1日日青岛市物价局青岛市物价局关于关于青岛市住房货币化分配青岛市住房货币化分配软件系统收取直接成本费（软件系统收取直接成本费（致青岛市住房委员会办公室致青岛

12、市住房委员会办公室）的复的复函函（市物价局与市住房委员会办公室互为不相隶属机关市物价局与市住房委员会办公室互为不相隶属机关）。）。10 （4)4)“”如：如： 南京市化工园管委会南京市化工园管委会关于关于园区内合资独资企业享受免园区内合资独资企业享受免税待遇有关问题（税待遇有关问题（致南京市税务局致南京市税务局）的函的函。 （5)5)“”如：如：南京市税务局南京市税务局关于关于南京市化工南京市化工园园区内合资独资企业享受免税待遇有关问题（园园区内合资独资企业享受免税待遇有关问题（致南京市致南京市化工园管委会化工园管委会）的复函的复函。 （6)6)“”如：如： 国务院办公厅国务院办公厅关于关于支

13、持做好国家中长期科学和技术支持做好国家中长期科学和技术发展规划制定有关工作发展规划制定有关工作的函的函（国办（国办函函200420041 1号）号）11 五、函的例文五、函的例文 函的正文总体上都是由发函或复函函的正文总体上都是由发函或复函、三部三部分构成分构成。 1.。即。即发函的目的理由发函的目的理由。正文一开头不仅要有所交代，。正文一开头不仅要有所交代，而且要交代得清楚明白、合情合理。而且要交代得清楚明白、合情合理。 2.。就是。就是发函要办理的公务发函要办理的公务。或要商洽、询问、请批的。或要商洽、询问、请批的事项，或要回答、批准的问题，要说得明确、具体、实在。事项，或要回答、批准的问

14、题，要说得明确、具体、实在。 3.。即。即正文的结束语正文的结束语。不同种类的函，有不同的惯用结。不同种类的函，有不同的惯用结束语。束语。 商洽函的发函商洽函的发函、询问函询问函、请批函请批函，常用，常用“请函复请函复”“”“可否可否,请函复请函复”； 回函回函，不论是答复询问或是批准，常用，不论是答复询问或是批准，常用“特此函复特此函复”“”“专此专此函复函复”。12【例文例文1】商洽函商洽函关关 于于 商商 借借 教教 室室 的的 函函中学：中学： 我市为贯彻国家公务员制度，拟对全市事业单位在职干部进我市为贯彻国家公务员制度，拟对全市事业单位在职干部进行不脱产培训。因培训人员较多，场地不够

15、，所以想向你校借用行不脱产培训。因培训人员较多，场地不够，所以想向你校借用教室。时间是今年教室。时间是今年9-10月份的所有双休日，每天上午月份的所有双休日，每天上午8时至下午时至下午6时；教室数目是时；教室数目是8间间。每次上完课，我局会派人打扫卫生；消耗。每次上完课，我局会派人打扫卫生；消耗水电等的费用，我局将如数支付。此次培训，关系到提高我市在水电等的费用，我局将如数支付。此次培训，关系到提高我市在职干部的素质，希望能得到你们的支持。是否同意，请研究后及职干部的素质，希望能得到你们的支持。是否同意，请研究后及时答复我们。时答复我们。 此致此致敬礼敬礼 市人事局市人事局年年月月日日 13【

16、例文例文1简析简析】本例发函的目的是本例发函的目的是“商借教室商借教室”，一开头就把，一开头就把“商商借借”的原因说得清清楚楚：要培养公务员，要培养的人较多，的原因说得清清楚楚：要培养公务员，要培养的人较多，场地不够。接着就提出场地不够。接着就提出“借用教室借用教室”，而且把借用的时间、数，而且把借用的时间、数目和有关费用等的处理说得实实在在。这就容易得到对方积极目和有关费用等的处理说得实实在在。这就容易得到对方积极的配合，满意的回复。的配合，满意的回复。 由于本函处理的是由于本函处理的是“商借教室商借教室”这一类较为一般的事项，所这一类较为一般的事项，所以就没有编列发文字号，明显是以以就没有

17、编列发文字号，明显是以“便函便函”形式行文的。也因形式行文的。也因为是以为是以“便函便函”形式行文的，结尾又用了形式行文的，结尾又用了“此致此致 敬礼敬礼”这类这类书信礼貌用语，则不应再用书信礼貌用语，则不应再用“特此函告特此函告”或或“特此函复特此函复”之类之类的习惯结束语结尾。的习惯结束语结尾。 函的语言要得体，有分寸，注意诚恳合作、尊重对方、平函的语言要得体，有分寸，注意诚恳合作、尊重对方、平等待人。本函的发函机关等待人。本函的发函机关市人事局与受函单位市人事局与受函单位中学，中学，虽然互相之间是互不隶属的单位，没有领导和被领导的关系，虽然互相之间是互不隶属的单位，没有领导和被领导的关系

18、，但是，单位级别高低悬殊是明显的。而发函机关市人事局在函但是，单位级别高低悬殊是明显的。而发函机关市人事局在函中行文态度十分诚恳，语言更其平和，处处尊重别人，没有半中行文态度十分诚恳，语言更其平和，处处尊重别人，没有半点我点我“高高”你你“低低”的味道，值得学习！的味道，值得学习！ 14【例文例文2】商洽函商洽函南京扬子石化金浦橡胶有限公司：南京扬子石化金浦橡胶有限公司： 兹有兹有我校高分子化学及工艺学专业学生毕业实习即将开始。我校高分子化学及工艺学专业学生毕业实习即将开始。经研究分经研究分配配2008届（一）班学生届（一）班学生到贵公司实习到贵公司实习，望能妥善安排望能妥善安排。 可否，请可

19、否，请迅速回音迅速回音。 （秦淮工业大学印章）（秦淮工业大学印章）二七年六月一日二七年六月一日 【例文例文2简析简析】函，轻便快捷，使用广泛，因此，写作时，除了函，轻便快捷，使用广泛，因此，写作时，除了要注意内容的清楚明白，还要注意方法上的直叙其事，语言要注意内容的清楚明白，还要注意方法上的直叙其事，语言的得体与分寸感。否则，会影响公务的办理。的得体与分寸感。否则，会影响公务的办理。 本例无标题商洽函就是一个典型的反例（或者说是病本例无标题商洽函就是一个典型的反例（或者说是病例）。本函涉及的事项是秦淮工业大学与不相隶属的南京扬例）。本函涉及的事项是秦淮工业大学与不相隶属的南京扬子石化金浦橡胶有

20、限公司商洽联系安排该校学生的毕业实习子石化金浦橡胶有限公司商洽联系安排该校学生的毕业实习问题。问题。 15 例文例文2商洽函起码应该注意两个问题：商洽函起码应该注意两个问题： 1. . 既然要请托人家安排自己的学生实习，就得把学校的要既然要请托人家安排自己的学生实习，就得把学校的要求说清楚，就得把该班学生的有关情况说清楚。比如：秦淮求说清楚，就得把该班学生的有关情况说清楚。比如：秦淮工业大学需要安排到南京扬子石化金浦橡胶有限公司实习的工业大学需要安排到南京扬子石化金浦橡胶有限公司实习的学生有多少人？男女各多少？实习时间多长？实习主要内容学生有多少人？男女各多少？实习时间多长？实习主要内容是什么

21、？有没有专业指导老师带队？要不要橡胶公司负责业是什么？有没有专业指导老师带队？要不要橡胶公司负责业务指导？要不要解决住宿和吃饭问题？有关经费如何计算和务指导？要不要解决住宿和吃饭问题？有关经费如何计算和支付？等等，都是应该说清楚的。支付？等等，都是应该说清楚的。 但是，函里压根儿没有说，就叫橡胶公司但是，函里压根儿没有说，就叫橡胶公司“妥善安排妥善安排”。 众所周知，橡胶公司是个年轻的合资公司，众所周知，橡胶公司是个年轻的合资公司，2005年年7月月28日才成立日才成立, 2006年年底实现机械竣工，年年底实现机械竣工，2007年一季度刚刚年一季度刚刚投入运行投入运行，自身稳定生产、安全生产、

22、人员培训还有大量的，自身稳定生产、安全生产、人员培训还有大量的工作要做，有没有余力工作要做，有没有余力“安排安排”、能不能、能不能“安排安排”外来实习外来实习学生都无法决定，怎么能做到学生都无法决定，怎么能做到“妥善妥善”呢？呢？ 事项说不清道不明事项说不清道不明，是这个商洽函的第一个毛病也是最是这个商洽函的第一个毛病也是最根本的毛病根本的毛病。16 2. . 商洽函应有商洽的口气，要考虑受函者的心理商洽函应有商洽的口气，要考虑受函者的心理感受。本例函让人看到的却是语言不得体，说话没感受。本例函让人看到的却是语言不得体，说话没分寸。分寸。 函与其他公文文种比较，函与其他公文文种比较，“庄严度庄

23、严度”不太高。不太高。但作为办理公务的工具，但作为办理公务的工具，“方便方便”不是不是“随便随便”，写作中应注意的事情还得注意。办理公务，不论是写作中应注意的事情还得注意。办理公务，不论是办理办理“你有求于我的事你有求于我的事”，还是，还是“我有求于你的我有求于你的事事”，无论是高级别机关要求低级别机关办事，还，无论是高级别机关要求低级别机关办事，还是低级别机关要求高级别机关办事，都是为人民办是低级别机关要求高级别机关办事，都是为人民办事，都要诚恳合作、尊重对方、平等待人，不可以事，都要诚恳合作、尊重对方、平等待人，不可以居高临下命令式，更不可以颐指气使摆布式。居高临下命令式，更不可以颐指气使

24、摆布式。 17 但本例发函单位秦淮工业大学却摆出一付但本例发函单位秦淮工业大学却摆出一付“老大老大”的面的面孔，对与自己没有隶属关系的南京扬子石化金浦橡胶有限公孔，对与自己没有隶属关系的南京扬子石化金浦橡胶有限公司司“交代交代”“”“任务任务”，一是，一是“兹有兹有”，二是，二是“经研究经研究”，三，三是是“望能妥善安排望能妥善安排”，四是，四是“请迅速回音请迅速回音”，简直没有一点，简直没有一点商量余地，没有半点商量余地，没有半点“平等平等”意味，好像别人是只能听凭摆意味，好像别人是只能听凭摆布的布的“小弟弟小弟弟”“”“小妹妹小妹妹”似的。似的。 请设想，以这样的态度，这样的语言，跟人家请

25、设想，以这样的态度，这样的语言，跟人家“商量商量”办事，碰壁恐怕在所难免，会把本来可以办也可以办好的事，办事，碰壁恐怕在所难免，会把本来可以办也可以办好的事，变成不能办或办不好。变成不能办或办不好。 我们强调函的写作行为语言要得体，并不是说可以不分我们强调函的写作行为语言要得体，并不是说可以不分上下左右，而是说要在平等待人、尊重别人的基础上注意分上下左右，而是说要在平等待人、尊重别人的基础上注意分寸。对上，不必恭维逢迎，但宜多用尊敬语寸。对上，不必恭维逢迎，但宜多用尊敬语 ；对下，不可；对下，不可自傲训人，但可多用强调语以示严肃；对平行单位，更要讲自傲训人，但可多用强调语以示严肃；对平行单位，

26、更要讲究真诚合作，以礼待人。这样，就可以从一个方面保证函发究真诚合作，以礼待人。这样，就可以从一个方面保证函发挥其应有的作用。挥其应有的作用。18【例文例文3】请批函请批函关于关于解决我县解决我县枯水期用电指标枯水期用电指标的函的函府府函函(1989) 号号 市供电局：市供电局： （注：例文注：例文3和例文和例文4的发文字号应标识在眉首，这里是汇编示意的发文字号应标识在眉首，这里是汇编示意） 19841984年以来，我县利用本地水利资源发展小水电，每年以来，我县利用本地水利资源发展小水电，每年丰水期输入国家大电网的电达年丰水期输入国家大电网的电达3000-60003000-6000万度，每度电

27、价万度，每度电价0.050.05元。而枯水期我县则严重缺电，以每度电价元。而枯水期我县则严重缺电，以每度电价0.320.32元购进元购进15001500万度电，仍然不能保证城镇居民生活用电。几间水泥厂、万度电，仍然不能保证城镇居民生活用电。几间水泥厂、糖厂或因缺电或因电价过高企业用不起电而停产。糖厂或因缺电或因电价过高企业用不起电而停产。为此为此，我我县请求县请求从从19891989年起每年年起每年1111月月1 1日至次年日至次年3 3月月3131日的枯水期内，日的枯水期内，每天配给我县基数电每天配给我县基数电1010万度。万度。 可否可否，请予函复请予函复。（县人民政府印章）县人民政府印章

28、）一九八九年六月三十日一九八九年六月三十日 19 【例文例文4】批复函批复函市供电局市供电局关于关于解决部分解决部分基数电给基数电给县人民政府县人民政府的复函的复函供供函函(1989)号号县人民政府：县人民政府： （注：例文注：例文3 3和例文和例文4 4的发文字号年份未用六角括号，是历史原因的发文字号年份未用六角括号，是历史原因） 你县你县府函府函(1989)号号收悉收悉。（按规定，此引述来文方式不规范，但这是历史按规定，此引述来文方式不规范，但这是历史） 近年来我市各县的乡镇企业发展很快，工业用电供求矛盾比近年来我市各县的乡镇企业发展很快，工业用电供求矛盾比较尖锐，每年秋冬两季尤为突出。为

29、顾全大局和用电需要，同时较尖锐，每年秋冬两季尤为突出。为顾全大局和用电需要，同时也充分考虑到你县给国家输电的贡献，也充分考虑到你县给国家输电的贡献，同意同意从从1989年起至年起至1991年年止，每年止，每年11月月15日至次年日至次年2月月15日，每天配给你县基数电日，每天配给你县基数电6万度。万度。 专此函复专此函复。 （市供电局印章）市供电局印章）一九八九年七月二十日一九八九年七月二十日 20【例文例文5】告知函告知函 关于推荐律师行风监督员的函关于推荐律师行风监督员的函苏司律苏司律200788号号各有关单位：各有关单位： 为了完善律师工作制度，规范律师执业行为，切实加强为了完善律师工作

30、制度，规范律师执业行为，切实加强律师队伍建设，经省司法厅、省律师协会研究，拟在省人大、律师队伍建设，经省司法厅、省律师协会研究，拟在省人大、省政协及政府有关部门和司法机关聘请律师行风监督员，监省政协及政府有关部门和司法机关聘请律师行风监督员，监督指导工作。现请贵单位推荐一名律师行风监督员（推荐表督指导工作。现请贵单位推荐一名律师行风监督员（推荐表附后）。请在附后）。请在7 7月月1515日前将推荐表邮寄我厅律师管理处。日前将推荐表邮寄我厅律师管理处。（南京市北京西路（南京市北京西路2828号，邮编号，邮编210024210024）附件：附件：1.1.江苏省司法厅、江苏省律师协会聘请律师行风江苏

31、省司法厅、江苏省律师协会聘请律师行风监督员办法监督员办法2.2.江苏省司法厅、江苏省律师协会律师行风监督江苏省司法厅、江苏省律师协会律师行风监督员推荐表员推荐表 （江苏省司法厅印章）（江苏省律师协会印章）（江苏省司法厅印章）（江苏省律师协会印章） 二二 七七 年年 五五 月月 二二 十十 九九 日日21【例文例文6】茶叶报价函茶叶报价函茶叶报价函茶叶报价函公司：公司：贵方贵方5月月8日询价函收悉，谢谢。现将贵方询问内容，详细报价如下：日询价函收悉，谢谢。现将贵方询问内容，详细报价如下：商品：君山毛尖茶商品：君山毛尖茶规格：一级规格：一级容量：每包容量：每包100克克单价：每包单价：每包元（含包装费）元（含包装费）包装：标准纸箱，每箱包装：标准纸箱，每箱100包包结算方式：商业汇票结算方式：商业汇票交货方式：自提交货方式：自提交货日期：收到订单后交货日期：收到订单后10日内发货日内发货我方所报价格极具竞争力，如贵方订货量在我方所报价格极具竞争力，如贵方订货量在1000包以上，我方可按包以上，我方可按96%的折扣收款。的折扣收款。如贵方认为我们的报价符合贵公司的要求，请