《GTD概要整理》word版

1、.GTD尽管去做无压工作的艺术横向管理工作进程的5个阶段 收集百分之百地捕获一切“未尽事宜”收集工具􀁺 实实在在的工作篮􀁺 纸制的记事簿􀁺 电子记事簿􀁺 录音设备􀁺 电子邮件最大限度地减少收集设备的数量 定期清空收集工具 加工处理这是一件什么事情？是否需要采取行动呢？1、不需要采取行动l 是一些根本没有用的垃圾。l 目前没有采取行动的必要，但是日后可能需要处理（孵化，酝酿）。l 该信息具有潜在的利用价值，今后也许能够派上用场（参考）。2、需要采取行动你已经承诺完成哪些工作？需要达到什么样的结果？ 下一步需

2、要采取的行动是什么？组织管理工作任务列出一个包含着所有悬而未决问题的清单事实上，你并没有真正地动手去落实任何一项工作，只是启动了一些相关的活动工作的辅助性资料 下一步行动的种类日程表􀁺 在某一个确切的时间里采取的行动； 􀁺 在某一个确切的日期里采取的行动􀁺 在某一个确切的日期里将要获取的信息； “下一步行动”清单任何已经确定的、需要2分钟以上才能够解决掉的事情，以及那些无法指派其他人代理的事情都应该记录在某个地方不能够立即落实的工作l 垃圾l 孵化器“将来某时/也许”l 参考资料“备忘录”文件夹回顾回顾的内容和时机“工作任务”、“等待处理”

3、和“将来某时/也许”，这些清单应该根据你的具体需要经常查阅，避免它们给你造成工作中的混乱成功的关键因素：每周查阅收集和加工处理所有的“材料”。回顾和检查你的系统。更新各类清单。做到清洁、清楚、实时和完整。行动1、在某一时刻，决策行动的4个标准的模式l 环境 l 有多少时间l 有多少精力l 重要性2、评估每日工作的3种模式l 处理事先安排好的工作l 处理随时冒出来的事件l 定义你自己的工作3、回顾和检查工作6个标准的模式l 5万英尺以上：生活生活这就是我们整个生活的全景。你的公司为什么会存在呢？你自己为什么会存在？l 4万英尺：35年的展望35年的展望展望未来35年的发展前景，你必定会从一个更加

4、广阔的角度着眼：管理策略、周边环境发展的趋势、事业和生活转变的条件l 3万英尺：12年的目标12年的目标从现在起12年内，你希望在生活和工作的各个领域达到哪些目标，这为你定义工作又创造了一个崭新的领域l 2万英尺：责任范围责任范围自身承担的种种责任和义务，致使你承受了先前的大部分工作l 1万英尺：当前的工作当前的工作目前你手中有30100项工作亟待处理，这些都是你希望在相当短的时间内取得成效的事情l 跑道：目前的行动目前的行动这是一份写得密密麻麻的工作清单，记录了你需要处理的一切事务纵向管理：巧妙制定工作计划 自然式计划模式 人的大脑只有经过5个步骤才能够完成任何一项任务： 1、定义目标和原则

5、2、展望成果3、集思广益4、组织管理5、明确下一步的行动方案非自然式计划模式自然式计划法的技巧：5个阶段目的问一问“为什么”这个问题你永远都不会受到任何损失的当你已经忘却了自己的目标，却还一再加倍付出，这就叫做狂热。思考“为什么”这个问题的价值􀁺 界定成功目标界定了成功，这是你决定投入多少时间和精力时的一个最为重要的参照点，无论是参加竞选某一个职位，还是设计某一种表格均是如此；所有的一切最终都归结到目的上来；通常，作出一个艰难决策的惟一途径就是，回到目的上来。􀁺 创造了决策标准􀁺 集结资源􀁺 激发动机􀁺

6、阐明重点 原则当目标赋予我们十足的干劲和导向时，原则界定了我们行动的限制因素，以及成功的标准前景/结果聚焦的力量 阐明结果通常，在你促使事物在现实生活中发生以前，你需要首先在大脑中进行构思集思广益开动脑筋的关键技巧􀁺 不判断，不质疑，不评估，不批判。􀁺 追求数量，不求质量。􀁺 把分析组织工作置于次要的位置上。组织管理的基本要素关键步骤如下：明确意义重大的事件按照（下面一个或多个标准）排序􀁺 构成因素􀁺 先后顺序􀁺 重要程度必要程度的详述下一步行动如果一项工作具有可操作性，其下一步行动方案

7、就必须予以落实你到底需要制定多少计划呢？如果一项工作还徘徊在你的大脑中，你就需要进行更多的策划和构思。需要进一步地阐明问题吗？需要采取更多的行动吗？确定时间、空间和工具预留时间确定空间 准备好你的工具你需要一个计划手册吗？ 一旦掌握了如何处理你的材料以及你希望组织管理的内容，你所需要的就仅仅是创建和管理清单了。提升个人工作效率的最正确和段之一就是拥有你乐于使用的管理工具。成功归档分类的要素这个归档系统要兼顾趣味性、简洁性、时效性和完整性最后一件需要准备的事必须首选解决在那一个时间段内你需要处理的具体事务收集阶段：填充工作篮具体的收集工作当处于收集资料的阶段时，你可能会遇到下面一种或者多种情况：

8、 1、收集的内容过多，一个工作蓝装不完。2、可能偏离到清理和组织管理的环节中。3、可能碰到一些已经收集和整理过的情况。4、可能碰上一些紧急的事情。处理阶段：清空工作篮1.丢弃你不再需要的一切； 2.完成任何用不了2分钟就能搞定的事情； 3.把任何可以委托他人处理的事情交代出去； 4.为所有需要走过2分钟时间的工作注明提示信息，并分类纳入你的管理系统之中； 5.根据获取的信息，明确你目前一些较为重要的工作和任务。加工处理的方法指导学习这种模式的最正确途径就是行动起来。但是，还是有几个基本原则可以遵循： 1、从最上面的一项开始处理。2、一次只处理一件事情。3、永远不要把任何事情再次放回工作篮行动步

9、骤必须绝对是具体的行动一旦你决定了下一步的行动一旦你决定了下一步的行动，这时，你就面临着3种选择： 1、实施（如果2分钟内可以完成的话） 2、指派给他人（如果你自己并不是最正确的执行者）； 3、交给你的管理系统（作为日后处理的一种选择）。管理阶段：建立好清单基本类型 从组织管理的角度来看，你希望了解和管理的事情可以为7大类： l 一个“工作”清单l 工作的辅助性资料 l 记录在日程表中的行动和信息l 各种“下一步行动”的清单l 一个“等待”清单l 参考资料l 一个“将来某时/也许”清单你真正需要的是清单和文件夹 管理那些行动的提示信息记录在你日程表上的行动根据具体情况，管理属于“越快越好”的范

10、畴的行动有关行动提示信息最常见的分类l 电话 l 在电脑旁l 跑腿 l 在办公室时l 在家时l 议事日程l 阅读/回顾管理“等待”进一步细分工作的几种常见方法个人的/职业的已经指派他人处理的工作 某些特定类别的工作 下属工作呢？工作的辅助性资料管理非行动性的资料核查清单：富于创造性的提示信息规划工作和责任范畴内的关键性区域对你所承担的重要工作和责任来说。它可包括l “事业上的目标” l “服务” l “家庭” l “人会关系” l “社区团体” l “健康和精力” l “财政资源” l “创造性的表达手段各级核查清单l “个人主张（如有关价值观的个人陈述）” l “工作责任范畴” l “旅行核

11、查清单” l “每周回顾” l “培训计划的组成要素”（当推出某项计划时，一切需要处理的情况，从前期到后期） l “客户” l “会议核查清单”（当准备召开一个会议时，需要筹备的所有的事情） l “焦点区域”（生活中的重要角色和责任） l “我生活/工作中的关键性人物”（定期评估人际关系，以推动事态的发展，捕捉新的机遇） l “管理图表”（需要管理和维持的输出领域和关键性人物） l “个人发展”（应该定期评估的情况以确保个人平衡与发展）检查阶段：回过头看看首先看一看你的日程表然后看一看你的行动清单更新你的系统每周回顾检查的力量你的笔记前一天日程表上的数据即将使用的日程表回顾“下一步行动”清单回顾“等待事宜”清单回顾所有相关的项目回顾“将来某时/也许”清单回顾“悬而未决”和辅助资料在恰当的时间和地点进行回顾行动阶段：选最正确方案选择当前行动