武汉精伦电子股份有限公司ERP信息管理系统采购管理核心解决方案

1、武汉精伦电子股份有限公司汉普实施顾问31/10/2000精伦项目负责人汉普项目负责人1.0ERP信息管理系统采购管理核心解决方案文档作者：创建日期：确认日期：控制编码：当前版本：审批签字：文档控制 更改记录审阅日期作者版本更改参考31-Oct-00汉普咨询顾问1.0没有前面的文档分发人员日期职位签字31-Octl-00ERP项目经理编码姓名地点和位置目录文档控制 更改记录审阅 错误！未定义书签。目录文档注解 文档依据前提拷贝数量 适用说明概述范围与应用 总体业务概览 设计原则错误！未定义书签。供应商管理 ,业务现状需求解决方案价格管理 错误！未指定书签。业务现状需求解决方案生产用原料采购业务现

2、状需求解决方案 9研发材料采购业务现状解决方案采购接收业务现状需求解决方案外协加工业务编号的设置已解决和未解决的问题已解决的问题未解决的问题文档注解文档依据该解决方案是以下列文档为依据的：1. 精伦电子公司业务流程现状调研问卷2. 精伦电子公司业务流程描述及问题分析报告3. 精伦电子公司管理白皮书4. 精伦电子公司采购业务需求补充调研前提由于该解决方案是依据： 1）精伦电子公司现有的流程文件和调研答卷；2）多次的问题调研、讨论和确认会议等形成的文档提出的，所以使用该解决方案正确性的前提条件是 以上文档正确，已经充分表达了精伦的业务现状，包括业务操作、存在问题、管理需求。适用说明本方案适用于精伦

3、电子公司的采购管理业务。概述范围与应用根据精伦电子公司整个的业务流程及讨论的结果，建议以下的业务流程通过 Oracle 的采购来匹配和 实现：生产用原材料、研发用原材料采购。本方案包括采购执行和采购接收流程，采购计划（采购申请）的生成见 “MRP 核心解决方案” 。总体业务概览设计原则定义“标准采购订单” 、“一揽子采购订单”类型。 为控制付款资金的安全性，定义“ 4-way 匹配”方式。供应商管理 ,业务现状目前无规范的供应商编码规则。需求能够与财务共享有关供应商名称、付款条件、帐号、采购到货等信息，同时实现对供应商已付款和应付信息的及时查询或反馈。 对供应商、物品询价及成交价格、订单、收发

4、货,合格,不合格 -付款等信息的历史档案或记录能有效存档，便利查询、分类统计。能够统计供应商质量考核指标，如及时到货率、质量完好率、供货量等。解决方案ORACLE勺采购模块已经与财务应付模块，很好地建立了信息集成。无论 是在PO中建立供应商信息，或是在 AP中建立供应商信息，都能实现共 享。鉴于精伦电子，公司实际勺供应商管理情况，供应商信息管理工作 由采购部负责，供应商评审、认证的部门（岗位），在PO中操作和维护（在 AP 中维护）。对供应商的控制采用如下方式：1）对于已评审通过的合格供应商，建立合格供应商名录， 并定义有效活动期。对还不发生采购业务的供应商暂不录入系统，或录入系统暂不 生效；

5、2）为保证不同类型供应商和采购物料品种的对应关系，可以建立供应商列表， 把物料和供应商联系起来，并把采购物料的 “被确认的供应商”项目属性选为“是” ；3）要应用系统的 PO 和 AP 模块处理采购业务，必须首先在系统中定义 供应商。对临时供应商，可以按供应商名定义，用过后如不再用，就 将其失效。也可定义虚拟临时供应商名称（如统一称为“临时供应 商”），如此处理，则此类业务信息不能统计到具体供应商。4）可以在被批准的供应商列表中设置一个物料对应一个以上的供应商。 系统可以通过查看或报表形式反映供应商交货期的准确率，送货的合格 率、退货率、总的采购量、金额、产品、价格等信息并以此作为评价供 应商

6、的依据。ORACLE采购管理系统提供了以下报表来评估供应商表现：供应商质量表现分析报表 供应商服务表现分析报表 供应商供货量分析报表价格管理业务现状有价格控制流程但尚未建立价格信息管理，采购执行时，根据市场行情、经验判断、商务谈判等因 素，确定合适的执行采购价格。如遇执行中的价格变化，幅度不大时，一般由采购员直接处理；幅度大时由采购部长审批。需求询价、报价管理。 采购执行时现行价格的提示，历史采购价格信息的参考。 必要的价格修改控制，对超出目前现行执行价格的，定义审批权限。 通过运行“ Savings Analysis Report”, 评估采购员价格执行情况。解决方案建议对于市场价格多变的物

7、料，采用OR询价和报价系统对于价格变化不大的物料，可以通过定义物料属性中的列表价格去控制 采购价格，当创建采购订单时系统自动引入该物料的列表价作为当前物 料的采购价，此采购列表价可修改。该列表价格由专门部门或岗位（采购部） 定期制定与维护（在项目属性中）。该列表反映现行采购价。说明：1. 用“列表价格”属性默认和控制价格，在PO订单生成时，会自动默认此价格，此价格可以改低，改高不能超过价格容限，建议把价格 容限设为 0。定义价格容限，可控制采购业务员执行价格的高限。如果执行价格超出 价格容限，必须由权限审批人（采购部长） 进行审核确认，并由专人修改价格列表。2. 对同一物料，如不同供应商采购价

8、格不同，在列表价中只能定义一个价格，可定义最高采购价格在列表中。3. 采购价格制定者（部门）每年在制定新的采购价时，可以通过物料 目录册表，作为制定未来价格依据。4. PO 订单批准后未接收前， 如有价格等内容修改， 订单要求重新审批。 系统将自动记录订单版本，并可查询订单修改记录，实现采购行为 管理。5. 可由价格管理部门 （岗位）定期通过 PO 标准报表“ Savings Analysis Report ”，评估采购员执行价格情况。6. 在采用标准成本法核算的情况下，材料入库按标准成本入库。 PO 订 单价格和标准成本之间的差异计入PPV帐户。通过运行 PPV报表，可体现采购部门对材料标准

9、成本的执行情况。生产用原料采购业务现状国内原料采购主要包括 IC 件、结构件、包装材料、管理系统等采购。 采购计划 通过运行 MRP 产生。详见 “ MRP 计划模块核心解决方案 ”。采购执行 采购部确认采购计划后， 向有关合格供应商商谈合同条款，确定价格、交货期、付款条件等。如采购物品尚无认证的合格供应商，还要增加 供应商认证流程，或先采购再认证。商务洽谈后，将合同草案交采购 部部长 或分管领导 审批。批准后，采购员向供应商下达合同订单，并 负责到货情况的跟催。验收入库 货到后，采购员填具入仓单，仓管员并不确认到货，申请报检，质管 办检验后，在入仓单上签字确认，反馈至仓管。仓管员做合格品入库

10、 （让步接收视同合格品） ，不合格品由采购部做退换货流程处理。 原料入库价值按实际结算价值，单独计价的运杂费待月末分摊。付款 采购员提交用款申请单、采购合同（复印件）、发票、入仓单（财务联）等单据，经部长审核批准后，向财务部申请付款。按合同价格或协议价格 （如有价保、 提价、 退货等原因造成价格变化） 结算。付款条件根据协商情况确定，如预付、到货即付、货到 30 天付等。 对货到付款的， 计时点为“收货日” 。需求采购计划的编制方法更具有科学性； 采购计划的执行情况、采购合同的到货情况、采购合同的付款情况等提 供状态查询；集成共享物流、信息流、资金流信息； 全程监控，包括采购计划执行率、到货期

11、统计、供应商指标考核、安全 付款等。解决方案采购计划的编制详见“ MRP 计划模块核心解决方案” 采购订单定义为“标准采购订单” 、“一揽子采购订单” 采购到货和付款定义为“ 4-way 匹配”方式，即订单与发票的数量、价格 以及接收入库的数量相匹配。1. 采购订单 PO 的产生1）根据已批准的采购请购单PR自动创建成采购订单。如果物料来源于多个供应商，则可将请购单行划分为多行，每行版本不同，分别对 应一个供应商，再创建成不同供应商的采购订单。2）严格按系统中生成的 PR自动创建成P0。期初数据初始化时手工输 入PR并审批，创建采购订单。3）原料作为采购项目事先建立在系统中，定为存货类型的项目

12、。费用科目可从库存组织的参数、子库存参数或项目的属性中缺省过来。2. 采购订单 PO 的内容：1） 由采购申请单 PR自动创建的P0,还需选择供应商、选择币种和引 入价格（列表价格的默认值） ，确定交货期。2）PO 采购价格按不含税价记录。3. 采购订单 PO 的审批 建议采用系统在线审批和书面签字并行： 利用系统在线批准，按照采购批准流程，为涉及采购业务的所有各部门人员定义其相关的职务、职 位。并对不同部门的采购，定义相应的采购批准层次，同时可以定义各职务或职位的批准权限，这 样在采购审批时，各职位人员必须进入系统作批准。同时也作书面的签字审批，以备查。4. 采购到货详细的系统处理逻辑见“采

13、购接收”部分，这里介绍一般处理流程。 货到后，仓库保管员通知采购业务员, 并核对供应商送货情况和合同订单编号（要求供应商送货时，按下达的采购订单编号，标注在货物上） 。 仓管员开入仓单，入仓单上需注明合同编号、实收数量等。仓管员根据入仓单在系统中做“接收”，经质管办检验后，仓管员对合格品在系统中做“接受” ，对不合格物品作“拒绝” ， 并通知业务员 与供应商联系退货。 接收后的信息会自动转到应付帐系统中。在发票到后，采购员将发票、采购订单合同原件及用款申 请单送至应付会计处理。研发材料采购 业务现状 由研发部或计划部提出采购计划，经审批程序后，研发部或采购部寻找供应商，洽谈商务，拟订合 同。经

14、审核批准后，下达采购订单。在此业务活动过程中，会出现：对合格供应商的未经认证部品的临时采购；对未经认证的临时供应 商的紧急采购。解决方案 对非常用供应商的采购业务，设置一个通用供应商，在PO中执行此类业务。在研发中心定义好原型 BOM 后，把新产品试制计划交给计划委员会，计 划员根据研发中心提供的新产品试制计划，在主生产计划（MPS）里手工写入明细，在运算 MRP 后，产生采购请购单，下发研发中心或（采购部） 执行。采购接收 业务现状 采购接收不与订单匹配，由采购员填具入仓单，确认点收数量。仓管员交质检中心检验，全部合格 即签字确认，仓管员入库。对于某些物料让步接收。 如有不合格品，仓管员通知

15、采购员办理退换货。经审批同意特采的，直接入库。需换货的，先按原 始到货数量办理入库，同时采购员开借货单，确认返还部分数量，待换回货物时，撤回借货单。需 退货的，采购员按合格品数量重新开入仓单，仓管确认入库。采购员凭入仓单的财务联和其他单据请款，月末将未请款采购业务对应的入仓单暂估联，统计入财 务暂估帐，据此核算库存。但对借货单部分的未在库物料没有体现。需求 在线实时反映采购到货情况； 建立采购物料质量跟踪，对退换货也能实现物流、处理时间和财务应付的跟踪； 实时、 全面反映到货物料的各种状态价值 （待检、已入库、初检不合格退回、已入库不合格退回等） ； 灵活的接收事物处理方法，更好地集成业务与财

16、务； 提示未来到货日，建立对承诺交货日的审查； 统计供应商交货表现情况。解决方案 业务流程说明：1. 采购接收的来源为供应商。2. 采购接收只针对标准采购订单。3. 采购接收的路径有两种：1）直接传送：指接收的项目直接送到最终目的地（如仓库或车间等） ， 无需进行检验。2）标准接收：指正常采购的订单接收，即接收到检验到交货。3. 不同栏目类型的采购接收：1） 货物：分为免检品的直接接收入库和标准采购项目的正常接收、检 验、入库。2） 外协处理；设置“外协费用”项目，在库存中设置一外协接收仓库， 流程与普通物料的接收相同。参见“外协加工业务” 。3）资产 /费用：接收时直接进到资产 /费用帐户上

17、。4. 采购接收控制1）ORACLE采购可对不同项目和不同供应商定义其接收数量和接收日期 的容限，及对超容限的处理方式，接收时则据此进行控制。2）为确保业务操作规范，不允许仓库作无订单接收。这是由于无订单接收记录会形成暂存，并未记入库存。如不及时补入PO匹配，将影响帐户信息归集，也不能建立库存跟踪。5. 检验合格的物料接收入库，不合格的物料返回至供应商。6. 对于一些杂项物品，不便通过 PO 的标准定义（如数量、价格不规范等），可直接通过库房的杂项接收，而不必经过PO接收。这类情况如供应商赠送物品，或者车间用包装泡沫、纸箱、胶带等，可直接由库房在系统中选择杂 项接收类型，通过定义帐户别名，将一类事物处理指定财务归集帐户。7. 采购物料的退换货处理：1 ） 初检不合格从待检区返回至供应商（未开验收单） ：此时会自动冲减 不合格部分物料产生的应计负债， 供应商重新补送物料时仍用原订单 作接收。2） 入库后在生产中发现材料不良返回至供应商（已开验收单），此时也 会自动冲减不合格部分物料产生的应计负债； 如需供应商退款，则用未付款的采购订单（由财务部提供单号）作返 回，并将退货单交财务一联；如需换货， 暂不作订单返回， 通过子库转移方式， 将退回货物转至 “退 换货仓”逻辑子库处理。待供应商补货时再转移至合格品仓。3）如需建立对退货（已入库）时间