创场文件资料管理制度

1、创场文件资料管理制度为了更进一步规范公司的文件资料管理, 完善公司文件资料的归档,实现公司全方位规范化管理的需要,特制定本制度。一、文件、资料的范围和分类一级分类：按照各部门所产生的不同性质的文件分为若干个部门，以各部门的简称来代表。如：创总（创场总部）、企划（企业策划部）、人资（人力资源部）、拓展（拓展部）、顺孵（顺德孵化器）、南孵（南海孵化器）。二级分类：按照文件类型划分： 资：公司章程、验资报告、账号、授权书、许可证、资产移交等 合：合同、协议股：包括股东会议记录；股东会议通知；股东出、缺席会议回执；股东名册；股东印章簿等。董：包括董事就任书；董事会议记录；商业账簿；经营业绩；请示；业务

2、执行文件等。制：使用于公司发布的制度、管理规定和行为准则等。会：适用于记载、传达会议情况和议定事项。通：适用于批转下级的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，不相隶属的单位之间商洽工作、询问和问题，如：任免人员等。公：适用于宣布或公布重要事项或周知的事项，如：上级机构下发的法定事项、社会公告、表彰先进、批评错误等。报：适用于向上级机关汇报工作，对重要问题提出见解和处理办法。 程：普通文件类，其他一般性文件，工作流程文件，如：登记表、工作表格、流程表等。 媒：非文本载体的文件，如照片、软盘及其他声像资料等。三级分类：按照文件年度划分，以年月日的数字代号表示，如2016042

3、8代表2016年04月28日四级分类：为文件的三位数顺序号，如同一天第三份文件为003五级分类：文件机密性，分为：一般、机密、绝密。三、公司文件、资料归档的编制及编号公司文件、资料的归档编制和编号应遵循和符合: 统一归类、清晰明了、轻重有别、“一案一号”、便利查阅和保管的原则。遇有一案归入多类者应先确定其主要类别进行编号。1、本公司所有应归档的文件、资料,一律为文件的一级和二级分类为主要标准。如：公司总部的通知文件编号首为“创总通”;公司人力资源部的会议纪要文件编号为“人资会”;如各部门有需要增加文件类型的可经过人力资源部审核后增加文件类型。2、公司文件、资料的归档编号按照入档时间的先后,以年

4、月日加百位进行归编（三、四级分类）。4、公司文件、资料的归档,应根据文档性质的重要性和阅读级别区分文档的重要性和受保密度。分为“一般级”“机密级”“绝密级”。以代表一般级,代表机密级,代表绝密级。“A”一般级文档包含: 公开发布的公司经营发展大纲、经营战略和经营方针、各类通知和通告、任命、年度总结和领导讲话、一般性会议纪录等。“AA”机密级文档包含:公司重要会议纪要、重要经营项目及决策、经营合同、公司经营情况、重要项目资料、项目合同协议等,人事档案薪资性档案、劳动合同,技术资料,财务资料等。“AAA”绝密级文档: 内控的公司经营发展大纲、经营战略和经营规划、经营项目及决策、战略性的合作协议及其

5、合同等。5、综上公司文件、资料归档的编制及编号为:一级分类+二级分类+三级分类+四级分类+五级分类。例如: 将创场总部公开发布的通知归档为2016年4月28日第一份档案，其编号为: 创总通20160428001A。四、档案的保管、调阅与归还1、巳归档的公司文件、资料,由人力资源部统一编号后形成文件档案,并根据文档的重要性和相关性交相应部门的专管员保管。2、巳归档的公司文件、资料,由专管员负责填写文件管理登记表,并按指定专柜分类进行存放和保管。并注意防霉、防湿、防火、防虫蛀、防丢失。3、公司档案必须依照职务级别进行调阅。调阅时须填写文件调阅申请表。一般级公司文档可自行调阅。机密级以上文档,须经部

6、门经理级人员批准后方可调阅。绝密级公司文档, 须经公司总经理批准后方可调阅。4、公司文件、资料档案跨部门调阅, 须经公司部门经理批准后方可调阅,并仅限于文档的查阅 ，不得复制或带走。5、档案归还时间为文件调阅申请表上填写的时间内。五、归档保存期限1、永久保存: 本公司章程、公司各类证照、各级批文、印鉴、规章制度、不动产所有凭证、债权债务凭证。公司规划、年度计划、年度经营总结、技术资料、长期项目合同、年度财务会计报表、年度统计报表。劳动人事档案及资料、其它核定须永久保存的文档。2、五年保存: 根据需要须保存的文档。财务审计档案,会计档案,统计资料各种财务票证、票据等按国家相关规定执行。3、三年保

7、存:期满或巳解除的合同协议、完结后的项目方案、其它经核定须三年保存的文档。4、一年保存:部门工作计划及其工作总结、完结后的部门请示报告、经核定己完结且无必要保存的文档。六、档案的销毁1、原则上,应每年定期将超过保存期且无保保存价值的文档进行清理并销毁。2、待销毁的文档由专管员填报文件销毁申请表,并经相应批准人批准后,方可进行销毁。机密级以上文档,须部门经理批准后方可销毁。绝密级公司文档, 须经公司总经理批准后方可销毁。3、销毁文档须由两人以上共同完成,并填写文件销毁登记表。七、附表的管理本制度暂定操作附表，附表的管理由档案管理者兼管，分类管理每个附表，便于填写和查阅。附表的编号为：启用时的年月日+十位。八、其它 本制度未提及部份或不够完善的条款将在实践中不断完善, 过去凡与本制度不符合的相关制度和办法以本制度为准。本公司涉及文档管理的工作人员必须严格遵照执行。本制度自签发人签字日起生效执行。 广东创业工场2016年4月18日编制人审核人总经理另附表： 文 件 管 理 登 记 表序号归档日期文件名称文件编号制作人归档人备注123456789注：文件的基本内容和保密级别应在备注中写明。 文 件 调 阅 申 请 表文 件 名 称文 件 编 号调 阅 人年 月 日审批人归还日期： 年 月 日经