时间管理工作组织和计划技巧教材

1、Planning and Time Management时间管理、工作组织和计划技巧时间管理、工作组织和计划技巧Good Morning and Welcome!Overcome the Barriers to Success克服成功的障碍克服成功的障碍课程目标课程目标Current Reality现状现状Business（工作）（工作）Use one picture to describe your current business environment 用一幅画描绘你的工作环境、状况或心情用一幅画描绘你的工作环境、状况或心情 我整天跑来跑去，忙得四脚朝天，开会、电话、文件、应酬每天都把自

2、己逼到极限才回家，上床已经筋疲力尽，第二天爬起来又周而复始。我每天做一大堆事，但内心却常常有一种奇怪的感觉：“做了很多事情又怎么样？到底哪些事情真的有用？”我不得不承认：我确实不知道。1、好像在有压力的情况下我的工作才能做得更好。2、我认为之所以没有时间深刻思考问题，都是由于外间的匆忙和压力造成的。3、我看到周围的人或事慢吞吞地进行时，总是感到很生气。我讨厌排队。4、每当要请假时，我总感到非常愧疚。5、我好像总是从一个地方匆匆赶到另一地方，从一件事跳到另一件事。6、我经常发现自己把别人赶开，为的是自己有时间赶快做完一件事。7、一离开办公室几分钟，我就会觉得心里不安。8、做一件事时，我脑子里经常

3、想着另一件事。9、好像在处理危机时我的状态最好。10、好像搞定危机比争取长期性的结果能给我带来更大满足感。11、我经常要舍弃跟生活中最重要的人在一起的时间，去处理各种各样的危机。12、当我不得不让别人失望，放弃一些事情去处理危机时，我想信别人会理解的。13、只有在解决各种各样危机的过程中，我才能够感到每天的意义和目的。14、我经常边工作边吃饭。15、我经常想有一天我会去做我真正想做的事情。16、每天下班时看着自己处理完的一大堆文件，我会觉得特别有成就感。Current Reality现状现状Business（工作）（工作）Do your test 完成测试问卷完成测试问卷Total UP请把总

4、分加起来请把总分加起来The Addictive Experience一切瘾性问题的共同症状一切瘾性问题的共同症状 出现一种可以预见的感受 成为吸引你所有注意力的焦点 短暂消除痛苦和负面感觉 产生一种人为的自我重要、权威、控制、安全、亲密和成就的感觉 加重所要治疗的问题和感受 逐渐使正常机能退化讨论讨论 Discussion请找到影响他成效的具体因素请找到影响他成效的具体因素/障碍有哪些。障碍有哪些。Do the Things Right.把事情做对把事情做对VSDo the Right Things.选对的事情做选对的事情做Efficient 效率效率VS 与与Effective 成效成效C

5、hoice Management选择管理选择管理Reactive（应变）（应变）VS 与与 Proactive （制变）（制变）你是否试过将手机设置为无声档？你是否试过将手机设置为无声档？你先处理哪个你先处理哪个？ 当发现会议冗长、在浪费时间时，你怎么办？当发现会议冗长、在浪费时间时，你怎么办？Proactive 制变制变=What am I here for? 我的最主要的工作目的是：我的最主要的工作目的是：Time Log 时间记录表时间记录表事情事情 8:30-9:308:30-9:30 9:30-10:309:30-10:30 10:30-11:3010:30-11:30 13:00-

6、14:0013:00-14:00 14:00-15:0014:00-15:00 15:00-16:0015:00-16:00 16:00-17:0016:00-17:0017:00-17:3017:00-17:30Priority Matrix优先矩阵优先矩阵MIMIIMIIIMIV 处理紧急的顾客投诉 背诵质量方针 陪妻子看病 帮老板安装一个电脑软件 问题的整理分析 报销费用Priority Matrix优先矩阵优先矩阵MI 必要,有直接价值MII 必要,有间接价值MIII 必要,没有价值MIV不必要,没有价值Pareto Principle帕雷托原则帕雷托原则A：_R：_%_%Pareto

7、 Principle个人练习：重心向右延伸个人练习：重心向右延伸 我的压力主要来自于以下工作内容： 这些工作内容的起源可能是： 我只要做好就可改善我的工作状况Key Question关键问题关键问题明知这些事会给你带明知这些事会给你带来积极的效果，为什来积极的效果，为什么你没做？么你没做？Compass + Clock = Time Management罗盘时钟罗盘时钟 = = 时间管理时间管理Compass + Clock = Time Management罗盘时钟罗盘时钟 = = 时间管理时间管理4 Ds Do It Now Do It Now 立刻做立刻做 Delegate Delega

8、te 授权授权 Do It Later Do It Later 以后做以后做 DonDont Do It/Dump t Do It/Dump 不做不做重要 Important紧急 UrgentMI Do it Now MII Do It Later MIII Delegate MIV Dont Do It Priority Matrix优先矩阵优先矩阵 在你管理的工作领域在你管理的工作领域有哪些第三象限的问题有哪些第三象限的问题可以尝试用标准化、系统化的方法解决可以尝试用标准化、系统化的方法解决?The Heart of Priority Management 优先管理的核心优先管理的核心 M

9、ake a list of things to do todayMake a list of things to do today把每天要做的事情写下来；把每天要做的事情写下来； Set Priority and work on the most Set Priority and work on the most importantimportant确定优先次序，从最重要的开始做；确定优先次序，从最重要的开始做； Do it every day! Do it every day! 每天这么做！每天这么做！Daily Plan 每日计划每日计划Plan the next d_ b_Plan th

10、e next d_ b_you l_the office.you l_the office.在你在你_办公室之办公室之_计划第计划第_的工作的工作Clean the Desk清理桌面清理桌面彻底清除不需要的文件资料等彻底清除不需要的文件资料等对文档分类并对文档分类并合理放置合理放置做标识做标识保持保持吊档制作吊档制作资料柜的使用资料柜的使用桌面管理桌面管理关于笔记关于笔记回顾与分享回顾与分享What, When, Where What, When, Where 对你最有意义的是什么？对你最有意义的是什么？Why Plan?计划原理计划原理Planning is bringing the fut

11、ure into the present, so that you can do something about it now.计划意味着将未来呈现在眼前，以便计划意味着将未来呈现在眼前，以便你现在就为将来而奋斗。你现在就为将来而奋斗。Mind Map大脑图大脑图Why Plan?计划原理计划原理No Wind Favors Him Who Has no Destined port.风不会偏爱没有目的港的帆风不会偏爱没有目的港的帆KRAS寻找关键结果领域寻找关键结果领域1. 下面的问题有助于找到典型的工作事务（左栏）如果必要，可以增加。2. 在右栏，为这些事务找到可能的关键成果领域。3. 在你

12、认为最重要的二到三个区旁边打勾。1. 选一个你认为会给自己和团队、部门或公司绩效能带来最大价值的关键成果领域。并回答下面的问题。2. 我选择的关键成果领域是：3. 它带来直接价值还是间接价值？4. 它与团队/企业战略相一致吗？5. 这个关键成果领域是如何为团队/部门或公司增值的？KRAS寻找关键结果领域寻找关键结果领域肯尼迪总统肯尼迪总统一个关键结果领域以及目标一个关键结果领域以及目标关键成果领域：在空间技术方面领先目标：我们承诺，要在这个十年结束前，将人员送上月球，并让他安全返回地面。1. 请问：他的成功标志有哪些？ 为关键结果领域制定目标为关键结果领域制定目标1.请你为你选定的关键结果领域

13、制定一个目标Goal Setting确定确定目标目标 Goal Setting确定确定目标目标 pecific 具体具体 easurable 可以衡量可以衡量 chievable 可以实现可以实现 elevant/Result-oriented 相关相关/ 结果导向结果导向 ime phased 时间阶段时间阶段计划案例计划案例现在是现在是7月月20日，你打算日，你打算10月月1日带领全家日带领全家5个人个人（两个（两个70岁老人和一个岁老人和一个4岁孩子。虽然都没有出过岁孩子。虽然都没有出过国，但你的英文非常好，不打算参加旅游团。）出国，但你的英文非常好，不打算参加旅游团。）出国旅游。你希望

14、如期成行，而且一切顺利。你希望国旅游。你希望如期成行，而且一切顺利。你希望整个旅游的成本最低，用完整个旅游的成本最低，用完7天假期。请每个小组天假期。请每个小组做一个计划。做一个计划。要求：要求：1.如何定义成功：怎么样才算这次旅游成功了？如何定义成功：怎么样才算这次旅游成功了？2.都有哪些事情要做？都有哪些事情要做？远景远景现状现状应该什应该什么样？么样？需要什么需要什么资源？资源？怎么做怎么做到？到？目标目标执行执行计划计划资源资源计划计划 目前实际目前实际什么样？什么样？想做到什想做到什么程度？么程度？谁、负责谁、负责什么？什么？小组讨论小组讨论 解决理查的问题Overcome the Barriers to Suc