中国铝业电子商务系统采购平台实施服务项目协采流程

1、. 中国铝业电子商务系统采购平台实施服务项目中国铝业电子商务系统采购平台实施服务项目协采流程国际商业机器全球服务（中国）有限公司2010年8月版本号： 1.0文档控制版本更新纪录前一版本日期(yyyy-mm-dd)版本更新日期(yyyy-mm-dd)版本号更新日期更新简述作者/修订者VxYyyy-mm-dd审核该文档需要经过如下人员审核姓名签名角色/职务日期目 录1.查看/创建目前是否有协采物料（协采物料申请）42.创建ERP采购申请53.PR传输电子采购平台74.编辑电子采购平台采购申请85.电子采购平台采购申请审批106.总部工作量重新分配117.创建寻源单据128.寻源单据审批159.供

2、应商报价1610.采购计划分发1811.其他分子公司确认1912.接受供应商报价2013.报价审批2214.询价确认函供应商确认2315.转协采合同2416.协采合同分发2617.标准合同分配2918.ERP依据合同产生订单3019.合同文本创建3320.将合同作为附件上传到采购平台。371. 查看/创建目前是否有协采物料（协采物料申请）点击一级菜单【采购需求】中二级菜单【采购模式申请】查看物料集采情况创建协采物料采购模式申请需要经过三级审批操作人为分子公司采购业务经办人。点击一级菜单【采购需求】中二级菜单【采购模式申请】查看物料集采情况如有需求创建，直接点击【添加一行】提交后可以查询审批流程

3、 创建协采物料申请需要三级审批（分子公司主管副总、总部采购部门处室处长、总部采购部门总经理）2. 创建ERP采购申请操作人为物配人员。在ERP中创建采购申请，使用事务代码me51n。 采购申请审批3. PR传输电子采购平台（上线后生产环境将实现系统自动传输） 操作人为物配人员。本步骤在系统上线后的生产环境不需要操作（除非人工干预），仅在测试环境测试使用。输入SE38选择BBP_EXTREQ_TRANSFER传输。输入【采购申请】编号，传输日期，点击执行按钮，完成传输。注：【传输日期】要晚于采购申请中所有物料的【交货日期】。4. 编辑电子采购平台采购申请 操作人为分子公司采购业务经办人。按步骤点

4、击相应按钮，找到采购申请，点击【SRM采购申请编号】进入SRM采购申请编辑界面点击【编辑】按钮，进入编辑状态，可对采购申请进行修改。点击【明细】进行内容录入。注：有“*”标记为必填项，如下图。填写完毕后，点击下一步，最终确认后，点击提交，页面上方显示提示信息。5. 电子采购平台采购申请审批 操作人采购部门负责人、分子公司主管副总.登陆平台进入【待办事项】查找需要审批事项，点击相应的【任务描述】 进入审批页面后可进行审批，如需查看详细情况，可点击【采购申请编号】进入查看采购申请明细。6. 总部工作量重新分配 操作人为总部采购部综合处采购业务经办人。总部采购业务经办人点击【采购需求】中的【协采重新

5、分配】选择【采购需求】【总部综合处】输入srm采购申请号，将任务分配给指定分公司采购组织和采购组。7. 创建寻源单据 操作人为负责协采寻源公司采购业务经办人。进入【寻源】一级菜单选择【分配货源】输入SRM采购申请号点击搜索查到号码选中该行项目点击下一步如需添加其他公司的项目，点击【前一步】，操作步骤同上。点击【创建寻源类型】选择寻源模式选择业务类型后，点击【创建并编辑】，进入【编辑凭证】界面。 进入编辑界面后，按不同类型填写必要信息。 检查无误后点击【发布】按钮，在页面上方提示栏中显示发布成功。8. 寻源单据审批 操作人为分子公司。招标为两级审批（协采分子公司采购部门负责人、分子公司主管副总）

6、，非招标为一级审批（协采分子公司采购部门负责人）登陆平台进入【审批列表】查找需要审批事项，点击相应的【任务描述】 查看结果完毕后，进行审批，审批通过后供应商即可看到所发布的信息。9. 供应商报价 操作人为供应商。 供应商登陆采购平台点击一级菜单【投标接受和拍卖】，找到相应的寻源编号，点击进入。 进入显示界面后，点击【参与】并点击【创建报价】，进入报价界面。点击【项目】，在每个行项目中输入必要信息，检查无误后，即可提交。10. 采购计划分发操作人为负责协采寻源公司采购业务经办人。到达报价开放时间,点击【寻源】【战略货源】查找寻源号,点击寻源单号进入寻源单 点击【采购计划分发】按钮，进入采购计划下

7、发界面。选择需要下发的内容，填写【最后提交日期后】点击【发送】按钮。采购计划分发至分子公司，由其进行确认。11. 其他分子公司确认操作人为其他参与协同采购分子公司采购业务经办人。 点击平台一级菜单【采购需求】中的二级菜单【采购计划分子公司确认】选择提交。12. 接受供应商报价操作人为负责协采寻源公司采购业务经办人。点击一级菜单【寻源】中二级菜单【战略货源】搜索到寻源单号。进入寻源单显示页面后，选择【询价确认】进行确认进入【询价确认】页面后，选择【报价比较】、【比较所有报价】点击【编辑】按钮后，选择接受的供应商报价，确认后【提交】。13. 报价审批 接受完报价后,结果三级审批,分子公司采购部门负

8、责人总部采购部门综合处处长和总部采购部门负责人14. 询价确认函供应商确认 操作人为供应商。报价结果审批后,自动发送给中标供应商,供应商登陆平台查询自己的报价单号,点击进入确认函界面。 进入确认函界面后，选择相应的反馈意见。15. 转协采合同 操作人为负责协采寻源公司采购业务经办人。报价确认后，通过【寻源】、【战略货源】找到寻源编号，点击进入寻源单。进入寻源显示界面后，点击【跟踪】，选择状态为【接受的】凭证编号。 进入后点击【创建合同】，即可生成合同。 弹出页面后，选择【中国铝业协同采购合同】，之后点击【创建合同】。随后提示如下，生成合同编号。16. 协采合同分发 操作人为负责协采寻源公司采购

9、业务经办人。 返回至首页，点击【合同发布】，搜索到集中采购合同编号，点击进入。点击【编辑】按钮，进行编辑。选中【抬头】中的【无上一级主协议】,点击【分发执行合同】。分发成功后，点击【保存】，之后点击【编辑】，进入编辑界面后点击【下达】；下达完成后选择【抬头】【层次结构】可查看到标准合同编号。17. 标准合同分配 操作人为参与协采其他分子公司采购业务经办人。进入首页后选择【合同发布】，搜索相应的合同编号，点击进入。点击【编辑】选中行项目中的【分配分布】。 选择对应的【采购组织】，点击【确定】。 检查无误后，点击【下达】，即完成SRM中的电子合同。18. ERP依据合同产生订单 操作人为分子公司采

10、购部业务经办人。 使用事务代码【me57】进入如下页面，输入采购申请号，点击【执行】按钮。 选择行项后，点击【自动分配】，找到相应合同，进行确认。 合同分配成功后，选择该行项，点击【分配】。 双击行项后，选择确认按钮。 选择申请号后，点击【采用】按钮，对内容检查无误后，即可保存，生成订单。19. 合同文本创建操作人为分子公司采购业务经办人。进入【合同文档管理】页面，选择【合同管理】【协议】【我的协议和合同文档】进入【我的协议和合同文档】界面后，查找电子合同编号。进入该合同后，可对其基本信息进行查看，选择【编辑】按钮。 检查更改各页签内容后，选择【操作】【创建合同】。 选择【合同模版】后，点击【下一步】。确认无误后，可以继续点击【下一步】。直到【完成】。合同生成后，点击【签出】按钮，对合同文本进行编辑，可直接点击合同名称进行下载。更改过后，签入合同文档。 签入完成后，将【草案】状态更改为【已执行】，并保存。 合同文本已生成，并可打印纸质合同。 20. 将合同作为附件上传到采购平台。操作人为分子公司采购业务经办人。进入首页后选择【合同发布】，搜索相应的合同编号，点击进入。