管理信息系统第06章-2 管理业务调查(业务流程)

1、第二节第二节 管理业务调查管理业务调查16.2 管理业务调查管理业务调查 管理业务调查主要包括：组织结构分析、组织/业务关系分析、业务功能分析和业务流程调查。l组织结构分析：通过组织结构图来实现的是将调查中所了解的组织结构具体地描绘在图上，作为后续分析和设计参考的依据。l组织/业务关系分析：通过组织与业务关系图来实现的，是利用系统调查中所掌握的资料着重反映管理业务过程与组织结构之间的关系，它是后续分析和设计新系统的基础。l业务功能分析：把组织内部各项管理业务功能都用一张表的方式罗列出来，它是今后进行功能数据分析、确定新系统拟实现的管理功能和分析建立管理数据指标体系的基础。l业务流程调查：通过业

2、务流程图来反映组织的业务过程。它包括各环节的处理业务、信息来源、处理方法、计算方法、信息流经去向、提供信息的时间和形态。21、组织结构分析、组织结构分析通过组织结构图来实现的，是一张反映组织内部之间隶属关通过组织结构图来实现的，是一张反映组织内部之间隶属关系的树状结构图（见图系的树状结构图（见图1）。）。绘制组织结构步骤：绘制组织结构步骤：了解企业的内部组织结构及人员配置，画出组织结构图了解企业的内部组织结构及人员配置，画出组织结构图了解企业上下级关系的组织结构，画出上下级关系组织结了解企业上下级关系的组织结构，画出上下级关系组织结构图。构图。说明：说明：与企业生产经营、管理密切相关的部门一定

3、要反映全面、与企业生产经营、管理密切相关的部门一定要反映全面、准确。准确。为了表明企业的运行过程，往往也画出企业物流和管理组为了表明企业的运行过程，往往也画出企业物流和管理组织关系图（见图织关系图（见图2）。）。3图1 企业组织结构图4图2 组织结构与物流关系图5广州五十铃客车有限公司组织结构图6天瑞集团组织结构图72、组织、组织/业务关系分析业务关系分析 组织结构图反映了组织内部和上下级关系。但是对于组组织结构图反映了组织内部和上下级关系。但是对于组织内部各部分之间的联系程度，组织各部分的主要业务职能织内部各部分之间的联系程度，组织各部分的主要业务职能和它们在业务过程中所承担的工作等等却不能

4、反映出来。这和它们在业务过程中所承担的工作等等却不能反映出来。这将会给后续的业务、数据流程分析和流程数据分析（将会给后续的业务、数据流程分析和流程数据分析（U/C矩阵分析）等等带来困难。为了弥补这方面的不足，通常增矩阵分析）等等带来困难。为了弥补这方面的不足，通常增设组织业务关系图（见表设组织业务关系图（见表1）来反映组织各部分在承担业）来反映组织各部分在承担业务时的关系。务时的关系。 8计划处计划处供应处供应处财务处财务处销售处销售处调度处调度处技术处技术处物资仓物资仓库库物资采购计划制定物资采购计划制定*产品销售计划制定产品销售计划制定*物资采购及入库物资采购及入库*生产组织生产组织*.组

5、织组织联系程度联系程度业务业务其中：其中： * 表示该部门是相应业务的执行部门；表示该部门是相应业务的执行部门； 表示该部门是相应业务的辅助执行部门；表示该部门是相应业务的辅助执行部门； 表示该业务的执行需要用到相应管理部门的数据；表示该业务的执行需要用到相应管理部门的数据；空格表示该业务与对应的组织无关。空格表示该业务与对应的组织无关。表表1 组织组织/业务关系业务关系93、业务功能分析、业务功能分析在组织中，常常有这种情况，组织的各个部分并不能在组织中，常常有这种情况，组织的各个部分并不能完整地反映该部分所包含的所有业务。当生产经营规完整地反映该部分所包含的所有业务。当生产经营规模扩大时，

6、交叉管理的某些功能就要求独立出来。于模扩大时，交叉管理的某些功能就要求独立出来。于是以功能为准绳进行设计，使得系统将会对组织结构是以功能为准绳进行设计，使得系统将会对组织结构的变化有一定的独立性，将获得较强的生命力。因此的变化有一定的独立性，将获得较强的生命力。因此在分析组织结构的时候，应画出业务功能图。图在分析组织结构的时候，应画出业务功能图。图3是是一张某销售业务的业务功能图。一张某销售业务的业务功能图。10销售业务管理销售业务管理销售计划管理销售计划管理合同管理合同管理销售核算与统计销售核算与统计成品库管理成品库管理市场预测市场预测销售历史资料管理销售历史资料管理编制年度销售大纲编制年度

7、销售大纲编制销售计划编制销售计划 合同有效性审查合同有效性审查 合同执行情况分析合同执行情况分析合同登记和变更合同登记和变更销售收入核算销售收入核算销售利润核算销售利润核算销售统计分析销售统计分析出入库管理出入库管理库存统计库存统计市场预测市场预测市场分析市场分析图图3 业务功能分析图业务功能分析图114、业务流程分析、业务流程分析（1）业务流程图的绘制）业务流程图的绘制 在对系统的组织结构和功能进行分析时，需从在对系统的组织结构和功能进行分析时，需从一个实际业务流程的角度将系统调查中有关该业务一个实际业务流程的角度将系统调查中有关该业务流程的资料都串起来作进一步的分析，流程的资料都串起来作进

8、一步的分析，业务流程分业务流程分析析可以帮助我们了解该业务的具体处理过程发现可以帮助我们了解该业务的具体处理过程发现和处理系统调查工作中的错误和疏漏，修改和删除和处理系统调查工作中的错误和疏漏，修改和删除原系统的不合理部分，在新系统基础上优化业务处原系统的不合理部分，在新系统基础上优化业务处理流程。理流程。 业务流程分析我们通过业务流程分析我们通过业务流程图业务流程图来表示。来表示。12概念概念业务流程图业务流程图(transaction flow diagram, 简称简称TFD)，就是用一些规定的符号及连线来表示某个具体业务处就是用一些规定的符号及连线来表示某个具体业务处理过程，用尽可能少

9、，尽可能简单的方法来描述业务理过程，用尽可能少，尽可能简单的方法来描述业务处理过程的方法。业务流程图的绘制基本上按照业务处理过程的方法。业务流程图的绘制基本上按照业务的实际处理步骤和过程绘制。的实际处理步骤和过程绘制。有关业务流程图的画法，目前尚不太统一。但若仔细分有关业务流程图的画法，目前尚不太统一。但若仔细分析，就会发现它们都是大同小异，只是在一些具体的规析，就会发现它们都是大同小异，只是在一些具体的规定和所用的图形符号方面有些不同而在准确明了地反定和所用的图形符号方面有些不同而在准确明了地反映业务流程方面是非常一致的。映业务流程方面是非常一致的。13基本符号基本符号 业务流程图的基本图形

10、符号非常简单，只业务流程图的基本图形符号非常简单，只有有6个。有关个。有关6个符号的内部解释则可直接用个符号的内部解释则可直接用文字标于图内。这文字标于图内。这6个符号所代表的内容与信个符号所代表的内容与信息系统最基本的处理功能一一对应。如在图息系统最基本的处理功能一一对应。如在图所示中。所示中。14业务处理单位业务处理单位业务处理功能描述业务处理功能描述表格表格/报表报表/单单据据数据数据/文档存储文档存储收集统计文档收集统计文档信息传递过程信息传递过程15绘制业务流程图绘制业务流程图根据所提供的背景资料绘制业务流程图根据所提供的背景资料绘制业务流程图 某企业某企业“物资采购计划制定及审批物

11、资采购计划制定及审批”业务的处理业务的处理过程是：上一年末各分厂制定出本分厂的过程是：上一年末各分厂制定出本分厂的“物资需求物资需求计划表计划表”。这些物资计划表经供应处计划科审核后由。这些物资计划表经供应处计划科审核后由物资供应处的综合管理科在每年的物资供应处的综合管理科在每年的1月月1日前将各分日前将各分厂提交的年物资需求计划表按物资品种进行汇总后厂提交的年物资需求计划表按物资品种进行汇总后得到新一年的得到新一年的“物资需求总表物资需求总表”，该物资需求总表由，该物资需求总表由供应处处长审批后，由供应处计划员计算出每一种供应处处长审批后，由供应处计划员计算出每一种物资的年采购计划量并最后形

12、成全厂新一年的物资的年采购计划量并最后形成全厂新一年的“物资物资采购计划采购计划”。16附注：附注： 供应处计划科对各分厂需求计划表的审核方式供应处计划科对各分厂需求计划表的审核方式 为：依据计划处制定的相应分厂的为：依据计划处制定的相应分厂的“主生产计划主生产计划（即产品产量计划）（即产品产量计划）”及技术处提供的及技术处提供的“生产用生产用物资消耗定额物资消耗定额”按公式：按公式： 物资需求量物资需求量=产品计划产量产品计划产量物资消耗指标物资消耗指标 计算出每一种产品所需物资的消耗量。然后按计算出每一种产品所需物资的消耗量。然后按 物资进行归纳汇总得出该分厂每一种物资的需求物资进行归纳汇

13、总得出该分厂每一种物资的需求总量。若得出的物资需求量与该分厂物资需求计总量。若得出的物资需求量与该分厂物资需求计划表相符（如误差不超过划表相符（如误差不超过10%），则认为合理，），则认为合理，否则要与该分厂协商后才能完成审核工作。否则要与该分厂协商后才能完成审核工作。17供应处处长对物资需求总表的审批处理为：依供应处处长对物资需求总表的审批处理为：依据掌握的企业财务及生产要求和可能的不可预据掌握的企业财务及生产要求和可能的不可预计的物资消耗对物资需求量进行修正。计的物资消耗对物资需求量进行修正。供应处计划员计算物资采购量所依据的模型为：供应处计划员计算物资采购量所依据的模型为： 物资采购计划

14、量物资采购计划量=物资需求量物资需求量+合理库存量合理库存量当当前库存量前库存量 其中物资的其中物资的“合理库存量合理库存量”和和“当前库存量当前库存量”由物资仓库的由物资仓库的“库存台帐库存台帐”获取。获取。18绘制步骤：绘制步骤：（1）分步绘制）分步绘制依据：上一年末各分厂制定出本分厂的依据：上一年末各分厂制定出本分厂的“物资需求物资需求计划表计划表”。这些物资计划表经供应处计划科审核后。这些物资计划表经供应处计划科审核后由物资供应处的综合管理科在每年的由物资供应处的综合管理科在每年的1月月1日前将各日前将各分厂提交的年物资需求计划表按物资品种进行汇总分厂提交的年物资需求计划表按物资品种进

15、行汇总后得到新一年的后得到新一年的“物资需求总表物资需求总表”。绘制图如下：。绘制图如下：各分厂各分厂物资需求物资需求计划表计划表审核审核物资品种物资品种分类制总表分类制总表供应处供应处计划科计划科供应处供应处综合科综合科物资需求总表物资需求总表？19各分厂各分厂物资需求物资需求计划表计划表审核审核物资品种分类物资品种分类制总表制总表供应处供应处计划科计划科供应处供应处综合科综合科物资需求总表物资需求总表合格的物资合格的物资需求计划表需求计划表20该物资需求总表由供应处处长审批后，由供应处该物资需求总表由供应处处长审批后，由供应处计划员计算出每一种物资的年采购计划量并最后计划员计算出每一种物资

16、的年采购计划量并最后形成全厂新一年的形成全厂新一年的“物资采购计划物资采购计划”。审批计算每一种物资的年采购计划量供应处处长供应处计划员新一年的物资采购计划物资需求总表21（2）检查局部）检查局部依据附注：供应处计划科对各分厂需求计划表的依据附注：供应处计划科对各分厂需求计划表的审核方式审核方式 为：依据为：依据计划处计划处制定的相应分厂的制定的相应分厂的“主生产主生产计划计划（即产品产量计划）（即产品产量计划）”及及技术处技术处提供的提供的“生产用生产用物资消耗定额物资消耗定额”按公式：按公式： 物资需求量物资需求量=产品计划产量产品计划产量物资消耗指标物资消耗指标计算出每一种产品所需物资的

17、消耗量。然后按物资计算出每一种产品所需物资的消耗量。然后按物资进行归纳汇总得出该分厂每一种物资的需求总量。进行归纳汇总得出该分厂每一种物资的需求总量。若得出的物资需求量与该分厂物资需求计划表相符若得出的物资需求量与该分厂物资需求计划表相符（如误差不超过（如误差不超过10%），则认为合理，否则要与该），则认为合理，否则要与该分厂协商后才能完成审核工作。分厂协商后才能完成审核工作。22各分厂各分厂物资需求物资需求计划表计划表审核审核物资品种分类物资品种分类制总表制总表供应处供应处计划科计划科供应处供应处综合科综合科物资需求总表物资需求总表计划处计划处技术处技术处分厂的分厂的主生产计划主生产计划生产

18、用生产用物资消耗定额物资消耗定额23各分厂各分厂物资需求物资需求计划表计划表审核审核物资品种分类物资品种分类制总表制总表供应处供应处计划科计划科供应处供应处综合科综合科物资需求总表物资需求总表计划处计划处技术处技术处分厂的分厂的主生产计划主生产计划生产用生产用物资消耗定额物资消耗定额是否合理是否合理NY加上判断的流程图加上判断的流程图24依据附注供应处处长对物资需求总表的审批处理依据附注供应处处长对物资需求总表的审批处理为：依据掌握的企业财务及生产要求和可能的不可为：依据掌握的企业财务及生产要求和可能的不可预计的物资消耗对物资需求量进行修正。预计的物资消耗对物资需求量进行修正。依据附注供应处计

19、划员计算物资采购量所依据的依据附注供应处计划员计算物资采购量所依据的模型为：模型为：物资采购计划量物资采购计划量=物资需求量物资需求量+合理库存量合理库存量当前库存量当前库存量 其中物资的其中物资的“合理库存量合理库存量”和和“当前库存量当前库存量”由由物资仓物资仓库库的的“库存台帐库存台帐”获取。获取。25审批审批计算每一种物资计算每一种物资的年采购计划量的年采购计划量供应处供应处处长处长供应处供应处计划员计划员新一年的物资新一年的物资采购计划采购计划物资需求总表物资需求总表物资物资仓库仓库库存台账库存台账26（3）绘总图）绘总图把分段绘的流程进行汇总把分段绘的流程进行汇总各分厂各分厂物资需

20、求物资需求计划表计划表审核审核物资品种分类物资品种分类制总表制总表供应处供应处计划科计划科供应处供应处综合科综合科计划处计划处技术处技术处分厂的分厂的主生产计划主生产计划生产用生产用物资消耗定额物资消耗定额审批审批计算每一种物资计算每一种物资的年采购计划量的年采购计划量供应处供应处处长处长供应处供应处计划员计划员新一年的物资新一年的物资采购计划采购计划物资需求总表物资需求总表物资物资仓库仓库库存台账库存台账27业务流程图例二：系统中人员系统中人员单据、报表、帐目单据、报表、帐目数据流向数据流向系统外实体系统外实体处理处理28业务流程图绘制举例业务流程图绘制举例存取款业务存取款业务储户储户存折存

21、、存折存、取款单取款单业务分类业务分类存折存折取款单取款单存折存折存款单存款单存款处理存款处理取款处理取款处理利息文件利息文件存折存折存折存折现金现金帐目文件帐目文件不合格不合格现金库现金库29（2）业务流程图的特点和作用）业务流程图的特点和作用1. 特点特点图的形式是按业务部门划分。图的形式是按业务部门划分。图描述的主体是票据、帐单的业务处理。图描述的主体是票据、帐单的业务处理。票据、帐单流动路线与实际业务处理过程一一票据、帐单流动路线与实际业务处理过程一一对应。对应。图中票据、帐单是有图中票据、帐单是有“ 生生”、“ 死死”的，即用的，即用它的一次生命周期来表示出一笔业务的处理情它的一次生

22、命周期来表示出一笔业务的处理情况。况。302.作用作用制做流程图的过程是全面了解业务处理的过程，制做流程图的过程是全面了解业务处理的过程，是进行系统分析的依据。是进行系统分析的依据。它是系统分析员、管理人员、业务操作人员相它是系统分析员、管理人员、业务操作人员相互交流思想的工具。互交流思想的工具。系统分析员可直接在业务流程图上拟出可以实系统分析员可直接在业务流程图上拟出可以实现计算机处理的部分。现计算机处理的部分。用它可分析出业务流程的合理性。用它可分析出业务流程的合理性。31练习一练习一 ：按以下调查结果画出订货业务流程图按以下调查结果画出订货业务流程图 采购员从仓库收到缺货通知单后，查阅订货采购员从仓库收到缺货通知单后，查阅订货合同单，若已订货，则向供货单位发出催货请合同单，若已订货，则向供货单位发出催货请求，否则就填写补充订货单交供货单位。供货单求，否则就填写补充订货单交供货单位。供货单位发货同时，向采购员发出提货通知单。位发货同时，向采购员发出提货通知单。32（3）表格分配图）表格分配图（1）基本符号）基本符号表示系统中各种单据和报告都与哪些部门发生业务关系。表示系统中各种单据