公司档案如何管理 公司档案管理制度

1、公司档案如何管理 _公司档案管理制度_公司档案管理制度第一章总则第一条为加强公司各类档案的管理，确保档案资料保存安全、完整，有效地保护和利用档案，维护公司合法权益，特制定本办法。第二条本办法所称的档案是指公司从事经营、管理以及其他各项活动直接形成的对公司有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。第二章档案管理机构及其职责第三条档案管理由综合办公室统一管理，并指定专人负责公司档案管理维护工作。第四条公司各部门、各水厂应指定专人负责档案整理和归档工作，公司员工均有保护档案的义务。第三章档案的分类及保管期限第五条 档案的分类及保存期限 （一）本级党的代表大会、共青团代表大会、职工代表大会

2、，大会的一套材料存永久。代表大会的通知、日程、参加人名单、会议决议、选举的结果、会议的报告、会议材料等。（二）本级党委、政协、纪委、共青团、工会、妇联、执委会、全体委员会会议、政府常务会、办公会议的文件材料，公报、决定、决议、记录、纪要、讨论通过的文件、领导人讲话、参加人员名册永久保存。（三）本企业董事会、监事会、股东会构成及变更材料会议形成的通知、议程、报告、决定、决议、记录、纪要、领导人讲话、讨论通过的文件、参加人名单、在履职和维权过程形成的文件，永久保存。（四）本企业资本登记、资本变动、融资文件材料、股权转让、债券融资、股东股权登记等材料永久保存。评估报告、审计报告永久保存。本企业资产管

3、理文件，土地、房屋、基础设施、不动产产权登记、自然资源所有权、商标权、专利权等永久保存。（五）本机关党的、行政的办公会记录、纪要永久保存。（六）本机关召开的工作会议、专题会议的文件材料，会议的请示、批复、议程、决定、决议、总结报告、记录、纪要、会议的材料及联合召开的会议等永久保存。（七）上级机关、上级领导检查、视察本单位工作时形成的重要文件材料、讲话、照片等永久保存。（八）本单位向上级主管单位的请示、报告有批复的存永久，无批复重要事项存 30 年，无批复一般事项存 10 年。（九）本单位收到的有关机关、上级主管单位机构制发的文件材料，涉及本单位经营管理主要事项存永久。（十）本单位与其他单位或企

4、业发生的业务往来、战略合作协议、合同、协议、公告、公示、审计、法律事务、保险等存永久。（十一）本单位的业务文件材料 1、本单位制定的管理办法，中长期规划纲要，经营决策文件永久保存。2、本单位年度工作计划、总结、任务目标永久保存。其中：党的工作年度计划、总结永久保存。行政的工作年度计划、总结永久保存。工会的工作年度计划、总结永久保存。团委的工作年度计划、总结永久保存。各个厂的的工作年度计划、总结永久保存。各部门的年度计划、总结存 30 年。3、统计报表：反映本单位年度的各项各类年报表永久保存。（1）党的党员、党组织报表等永久保存。（2）行政向上级报的报表永久保存。（3）厂的生产年、月报表（反映生

5、产状况，生产任务完成情况）永久保存。（4）团员团的工作报表永久保存。（5）教育培训、安全、计划生育、档案统计、人力资源、劳资等，凡是向上级交的表都应存档，年度表永久保存，月季报表如果没有同类年报表，提高档次永久保存。（6）物质统计报表永久保存。（7）工业普查报表永久保存。4、本单位编辑、编写的文件材料永久保存。5、本单位财务管理制度、规定、办法永久保存；财务预算、决策永久保存；财务年计划、总结 30 年。6、人力资源管理办法、制度、规划、决定报告等永久保存；人员的录用、转正、聘任、调资、定级、定职、停薪留职、辞职、离退休、死亡、抚恤、安置等文件永久保存；任免、升降、奖惩、考核、职称评聘等永久保

6、存；劳动合同永久保存；获省部级以上表彰、奖励的永久保存，以下 30 年；收到警告（不含）以上处分的永久保存，警告 30 年；职工调动工作的行政、工资关系的介绍信，存根永久；每年底在册职工名册永久保存。7、党员名册每年底写一份存永久；转出、转入党团组织关系的介绍信及存根永久保存。8、共青团劳动竞赛、表彰先进、团费管理、重要的文体活动永久保存。9、本机关大事记、组织机构沿革永久保存。机构设置、撤并、名称更改、印章启用和作废永久保存。10、企业认、达标等活动的呈报、审批材料、企业获得的资质、信誉证书永久保存。11、本企业生产组织、质量、能源、设备、安全、消防、环保、计量、科技、信息化、标准、图书、机

7、要、档案、保密、保卫、综合治理、信访、外事、情报、市场营销等管理文件重要材料、计划、总结永久保存。12、环境保护工作制度、总结、环保调查、监测、分析永久保存。环境影响评价书、环保污染防治措施、总结、报告、污染事故抢救、调查、处理文件材料永久保存。13、企业住房、房产分配、出售、出租工作文件材料永久保存。职工承租、购置企业房产的合同、协议有关手续永久保存。14、新闻媒体对本企业重要活动、重大事件、典型人物的宣传报道永久保存。本企业文化建设、纪念、庆典活动重要的永久保存。一般的 30 年。15、除纸质材料外，有保存价值的光盘、照片等永久保存。第六条 档案存放地点及归档时间 1、公司各部门、各水厂档

8、案统一存放于公司总部档案室。2、公司各部门、各水厂上一年度档案于本年度 2;3 月按要求交至公司档案室，5;6 月由档案整理人员对上一年度档案进行整理和系统录入。第四章归档要求第七条 立卷 1、正本在前，定稿在后为 1 件；正文在前，附件在后为 1 件；原件在前，复制件在后为 1 件；转发文在前，被转发文在后为 1 件；复文在前，来文在后为 1 件；批复在前，请示在后为 1 件；汉文本在前，少数民族文字在后为 1 件；中文在前，外文在后为 1 件。文件处理单应与文件为 1 件，不应单独存放。草稿，修改稿都是未定稿，都不具有法律效力，一般情况下都不需保存。报表、名册、图册等一册（本）为 1 件（

9、原装订本不拆）。2、跨年度的请示与批复，放在批复年立卷，跨年度会议文件放在会议开幕年立卷，跨年度的规划文件放在规划批复年立卷。3、卷内文件资料按时间顺序排列，时间相同的可顺序排列。4、卷内文件材料需根据卷内目录编写页号。装订的案卷应统一在有文字的每页正面的右上角。第八条 案卷质量 1.案卷封面，应做到工整，清晰，封面文字应能准确反映出卷内文件材料的内容。2.卷内文件需完好、清晰，破损的文件要进行裱糊。3、案卷卷首为卷内目录，卷内文件没有提名的，由文件整理人员根据内容拟定标题。4、案卷装订前要拆除金属物。5 案卷卷末为备考表应写明立卷人，审核人，立卷时间。6、归档部门应指定专人将归档文件分类别按

10、照归档要求编制归档文件目录，与归档文件一同交至公司档案室。档案整理人员负责对目录与存档资料的一致性进行审核，审核不合格的将退回存档部门重新整理。审查合格的档案由档案整理人员按类别存放于档案室。第五章 档案的借阅第九条档案属于公司机密，未经许可不得外借、外传；外单位人员未经公司领导批准不得借阅。第十条公司原始档案原件原则上不得借出，如有特殊需要，需由申请借阅部门填写档案借阅审批表，经申请部门经理及综合办公室负责人审批后方可借出。借出文件资料应由申请借阅部门负责，在规定时间内及时归还。第十一条需对档案文件资料进行复印的，应由申请借阅部门填写档案借阅审批表，完成档案借阅登记手续后方可借阅复印档案；不需复印及借出的，需填写档案查阅单，完成查阅登记手续后方可借出。第十二条借出档案材料的时间不得超过一周，必要时可以续借。过期由档案管理员催还。需要长期借出的，须经总经理批准。第十三条借阅档案人员必须妥善保管档案资料，不得任意转借或复印、不得拆封、损污文件，归还时保证档案材料完整无损，否则，追究当事人责任。第十四条任何部门和个人都不得将档案任意保留和私藏。第六章 档案的销毁第