word文档的高级操作实用教案

1、6.1 使用(shyng)样式 在Word中编排一些格式(g shi)繁多的文档时，经常使用样式来快速调整或统一文档的格式(g shi)。 6.1.1 认识(rn shi)样式 样式是一系列格式的集合，我们可以对文档中的段落或文本应用系统内置或用户自定义的样式，从而快速调整文档格式；此外，由于修改了某个样式后，所有应用该样式的内容会自动进行相应的格式修改，因此利用样式还可以快速统一文档格式；除此之外，利用样式还可辅助提取目录。 第1页/共38页第一页，共39页。 在Word 2003中，样式有两类：一类是字符样式，一类是段落样式。字符样式：只包含文本格式，如字体、字号和字形等。可以对一段文本应

2、用段落样式，对其中的部分文字应用字符样式。段落样式：既包含了文本格式，又包含了对齐方式、缩进、行间距、边框和底纹等段落格式。段落样式可以应用于一个(y )或多个段落。 第2页/共38页第二页，共39页。6.1.2 应用(yngyng)内置样式与自定义样式 在Word 2003中，系统为用户(yngh)提供了多种内置样式，如“标题1”、“标题2”和“标题3”等，用户(yngh)在编排文档时可直接套用这些内置样式，还可以根据需要自定义样式。 应用系统内置标题(biot)样式 第3页/共38页第三页，共39页。 创建(chungjin)的自定义样式第4页/共38页第四页，共39页。 在文档中应用(y

3、ngyng)自定义样式第5页/共38页第五页，共39页。6.1.3 管理(gunl)样式 如果预设(y sh)或创建的样式不能满足要求，可以根据需要在此样式的基础上进行修改，此外，还可将不需要的样式从列表框中删除。 修改(xigi)样式后，应用该样式的段落会自动进行更新 第6页/共38页第六页，共39页。若要删除样式，只需单击该样式右侧的按钮 ，在展开的列表中选择“删除”项。需要注意的是，只能删除自定义样式，而不能删除系统自带的样式 第7页/共38页第七页，共39页。6.2 使用(shyng)模板 所有的Word文档都是以模板为基础创建的。模板决定了文档的基本结构，如页面设置、样式设置等。例如

4、，在Word中创建的空白文档就是基于系统自带的Normal.dot模板创建的，该模板的纸张大小为A4纸，还包含(bohn)了“标题1”、“标题2”和“正文”等样式，其中“正文”样式的字体为宋体、5号字，段落格式为两端对齐。 Normal模板默认安装(nzhung)在C:Documents and Settings用户名Application DataMicrosoftTemplates文件夹中。若要安装(nzhung)新模板，只需将模板文件拷贝到该文件夹下即可。若要删除不必要的模板，只需删除该文件夹下的相应模板文件即可。 第8页/共38页第八页，共39页。6.2.1 使用(shyng)模板创建

5、文档 Word 2003为用户提供了许多常用的模板(mbn)，如信函和传真、报告和出版物等，应用这些模板(mbn)，可以使用户轻松创建出各种专业性极强的Word文档。 第9页/共38页第九页，共39页。 根据实际(shj)情况输入相应的信息 第10页/共38页第十页，共39页。6.2.2 创建(chungjin)模板 用户可以把经常重复使用的文档结构(jigu)（如页面、页眉页脚设置和自定义的样式等）以模板的形式保存下来，待需要使用时，只需使用该模板创建文档即可。 设置模板文档的页面(y min)格式 第11页/共38页第十一页，共39页。 创建(chungjin)需要的样式 第12页/共38

6、页第十二页，共39页。 将文档保存(bocn)为模板 基于公文模板(mbn)创建文档 第13页/共38页第十三页，共39页。6.3 特殊(tsh)排版方式 在编排报刊、杂志时经常要使用一些特殊的排版方式(fngsh)，如首字下沉、中文版式和分栏排版等。 6.3.1 分栏排版(pi bn) 分栏排版是报刊和杂志中常见的一种排版方式。利用Word的分栏排版功能，可以在文档中建立不同数量或不同版式的栏，并且可以灵活地控制栏数、栏宽和栏间距。设置分栏后，Word中的正文将从最左边的一栏开始逐栏排列。 第14页/共38页第十四页，共39页。对全部文档设置分栏。若要对文档的部分(b fen)内容分栏，则选

7、中要设置分栏的文本，再选择分栏方式即可 设置分栏后选择(xunz)“一栏”项，可取消分栏效果 第15页/共38页第十五页，共39页。 “分栏”对话框中各选项的意义如下：选择“一栏”，可以将已经分为多栏的文本恢复成单栏版式。选择“两栏”、“三栏”选项，可将所选文本分成等宽的两栏或三栏。选择“偏左”或“偏右”选项，可以将所选文本分成左窄右宽或左宽右窄的两个不等宽栏。如果要设置3栏以上的不等宽栏，需在“栏数”编辑框中设置分栏的栏数。选择分栏的样式后，在“栏数”编辑框中可设置栏数。选中“分隔线”复选框，可在栏与栏之间设置分隔线，使各栏之间的界限更明显。在“宽度和间距”编辑框中可设置每一栏的栏宽以及栏间

8、距。选中“栏宽相等(xingdng)”复选框，可将所有的栏设置为等宽栏。 在“应用于”下拉列表中：选中“本节”，将本节设成多栏版式。选中“插入点之后”，将插入符之后的文本设为多栏版式。选中“整篇文档”，则对文档全部内容应用分栏设置。 第16页/共38页第十六页，共39页。利用(lyng)“分栏”按钮为文档分栏 设置(shzh)等长栏 第17页/共38页第十七页，共39页。6.3.2 首字下沉(xi chn) 首字下沉的排版方式在报刊(bokn)和杂志中也很常见，首字下沉通常用于文档的开头。它是将段落开头的第一个文字或若干个字母变为大号字，并以下沉或悬挂方式显示，从而美化文档的版面样式。 第18

9、页/共38页第十八页，共39页。6.3.3 中文版式 在编辑文档时，某些版式是中文所特有的，如标注(bio zh)拼音、带圈字符和字符合并等。为此，Word 2003专门提供了这些功能。 1拼音(pnyn)指南 在编排小学课本或少儿读物时，经常需要编排带拼音的文本，这时可以利用Word 2003提供(tgng)的“拼音指南”来快速完成此项工作。 第19页/共38页第十九页，共39页。 由于“拼音指南”功能一次最多只能为不超过(chogu)45个字标注拼音，若要标注拼音的文本较多，则需重复多次操作。此外，在“拼音指南”对话框中设置的字体和字号只针对拼音，不包括文字。 若要取消拼音标注，可在“拼音

10、指南”对话框中单击“全部删除”按钮。 第20页/共38页第二十页，共39页。2带圈字符(z f) 在编排文档时，为了突出显示(xinsh)某些字符或数字的意义，可以为它们加上一个圈。需要注意的是，该操作每次只能设置单个汉字或两位数字。 要取消字符的带圈效果，只需先选中带圈字符，然后(rnhu)打开“带圈字符”对话框，在“样式”选项区选中“无”即可。 第21页/共38页第二十一页，共39页。3纵横(znghng)混排 使用纵横混排功能可以使文档中的部分文本纵向或横向(hn xin)排列。 若要取消纵横混排效果，可首先选择纵向排列的文本，然后打开(d ki)“纵横混排”对话框，单击“删除”按钮即可

11、。 第22页/共38页第二十二页，共39页。4合并(hbng)字符 合并(hbng)字符就是将选定的多个字符上下排列，使多个字符占据一个字符的位置。在合并(hbng)字符时一定要注意，无论中英文，最多只能选择6个字符，多选的字符会被自动删除。 若取消(qxio)合并的字符，只需在选中已合并的字符后打开“合并字符”对话框，单击“删除”按钮即可。 第23页/共38页第二十三页，共39页。5双行合一(h y) 使用Word 2003提供的“双行合一”功能，可以(ky)实现单行、双行文字的混排效果。 第24页/共38页第二十四页，共39页。6.4 审阅(shn yu)文档 Word的文档审阅(shn

12、yu)功能主要包括两个方面：一是文档审阅(shn yu)者可通过为文档添加批注的方式，对文档的某些内容提出自己的看法和建议；二是文档审阅(shn yu)者在文档修订模式下修改原文档，而文档作者可决定拒绝还是接受修订。 6.4.1 使用(shyng)批注 批注是审阅者为文档的某些内容添加的注释信息。Word允许多个审阅者对文档添加批注，并以不同的颜色标识。 第25页/共38页第二十五页，共39页。1添加和查看(chkn)批注 添加(tin ji)批注查看(chkn)批注内容第26页/共38页第二十六页，共39页。利用(lyng)“审阅”工具栏中的按钮查看批注利用“主文档修订和批注”窗格(chun

13、 )查看批注 第27页/共38页第二十七页，共39页。2修改、隐藏(yncng)和删除批注 若要修改批注内容，可在要修改内容的批注框内单击鼠标，进入批注编辑状态，编辑批注的方法与编辑普通文本(wnbn)相同。另外，右击添加了批注的文本(wnbn)，在弹出的快捷菜单中选择“编辑批注”项，也可进入批注编辑状态。 修改(xigi)批注颜色第28页/共38页第二十八页，共39页。 取消该项，可隐藏(yncng)文档中的所有批注 选择相应(xingyng)的审阅者名称，则文档中将只显示该审阅者的批注 第29页/共38页第二十九页，共39页。删除(shnch)所选批注 删除所有(suyu)批注 第30页/

14、共38页第三十页，共39页。6.4.2 使用(shyng)修订 若在审阅文档时开启修订功能，Word将以特殊方式标识审阅者对文档所做的删除、修改和新增内容。当文档原作者拿到一篇经过(jnggu)修改的文档后，可查看修订内容，并决定拒绝或接受修订。 1修订(xidng)文档 打开要进行修订的文档，进入修订状态后对文档开始修订再次单击该按钮可退出修订第31页/共38页第三十一页，共39页。2接受(jishu)与拒绝修订 文档进行修订后，文档原作者可以决定(judng)接受（使修订内容成为文档正文）或拒绝（取消修订内容）审阅者所做的修订。 接受(jishu)某处修订 接受所有修订 第32页/共38页

15、第三十二页，共39页。拒绝(jju)某处修订 拒绝(jju)所有修订 第33页/共38页第三十三页，共39页。3比较(bjio)文档 如果审阅者直接修改(xigi)了文档，而没有让Word加上修订标记，此时作者可利用比较文档功能将原来的文档与修改(xigi)后的文档进行比较，以查看哪些地方进行了修改(xigi)。 打开(d ki)要比较的原文档 第34页/共38页第三十四页，共39页。系统将自动创建一个比较文档，该文档中标记出与原始文档不同的地方，并用(bn yn)批注框显示出来 查看文档中的所有(suyu)批注框，然后根据需要做出决定，当文档中的不同之处全部审阅完毕，最然后保存文件即可。 在

16、该下拉列表框中可选择比较(bjio)文档的显示状态第35页/共38页第三十五页，共39页。综合实例(shl)编排并审阅杂志稿 本例通过编排(binpi)并审阅一篇杂志稿，来练习本章所学的文档排版及审阅的相关知识。 首先修改正文样式，接着自定义标题和作者样式，然后为文档分栏，在文档中设置带圈字符和首字下沉版式(bnsh)，最后审阅杂志稿。 制作思路操作步骤具体操作步骤参见视频6-1。第36页/共38页第三十六页，共39页。本章(bn zhn)小结 学完本章，读者应该掌握如下知识： 掌握样式和模板的创建与应用方法。 掌握在文档中应用分栏排版、首字下沉和中文版式的方法。 掌握使用批注对文档添加注释信息，以及查看(chkn)、编辑和删除批注的方法。 掌握修订文档、接受或拒绝修订的方法