试析数字档案管理中的知识发现与知识服务

1、    试析数字档案管理中的知识发现与知识服务    董唯摘 要：在新时代，档案的管理工作已经迈进了数字化的时代。相较于传统档案，数字档案所储存的信息量更加的庞大，其内容也从传统档案的单一的文字、图片形式，发展到了数字化档案的影音、图像、文字、视图多种储存模式。而且无论是传统档案还是新时代下的电子档案，其中都蕴含着数量巨大的信息资料，这就要求档案管理人员不仅能够妥善保管档案资料，更能够依托巨大的档案资源，在其中发现有价值的资源，以更好的服务社会。本文就数字档案管理中的知识发现与知识服务进行了分析研究，以期能够为同行业工作者提供有价值的参考。关键词：数字档

2、案管理；知识发现；知识服务电子科技、网络信息、大数据等等方面的高速发展，也使得我国档案管理进入了数字化的新时代。现阶段，我档案管理工作，正在传统档案管理的基础上通过整理、整合，对整体档案资源进行数字化的档案管理建设，我国历史悠久、人口众多，也就导致了我国档案资料的数量巨大。面对如此巨大的档案资源，各地方管理机构也在根据自身特点，积极的进行数字档案管理工作的摸索，展开多种形式的管理及服务。各地方管理中作进程中，都秉持着以实现现有资源共享的目的，逐渐摸索出一套行之有效的知识发现与服务的工作方式。1 知识服务的所面对的困难档案管理数字化的进程，使得人们有了更为丰富的方式对档案工作进行有效的管理和服務

3、，相对于传统的档案管理、查询工作发生了质的飞跃，依托现有网络信息技术、电子科学技术的发展。能够在数据库之中快速并且精确的的索引到自己所需要的电子档案信息。但是，用户在实际操作中，如果用户想要根据自身所遇到的具体困难寻找解决方案的信息则并不简单，档案信息储藏量又浩如烟海，使得这项工作的工作量也随之巨增。并且用户所获的到的信息往往会和要解决的问题存在一定的偏差，会附带出较多冗杂的其他信息资源，这也使得人们对于现代的电子档案管理工作有了更高的要求。简言之，现代的用户已经不仅仅满足与档案的查寻功能，而是更加迫切的需要在知识服务之下能够在海量的档案信息之中，找到对于当前所面对问题最有效的解决方案信息资源

4、。2 相关概念解析2.1 知识发现概念的解析知识发现这个概念已经在人类历史出现了很长时间，这一概念最早是在二十世纪八十年代一个国际学术交流会中提出的，这个学术交流会是在美国底特律召开的，从某个角度来说这次国际学术交流会推动了人类知识发现的进程。知识发现的进程开展的速度并不算快，这一个概念施时隔六年之后，才又一次被人人们在加拿大的一个同类型学术交流会上提及并且对这一概念做出了进一步说明，但在人们的普遍工共识中，知识发现这一概念是由自由学者fayyad在上个世界九十年代所提出的。在大多数人们的认知中，知识发现的这一概念就是在在浩如烟海的档案中通过技术手段找到有价值的知识，而档案往往都是以数据的形式

5、储存起来的，所以要想找到关键的知识首先要把数据变成知识。而这一认知从一个侧面描述了知识发现，但是不够全面。全面来讲，知识发现不是一个具体的动作或者行为，它是一个过程，转化的过程，知识发现是信息挖掘、信息综合、信息挑选、信息转化的综合表现，其目的是通过知识发现过程的处理吗，能够将数据转化成知识供人们直接使用。2.2 知识服务知识服务这一观念的提出要比发现知识要晚，是在1999年一篇论文中提出的，论文的作者是任俊为。知识服务的重点是服务，而且是利用信息服务，在开展服务的前提就是能够丰富的信息资源去支持服务，而且在服务的时候，也要使用一定的技术，包括智能技术，这样可以帮助人们在众多的信息资源中，找到

6、有效的信息。从这种观念中，我们可以看出来，知识服务是信息服务的发展。现阶段，人们对知识服务的观念有不同的看法，一部分人认为，知识服务是为需要的人提供有用的信息资源，将信息提取、重组任何开发服务。3 改进措施3.1 数字档案信息空间开展数字档案管理中的知识服务，首先要明确数字档案信息空间的概念。数字档案信息空间是宏观信息空间中的子空间，是由数字档案数据空间、软件空间、硬件空间、时间空间、技术空间、网络空间和服务空间等构成的空间集合。信息空间概念的运用始于对计算机应用系统的描述。对计算机应用系统而言，信息是对客观事物运动过程的描述，数据则是对信息的编码。应用系统运行过程中，系统的功能和信息管理是通

7、过对数据的加工和处理来完成的。这时，包括硬件、软件和数据在内的计算机系统构成一个完整的信息空间。3.2 数字档案信息空间组织模式数字档案信息空间的组织模式是指系统的运行环境、内部结构以及相互间的关系模式。数字档案信息空间的构建应当结合数字档案与知识服务的特点，构建网络体系、数据管理体系、应用和服务体系、标准体系和安全体系等，从而构成一个高效运行的有机整体。一般说来，数字档案信息空间应当包括数据管理空间、网络应用空间、知识服务空间三个组成部分。3.3 基于数字档案信息空间的知识服务系统3.3.1 数字化管理数字信息转换的主要功能是将经过加工处理的各类非结构化数字信息转换成能被数据库管理系统进行处

8、理的结构化数字信息。这个功能主要是由数字档案管理系统的数字档案信息导入功能加以实现的。数字信息存取的主要功能是建立数字档案信息数据库、数据仓库和相关链接，建立档案信息资源组织体系，实现档案信息资源的集成、组织、存储、更新与管理。3.3.2 知识服务知识服务需要在数字管理上进行，而且数字档案可以按照自身的种类该分类，并且知道用户需要的信息，在分类的时候，为用户提供服务。数字化档案的体系可以有以下4种分类，一种是资源分类；第二种是为用户建立模型；第三种是处理反馈信息；第四种是知识推荐。资源分类是将整体的信息资源分成若干个部分，每个部分要有顺序以保证能够提供更多的信息，使其成为信息建设的基础。建立模型，主要是以用户的喜好为主，这样可以保证能够方便开展知识服务。反馈处理，主要是处理用户在接受服务所反馈的信息，包括评价等等。然后根据反馈信息重新改正，以保证为用户推送的信息都能够满足用户需要。结束语信息的高速发展，给人们的生产生活带来了巨大的便利。但在信息发展的过程中，也产生了很多的无用信息干扰了人们对于知识的发现与服务，给人生活造成了一定程度的影响。这也就给数字档案管理工作带来了新的要求，要求档案管理能够与时俱进，积极的吸收先进电子技术，的提高知识水平及专业水平，促进国家电子档案