信息系统在档案管理中的应用及发展趋势

1、    信息系统在档案管理中的应用及发展趋势    刘涛一、信息系统应用于档案管理中的必要性信息化系统是源于现代信息化技术、网络技术的发展以及先进高速发展的档案管理工作。文件作为档案被档案管理部分进行收集、整理、保存以及供人们查阅。在以往的档案管理过程中，多以纸质文件作为信息的主要载体，档案管理需要很多的存放空间以及工作人员。因此，为了简化档案管理模式，提高档案管理效率，信息系統被应用到档案管理中去。档案管理信息化引起了档案管理工作的一场彻底变革，原本的纸质档案被电子档案所取代，用于存放档案的档案室也被几台电子计算机替换。原本需要大量人力资源进行集中收集

2、、整理、存放、管理的工作也可以根据计算机信息系统（即mis）轻松地进行自动分类管理与保存。二、信息系统在档案管理中的应用（一）提高档案管理的工作效率。档案的管理主要分为收集、整理、归纳、查询这四项工作。信息系统在档案管理中应用之后，给这思想工作带来的本质上的变革，打破了原有的管理模式，从而在根本上提高了管理质量与管理效率。档案信息的收集与整理是档案管理工作的基础，是实行档案管理信息化的根本。因此，在收集信息的过程中，档案管理工作人员应该具有较强的信息收集能力。同时，档案的收集工作是档案管理过程中最为复杂的一个环节。管理者需要将收集到的信息准确无误的输入进电子计算机，只有准确的完成这一任务，档案

3、管理工作才能够顺利无误的展开。在将档案信息准确无误的输入进电子计算机之后，档案信息的整理与归纳工作正式展开。需要注意的是，已录入进计算机的档案信息中存在着许多不完善之处，需要管理人员在归纳的过程中逐步进行完善。通过编写计算机程序，实现档案信息的分类与加工，将庞大的信息进行有序的整理。信息技术应用于档案管理的最终目的就在于可以轻松的通过输入关键字进行档案内容的检索、查询并提取。（二）加强档案信息的安全性。档案信息是一个单位发展的重要资源，对于单位未来的发展有着很关键的借鉴以及参考价值。因此，如何将重要的档案信息资源进行妥善保管成为了档案管理着研究的重点课题。而信息系统的出现很好地解决了这一问题，

4、信息系统能够通过网络将档案信息资源进行上传，通过建立网络电子数据信息档案资料库，可以使需要档案信息的人通过网络进行阅览与下载，同时通过网络服务器加密等方式赋予特定人群访问权限，是登录人员在访问过程中需要使用密码验证身份。原有的管理模式存在着许多不安全因素，如突发的灾害、火灾、水灾等都会造成档案资源无法弥补的损失。使用信息新通知后，利用网络实现档案信息传输与共享已经成为信息系统在档案管理中的主要应用方向，极大地保证了档案信息的安全性与可靠性。（三）利用信息系统提高档案管理质量。在信息系统应用到档案管理中之后，在很大程度上提高了档案管理的管理水平。首先，信息系统可以将各部门的工作统一起来。原本的管

5、理模式的局限性在于，对于一些大型单位或企业，档案的管理容易出现断点，一旦出现问题，检查漏洞的工作会变得十分繁琐。信息系统应用到档案管理中去之后，利用互联网、局域网等方式实现了档案信息的及时更新，保证档案资料的更新进度，减少工作漏洞。另外，无纸化的档案管理模式还能够在一定程度上节约管理空间，改变原有纸质档案管理的堆放问题，一旦出现需要销毁的档案，管理人员只需在计算机上操作即可，较少了污染与浪费，实现了档案管理的可持续发展。三、档案管理信息系统未来的发展趋势通过以上论点的探讨我们可以很清楚的看出使用信息系统对档案进行管理的必要性以及信息系统在档案信息管理中应用的各个方面。随着科学技术的不断发展，未

6、来的信息系统必然会变得更加高效与科学。下面本论点将具体讨论未来档案信息管理的发展趋势。（一）功能更加全面，实现办公自动化。未来的信息系统档案管理的发展肯定是一个全方面发展的趋势。随着信息技术的发展以及网络的普及，档案管理信息系统将会朝着更加专业、系统的方向进行开发。与此同时，适用于企业档案管理、学校档案管理、公共机构档案管理的信息管理系统会被逐渐研制出来应用到各个领域的档案管理工作中，再提供档案管理的过程中，还会逐步将办公自动化，不断提高办公效率与管理质量。（二）档案管理上升到知识管理。档案管理所面临的未来是知识经济的未来，因此未来档案信息管理系统在发展过程中也会有原来的单一档案管理转化为知识管理。将将档案资源进行收集整理的过程中，收集者将会更加注重将档案中的知识资源进行提取，将有效的知识资源通过信息系统进行共享，提高档案的利用效率与实际效益。四、结语通过以上文章的分析与探讨我们可以很清楚的看出信息系统在档案管理中的应用以及未来信息系统在档案管理中的发展趋势。随着科学技术的进一步发展，信息系统会逐渐应用到人们生产生活的各个领域，相信档案管理也会随着信息技术的发展变得更加便利。在信息化大趋势的推进之下，未来信息档案资源会以更高的效率进行资源的收集、