医用高值耗材二级库管理中PDCA循环应用与风险揭示

1、    医用高值耗材二级库管理中pdca循环应用与风险揭示    王瑶梁宇晖摘要：通过pdca循环运行方案及运行情况的总结，将医用高值耗材在二级库的物流管理反映在pdca循环系统中，帮助医院进行成本与效益的自我评价，揭示其风险，对医院的管理行为进行有效监控与修正，从而获得良好的管理效益。关键词：pdca循环 高值耗材条形码 二级库 风险新医改对医院管理提出的新要求，就是向管理要效益，用最小的成本获得尽可能大的经济效益，以低廉的价格为病人提供更优质的服务，进而提高社会效益。据有关数据资料显示，我国医用耗材支出逐渐增长，其中，高值耗材占据50%以上的比例。高

2、值耗材因其价值高、种类多、准入标准低、管理难度大等特点，成为成本控制的重点，直接影响医院的资金使用效率、临床使用效果及患者使用安全。因此，实行先进、有效的高值耗材管理手段，在满足患者需求的同时，应加强高值耗材的内部控制建设，有利于促进医院的精细化管理，对有效降低成本，防范经营风险，减少医疗纠纷有十分重要的意义。一、总体目标在二级库的高值耗材管理中引入pdca循环的目标就是通过条形码技术，将医生工作站、护士工作站、his收费系统与二级库等终端数据连接一起，使高值耗材在二级库的入、出、存、计费的等环节通过p（计划）、d（执行）、c（检查）、a（改进）一系列活动后。使高值耗材在二级库中的物流活动形成

3、闭环管理模式，进入全程监控状态，实现质量跟踪管理，并对其进行总结与评价，全面梳理业务流程，揭示其各环节的管理风险点，明确风险控制点，对未解决问题放入下个pdca循环中，加以持续改进，从而优化高值耗材管理流程，实现高值耗材的规范化、精细化管理。二、pdca循环法的应用与风险揭示1.计划阶段。进入二级库的首要条件是请领，但是在请领之前还须经过相应的审核。高值耗材价值高且多为植入人体内，故审核是很有必要的。医院需建立严格的高值耗材审批制度，并对申请程序进行严格的设置，部分高值耗材如晶体、瓣膜、钛网、吻合器、胶囊胃镜等多为备货形式须进行事前审核；只有部分耗材如心脏支架、骨科材料、人工器官是跟台高值耗材

4、，会依照手术中实际使用情况进行特殊的采购过程。则须进行事后审核。无论何种情况都需提出申请报告，对于常用备货库存，由医疗设备管理部门进行审核其采购的必要性和合理性，由一级库调阅二级库备货定额，查看其备货使用周期与减库顺序，再给予审核通过，保证二级库的良性流动。对于开展新技术需要新购入的高值耗材，需通过医院设备管理领导小组审核。该阶段必须通过二级库管理系统的请领模块达成请领成功，由二级库管理人员核对实物与请领情况，确认入库，否则退回一级库再行请领程序。该阶段的风险点重点关注请领审核。对科室使用高值耗材的需求进行合理性审核，查看库存定额周转是否适度，有无积压。除人工针对性查看临床科室用量外，需对在二

5、级库管理系统中有备货定额的科室设置库存停留预警，依照以往高值耗材的使用经验或科室病床周转率，针对耗材在二级库中停留的时长设定相应区间值，超区间范围时提出预警，提醒科室备货超时，同时提醒采购部门暂时限制该库存高值耗材的采购与发放。2.使用阶段。这是pdca循环的核心阶段，在医生工作站，医生下达医嘱，经护士核对完成，在护士工作站扫描高值耗材条形码确认，自动连接his收费系统，将患者的住院号以及基本信息、费用使用情况等与条形码进行绑定，进行计费并减二级库库存。在这个阶段，条形码的应用正式将医生工作站、护士工作站、his收费系统与二级库等终端数据连接一起，赋于条形码的内容更丰富，提高高值耗材的精细化管

6、理程度，在入、出、存、计费环节建立一一对应的跟踪管理。实现物品追溯路径，杜绝高值耗材使用的随意性，排除零库存出库、条形码重复计费等不合理因素，形成自主监管模式，有效提高医用高值耗材使用的可靠性、唯一性与安全性，二级库条形码管理方法使得医用高值耗材的使用得到了有效追溯。降低了风险。我院使用的天健医院高值物資管理系统（版本6.2）针对跟台的高值耗材可由手术科室先行计费，系统提示该耗材零库存，自动触发二级库请领程序，提醒一级库管理人员及时完善一级库采购、准入流程，二级库的操作人员随之完善入库、出库流程，在补全入库与出库手续后，即建立完整的条形码对应关系，实现跟台高值耗材的物和人的追溯。该阶段的风险点

7、重点关注的是人。目前医院的通行做法是人为对电子病历进行复核。使电子病历系统与医护工作站建立必要的联系，确保病历中的医嘱与医嘱的执行不脱节，避免“漏、多、错”收费，这一行为往往花费大量人力与时间成本且无法保证复核效果。因而对这一复核岗位如何监控，电子病历系统与医护工作站应如何进行数据对接，这都是医院信息化发展中正在考虑的方向。3.检查阶段。该阶段是保证pdca循环顺利的重要阶段，目的是全面检查高值耗材在二级库的流动情况。由医疗设备管理部门以条形码为依据，抽样追踪高值耗材入库、出库、消耗、收费等环节以及在二级库的备货情况。检查主要依靠条形码，因为条形码包含的信息量巨大，生产厂商的原始信息、一级库保

8、留信息、二级库需求信息、患者使用信息以及支付信息等等都能体现，做到每个高值耗材都能向上追溯到生产厂商、向下追溯患者个体。对全过程实施一一对应的质量管理、质量跟踪。主要检查以下方面：（1）追溯条形码。高值耗材带着注册证、合格证、消毒证、生产企业许可证、经营企业许可证进入医院，入院后再带上唯一的条形码，在医院内的任何一个环节都能留下痕迹，可以进行条形码追溯管理。该检查可保证条形码与其他外来证件互相匹配；条形码与病程记录、患者使用的材料互相一致；条形码计费数量与金额正确等，保证用于人体内的高值耗材使用正确、可靠且有据可查，保证医疗安全，避免出现医患纠纷，同时对条形码使用不符造成的漏收费、多收费等问题

9、及时进行反馈并纠正。（2）二级库的库存核查。一是核查库存合理性，高值耗材定额库存应依照先进先出原则，若批次过旧、有效期过短，须提示科室尽快使用，避免过期导致浪费。二是盘点，即实物与账务的互相核对，不仅核对数量，还应核对库存实物的相关信息，包括耗材名称、规格、供应商、条形码标识是否与二级库库存的账面信息一致，对于账实不清者，还须由二级库管理人员进行核实原因，该阶段的风险点重点关注条形码。条形码的使用不仅广泛应用于二级库中，更是从高值耗材的准入环节就已涉入，贯穿于高值耗材在医院内部流动过程，甚至进入人体内，完成院外追溯。因此明确条形码的编码规则，提高可识别度，筛查唯一性，防止窜码，以保证其所携带信

10、息的正确性，避免医疗纠纷。 4.评价与改进阶段不断的评价与持续改进，能促进高值耗材管理体系的健康与良性发展，提高管理水平，是将高值耗材管理纳入pdca循环系统的最终目的。运用财务分析指标。针对高值耗材的管理进行细化分析，评价pdc过程，衡量其运行效果，提出问题，进入下一个pdca循环需求解决，避免短期行为，重视长期管理效果。参照指标有患者满意率、计费差错率、存货周转率、高值耗材支出率、高值耗材收入占医疗收入比重等，经过周期性的指标统计与比较分析，直观反映高值耗材实物管理水平、医护人员工作效率以及患者使用的准确率和满意度，将指标与绩效挂钩，可调动医护人员积极性，参与医院管理的细小环节，主动执行与

11、完善管理流程，从而帮助医院实现整个卫生耗材管理系统的pdca循环。该阶段的风险点重点关注问题是否已進入下一循环，并进行补充与完善。pdca循环的核心理念之一就是过程控制、持续改进。将上一循环中出现的问题进行列示，在下一循环中针对性的对照，检查该问题是否还出现？若再出现。是否有解决措施与应对方案？核查其解决效果等等，将风险大而化小、小而化无。5.工具的运用。pdca循环通常需要至少两个年度数据指标的分析与比较，以检验循环的效果，运用卡方检验，将患者满意率90%、计费差错率1%作为理论值，收集相关资料统计实际值，周期性观察实际值与理论值偏离程度。比较其显著差异；绘制甘特图，将高值耗材周转时长依次排

12、列，比较各时间段或各批次存货占用时长，以观察高值耗材使用效率；绘制直方图或趋势图，统计高值耗材支出率和高值耗材收入占医疗收入比重，进行同比和环比分析，找出问题，发现规律。三、讨论二级库的高值耗材管理中引入pdca循环，采用条形码结合二级库管理模式，能够有效提高高值耗材管理质量和服务水平，可为医院创造更多的社会效益和经济效益，但在不断提高管理效果的同时，需获得临床科室的理解与配合，建立良性循环的流通过程。实现自主监控与医院监督相结合，保证高值耗材流动的通畅有序。继而有效的防控风险才能使得医院的整个管理更系统而有保障。1.建立人员参与管理意识。pdca循环是一种质量管理活动，每个活动细节上都是人的行为活动的结果。因此不仅需要规范人在pdca循环中的行为，更需要人在意识上提高对质量的重视，并不定期对人员进行质量管理知识的培训，推动各环节岗位上的技术人员向管理复合型人才发展，自发地使pdca循环小环带动大环，互相促进，从而提高整个卫生耗材的管理质量。2.防控高值耗材财务风险。高值耗材的财务风险包括结算风险、支付风险、虚报冒领等风险。为防范这些风险点，应重塑高值耗材管理制度及流程。财务核算系统纳入制度与流程的终端，改变财务信息孤岛状态，加强内部控制，在关键风险点增设审核岗位，优化收费流程，减少人为操控因素，杜绝虚假出库、漏费、错费，以减少医患纠纷，降低医院支付