采购业务内控手册(共41页).docx

1、第三章 采购业务 3.1物资需求申请一、业务目标目标1标1加强计划准确率和供货及时率，规避计划准确率带来的风险和损失目标2通过内部控制规范采购管理流程，降低采购管理风险 二、业务风险1需求或采购计划不合理、不按实际需求安排采购或随意超计划采购，甚至与企业生产经营计划不协调。内容内容内容请购未经适当审批或超越授权审批，可能导致采购物资过量或短缺，影响企业正常生产经营。内容内容内容2三、岗位职责主管、副总裁：负责对物资需求申请的合理性及准确性进行审批采购部负责人：负责对物资需求申请中的物资进行分配采购员：负责对物资需求申请中的物资进行采购四、流程描述1.1使用部门就物资实际需求数量发起物资需求申请

2、1.1 使用部门依据本项目实际需求数量、生产部门依据本月生产需求发起物资需求申请；1.2资产管理部对物资需求申请中物资进行库存核实1.2 资产管理部对物资需求申请单中的物资进行库存核实，合理调拨分公司库存;1.3供应部对所需物资的规格型号及数量进行核实，并分配至各类采购员1.3供应部对所需物资的规格型号及数量再次进行核实，各类采购员优先采购急需物资五、物资需求申请流程图六、相关制度及具体内容1、物资请购审批流程按采购申请业务OA系统审批流程进行审批七、相关表单1、物资采购申请单物资采购申请单申请时间流水号物资采购类别申请采购部门经办人物资名称规格型号申请采购数量单位预计单价预计金额备注物资采购

3、用途预计金额合计￥：申请部门主管意见：部门主管：申请部门负责人意见：部门负责人：资产管理部主管意见：主管副总裁：资产管理部意见：资产管理部：集团公司总裁意见：总裁：监察室主任意见：监察室主任：集团公司董事长意见：董事长：八、业务实施中遇到的问题1、没有审批完成的物资需求申请单供应部将不予采购，但是部分工程材料及生产零配件因突发性强，为确保工程或生产的顺利进行不得不提前采购，需求申请单后补。九、优化流程建议1、建议明确急需物资申请采购流程3.2供应商管理一、业务目标进一步健全合格供应商名录，确保采购到符合需求的“最优性价比”物资目标1标1二、业务风险 1供应商选择不当，可能导致采购物资质次价高，

4、甚至出现舞弊行为内容内容内容三、岗位职责主管、副总裁：对供应商资质信誉情况的真实性及合法性进行审查采购部负责人：对供应商所提供物资或劳务的质量、价格、交货及时性、供货条件等进行实时管理和考核评价采购员：对供应商资质信誉等信息进行整理、归档四、流程描述1.1使用部门就所需特殊物资提供生产厂家或可替代生产厂家1.1 使用部门依据实际需求发起物资需求申请时对于部分特殊物资需向供应部提供生产厂家或可替代生产厂家，保证采购物资的准确性1.2采购员对所需物资进行询比价1.2 采购员对所需物资市场进行调查，对所需物资进行询价比价1.3采购员完成询比价将询比价材料上交部门负责人审核1.3采购员完成询比价后将建

5、议供应商资质及询比价资料交由部门负责人审核五、供应商管理流程图六、相关制度及具体内容1、供应商必须在合格供应商名录进行选择，坚持先厂家后代理、先附近后周边、先星高级后星低级的原则2、大宗原材料及成品件供应商本着先厂家后经销商的原则3、对属于生产厂家的供应商，参照外委供应商的选择程序进行甄选4、采购供应部根据评估结果建立合格供应商名册，相关业务部门按此名册执行采购作业5、未列入合格供应商名册的，原则上不允许采购其产品6、临时授权供应商。因交货迫切或采购困难，以及其他特殊原因，由相关业务部门提交临时供应商授权申请书，经副总裁以上领导审批授权核准，方可成为临时供应商，但不登入合格供应商名册七、相关表

6、单1、询价单2、供方评定记录表此报价将作为最终报价，参与本批次物资或者设备的合同评审，请慎重考虑!(甘肃大禹节水集团股份有限公司供应部)询 价 函 您好： 我公司拟订购贵公司配件一批，希望贵公司本着合作、共赢、互利互惠的原则，对下列物资报出最终价格，望合作成功，顺祝商祺!项次物料名称规格/型号性能指标及技术参数单位数量单价（元）总价（元）备注1 2 34供应商名称: 业务联系人:需方联系人： 供应商电话: 手机供应商传真:需方电话：供应商地址:是否含运费 含 不含需方传真 ：报价有效期 是否含税含 不含税率发票类型付款方式： 月结 天结 货到付款交货方式送货上门 自提 托运交货周期注：以上供应

7、商信息，请务必全填，并切记签字、盖章后回传我公司。 报价单位盖章：法 人(签字)：供方评定记录表编号： No.质量能力评价供方名称地 址电 话联系人本公司主要的采购产品： 供应部签名： 日期：（1）对其质量管理能力调查报告或体系认证证书及供方或其顾客提供的其他证明材料（共 页）：（2）新供方（ ）老供方（ ）（3）结论技术质量部签名： 日期：使用情况：销售公司签名： 日期：评定结论（是否列入合格供方名录）管理者代表签名： 日期：年度复评记录年度是否继续列入合格供方名录批 准时 间年度批 准时 间年度批 准时 间3.3采购合同签订一、业务目标目标1标1明确双方的权利、义务和违约责任等情况（包括支

8、付金额、结算方式，供应商按照约定时间、期限、数量与质量、规格交付物资给采购方）目标2准确描述合同条款，明确双方权利、义务和违约责任，按照规定权限签署采购合同二、业务风险1采购合同签订不当，可能导致物资采购不顺畅内容内容内容未经授权对外签订采购合同，合同对方主体资格、履约能力等未达要求、合同内容存在重大疏漏和欺诈，可能导致企业合法权益受到侵害内容内容内容2三、岗位职责主管、副总裁：确定正确的采购方式，并核查该供应商资质信誉是否达到要求采购部负责人：负责审核合同内容中是否存在疏漏、欺诈，合同中所示物资相关技术要求是否准确，交换及付款方式及周期是否合理采购员：起草合同，明确合同中物资验收标准，交由法

9、务部核查四、流程描述1.1采购部主管确定采购方式1.1 使用部门依据实际需求发起物资需求申请时对于部分特殊物资需向供应部提供生产厂家或可替代生产厂家，保证采购物资的准确性1.2采购员对所需物资市场进行调查1.2 采购员对所需物资市场进行调查，对所需物资进行询价比价1.3采购员完成询比价将询比价材料上交部门负责人审核1.3 采购员完成询比价后将询比价材料上交部门 负责人审核，审核通过后采购员选择最优性价比厂家签订采购合同1.4合同签订完成后交由部门负责人及法务部审核1.4 采购员将起草好的合同交由部门负责人及法务部对相应条款进行审核，审核完成后将供方盖章合同发起OA合同评审五、合同签订流程图六、

10、相关制度及具体内容1、合同编号由（子）分公司名称+合同类型+物资类别+合同流水号组成。2、凡是签订原辅料，工程外购材料，生产设备配品、配件，包装物及劳保办公用品，设备等采购合同时，集团公司及各子（分)公司供应部必须要求合格供应商提供以下材料：（1）营业执照、组织结构代码证、税（国、地）务登记证及企业其他资质证件等基本信息资料。（2）采购国家规定必须有生产许可制度的物资时，需方要求合格供应商必须提供管物资生产厂商的生产许可证或经销商的经营许可证。（3）对于大宗物资采购必须要求合格供应商提供生产厂商产品检验报告（企业自检、省级检验、行业/国家检验）检测的质量检验报告一份。七、相关表单1、产品采购合

11、同2、招标采购公告3、招投标登记表产 品 采 购 合 同甲方：（需方） 合同编号：DY -AA-B- - - 乙方：（供方） 签订地点：甲、乙双方根据国家有关法律法规，经过平等协商，就乙方在合约期内为甲方供应产品，达成如下协议：一、产品名称、规格/型号、等级/牌号、单位、数量、金额 签订时间： 年 月 日产品名称规格/型号 承压单位数量单价(元）总金额（元）备 注合计人民币金额（大写）： (小写）¥： （乙方开具 发票） 二 、质量标准及验收方式：依据国家标准_标准进行验收！随货带本批次管件检验报告，每批次成交的产品在签订采购合同后供应到甲方后甲方随机抽样检验确认。不符合相应标准的产

12、品，损失全部由乙方承担。乙方每批次产品必须随车附带（企业、省级或行业出具的检验报告）产品检验报告一份交由甲方（提供的检验报告应与提供的标准相符合）。若产品出现质量纠纷，双方协商不成时交由甲方所在地质量监督部门进行鉴定。三、交付方式及运费承担：乙方负责配送至甲方单位，运费由乙方承担。四、包装标准及包装物的处理：1、包装要求：纸箱包装、包装完好无损。2、包装物的处理：（1）回收（ ） （2）不回收（）。五、结算方式及期限： 甲乙双方签订合同后，乙方组织发货并将货物送至甲方公司（甘肃省肃州区解放路290号），同时在7个工作日内将发票寄至甲方公司挂账，甲方在收到货物验收合格并收到发票后三个月（节假日顺

13、延）内一次性支付乙方全部货款。六、如需提供担保，另立合同担保书，作为本合同附件。七、违约责任 ：1、甲、乙双方未能履行合同约定义务的，违约方应承担相应的违约责任。守约方有权要求违约方支付合同违约金，违约金为合同总金额的1%；2、乙方不按时发货，每迟交货一天承担合同总金额百分之一的违约金 。若发生质量问题，乙方负责退货并承担所有损失。八、合同纠纷的解决方式：因合同产生争议，甲、乙双方应本着合作的精神友好协商解决，若协商不成提交由合同签订所在地法院裁决。九、合同其他事宜：1、本合同自甲、乙双方授权代表人签字或加盖公章之日起生效，至双方全部履行完各自责任后终止；2、本合同未尽事宜，甲、乙双方友好协商

14、解决，并可另行签订补充合同，本合同的补充合同及合同附件是本合同不可分割的组成部分，与本合同具有同等的法律效力。甲方（盖章）乙方(盖章）法定代表人签字法定代表人签字委托代理人签字委托代理人签字地 址地 址电 话电 话传 真传 真邮 编邮 编开户银行及账号开户银行及账号 甘肃大禹节水集团股份有限公司年度物资招标采购公告甘肃大禹节水集团股份有限公司年度物资招标采购以公开招标、竞争性谈判进行，真诚欢迎符合条件的厂商前来参加本次招投标。本次公开招标采购物资主要分为三大类： B类（紧固件（螺丝、丝杆）、工程PVC、PE管配件（人饮、灌溉）、温室节水器材及配件、阀门（闸阀、蝶阀、球阀、电磁阀、排气阀、逆止阀

15、）、铁件（钢弯、法兰、伸缩节/柔性接头）、水表（智能水表、法兰水表、丝扣水表）、PVC胶水、PVC球阀、电机及水泵等）；C类（生产设备配品（滴管设备、注塑设备、PVC设备）、过滤器设备（2寸/3寸/4寸）、电器、工具、皮带（三角带、同步带、传送带）、轴承及密封件、油漆、钢材、封头及压盖等）；D类（包装物资（收缩膜/缠绕膜、瓦楞纸/收卷盘、合格证、记录本、纸筒、纸箱）、托盘、劳保、办公耗材、办公用品）共31个标段。具体物资类别及标段情况详情如下：一、B类（工程PVC、PE管配件、铁件、水泵、电机及水泵等1. 招标编号：DYCG- - B-01132. 项目名称：工程PVC、PE管配件、铁件、阀门

16、。（详细内容见招标文件）3. 投标厂商基本要求：（1）资质条件：生产制造厂家、代理商或经销商必须是依法注册登记，具有独立法人资格，取得生产资格且通过国家ISO质量管理体系认证的生产企业或代理商；（2）财务状况：近三年各项盈利指标均上升，且现金流指标均为正现金流，流动资金充裕；（3）供货能力：有充裕的库存以及齐全的产品规格型号；（4）信誉情况：近三年内无产品质量重大事故，无公开被投诉，无违法，无违纪行为；（5）其他要求：参加投标的企业或代理商，请携带有效的法人授权委托书、代理授权书、委托代理人身份证、企业营业执照、组织机构代码证、税务登记证、特殊行业生产许可批件、ISO质量管理体系认证等相关证件

17、复印件，复印件加盖红色公章。4. 报名时间：5. 报名方式：报名分现场报名、网络报名、电话报名、邮件及传真等方式，分别为：（1）现场报名地 址：甘肃大禹节水集团股份有限公司四楼供应部办公室联系人：杨林文、乔源电 话：0937-传 真（2） 网络报名：网 址：甘肃大禹节水集团股份有限公司：必联网：中国国际招标网： 中国采购与招标网：6. 投标有效期：此招标公告长期有效三、C类（生产设备配品、过滤设备、电器、工具、油漆及钢材等）1. 招标编号：DYCG- -C-01112. 项目名称：生产设备配品、过滤设备、电器、工具、油漆及钢材。（详细内容见招标文件）3. 投标厂商基

18、本要求：（1）资质条件：生产制造厂家、代理商或经销商必须是依法注册登记，具有独立法人资格，取得生产资格且通过国家ISO质量管理体系认证的生产企业；（2）财务状况：近三年各项盈利指标均上升，且现金流指标均为正现金流，流动资金充裕；（3）供货能力：有充裕的库存以及齐全的规格型号；（4）信誉情况：近三年内无产品质量重大事故，无公开被投诉，无违法，无违纪行为；（5）其他要求：参加投标的企业或代理商，请携带法人授权委托书、代理授权书、委托代理人身份证、企业营业执照、组织机构代码证、税务登记证、特殊行业生产许可批件、ISO质量管理体系认证等相关证件复印件，复印件加盖红色公章。4. 报名时间：5. 报名方式

19、：报名分现场报名、网络报名、电话报名、邮件及传真等方式，分别为：（1）现场报名地 址：甘肃大禹节水集团股份有限公司四楼供应部办公室联系人：杨林文、王立传 真2）网络报名：网 址：甘肃大禹节水集团股份有限公司：必联网：中国国际招标网： 中国采购与招标网：6. 投标有效期：此招标公告长期有效四、D类（包装物资、托盘、劳保、办公耗材、办公用品等）1. 招标编号：DYCG- -D-01092. 项目名称：包装物资、托盘、劳保、办公耗材、办公用品。（详细内容见招标文件）3. 投标厂商基本要求：（1）资质条件：生产制造厂家、代理商或经销商必须是依法注册登记，具有独立法人资格，取

20、得生产资格且通过国家ISO质量管理体系认证的生产企业；（2）财务状况：近三年各项盈利指标均上升，且现金流指标均为正现金流，流动资金充裕；（3）供货能力：有充裕的库存以及齐全的规格型号；（4）信誉情况：近三年内无产品质量重大事故，无公开被投诉，无违法，无违纪行为；（5）其他要求：参加投标的企业或代理商，请携带法人授权委托书、代理授权书、委托代理人身份证、企业营业执照、组织机构代码证、税务登记证、特殊行业生产许可批件、ISO质量管理体系认证等相关证件复印件，复印件加盖红色公章。4. 报名时间：5. 报名方式：报名分现场报名、网络报名、电话报名、邮件及传真等方式，分别为：（1）现场报名地 址：甘肃大

21、禹节水集团股份有限公司四楼供应部办公室联系人：杨林文、刘勐玮传 真2）网络报名：网 址：甘肃大禹节水集团股份有限公司：中国国际招标网：必联网： 中国采购与招标网：6. 投标有效期：此招标公告长期有效五、中标通知及保证金的缴纳 报价最低不是中标的唯一条件。经评标审查，投标人资格审查合格，履行能力强，报价对买方最有利，能提供最佳的服务，产品质量好、信誉好，招标人将把中标通知书授予最佳投标人。评定结果经公示7个工作日无异议后，招标人将以书面形式发出中标通知书，中标通知书一经发出即发生法律效力。本次投标保证金至：单 位：甘肃大禹节水集团股份有限公司账 户：建行酒泉分行营业室

22、账号： 注：往年中标厂商可将保质金结转过来，若本年度投标厂商名称有所变更的，请前来甘肃大禹节水集团股份有限公司财务部确认。此次招标本着公开、公正、公平竞争的原则，通过招标选择信誉度较高、性价比较高、服务较好的合作伙伴为目的。招标报名整个过程设有监督电话，若有徇私舞弊可以及时电话举报。监督电话：副总裁：仇总采购主管：赵总采购部长：杨林文甘肃大禹节水集团股份有限公司年月日 年招标投登记表序号类别招标编号及标段主要内容拟投标厂商名称联系方式厂商所在地投标保证金标书款结转财务确认备注A类小计1A类DYCG- A-01CPE-135A2A类DYCG- A02ACR3A类DYCG- A03低铅、钙锌稳定剂

23、4A类DYCG- A04炭黑5A类DYCG- A05色母6A类DYCG- A06PPAB类小计1B类DYCG- -B-01螺栓2B类DYCG- -B-02PVC农用管件3B类DYCG- -B-03PVC给水管件4B类DYCG- -B-04PE农用管件5B类DYCG- -B-05PE给水用管件6B类DYCG- -B-06温室器材及配件7B类DYCG- -B-07阀门8B类DYCG- -B-08铁件9B类DYCG- -B-09水表10B类DYCG- -B-10PVC球阀11B类DYCG- -B-11电机及水泵C类小计1C类DYCG- -C-01PVC/PE设备配件2C类DYCG- -C-02过滤材

24、料3C类DYCG- -C-03电器材料4C类DYCG- -C-04工具软管5C类DYCG- -C-05滴灌线配件6C类DYCG- -C-06钢材7C类DYCG- -C-07封头压盖8C类DYCG- -C-08轴承D类小计1D类DYCG- -D-01收缩膜、缠绕膜2D类DYCG- -D-02收卷盘/瓦楞纸/纸箱3D类DYCG- -D-03合格证4D类DYCG- -D-04记录本5D类DYCG- -D-05纸筒6D类DYCG- -D-06劳保7D类DYCG- -D-07办公耗材8D类DYCG- -D-08办公用品八、业务实施中遇到的问题1、合同评审流程较长，有些急需物资因为流程较长问题导致不能按时

25、到货，部分节点对采购内容及情况并不了解，不需要进行合同评审。2、管材、管件类招标供应商应提供第三方检验报告及合格证，涉及人饮管材、管件应具备相应卫生许可批件九、优化流程建议1、建议简化合同评审流程，增加采购效率3.4采购实施阶段3.4.1货款支付审批一、业务目标目标1标1按照采购合同规定的付款方式付款目标2对于赊欠物资欠款应及时支付，避免公司信誉受损1二、业务风险付款方式审核不严格、付款方式不恰当、付款金额控制不严，可能导致企业资金损失或信用受损内容内容内容三、岗位职责主管、副总裁：负责审核资金审批单，对付款方式进行严格把关采购部负责人：负责对付款方式及金额进行严格控制采购员：严格按照合同规定

26、发起资金审批，并定期上报资金计划四、流程描述1.1采购员发起货款资金审批1.1采购员依据合同中规定的付款方式发起资金审批1.2部门负责人及相关部门审核资金审批1.2部门负责人依据合同中规定的付款方式对资金进行审核1.3财务依据资金计划及是否 有急需物资按时付款1.3财务部依据供应商每周上报的资金计划进行资金支付，优先支付急需物资货款，保证生产及工程顺利进行。五、采购实施阶段流程图六、相关制度及具体内容1、产品购销资金审批单按照OA系统中规定的模板发起审核七、相关表单1、资金审批单 （酒泉）资金支付计划 编制部门： 供应部 编制日期： 序号供方公司名称货物名称支付金额（元）经办人备 注123合计

27、部门主管： 部门领导： 报表人：八、业务实施中遇到的问题1、每周上报的资金计划财务部不能按时支付，部分供应商赊欠时间长达半年甚至一年，影响公司信誉，导致在价格谈判中处于被动九、优化流程建议3.4.2材料验收入库一、业务目标目标1标1明确采购物资的验收标准目标2对于验收中存在的异常情况，相关机构应当查明原因并及时处理二、业务风险1验收标准不明确、验收程序不规范、对验收中存在的异常情况不做处理，可能造成账实不符、采购物资损失内容内容内容三、岗位职责主管、副总裁：负责对验收中存在的问题进行协调解决采购部负责人：负责明确采购物资的验收标准采购员：按照实发数量配合资产、质量或使用部门做好物资验收并录入N

28、C。四、流程描述1.3采购员跟踪到货，由使用部门、质量部进行验收1.3 采购员对采购物资进行跟踪到货，到货后由质量部、使用部门、资产管理部进行质量数量验收，验收合格后NC录入单据1.4对于不合格产品，质量部或使用部门出具不合格检验报告，供应部协调退换货1.4对于不合格产品，质量部或使用部门出具不合 格检验报告，采购员与供应商协调退换货五、采购实施阶段流程图5.1大宗原辅料、零星物资材料验收5.2直发工地材料验收5.4质量异议及退换货处理六、相关制度及具体内容1、根据公司质量管理体系文件中的采购控制程序、监视和测量装置控制程序、不合格品控制程序要求，为进一步规范公司外购、外协产品质量符合标准要求

29、，以便维护公司的整体品牌形象，特制定外购、外协产品质量控制管理办法七、相关表单1、材料确认单2、退换货登记表材料确认单供货单位： 年 月 日材料名称规格型号单位数量单价金额备注合计（大写）： ¥（小写） 质量及数量意见反馈： 收货人签字： 收货日期：退换货登记表单位名称： 年 月 日退换货日期品名规格牌号等级数量提货库房名称提货人姓名： 提货单位联系人：提货人电话： 提货单位联系电话：提货人身份证号： 其它须说明事项： 经办人（签字）：八、业务实施中遇到的问题1、原辅料部分性能指标无法检测，出现质量问题无法区分到底是原辅料性能问题还是加工工艺问题九、优化流程建议3.4.3发票核销、报

30、账一、业务目标目标1标1规范发票报销流程，保证发票的真实性、合法性和有效性二、业务风险1发票审核控制不严格，可能造成账实不符，企业资金信誉受损内容内容内容三、岗位职责主管、副总裁：负责审核发票报销中附件是否完整，发票是否真实有效采购部负责人：负责审核发票报销中附件是否完整，发票是否真实有效采购员：依据发票清单提供相对应的入库单、合同、设备验收单等附件，交由财务部审核四、流程描述1.1采购员整理发票相对应附件1.1采购员与供应商核对账务后，将整理的好的发票及相关附件交由财务部审核1.2财务部审核发票及附件1.2财务部负责对发票真实性、合法性、有效性及相关附件是否准确齐全进行审核，审核完成后交由

31、供应部负责人进行审核1.3采购部负责人对发票附件是否齐全，价格是否合理，报账金额是否真实、准确进行审核1.3 采购部负责人对发票附件是否齐全，价格是否合理，报账金额是否真实、准确进行审核，审核完成后交还财务部进行账务处理。五、采购实施阶段流程图六、相关制度及具体内容1、物资采购发票报销时必须附有入库单，且入库单的内容要与发票内容完全一致，否则不予报销2、采购的物资直接发往工地的，在报销发票时必须附有工地的收货确认函，工地收到的货物名称数量要与发票上的货物名称数量完全一致，否则不予报销3、采购发票统一由财务部材料会计登记接收，负责发票审核报销并核对往来账务，集团采购物资的发票由集团材料会计负责报

32、销，各子分公司采购物资的发票交由各子分公司财务部材料会计负责报销4、经办人离职时要报请经办的所有经济业务，并对未了事项全面移交，由移交后的经办人继续办理未了事项，经办人未报清账务而离职的有接交人负责报销，未交接的由部门负责人负责报销七、相关表单1、发票签收登记表_年发票签收登记表序号开票单位票号物资名称增（普）票金额供应部签收人及日期财务部签收人及日期八、业务实施中遇到的问题1、水电工程公司采购发票报销审核流程需项目经理签字，但由于项目经理经常不在公司，导致发票上账工作严重滞后九、优化流程建议1、建议水电工程公司发票流程去除项目经理签字，与其他各分公司流程保持一致3.5采购合同管理3.5.1采购合同追踪一、业务目标目标1依据合同中的确定的主要条款跟踪合同履行情况，对有可能影响生产的或工程进度的异常情况，应出具书面报告并及时提出解决方案，采取必要措施，保证需求物资的及时供应1二、业务风险缺乏对采购合同履行情况的有效跟踪，运输方式