加强中职学校的学生档案管理研究

1、    加强中职学校的学生档案管理研究    张健 姚齐【摘要】中职学校作为我国培养技能型人才的院校，承担着为社会输送技术技能人才的重任，随着国家的教育改革，国家对职业教育投入了更多的建设，对中职院校的改革也更加重视。而学生档案作为记录学生在校学习期间的基本资料，是能对学生在校期间的学习、能力和变化的最直观的表达，对学生今后的发展有着重要价值。因此中职学校需要对学生档案管理更加重视，发现问题，提出问题，解决问题，这样才能更好的为学生服务，为学生的发展添砖加瓦。【关键词】中职学校 档案管理 优化建议随着我国教育教学的不断发展，各个中职院校开始改革，随着招生

2、规模的不断扩增，中职院校也开始面临挑战，作为我国培育技能型人才的院校，如何吸引学生，如何使教学优化培养人才，更重要的是使学生拥有一个美满的前程，其中如何做好学生的档案管理工作，提高学生档案质量，也是与其息息相关的。一、中职学校的学生档案管理中出现的问题（一）学校对学生档案的重视程度淡薄目前，大多数学生进入中职学校是为了学习一技之长，能够帮助未来的工作发展，所以中职学校的管理者也往往将工作重心放在提高办学力度和对学生的教育教学之上，使得学校对学生档案的重视不足，学生档案的管理也随之出现问题。中职学校学生档案管理的边缘化情况的出现也是中职学校管理者出现办学理念失误的体现之一。同时中职学校的学生对学

3、生档案不重视，填写的档案格式不规范、甚至将重要信息漏填错填，使得学生档案管理问题丛生；还有一些学生报道不准时、转学、退学等，使学生档案缺漏现象出现，更加大了档案管理工作的难度。（二）学生档案管理的不规范由于学校对学生档案管理的重视程度淡薄，学生档案管理工作的职务空缺或是让管理人员身兼多职，由于上级管理者的不重视，该职务没有相关培训，也没有相关荣誉，使得档案管理者没有良好的业务水平，没有专业的职业技能，也没有从业的兴趣，工作出现怠慢，所以更不会有整齐明了的学生档案管理规范。有些中职学校还将学生档案管理工作交给学生管理，加上学校缺乏监督检查和业务指导，使学生档案管理问题火上浇油。学生档案管理工作不

4、受重视，使得学生档案管理者的岗位也常常变动，没有统一规范的管理程序，学生档案管理的工作难以进行也理所应当了。在某些中职学校由于学校管理层并没有为学生档案管理配备专业的人员或学生档案管理人员工作懈怠，使得学生档案的内容缺少参考性，在录入学生信息时没有规范性，管理者对学生专业鉴定如出一辙，没有创新，这使得学生档案变成没有利用价值的累赘。（三）学生档案管理设备的不完善目前，大多数中职学校的学生档案都是以纸质材料为主，而档案需要分门别类，学生档案分类管理需要耗费人力物力，档案的存储也需占据学校的空间，某些中职学校为了省去这一部分开销，对学生们的档案并不做分类管理，而是集中堆放，当学生就业或档案转移或学

5、校对学生进行审查需要学生档案时，会对查找学生档案出现费时费力的情况。同时，由于学生的档案具有归档工作量大、存储数量多、整理时间长等特点，传统的手动记录已经很难适应现代信息化技术发展的需求。所以目前各个学校需要一套统一规范的学生档案管理应用程序，以保证学生档案的信息数据及时变更。二、对加强中职学校的学生档案管理的建议（一）加强学校对学生档案的重视程度通过加大宣传力度，增强师生对学生档案的重视程度，积极维护和支持学生档案管理工作，提高学生维护自己档案的意识。通过宣传让大家意识到，学生档案是事关中职学校全面推进素质教育、向社会输送优良技术型人才和中职学生毕业就业的大事。培养中职学生对档案材料的填写的

6、重视，做到档案内容详细完整、格式统一规范、字迹清晰简洁、无缺漏错填等符合要求的形式。对于报道不准时、转学、退学等情况学生和管理者要主动维护学生自身的档案，主动申请档案跟随本人，避免学生档案遗失。同时，还需要提高教育主管部门对中职学校学生档案管理重视程度，使其对中职学校学生档案管理方面投入更多的经费，还需要对基层档案管理人员进行更多的培训。中职学校的管理者也需要对学生档案工作更加重视，加强档案管理人员的业务水平，还可以增加优秀学生档案管理者的表扬荣誉，从而转变档案管理人员的对工作不够重视的观念。（二）改善学生档案管理的规范性在中职院校学生档案管理中，中职院校要与学生档案管理工作人员建立全面、完善

7、、统一的学生档案管理制度，规范学生档案管理工作，调动学生档案管理人员的工作积极性，细化学生档案管理的每一个环节的责任，使学生档案管理人员对学生档案的管理工作认真负责，并要求学校的每个职能部门都积极配合学生档案管理工作。对学生档案管理工作标准化、规范化，其十分重要的一步是提高管理人员的职业素质、道德素质、专业素质以及服务意识，因此学校管理层要定时对学生档案管理人员进行专业的培训，并且日常还需不断的专业学习和高校之间进行意见交换，不断更新学生档案管理的理念与模式。同时还需对档案管理人员进行选拔，对于不合格的管理人员，要进行一对一培训或是替换，不断增强档案管理人员的职业素质、道德素质、专业素质，建立

8、起从事档案管理工作的职业感和责任感，为学生提供更优良的就业机会，为企业用人单位提供实事求是的档案内容。（三）完善学生档案管理设备对于以纸质材料为主的学生档案，要进行分门别类，建立其统一规范的学生档案管理操作间，方便对学生档案进行查找和整理。在填写档案信息时，要使用统一规格的纸张，对纸张材料和字迹材料应用耐久不易损耗的，使得学生档案方便保存，同时还需对档案管理场地进行防潮、通风、防虫、防鼠等保护项目。随着现代化信息化的发展，电子化的办公平台越来越受到办公人员的青睐，在学生档案管理的工作中，除了保障硬件设施合格，还需要对信息储存方式进行优化，最好的方式就是将学生档案信息化，学校应加大信息化建设投入，建立电子数据库，这样可以做到提高工作效率、实时进行监控、资源可以共享、方便更新查找、保证信息完整，使学生档案管理更加简洁明了，方便工作人员管理，也方便了师生对学生档案的填写。三、结语目前，中职学校的学生档案管理工作中仍然存在很多的缺陷和问题