信息化背景下的不动产登记档案管理探究

1、    信息化背景下的不动产登记档案管理探究    张萍萍摘 要：不动产登记档案是一种全新的档案门类，档案数量多，数据内容较为复杂，给不动产登记管理带来一定的挑战，通过对不动产登记档案管理模式的分析和探索，可以让不动产登记中心的管理工作更加的规范化、标准化，让不动产统一登记制度得到真正的落实，为不动产登记档案的现代化發展奠定基础。关键词：信息化；不动产登记档案；管理探究档案信息化建设是档案管理的一项基础性业务工作，是档案管理发展趋势的必然要求。在当今信息化高速发展的背景下，不动产登记档案管理要根据社会发展的特点与需求，加大现代信息技术的应用，实现对不动产

2、登记档案的数字化管理。1 夏津县不动产登记档案管理概况根据山东省人民政府办公厅关于推进市县不动产登记职责和机构整合的意见（鲁政办字2015188号）、关于县级不动产登记职责和机构整合有关问题的通知（德编201536号）文件精神，夏津县有条不紊地开展了不动产统一登记工作。2015年11月24日，夏津县成立了不动产登记中心。2016年8月6日，下发了关于实施夏津县行政区不动产统一登记的通告，正式开展不动产登记工作。2016年8月11日夏津县颁发第一本不动产权证书。随着工作的深入开展，县域内林权、渔业养殖权、房屋所有权登记资料全部移交，已按照上级要求开展房屋和土地数据整合工作。并按照不动产登记档案管

3、理模式，将土地登记档案和房产档案进行整理与标准化处理；对于已经灭籍和注销的非现势性档案数据不进行关联。其中包含国有土地3000余宗，房屋登记数据52250条，已通过前期登记落宗1200余宗。强化信息化建设，积极进行国有土地登记数据整合，包括对现有不动产登记数据库中登记数据的完善和未入库数据的整理、补录和完善，实现土地登记数据至不动产登记数据库的转换。按照不动产数据库标准，对规定范围内3000余宗国有建设用地的非电子登记数据进行整理，使用补录模板进行补录，转入到不动产数据库中。房产数据整理需将房产登记数据库中数据进行整理、完善，并实现将上述房产登记数据向不动产登记数据库的转换。将52250条房产

4、登记系统数据进行检查、标准化处理，导入不动产登记数据库。部分房屋在不动产数据库中存在补录数据，将此部分数据进行整合关联、删除冗余数据。截至目前，全县共收集整理国有建设用地不动产登记档案卷宗161607余卷，2000余盒。2 不动产登记档案管理的特点2.1 复杂性不论是哪种登记档案都很繁琐，而当数据以一种无法测量的数目呈现在你面前时，其所表现出来的复杂性让人头疼。不动产登记档案管理内容包含整个中国人口所持有的资产，任何一种的详细记录都复杂到令人咋舌。在不同不动产的登记流程中又会分发出大小不一的登记档案。对于包含如此庞大数字人口的中国，每一项等级记录都是乘以巨大基数为前提的。因此，管理人员需用规律

5、性的方法进行管理。2.2 独特性不动产登记档案管理不同于平常意义上我们所谓的登记表那么浅显易懂的表格，不动产登记以其特有的姿态出现在大众面前。针对它的复杂性，需要具有专业技能的人员对其进行管理和整理。不动产登记档案中包含了大量富有契约性质的文件，这些文件以最为客观全面的角度对公民所持有的资产进行记载登记在册。管理人员以对待此类工作特有的性质进行专门的管理。2.3 唯一性由于不动产登记档案是客观真实反映和记载某一特定区域内不动产物权自然状况以及权力归属状况的主要证明文件，其保护、管理及利用工作也是由国家不动产登记部门统一管理，而且不动产物权权属和相关权力的限制也需要登记在一份不动产登记档案上，这

6、样在不动产权属在发生变更时就能够及时在不动产登记档案上进行显示，因此上述原因决定了不动产登记档案具有唯一性的特点。3 不动产登记档案管理存在的问题3.1 档案的准确性欠缺因为不动产登记档案具有法律效力， 保障数据的真实性和可靠性是登记工作中最关键的任务， 登记者的法律效益受到登记数据的可靠性影响，一旦数据不可靠，登记者的权益就会受到威胁，另一方面，登记数据不可靠也会威胁到行政部门的诚信，阻碍行政部门的执法过程。当前我国某些地区依然还有不动产登记档案管理不严谨的情况发生，具体有档案资料没有保存完好，造成资料丢失，或者资料信息模糊等情况。3.2 各类不动产档案资源未能有效整合部分城市的土地档案、房

7、产档案仍在原部门保管，虽然有的城市房产部门向不动产登记部门移交了电子数据档案，但是尚未实现不动产登记档案与其之间的直接挂接和数据有效融合，尤其是在匹配、查询历史信息数据方面，仍要通过人工筛选、核对的方式进行，效率较低。4 完善不动产登记档案管理工作的策略4.1 加强对不动产登记档案管理工作的重视十九大召开后，对不动产登记管理工作提出了全新的要求，因此有关部门要对不动产登记管理工作高度重视，这就意味着有关部门应该加强档案管理工作的软件管理，包括工作体系、工作制度，总结归纳管理方法。根据实际情况，制定档案管理流程，以此保证档案管理工作可以稳定运行。根据当地的工作情况有针对性地制定档案管理工作的流程

8、，并且加大资金投入力度，以此提高办公效率。此外，要及时更换硬件设备，更新软件系统，保证档案管理工作可以稳定有序的进行。4.2 打造优质服务队伍，落实基层部门间的沟通为了盘活不动产登记档案管理队伍建设，达成基层部门区块联动目标，增进部门纵横交互、以点带面的沟通，需要做好人员引进与培训工作。一是新员工的引进工作。首先需要解决人员编制问题，通过个人申请与院校推荐等途径增加服务团队的数量。同时，选用综合性人才，如引进具有计算机知识、经济学知识的档案专业人员。通过出台专门的配套规章以提升档案管理人员的准入门槛。二是在职人员的培训工作。这要求注重服务信念、专业素养、沟通意识的综合熏陶。我们可以开展专家讲座

9、、业务培训班、日常学习等渠道，做好常规管理，最终实现服务人员的跨部门合作，提高不动产登记档案服务队伍的凝聚力。4.3 注重利用方式多样化，拓展特色增值服务这要求开拓多样服务方式，发掘不动产登记档案的经济价值与社会效益。第一，在利用空間层面，开通网络服务渠道。开发“不动产登记e时代app”后，用户可以在该平台进行个人不动产信息登记，并学习相关法律文件。这不仅缓解了实体查询窗口的工作压力，还提升了网络空间知识服务的创新能力。第二，在利用呈现形式方面，可以开展“不动产登记档案长廊展”“专门登记档案展览”等活动。第三，在利用特色方面，可以融入地方特色资源。不动产登记档案与当地物质生活、文化传统、地理环

10、境、历史风貌相映衬，能够见证地区经济、社会、文化的发展轨迹。4.4 优化档案管理流程以不动产登记条例为标准建立统一的标准规范，使不动产登记工作围绕档案业务工作核心形成一条流畅度高的工作流程。根据条例规定统一不动产登记的形式、档案分类标准，以不动产单元为基本单位进行登记工作，以唯一编码形式记录不动产相关信息，建立不动产单元制度，统一编码形式，利于土地登记、房屋登记、海域使用权等各类不动产资源的规范管理，同时统一编码提升档案管理的规范性和科学性。统一编码并建立分类标准可以统一不动产档案的归档范围和分类规则。科学的分类标准是不动产档案归档范围依据，可以围绕不动产管理活动中形成便于利用和长远保存的档案

11、资源。此外，规范不动产档案管理，应以档案资源的开发利用为基础，对不同类别的不动产进行区别编码和分类，同时应建立涵盖全面的分类规则，注意档案资源整合的依据和范围清晰，确保档案管理业务协调开展。4.5 建立统一社会信用代码等制度对于不动产档案的管理而言，大数据时代的便捷迅速，不仅局限于工作者和政府机构的同一信息互通平台，也需做到人民方便查询，信息公开化，便捷全民化。具体可以通过在登记档案机构办理后，由机构统一发放相关编程技术处理后的加密条码或是利用身份信息组成的编码，建立一套统一社会信用代码制度，如不动产的标号与不动产持有人身份证号的代码，不动产持有者使用专用查询平台登录查看处理实时结果。同时健全这种社会信用代码机制体系，将其关联扩展到其余业务，如房屋的租赁等等，引领不动产登记档案管理走向新纪元。5 结束语新形势下的不动产档案管理不仅仅局限于管理工作的进行，还包括了与我国经济发展密切相关的方方面面，相关部门应积极面对社会经济发展带来的新挑战并且建立新的目标，迎难而上。以此促进我国的经济社会发展，让我国的不动产登记档案管理工作早日走上科学化和规范化。参考文献1张玉玲，李子瑜，毕琳娜.浅论加强不动产登记档案管理的作用及其措施j.建材与装饰，2017（36）：2