浅议人事档案管理利用及信息化建设

1、    浅议人事档案管理利用及信息化建设    宁功伟 武有文 钟青贵 宁功伟摘 要：社会经济的和谐发展离不开事业单位的支撑，档案管理则是提供公共服务的主要载体，是管理者任用人才的主要依据。但是随着互联网技术的发展，档案工作也发生了改变，传统的档案管理体制和运行机制已无法适应现代管理体制，如何完善事业单位档案管理机制，加强档案工作保障水平是各事业单位研究的重点。关键词：新时期；事业单位；档案管理；信息化建设人事档案是反映个人经历、思想品德、业务实绩、个性特点、专长爱好等情况的原始记录，真实反映一个人的客观面貌。人事档案中的自传、履历表、登记表，是个人经历

2、、思想演变、家庭与社会关系的反映；历年的鉴定，记载着个人不同时期的表现和组织的评价；是个人在党和组织的教育培养下成长的佐证；政治与工作情况的考核、考察、奖惩与科研成果的登记等方面的材料，是个人政治表现、工作能力、成绩贡献、技术专长的展现。借助于信息技术，不断提高档案管理工作效率，提升档案管理水平。1 新时期优化事业单位档案管理的重要性新时期事业单位进行档案管理实际上就是人力资源管理，因此档案是对单位单位职工相关信息的收集与整理工作，记录并反映着个人在不同阶段的成长历程、获奖情况，在我国的事业单位中个人档案是职工任免的主要依据。因此，人事档案是十分重要的资料，与每位职工息息相关。因为很长时间内，

3、事业单位没有充分认识到档案管理工作的重要性，因此很多单位都不够重视部分单位内部的档案管理工作，导致档案管理体系不够完善，相关制度也不够规范，使得单位人力资源优势没有得到充分的发挥，造成资源浪费。2 新形势下档案工作存在的主要问题2.1 不够重视档案管理工作人事档案工作是一项默默无闻的工作，整日里面對的是档案柜和一本本的人事档案，不像其他工作那样有色彩、有味道，怎么努力都没有明显的成绩。正是这样的静默，使得社会及相当一部分领导干部对人事档案工作的重要性认识不足，且都存在一些误区。在人们的心里，档案工作就是登记、保管的事务性工作，谁都可以做，不是重要的岗位和重要的工作内容，保管好，不遗失、不泄密，

4、能应付外调、查档就可以，就是好档案员。所以这是一项最容易被忽视的工作，提到日程上来的机会几乎没有。各单位的的档案管理工作，基本上是“说起来重要、排起来次要、忙起来忘掉、用起来需要”的局面。人员素质不高，工作积极性不高，被动应付，便是档案管理工作的的真实写照。2.2 档案管理制度不完善许多事业单位对于日常人事、业务、资产等档案信息管理仍采取单一的登记造册的形式，难以形成标准化、制度化、程序化的管理体制，同时缺乏统一的管理机制和科学合理的监督机制，借调手续不完善等情况。一是当领导想要查找相关人员的档案信息时，查找难度大，效率低；二是借调管理不严谨，容易造成档案信息的泄露、遗失等情况，导致档案的保密

5、性下降。2.3 人事档案信息化、现代化水平不高在信息技术飞速发展的今天，快捷的微机技术还没有被一些单位采用。很多人事档案管理工作还局限于纸质档案的建立和保管层面上，人事档案的电子数据库没有建立，管理的重心还是实体管理，实现人事档案的电子化管理在一些单位还只是一句口号。一些单位虽然配备了微机，但是也仅局限于打印档案目录，无法进行人事信息的查询和检索。微机成了工作人员的工具，而不是档案管理的机器。根本不能实现对人事信息的筛选、排序、分类、汇总，没有形成纸质档案和电子档案并存共用的管理机制，跟不上时代发展对档案工作管理的要求。很多人事统计工作还是靠原始的手工完成，造成人力资源的极大浪费。3 新时期提

6、高事业单位档案管理工作的主要途径3.1 健全档案管理制度人事档案管理是单位管理工作的重要组成部分，首先领导要对人事档案管理工作给予一定的重视，做到对档案工作及时检查、督促、指导，使档案管理工作真正起到服务于单位整体管理的作用，并能同步于人事制度的改革。结合档案工作实际，建立健全档案管理的各种规章制度，干部档案工作人员职责、干部档案查借阅制度、干部档案保管保密制度、档案材料的收集制度等。把档案的管理工作责任落实到人，奖惩分明，确保档案管理工作有章可循，有据可依，规范运行。3.2 加快档案现代化建设档案现代化建设，包括管理设备上的现代化以及管理技术与思想的现代化，要不断贯彻档案标准化、信息化的管理

7、理念，不断提升管理质量。在实际工作中，熟练地运用信息化技术进行档案管理，不断开发与利用档案资源，实现档案的优化配置。除此之外，要善于总结和发现档案管理中存在的问题，及时进行处理和完善，这样才能更好地完成档案管理工作。同时加上档案管理现代化设备建设，包括硬件系统建设和软件系统建设。硬件包括：办公设施与办公设备，尤其是必须有计算机和网络，如果能够研制和开发适合本单位实际情况的软件系统，档案管理工作将更上一层楼。3.3 加上档案管理人员队伍建设档案管理人员是接触档案最多的人，其综合素质的高低直接影响到档案管理质量的优劣，因此必须加强档案管理人员队伍建设。首先，随着科技的进步，档案管理工作已经逐步实现

8、自动化管理，因此在人才招聘的时候，设置专业要求，同时还要具备基本的计算机操作技能，有能够胜任自动化管理的基础，其次，对新进的员工进行岗前培训，对原有工作人员也要定期进行专业技能培训，及时更新管理人员知识系统和相关技能，这样才能适应新形势下档案管理工作的变化。最后，加上档案管理人员职责道德培训。因为档案信息记录着其发展过程中非常重要的事项，对于单位过个人都是非常重要的，而且涉及个人隐私信息，甚至是单位重要的商业机密，因此档案管理工作具有较强的保密性质，如果档案管理人员职责道德意识不强，容易泄露档案信息，给职工及单位造成损失，影响单位的发展。3.4 提高人事档案利用水平事业单位的人事档案作用尚未充

9、分发挥出来，首先是在干部的考核、提拔和任用上，没能发挥出人事档案的考核作用。人事档案管理的收集整理、鉴别、保管，都是为了组织部门用人、选人、调人、奖惩做材料证明，档案信息的搜集和整理，都是要服务于干部人事工作，为人事决策提供参考依据。其次是其社会服务功能需进一步加强，人事档案作为人员各段时期信息的原始存储器，具有很强的权威性。但长久以来，事业单位人事档案管理重保密、轻利用的现象依然存在，人们感觉人事档案很神秘，削弱了其利用和服务功能。所以，要进一步改善和开发人事档案的利用价值，变被动服务为主动服务，变简单的基本情况查询为人事信息的全面查询，充分发挥人事档案的作用。3.5 实现档案信息资源共享随着信息化时代的到来，资源共享成为发展社会的趋势。因此，事业单位要积极建立规范标准的信息系统，实现公共资源的共享，提供可检索的基础数据，让单位职工能够及时查询到工作中需要的资源。其次，要加强网络信息技术的构建，只有畅通的网络环境，才能更好地实现档案信息资源共享。最后，要加强信息安全系统设置，防止档案信息外泄。参考文献1张丹.我国流动人员人事档案信息化必要性研究j.现代国企研究.