会议室管理培训课件

1、 会 议 室 管 理 培 训会议室管理员会议室管理员引言引言 会议，是指在遵守一定国家的法律和遵守一定的会会议，是指在遵守一定国家的法律和遵守一定的会议规则的前提下，围绕一定的议题，三个人以上（包议规则的前提下，围绕一定的议题，三个人以上（包括三个人）在一起共同商讨（商议）问题（议题），括三个人）在一起共同商讨（商议）问题（议题），以便达到或互通情况，或交流思想，或得出结论，或以便达到或互通情况，或交流思想，或得出结论，或达成协议，或作出决议（决定）等有目的有组织有领达成协议，或作出决议（决定）等有目的有组织有领导的集会。导的集会。 会议的六个基本构成要素：与会者、会议主持人、会会议的六个基本

2、构成要素：与会者、会议主持人、会议议题、会议名称、会议时间、会议地点。议议题、会议名称、会议时间、会议地点。l会议是工作的一个重要组成部分。会议是工作的一个重要组成部分。l会议是集思广益、沟通信息、培训交流、汇报工作会议是集思广益、沟通信息、培训交流、汇报工作的一种重要方式。的一种重要方式。l由此可见，会议对人们工作的重要程度。由此可见，会议对人们工作的重要程度。思考：既然会议如此重思考：既然会议如此重要，要开好一个会议，要，要开好一个会议，需要做好哪些工作？需要做好哪些工作？【会议的作用会议的作用】 目目 录录会议召开会议召开1电话会议电话会议2接待礼仪接待礼仪3 投影仪突发状况的简单处理投

3、影仪突发状况的简单处理4 目目 录录会议召开会议召开1电话会议电话会议2接待礼仪接待礼仪3 投影仪突发状况的简单处理投影仪突发状况的简单处理4会议筹备会议筹备 会议善后会议善后 会议过程会议过程 会议基本礼仪会议基本礼仪 序号序号要素要素内容内容强调强调1会议目的和类型确定会议目标和希望达成的结果，对会议进行定位 不开无目标的会议2会议主题、时间和议程确定会议的主题、时间和议程并事先进行公告 不开无准备的会议3会议参加者主持人记录人参与人员（包括决策者、直接参与讨论者、相关知情协作者、参与学习者等） 为避免会议同质性的后果，最好的方法是让参加会议的人员尽可能多样化，使会议在决策时出现尽可能多的

4、观点和意见。 理想的情况是，与会人员应该包括所有与议题有关的人员和最后决策者。4会议资料准备会议资料；若有必要，应事先分发会议资料 理想的情况是，对于定期召开的会议的既定议题，其讨论资料的事前分发工作也要在给出的日期之内确定并执行。5会场准备会场布置座次安排【会议关键要素的确认会议关键要素的确认】谁去做这些会前的准备工作？谁去做这些会前的准备工作？l部门秘书？l会议室管理员？NONONONO 既然会议是我们工作的一种重要形式，我们在既然会议是我们工作的一种重要形式，我们在座的每一位都会参与到各类会议中，同时，我座的每一位都会参与到各类会议中，同时，我们也需要组织各类会议。们也需要组织各类会议。

5、你们认为，会前需要做哪些准备呢？你们认为，会前需要做哪些准备呢？会前筹备会前筹备 会前准备会前准备确定与会人员，确定与会人员，统计与会人数；统计与会人数；我司现共有会议室我司现共有会议室及培训室及培训室2323间，其间，其中总部有中总部有9 9间、体验间、体验中心有中心有9 9间、培训基间、培训基地有地有5 5间，可根据不间，可根据不同需求选择相对应同需求选择相对应的会议室。的会议室。确定会议类型，确定会议类型，接待还是内部会接待还是内部会议，大型会议或议，大型会议或者小型会议，以者小型会议，以便安排不同规格便安排不同规格的会议室；的会议室；确定会议需要使用确定会议需要使用设备和用品种类、设备

6、和用品种类、要求，如白板纸、要求，如白板纸、激光笔、移动投影激光笔、移动投影等；等；人员人员设备设备 类型类型 地点地点会前准备会前准备 为避免工作时间的冲突，在发为避免工作时间的冲突，在发出正式会议邀约或通知前，出正式会议邀约或通知前，通常要先和与会者本人或其通常要先和与会者本人或其秘书进行电话沟通，确定与秘书进行电话沟通，确定与会人的空闲时间。会人的空闲时间。例如： “您好！我是*部门的*，我们计划召开关于的会议， 想邀请*参加，会议初步定于.，大约持续， 请问是否符合您的时间安排？”如何与与会者沟通会议时间？如何与与会者沟通会议时间？【会议关键要素的确认会议关键要素的确认】必要时需对与会

7、者进行必要时需对与会者进行其他提醒，例如：携带相其他提醒，例如：携带相应器材，做好发言准备，应器材，做好发言准备，相关注意事项等。相关注意事项等。【发送会议邀约发送会议邀约】总部会议室清单总部会议室清单楼数楼数号数号数座位座位桌型桌型用途用途设备情况设备情况一楼一楼一号一号1818座座会议式桌型，董事会桌椅会议式桌型，董事会桌椅内部会议、接待使用。内部会议、接待使用。固定投影固定投影二号二号1 10 0座座会议式桌型，董事会桌椅会议式桌型，董事会桌椅内部会议、接待使用。内部会议、接待使用。固定投影固定投影三号三号1 18 8座座会议式桌型，课桌式桌椅会议式桌型，课桌式桌椅内部会议、讨论使用。内

8、部会议、讨论使用。固定投影固定投影二号二号一号一号1717座座会议式桌型，董事会桌型会议式桌型，董事会桌型内部会议、大型接待使内部会议、大型接待使用。用。固定投影固定投影二号二号1 10 0座座会议式桌型，流动式桌椅会议式桌型，流动式桌椅小型部分会议使用。小型部分会议使用。移动投影移动投影三号三号1 10 0座座会议式桌型，流动式桌椅会议式桌型，流动式桌椅小型部门会议使用小型部门会议使用移动投影移动投影四号四号1 10 0座座会议式桌型，流动式桌椅会议式桌型，流动式桌椅小型部分会议使用。小型部分会议使用。移动投影移动投影中心会议室中心会议室6 66 6座座培训式桌型培训式桌型, ,流动式桌椅流

9、动式桌椅大型接待，公司级大会、大型接待，公司级大会、培训使用。培训使用。三楼三楼一号一号1 11 1座座会议式桌型，董事会座椅会议式桌型，董事会座椅CEOCEO专用，可供借用。专用，可供借用。固定投影固定投影二号二号1 10 0座座会议式桌型，培训式桌椅会议式桌型，培训式桌椅内部会议、讨论使用。内部会议、讨论使用。固定投影固定投影体验中心、培训基地会议室清单体验中心、培训基地会议室清单楼数楼数号数号数座位座位桌型桌型用途用途设备情况设备情况三楼三楼A A2020座座会议式桌型，培训式桌椅会议式桌型，培训式桌椅内部会议、讨论使用内部会议、讨论使用有投影仪有投影仪B B2727座座会议式桌型，培训

10、式桌椅会议式桌型，培训式桌椅内部会议、讨论使用内部会议、讨论使用有投影仪有投影仪C C3030座座会议式桌型，培训式桌椅会议式桌型，培训式桌椅市场部开会使用市场部开会使用有投影仪有投影仪四楼四楼A A2020座座会议式桌型，培训式桌椅会议式桌型，培训式桌椅内部会议、讨论使用内部会议、讨论使用有投影仪有投影仪B B2525座座会议式桌型，培训式桌椅会议式桌型，培训式桌椅内部会议、讨论使用内部会议、讨论使用有投影仪有投影仪五楼五楼A A 10 10座座会议式桌型，培训式桌椅会议式桌型，培训式桌椅CEOCEO开会使用开会使用有投影仪有投影仪B B2222座座培训式桌型，培训式桌椅培训式桌型，培训式桌

11、椅CEOCEO开会使用开会使用有投影仪有投影仪B B1212座座会议式桌型，培训式桌椅会议式桌型，培训式桌椅内部培训、开会使用内部培训、开会使用有投影仪有投影仪六楼六楼A A1616座座会议式桌型，培训式桌椅会议式桌型，培训式桌椅内部培训、开会使用内部培训、开会使用有投影仪有投影仪B B3030座座培训式桌型，培训式桌椅培训式桌型，培训式桌椅内部培训、开会使用内部培训、开会使用有投影仪有投影仪另：在颜莊另：在颜莊A A栋二楼设有培训室栋二楼设有培训室4 4间，三楼设有培训室间，三楼设有培训室4 4间间注注: :如会议临时如会议临时取消，请提取消，请提前半小时告前半小时告 知会议室管知会议室管理

12、员。理员。 会议需求者需会议需求者需提前一天预定会议室，提前一天预定会议室，未经申请，不得擅自未经申请，不得擅自使用会议室使用会议室 存放路径：存放路径： M:0M:0共享文共享文件件 会议室管会议室管理理 会议室预会议室预定表定表会议室预定流程会议室预定流程 会议发生冲突时会议发生冲突时, ,该怎么解决？该怎么解决？有哪些原则？有哪些原则？会议室使用原则会议室使用原则类类 型型定定 义义小小 会会指人数少、会议重要性低、时间不紧急的会议。指人数少、会议重要性低、时间不紧急的会议。大大 会会指人数多，重要性高，时间紧急的会议。指人数多，重要性高，时间紧急的会议。 部门会议部门会议指部门内部的会

13、议。指部门内部的会议。公司会议公司会议指公司重大决策的会议，跨部门的会议，对外接待性指公司重大决策的会议，跨部门的会议，对外接待性会议。会议。一般会议一般会议指重要性低，时间相对不紧急的会议。指重要性低，时间相对不紧急的会议。紧急会议紧急会议重要性高，时间紧的会议，对外接待规格高的会议。重要性高，时间紧的会议，对外接待规格高的会议。 注意：内部会议服从外部会议、小会服从大会、部门会议服从公司会议、注意：内部会议服从外部会议、小会服从大会、部门会议服从公司会议、一般会议服从紧急会议。一般会议服从紧急会议。窗帘一般情况下，首先关闭靠近投影屏幕的窗帘。灯光一般情况下，靠近投影屏幕的灯要关闭l影响会议

14、室光线的因素l其他影响会议现场环境的因素投影仪确保投影图像稳定、清晰、居中、大小适宜 。窗户 根据会议室噪声、温度、通风等情况决定窗户开关。桌椅1.检查桌椅数量是否够用； 2.根据会议需求摆放桌椅，如小组讨论、讲课式等。还有哪些因素会影响会议现场的环境？【会议室的准备会议室的准备】你会开空调吗你会开空调吗? ?是不是打开空调就可以了？是不是打开空调就可以了？空调的作用原理是什么？空调的作用原理是什么？ 温度下降需要时间温度下降需要时间提前开启会议室空调提前开启会议室空调压缩机冷凝器节流阀蒸发器 会议设备准备空调会议设备准备空调 人体感觉最舒适的温度是多少度？人体感觉最舒适的温度是多少度？ 24

15、242828 调节空调时，除了温度还要考虑哪些因素？调节空调时，除了温度还要考虑哪些因素？ 风速：先调至最大，待温度下降后调至最小风速：先调至最大，待温度下降后调至最小 风向：一定不能直吹人体风向：一定不能直吹人体 在会议进行中需不需要调节温度？在会议进行中需不需要调节温度？ 需要，因为会议室不是密闭的空间，与会人数也可能发生需要，因为会议室不是密闭的空间，与会人数也可能发生变化，会议进行时与会人的活动也会影响人们对会议室温变化，会议进行时与会人的活动也会影响人们对会议室温度的要求，所以要根据会议现场的情况来选择是否需要在度的要求，所以要根据会议现场的情况来选择是否需要在会议进行中调节温度。会

16、议进行中调节温度。 还有哪些因素会影响会议室的温度？还有哪些因素会影响会议室的温度？ 1. 1.会议室中的电器设备在使用过程中释放出的热量会议室中的电器设备在使用过程中释放出的热量 2. 2.室外天气的变化室外天气的变化 会议设备准备空调会议设备准备空调 会议设备准备空调会议设备准备空调 请将温度控制请将温度控制在在2323度度-26-26度度 风速可调至最小，风速可调至最小，两格两格 风口请勿对着人风口请勿对着人 雪花图案为制冷雪花图案为制冷标志，打开空调时，标志，打开空调时，请按请按“模式模式”键，将键，将空调调为制冷模式空调调为制冷模式会议设备准备投影会议设备准备投影 开关键开关键 打开

17、打开 按一下按一下 关上关上 按两下按两下会议设备准备投影会议设备准备投影 投影插孔投影插孔 注意：注意： 头大方向上头大方向上 头小方向下头小方向下会议设备准备投影会议设备准备投影 电脑切换投影方法：电脑切换投影方法：1 1、 同时按同时按FnFn、F3F3键键 或或 同时按同时按Fn;Fn;2 2、如果切换不过来，可直接用鼠标操作、如果切换不过来，可直接用鼠标操作 单击右键单击右键图形选项图形选项输出至输出至监视器监视器3 3、切换时，为保证画质质量，电脑分辨率应调为、切换时，为保证画质质量，电脑分辨率应调为10241024* *768;768; 开关按钮上会标注槽灯、筒灯、中间日光灯开关

18、按钮上会标注槽灯、筒灯、中间日光灯开关在这里！灯光的控制灯光的控制会议设备准备灯光会议设备准备灯光会议设备准备灯光会议设备准备灯光 开会时，只需开会时，只需开筒灯即可。开筒灯即可。 槽灯作用不大，槽灯作用不大，一般不必打开一般不必打开会议设备准备激光笔会议设备准备激光笔 连接电脑连接电脑USBUSB插插口口 多运用于多运用于PPTPPT， 可上下翻页可上下翻页 目目 录录会议室管理会议室管理1电话会议电话会议2接待接待3 投影仪突发状况的简单处理投影仪突发状况的简单处理4会议申请会议申请 会议回复会议回复 仪器使用仪器使用 后续动作后续动作 电话会议，通俗地说就是利用电话机作为工具，电话会议，

19、通俗地说就是利用电话机作为工具，利用电话线作为载体来开会的新型会议模式。它没有利用电话线作为载体来开会的新型会议模式。它没有时间、地域限制。打破了通话只能局限于时间、地域限制。打破了通话只能局限于2 2方的界限，方的界限，可以满足可以满足3 3方方以上（根据不同提供商的产品，最高可以上（根据不同提供商的产品，最高可实现实现40004000方同时通话）它具有信息更加真实，范围更方同时通话）它具有信息更加真实，范围更加广泛等特点加广泛等特点。 什么叫电话会议呢？什么叫电话会议呢？电话会议申请电话会议申请XXXX电话会议需求：电话会议需求：会议主题：会议主题： 时间：时间：X X月月X X日日 X

20、X时时X X分时分分时分 方数：方数：X X人人 方数：需要接入的线路数，而不是指与会人数方数：需要接入的线路数，而不是指与会人数例：例：会议主题：行政部电话会议会议主题：行政部电话会议时间：时间：1010月月1010日日 9:00-10:309:00-10:30方数：方数：1010 将以上信息将以上信息填好后，以邮填好后，以邮件形式发给会件形式发给会议室管理员进议室管理员进行电话会议申行电话会议申请。请。电话会议设备电话会议设备八爪鱼八爪鱼 中转器连接口中转器连接口 电话线连接口电话线连接口 （孔比较小（孔比较小） 八爪鱼连八爪鱼连（孔比较大）（孔比较大） 扩音功能扩音功能 电话似的按键电话

21、似的按键 目目 录录会议室管理会议室管理1电话会议电话会议2接待接待3 投影仪突发状况的简单处理投影仪突发状况的简单处理4座次的摆放座次的摆放 物品的摆放物品的摆放 注意事项注意事项 我司的接待，一律跟随国际惯例，主人对门而坐，客人背门而坐。我司的接待，一律跟随国际惯例，主人对门而坐，客人背门而坐。座次按重要程度依次从中间往两边散开。（图中数字号码代表重要程度）座次按重要程度依次从中间往两边散开。（图中数字号码代表重要程度） 注：注： 但由于二楼一号情况特殊，改为主人背门而坐，客人对门而坐。但由于二楼一号情况特殊，改为主人背门而坐，客人对门而坐。A为主方 B为客方接待座次安排接待座次安排A8A

22、8A6A6A4A4A5A5A3A3 A1A1A2A2A7A7B7B7B5B5B3B3B1B1B2B2B4B4B6B6B8B8接待注意事项接待注意事项 1 1、确定客人的基本情况：人数，名单及职务，谁是负责人，负责人有、确定客人的基本情况：人数，名单及职务，谁是负责人，负责人有几个，是否有特殊要求。几个，是否有特殊要求。 2 2、预定会议室：如有接待，请提前一天对会议室进行预订，预定时，、预定会议室：如有接待，请提前一天对会议室进行预订，预定时，预留一个小时左右的准备时间，注意会议室的容量，不能太大，更不预留一个小时左右的准备时间，注意会议室的容量，不能太大，更不能太小。能太小。 3 3、如有文件、音频需要用投影展示，最好提前拷入电脑，放置容易发、如有文件、音频需要用投影展示，最好提前拷入电脑，放置容易发现的位置，并再次检查文件格式是否正确。如临时需要用现的位置，并再次检查文件格式是否正确。如临时需要用U U盘，需保盘，需保证证U U盘可用，无病毒。盘可用，无病毒。 4 4、我公司所有会议室除中心会议室外，均无音频线，如需播放音频，、我公司所有会议室除中心会议室外，均无音频线，如需播放音频，请提前通知会议室管理员