浅谈加强社会保险档案管理

1、    浅谈加强社会保险档案管理    盖斯佳摘 要：社会保险档案管理工作是社会保险经办工作的重要基础，当前社会保险档案管理工作还存在着缺乏信息化管理、重视程度不够、人员素质不高等问题。随着老百姓对社会保险的重视，充分发挥其服务社保，服务百姓的作用，对于社保部门是一项重要任务。关键词：社保档案；存在问题；建议一、我国社保档案管理工作的重要性、特点社保档案不仅记录着参保单位缴纳社保的情况，还直接反映出社会经济发展和参保企业经营状况。目前，老百姓对于完善社会保障的需求和我国社保事业处在发展的初级阶段的矛盾，促使加速完善社会保障的各个方面，因此做好社保档案管理

2、工作对于建立和谐社会，提高群众满意度有着重要的意义。社保档案的管理与参保人员的切身利益息息相关。从目前来说，一个人从出生即可参加居民医疗保险；工作后可参加城镇职工养老保险、医疗保险、失业保险、工伤保险、生育保险；居民养老保险和农村合作医疗又为农民提供保障。这些不仅涵盖不同类型的人群，而且涉及到一个人的方方面面，所产生的社保档案也包含了参保人员各方面的信息。很多地方的贷款、户籍转入、资格考试等都需要提供当事人的社会保险参保证明。一旦在社保档案管理上出现什么问题，有可能会影响到职工的就业、退休、医保报销等。加强社会保险档案管理有利于提高社会保险经办部门业务质量和办事效率。参保人员从参保到退休中间有

3、失业、转移、参军、上学等等诸多情况。这些档案资料涉及到退管、就业等各个部门。各部门的业务经办往往是相互关联的，档案资料的共享大大提高信息的准确性及办事效率，也可以让参保人员少跑腿或不跑腿。二、社保档案管理的特点1.社保档案数量众多。我国各地的社会保险管理部门一般成立于20 世纪 80 年代末或者 20 世纪 90 年代初，由于条件限制当时全部为手工操作，参保缴费使用的名册、表格、结算单等全部为纸质。即使后来采用了计算机技术，各种纸质表单依然没有减少。现在全国大部分地方实行网上申报，但很多项目依然使用纸质表单。再加上有些社保项目的办理还要提供一些相关材料，例如慢性病的办理要提供医院的体检表，相关

4、病情的检查表等，日积月累，产生的档案数量就越来越多。随着人们对社会保险的重视程度越来越强，社保档案的数量只会递增。2.社保档案保存时间长。社保档案信息应用范围不仅仅局限于社保本部门。其它部门对社保信息的使用使得社保档案需要保存很多年。比如发生劳动争议，为证明职工是某单位职员就会到社保征缴部门查询多年前单位填写的人员增加表。或者子女有遗产公证或争议，相关部门也会要求查询该退休人员的档案，造成退休人员死亡多年，档案依然保存。三、目前我国社保档案管理工作中存在的问题1.社保档案分散管理。参保人员从参保到退休其间涉及的面是非常广泛的，在我国大部分地方社保各部门只管理自己经办的业务档案， 没有统一的社保

5、档案管理部门，造成同一参保人员缴费档案在征缴部门，退休档案在退管部门，工伤生育档案在医保部门。而各部门之间又没有有效的信息共享， 使得参保人员从一个部门开证明给另一个部门的情况时有发生，群众意见很大。2.各地社会保險档案的管理标准和规范不一致，没有统一的档案管理软件。对于需要整理归档和不需要整理归档的材料，没有专业的鉴定部门，也没有统一的销毁程序。对于集中统一管理的资料，如何集中，如何管理，没有统一的规定。对于档案管理软件的使用各家也是各自为政。客观上形成了一个封闭的，没有广泛统一性的工作运行机制。3.档案管理所需硬件设施落后，造成管理水平低下。随着参保人数越来越多、保险范围越来越全，社保档案

6、的数量逐年递增。但在有些地方社会保险机构连专门的符合要求的档案室都没有，有的地方即使有档案室也只是简单存放，没有相应的微机统一管理。有的还停留在手工操作，没有相应的档案管理软件。这些都造成了资料查找费时费力，效率低下，或者根本难以找到，不仅影响了社会保险经办工作进展速度，严重的还会给参保人员造成损失。四、加强社保档案管理工作的建议1.提高重视程度，加大资金投入。从思想上要加强对社保档案管理工作重要性的认识，档案原件是一种有力凭证，具有不可替代性，对于收集到的原始档案的修复、整理、装订、保存，都必须注入巨大的心血与劳动。加大资金投入，设置符合标准的档案室，使用防酸、防霉的档案皮（盒），对年代久远

7、的档案有专业的修复人员，同时配置先进的微机、扫描仪等设备装备档案室。2. 建立档案交接制度，避免遗失随着经济的发展，各地方在区划调整中，有的社保经办机构上划，有的分立，还有的合并。在这些机构及人员变动中，往往造成档案损坏遗失。建立规范的档案交接制度，在档案迁移、人员变动情况下保持档案完整，避免人为损毁。3. 重视专业培训，提高业务技能。有人认为档案管理工作就是看看档案，其实不然，档案管理需要极大的耐心和责任心，过硬的业务技能和人员素质是档案管理工作的根本。有关领导要重视对档案管理人才的培养，定期进行专题培训和交流学习经验。结语随着时代的发展，社保档案管理会越来越规范，为保障参保人员合法权益和促进社会保险事业发展发挥重要作用。参考文献：1姜炳槐.社保档案，记录一生、管理一生j.中国社会保障，2007，（08）.2赵群.解析档案信息化建设与