企业档案信息化建设的实践与思考

1、    企业档案信息化建设的实践与思考    吴妮【摘 要】 本文对企业档案信息化建设作了概述，分析了企业档案信息化建设实践过程中存在的问题，提出了推进企业档案信息化建设的相关举措。要构建符合企业档案信息化建设的标准和规范;加强资金投入、给予全面技术支持;科学衔接档案信息化建设各个环节;加强档案复合型人才的引入与培养。【关键词】 企业档案;信息化建设;实践;思考现阶段，随着信息技术的不断发展，企业各个部门的管理工作都与信息化密不可分，通过信息化建设能够有效的提高企业的管理质量。档案管理是企业管理的重要组成部分，科学合理的档案管理能够有效的提高企业的经济效

2、益，为企业的各项工作提供基础。企业档案信息化建设的实践是提高企业档案管理质量的重要举措，本文针对企业档案信息化建设实践过程中存在的问题进行分析，并提出适宜的措施，促进企业档案管理的顺利开展，实现企业的经济效益与社会效益。一、企业档案信息化建设概述1、档案信息的数字化企业档案信息化建设的过程中，档案信息的数字化是将数据库和数据压缩、运用高速扫描等技术对纸质文件、声像文件进行处理，将这些传统的档案进行数字化，并建立属于企业的档案信息库，建立符合企业档案信息的目录索引，提升档案的服务效率与质量。2、档案网站建设档案网站的建设是企业档案信息化建设实践的重要组成部分。在实际的档案网站建设时，需要根据企业

3、的实际档案情况，加强网站的功能建设。主要以主页服务的形式进行网站建设，通过企业档案信息主页，为企业提供档案的服务和宣传工作，充分体现档案网站的服务功能、宣传功能、交流功能等，有效的提高企业的档案管理质量。3、数字化档案馆的建设数字化档案馆是企业档案信息化建设实践的重要组成部分。在实际的档案建设过程中，数字化档案馆的建设，能够为企业提供一个电子网络远程获取档案资料的方式，提高了企业的档案管理效果，提高了档案的使用质量。企业的档案信息化建设在数字化档案管理的基础上，合理的对档案进行分类，按照企业相关的档案流程顺序、时间顺序等对档案进行排列，并建立大型的数字化档案馆目录，促使档案使用者能够快速的对档

4、案进行使用，为使用者提供便利，提高档案服务质量。二、企业档案信息化建设实践过程中存在的问题1、标准和规范化程度不高在企业档案信息化建设的实践过程中，科学合理的规划和组织实施，是提高企业档案信息化建设的重要保障。一些企业在实际的档案信息化建设的实践过程中，缺乏良好的标准和规范，导致企业档案信息化建设的实践效率低下，而且重复建设频繁。各个部门的档案管理缺乏统一的调配，使得各个档案管理部门各自为政，标准化建设十分困难，影响企业档案信息化建设的实践效果。2、资金不足、技术支持不够全面现阶段，为了应对日益激烈的市场竞争环境，企业不断需求新的有效途径提升企业的经济效益和市场竞争力。这也就使得企业的管理和信

5、息化建设的重心没能放到档案信息化建设的实践中，也使得企业的档案信息化建设资金不够充足，相关设备不能得到有效的落实，影响企业的档案信息化建设的实践效率和效果。而且，技术支持不够全面也是影响企业档案信息化建设的重要问题，良好的技术支持，能够确保企业档案信息化建设的质量和安全，规避各类问题的发生。档案信息化建设实践的初期，需要对各类纸质文件、声影文件进行处理，将这些档案进行数字化，但是这一过程需要足够的技术支持，如果技术支持不够全面，会使得档案数字化的过程十分缓慢。3、企业档案信息化建设实践缺乏与实际的衔接企业档案信息化建设的实践过程中，会出现信息化档案建设与实际衔接不够合理的情况，使得档案管理不够

6、科学与合理，导致企业的各个生产环节与企业的管理环节不能有效的组合，使得档案信息与其他信息之间的衔接不够合理，影响企业档案信息化实践的效率。4、企业档案信息化建设实践缺乏优秀的技术型人才企业档案信息化建设的实践需足够的技术支持，合理的技术应用需要技术型人才的支撑。但是受到企业的现状影响，企业档案信息化建设的人才存在不足，影响企业档案信息化建设的实践效率。而且，企业没有引入技术型复合人才，导致企业的信息化建设不能满足企业的实际需求，档案服务质量不能适应企业的发展。三、推进企业档案信息化建设的举措企业档案信息化建设是提高企业档案服务质量的重要保障，结合企业档案的实际情况，必须提升企业档案信息化建设的

7、质量。其举措如下：1、构建符合企业档案信息化建设的标准和规范在实际的档案信息化建设过程中，需要建立适宜档案管理的标准和规范，促使各个部门之间进行有效的整合，实现各个档案管理部门之间的统一调配，有效规避各自为政的情况，并为企业良好有序的发展奠定基础。要落实企业的档案信息化建设标准和规范，规避重复建设的发生，促使企业档案信息化建设的顺利实施。2、加强资金投入、给予全面技术支持首先，需要加强对企业档案信息化建设的重视，将企业的档案信息化建设实践作为企业发展的重要战略目标，提高资金的投入，从而有效的确保相关设备和人员的配置，提高档案信息化建设的效率。其次，给予全面技术支持，促使各类技术能够满足企业档案

8、信息化建设需求，针对档案数字化、网站建设、数字化档案馆的建设，提供适宜的技术支持，提高档案信息化建设的效率。3、科学衔接档案信息化建设各环节针对档案信息化建设与企业实际不相符的情况，促使企业各个生产环节和企业的管理各个环节进行有效的衔接，避免不合理的情况发生。而且，还需要合理的对档案信息化建设与企业的实际发展情况进行分析，促进企业档案信息化建设的顺利完成。4、加强档案复合型人才的引入与培养首先，企业需要建立良好的人才引入机制，并建立有效的留住人才机制，从而为企业的档案信息化建设提供足够的复合型人才，促使档案信息化建设能够顺利完成，并由复合型人才完成对企业数字化系统、网站、数字化档案馆的维护和技

9、术使用，确保档案信息化质量。其次，需要加强对档案信息化建设的人才培训工作，增加建设人员对相关技术支持的熟悉和使用，规避各类问题的发生。其三，在实际的档案信息化建设过程中，需要重视信息化的安全体系，提高企业的档案信息安全，避免档案信息的流失。四、结语随着信息化进程的不断加快，企业的各项管理工作都与信息技术息息相关。针对企业档案管理信息化建设实践中存在的问题进行分析，提出推进企业档案信息化建设的措施，能够促进企业档案管理水平、档案服务水平的提升，推进实现企业的经济效益与社会效益。【参考文献】1 张秀华.企业档案信息化建设的实践与思考j.科技资讯，2013.30.149+151.2 张晓华.企业档案信息化建设的实践与思考j.现代商业