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1、 物业管理企业内部控制研究 廖中虎 姚雅丽【摘 要】企业内部管理水平决定了企业的生存和发展。物业管理企业属于服务性企业,内部控制具有人力成本占比高、坏账风险高、采购品种多、项目分布分散等特点。作为新兴行业,物业管理企业在内部控制实践中存在着内控环境不扎实、风险识别和评估能力不足、信息沟通机制不健全等主要问题。文章结合实践经验研究完善物业管理企业内部控制管理的对策,以提高企业经营管控能力,实现企业可持续发展。【关键词】物业企业;管理服务质量;内部控制;探究引言随着经济社会的发展,物业管理行业的竞争愈发激烈,物业管理企业是现代化社会新兴起的行业之
2、一,企业的发展取决于整体的服务质量高低。为保证物业管理企业的绩效能够达到稳定增长的状态、提高企业整体综合实力,物业管理企业应将自身的优势放大、不断拓宽市场领域,通过内部管理控制机制的完善,致力于提高的市场竞争力,优化财务策略、建设良好的内控氛围,为企业未来的稳定发展夯实基础。1物业管理企业内部控制概述1.1物业管理企业内部控制的特点物业管理企业属于服务性企业,内部控制有其自身的特点:第一,人力成本占比高。物业管理是劳动密集型行业,物业管理运营中涉及的专业业务包括工程、安全、清洁、绿化、品质管理、客服等,覆盖面广,进而造成人力成本管控要求高;第二,坏账风险高。物业管理企业的客户是每一位业主或租户
3、,客户群体众多且人员构成复杂,坏账风险高;第三,采购品种多。物业管理企业在运营中进行上述专业维修及服务时,需要采购的物资品种多样;第四,项目分布分散。多数物业管理企业管理项目多,地域分布分散。1.2物业管理企业内部控制的重要性随着经济的发展,各种资源价格日益上涨,而物业费收费标准多年不变,使得物业管理企业利润空间越来越低,基于此,健全物业管理企业内部控制具有重要意义:保证企业各项经营活动遵循内外部的政策;维护企业资产的安全;保证企业归集的经营信息准确、完整、及时;优化企业内部管理活动流程;促进企业运营健康、实现发展战略。1.2.1降低企业未来发展的风险通过物业管理企业的内部控制措施,可以针对可
4、能对企业发展造成不利影响的风险,真正实现防患于未然,通过物业管理企业内部管控,提高企业的管理水平,保证财务各项信息的准确性,为物业管理企业的决策提供有效的参考支持。完善的内部控制措施能够预防坏账情况的发生,提高应收账款的回收率,预防可能出现的财务风险。降低物业管理企业的库存成本,借助内部控制提高资金的使用效率,在激烈的市场竞争中,促进物业管理企业健康发展。2物业管理企业内部控制存在的问题2.1内控环境不扎实首先该物业管理公司更加侧重于业务的开拓,在内控方面的投入比较低,企业内控理念还不太成熟,没有有效的和公司战略规划深度结合起来。对于内控指标的绩效考核体系没有建立起来,因此无法调动员工执行内控
5、的积极性,从而致使内控制度执行不到位。同时,该公司内部控制的组织架构没有建立起来,员工代表占比较低,同时公司对于员工内控意识的培训较为欠缺,导致全员对于内控执行工作不配合等问题出现。2.2风险识别与评估能力不足内部控制成功的关键在于全员参与,物业管理企业多数员工有着较强的专业实践和操作能力,但是对于企业管理尤其是内控管理却缺乏了解,因此对于企业运营的风险识别与评估能力不足,对于风险关键影响因素及关键控制点把握不准确,导致内控制度设计与执行不完善。2.3信息沟通机制不健全在物业管理企业的经营和管理中,存在多项数据信息,需要在企业的各个部门中及时传输和沟通,为企业的投资决策活动和风险识别提供数据支
6、持。但是目前的物业管理企业涵盖了多个下属机构和部门,分散性较强,阻碍了信息互通,缺少信息反馈等信息沟通机制不健全的问题,严重影响着企业的风险防控管理,给企业带来经济方面的隐患。3物业管理企业加强内部控制的策略分析3.1健全内部控制管理机制物业管理企业应明确内部控制管理的目标,真正将责任落实到各个部门和岗位层面中,对各个职能部门的工作进行监督和指导,提高企业业务操作流程和风险评价程序的规范性。健全内部控制管理机制,优化和完善绩效考核管理环节,将内部控制管理制度覆盖到物业管理企业经营管理的各个环节中,树立起物业管理企业内部管控人员的风险意識和责任意识,评估和识别潜在的风险。提高物业管理企业的服务质
7、量,通过购买保险、模拟演练等方式,降低操作不当问题的发生几率,预防潜在风险。另外,在物业管理企业内部,没有形成明确的内部控制文化,缺少完善的培训机制,针对基层的工作人员缺少对专业素养和思想意识方面的培训,导致建设控制机制的工作被限制在一定框架内,在成本管控、费用使用、操作等各个环节中出现问题,物业管理企业的内部控制管理工作流于形式。3.2增强风险识别与评估能力企业应加强内控理论知识的学习,增强风险识别和评估能力,找出企业运营中重大风险点及关键风险影响因素,确定风险管理策略。第一,战略风险,战略目标的重大风险点是战略目标是否符合国家政策导向、是否立足于企业的自身情况。对于战略风险的控制与防范,是
8、建立现代治理机制,企业重大决策不能由一人决定,必须由集体决策。第二,经营风险,这里主要研究企业运营中经济事项相关的风险。如收入业务的重大风险点有不相容岗位是否分离,是否导致错误或舞弊、客户信用评价及对客户欠款风险的控制等。对于经营风险的防范主要有审批管理、内部牵制、限额控制等。第三,财务风险,企业应依据具体情况控制资产负债比率,企业的经营利润至少应能覆盖利息支出;企业应规划长短期债务比例,严禁短债长用。第四,法律风险,企业应时刻关注国家相关政策、法律法规变化,在经营决策过程中及时做出调整。如,电梯安全、消防系统、行业物业费、能耗费收费标准、税务、劳务用工等相关政策及法律法规。3.3强化内部信息
9、沟通提高物业管理企业内部控制的执行效率,离不开健全的信息沟通机制,为信息传输效率提供保障。物业管理企业的各个职能部门应促进信息共享,加强交流和协作,针对内部管理构建起完善的信息沟通机制,强化信息沟通。在实际的物业管理企业运行中,引入各种先进的技术、软硬件,借助erp系统,将企业的收入管理业务流程结合其中,提高企业的服务项目核算工作效率。针对企业的资产采购、后期维护、库存管理等环节,控制好采购的投入成本,构建完善的资产使用台账模式,结合信息系统和各项业务模块,促进企业的资产价值核算效率提高。结束语随着物业管理产业的蓬勃发展,物业管理企业竞争越来越激烈,加强和完善企业内部控制是物业管理企业可持续发展的必由之路。物业管理企业应优化内部控制环境,建立以全员为基础、适应现代企业治理的内部控制制衡体系,通过增强风险识别与评估能力,找出风险关键控制点,有针对性地不断完善业务活动控制,保证企业持续健康发展。参考文献:1周祺.erp环境下中小企业内部控制的缺陷及其改进措施j.经营与管理,2018(03):101-103.2郑丹.试论企业内控管理水平提升的有效途径j.现代营销(下
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