电子信息档案管理在事业单位中的应用研究

1、    电子信息档案管理在事业单位中的应用研究    周璇 魏婷婷摘 要 由于近代社会电子信息技术的发展，信息管理技术也得到了大规模的应用，企事业单位档案库的归纳与整理是信息管理技术最为常见的应用。本文将关注点放在了信息管理技术在企事业单位的应用及在应用的过程中可能存在的问题，通过对电子信息技术在企事业单位应用过程中存在的问题进行探讨研究并提出对策。关键词 事业单位 档案管理 信息技术 应用因为科学技术的发展和社会的进步，企事业单位管理档案的方式也随之发生改变，从以前依靠人工整理到现在依靠信息技术来进行管理，机器淘汰人工，传统的管理机制发生了改变。对比传

2、统的管理模式，电子信息档案无疑占据了较大的优势，凭借其优越性，电子信息档案得到了推广和认可。但电子信息管理也存在一定的缺陷，在使用的过程中不可避免的带来了一定的问题。为了获得更好的使用效果，我们应当在使用之前进行检查力求将风险降到最低，而本文的重点就是在企事业单位进行电子信息管理的过程中，针对可能出现的问题进行探讨，降低企事业单位在进行信息管理过程中的风险。一、电子信息技术在事业单位档案管理中的应用电子信息技术比较传统的信息管理技术具有地域及时间上面的优势，突破了传统信息管理技术时间、空间上的限制，与传统信息管理技术相比，电子信息技术所用时间短，工作效率高。电子信息技术在企事业单位信息管理方面

3、的应用有以下几个方面：一是内容管理，是对档案内容依据要求进行归纳整理，让内容更为简洁而清晰，提高了工作效率。二是管理系统。运用电子信息管理技术来创建管理程序，减少人们在查询这一方面所花的时间。三是档案资料的存储保护，节省了传统信息管理技术所需要的空间，提高了信息管理技术的科学性和效率。二、加强档案管理中电子信息应用的策略（一）提高规范化水平俗话说：“无规矩不成方圆。”作为信息管理人员应当提高自己的思想觉悟，自觉遵守工作守则，做到爱岗敬业。要对于文档整理报以严谨的态度，做好文件格式，对于语焉不详的文档资料要进行审核并依据真实情况进行修改，即使是电子文档也要做好工作，防止出现档案丢失的情况。工作人

4、员也要提高自身的知识储量，自觉吸收先进的信息管理技术，培养良好的专业素质，提高自己的实践应用能力和管理技术，保证电子档案的质量。（二）提高电子信息技术在档案管理中的应用水平电子信息管理技术因为具有快捷和方便的特点，在档案管理工作方面具有一定的优势，推动了档案管理工作朝现代化、智能化发展的步伐，企事业单位要抓住机会，根据现代社会的发展促进电子信息技术与档案信息管理进行结合，更好地掌握电子信息管理技术的应用方法，档案管理的工作团队更应当凭借这个便利，提高团队的工作效率，减少不必要的时间损耗。（三）减少或避免出现安全隐患档案信息合理的保存是电子信息档案管理工作较为重要的一部分，只有妥善地对电子档案进

5、行存档才能表示档案管理工作的告一段落。为了减少安全隱患，应该对档案管理方面进行要求，即规范化、标准化，并提高档案管理的安全性，如设置安全秘钥，对于网络安全性进行评估等，都能在一定程度上提高档案工作的安全性。三、电子信息档案管理风险控制的措施电子档案虽然比传统档案在空间和时间上占据优势，但这并不能表明电子信息档案就是无懈可击的。现在是信息时代，在网络上寻找一个人的资料是轻而易举的，这也代表人们的隐私安全得不到保证，同样作为电子档案的安全问题也是不容忽略的。虽然电子档案在发展过程中起到非常重要的作用，但并不是说就是万无一失的。在互联网为基础的电子档案管理中想要真正实现电子档案的保密工作是当下发展不

6、得不面对的一个问题。在信息技术时代，最新的电子档案管理方式也有弊端，但根据实际状况来看，电子信息档案并没有得到完全的优化，所以相关事业单位在使用电子档案管理时也应该注意信息的安全性，积极采用一些防范措施，使信息管理更加安全。（一）积极引进最新技术由于时代的进步和信息技术的发展，计算机技术正悄无声息地渗透人们的生活，而计算机的发展速度也已经超乎了人们的预期，在档案管理引进电子信息管理技术不仅能提高档案管理的安全性和隐秘性，更重要的是提高了档案管理的稳定性。电子档案管理更多的是利用计算机技术，在计算机技术使用的过程中要采取多种工作方法相结合的方式，提高工作效率。为了提高工作的安全程度，需要对工作进行加密，良好的密码机制是提高工作安全性的一个途径，而在现代信息易于搜索的今天，对信息进行加密也是网络时代工作者需要做到的工作。（二）制订相应的规章制度建立健全相应的制度可以保证管理的时效性，推进员工参与制度建设，为企事业单位的发展提出更多的建议。企事业单位加强制度建设不仅仅是节约成本更重要的是提高制度运行的规范化、制度化程度，为电子档案存储的完善性贡献力量，也指明了今后的发展方向，提供了发展思路。四、结语企事业单位中的档案管理属于管理工作的一部分，所以对于工作人员的要求极高，需要其综合性较强，能够熟