视频会议系统管理办法

1、附件：中交XXX工程局有限公司视频会议系统管理办法第一条 为规范中交XXXX程局有限公司（以下简称公司）视频会议系 统的管理，保证公司视频会议系统的正常运行，特制定本办法。本办法适用于公司总部及公司所属各单位使用公司视频会议系统的管 理。第二条 公司视频会议系统是指公司总部公司所属各单位工 程项目部（专业分公司）之间互联互通的视频即时通讯平台。第三条 视频会议采取两种方式（一）租用外部视频会议系统服务器；（二）使用自建视频会议系统服务器。第四条 公司以租用外部视频会议系统服务器为主，使用自建视频会议 系统服务器为辅。第五条 使用会议系统的单位包括公司总部（部门）、公司所属各单位。第六条 视频会

2、议是提高工作效率，适应节约、便利办公的有效方式， 各单位应积极利用视频会议系统召开会议、组织讲座和培训等，充分发挥 其效能。第七条 公司办公室是公司视频会议系统的管理部门，公司企业发展部 信息中心为公司视频会议系统的技术保障部门。公司所属各单位应明确视 频会议系统的具体管理部门及其职责，并须指定两名以上系统管理员。各 单位的每个部门都必须要有 2 名以上的人员（以下称视频会议系统协助员） 能够熟练使用视频会议系统，并能够进行简单的故障排除。第八条 视频会议的日常操作及保养按照视频会议系统操作规范（ 附 件 1） 的要求进行。第九条 会议发起单位申请使用公司总部视频会议系统须经公司办公 室批准，

3、按以下程序办理。（一）会议发起单位（部门）提前 2 个以上工作日在协同办公平台的 会议管理申请会议室。视频会议的联调工作，主要涉及音频、视频和幻灯 片准备等，由召开会议的单位（部门）负责，信息化管理部门提供必要的 协助；（二）除了总部发起的会议外，各单位使用公司自建视频会议系统， 应提前申请，以免冲突；（三）紧急情况下，会议发起单位可先将视频会议有关信息告知公司 办公室和信息中心，并在会后补办相关手续。第十条 会议期间故障处理（一）如分会场视频会议终端出现故障，分会场系统管理员应尽快予 以排除，并避免影响会议的正常进行。系统管理员应详细记录故障处理情 况；（二）如租用的视频会议系统出现故障，主

4、会场系统管理员应及时通 知各分会场系统管理员改用公司自建视频会议系统。第十一条 会议发起单位召开视频会议前，必须在协同平台的会议管理 中发出视频会议通知，明确会议时间、地点、参会人员、联调时间、会议 议程和会议要求等内容，并提前告知信息化管理部门。第十二条 会议发起单位如有电子汇报材料演示，必须在会议前做优化 处理，并使用视频会议系统进行测试；在会议开始前十分钟自行将材料上 载到视频服务器，以防视频会议系统出现不稳定现象，影响会议正常进行。 电子汇报材料内容要求格式简洁，禁止使用与会议无关的图片、视频和语 音资料，详见视频会议系统操作规范（附件 1）。第十三条 会前准备（一）主会场系统管理员应

5、在各分会场开始准备前检查和调整会议室 灯光、音响状态，进入值机状态；（二）视频会议开始前，会议主办及承办单位必须派人到主会场做好 会务安排和协调工作，并全程参与联调工作；（三）各参会单位在接到会议通知后，应根据会议通知中的联调时间 安排及有关要求，准时参加联调。联调时，各分会场系统协助员应逐项检 查系统状况是否符合会议要求。调试正常后不得改变视频会议系统终端状 态；（四）会议开始前一小时，各分会场的视频会议系统协助员应到达工 作岗位开始值机。主会场系统协助员出示视频会议现场导播表（附件 2）， 并进行会议试运行。若会前 10 分钟仍无法正常参加会议的分会场不得在公 共会议室调试，须改用公司“自

6、建视频会议系统服务器”为各单位设置的 虚拟会议室自行调试；五）如召开紧急会议，各参会单位系统管理员应在接到通知后立即 到达主（分）会场现场参加联调，保证系统尽快进入正常运行状态，并应 在联调后立即开始值机。第十四条 会议期间（一）各参会单位应在会场的明显位置设置本单位的名称标牌，重要 会议还应在会场悬挂会标；（二）各单位应确保会议期间会议室的灯光、音响状况良好；（三）系统管理员应坚守岗位，确保电话联络畅通，随叫随应；（四）视频会议系统协助员应根据会议需要，及时切换会场画面，随 时关注摄像头位置，防止偏转、移动，甚至出现不应有的画面；（五）不得随意播放与会议无关的音视频信息；（六）除视频会议操作

7、人员之外，无关人员一律不得进入设备操作区 , 不得操作与视频会议有关的设备；（七）各分会场不发言时，应将话筒调至静音状态；（八）参会人员应避免随意走动。第十五条 会议结束后，待主会场退出视频会议系统后，各分会场方可 关闭视频会议系统。系统管理员应及时填写视频会议效果记录表（附件 3），并报公司企业发展部信息中心。第十六条 会议的文档、录音、录像资料应根据有关档案要求妥善保存 和处理，未经会议、培训主办部门领导批准，不得对外公布有关信息。第十七条 各单位系统管理员应定期对其视频会议系统进行自检，保证 其正常稳定运行，同时做好对系统协助员的培训和服务工作。第十八条 公司总部系统管理员应对自建视频会

8、议服务器定期升级修补系统漏洞，定期查杀病毒，保证服务器正常运行第十九条 各单位应明确视频会议系统管理员，同时在视频会议室设置 值班电话。视频会议系统管理部门的领导和系统管理员的姓名及联系方式 （包括办公电话、移动电话、电子邮箱及视频会议室电话）如发生变更， 应及时通知上级信息化主管部门。第二十条本办法由公司企业发展部负责解释，各单位应结合实际，参 照本办法制定本单位视频会议管理办法。第二一条 本办法自发布之日起施行。附件 1：中交XXX工程局有限公司视频会议系统操作规范一、准备工作（一）会前 24小时检查网络，保持内、外网络稳定畅通。根据深圳视 高视频会议系统的要求，视频终端对本地区网络服务商

9、机房 ping 值不得大 于10ms连续ping值20次不得中断。每100用户10M网络带宽tcp总数 不得大于1000, udp总数不得大于300每用户tcp数不得大于15, udp 数不得大于 5。不能达到上述要求的建议使用视频会议专用网络，专网专 用，分会场至少2M带宽，主会场至少4M带宽。（二）会前 24小时内必须升级杀毒软件，并全盘杀毒；修复系统漏洞， 清除所有恶评插件及其它无用插件,清理系统垃圾,清理使用痕迹。禁用 杀毒软件、视频会议系统和输入法以外的所有开机启动项。（要求必须安装 正版杀毒软件）；（三）各单位在召开视频会议前 1 天,自行进入指定“虚拟会议室” （下简称会议室）进

10、行测试；会前 30 分钟,各分会场需进入指定会议室进 行会前的联调测试；（四）视频会议系统调试完毕后,要求保持设置；（五）幻灯片制作要求统一格式,可参考使用基本模版；内容精练, 段落清晰,小标题能反映主题,能明示重点；有效运用现代化数理统计工 具,充分用数据、图表等反映管理工作、项目实施的过程、问题及结果； 插入的图片要与主题内容相符，禁止设置动画效果；幻灯片电子文档控制 在 1 兆以内。二、主会场管理（一）主屏幕显示幻灯片、主持人和无幻灯资料的公司总部发言人；（二）次屏幕显示公司所属各单位分会场及所属各单位发言人；（三）会议采用“集中管理模式”，以便有效地控制会议的进程；（四）会议由主会场主

11、持人根据会议议程提示会议协助员进行控制操 作；（五）会议室管理员可对分会场指定发言人发言（设置主席）和取消 发言（取消主席）；（六）视频区设定显示 9 分频图像或 16 分频图像，不要同时显示 25 分频及以上图像。三、分会场管理（一）与会人员集中前排就座，领导班子成员集中于中间位置，摄像 效果尽可能覆盖整体会场，并随着会议议程突出中心位置或发言人；（二）会场应安装两个摄像头，设置两个视频终端，分别显示幻灯片 和发言人；（三）会议期间禁止随意关闭和移动摄像头；（四）为了保证主会场和发言分会场的音频、视频质量，减轻视频会 议服务器和网络的负荷，要求只保留主会场和发言分会场的视频图像（本 地图像已

12、在窗口左下方显示），关闭其他旁听分会场视频图像；五）发言方分会场主持人应根据本方发言人的方位提示操作人员调 整摄像头方向，以便其他会场观看;（六）发言完毕，发言分会场应通知主会场主持人，以便控制会议进 程；（七）旁听会议的分会场操作人员根据发言方的变更，即时关闭发言 完毕的分会场视频图像，并切换显示即将发言分会场的视频图像；（八）各分会场在经过主会场同意的前提下，可以“录制会议”，未 经同意不得录制会议。四、会议期间管理（一）各分会场系统管理员应坚守岗位，确保电话联络通畅，随叫随 应；（二）各分会场应在会场的明显位置设置本单位的名称标牌，主要领 导要设置桌签；重要会议还应在会场悬挂会标；（三）

13、在会议进行过程中，为避免相互影响，禁止分会场显示与当前 发言无关的其他旁听会场视频图像；（四）发言人在发言时，应保持身体、话筒和语音的稳定，不发言时, 应将话筒调至静音状态；（五）“文字交流区”不得发布与会议无关的信息；（六）不得随意播放与会议无关的音视频信息，避免使用远端摄像头 控制；（七）各会场应避免人员的频繁走动，参会人员应正对摄像头，保持 坐姿端正，关闭手机或置于震动状态。五、日常保养（一）严禁带电插拔任何连接线、带电清洁和维护设备；（二）严禁用手转动摄像头，严禁震动和挤压设备，特别是摄像头；（三）设备应放置在固定位置，尽量避免移动和插拔连接线；（四）严禁随意更改设备的系统设置；（五）摄像头使用完毕应注意防尘；（六）设备电源应有接地端；（七）视频终端、摄像头、主机、话筒、分频器等要专用，并由专人 管理。（八）注意更换无线话筒、遥控器电池，长期不用则应取出电池。附件2:中交XXX工程局有限公司视频会议现场导播表阶段时间会议流程主