office办公软件使用技巧

1、office办公软件使用技巧office办公软件使用技巧大全1. 在Excel中快速输入大写数字在“智能ABC输入法”状态下，按住Sh辻t键，再按下“i”键 （不含引号），松开Shift键，然后输入任一数字键，就得到相对应 的大写数字了。另外，财会人员常用的单位词，如“个、拾、佰、 仟、万”等，同样可以借助于i键加上单位词相对应的汉语拼音第 一个字母方便地得到（具体可查看“智能ABC输入法”的“帮助”菜 单）。2. 在Word文档中插入MP3文件在Word文档插入声音文件，一般采用“插入”菜单下“图片” 选项中的“剪贴画”，从“剪贴库”中选取插入。但是，这种方法 插入的声音文件只限于WAV和M

2、IDI文件。要插入MP3格式的声音文 件，可打开Word文档，把光标移到你要插入声音文件的位置，选择“插入”菜单下的“对象”选项，在打开的“对象”对话框中，选 择“由文件创建”活页卡片，点击“浏览”按钮，从打开的“浏览” 对话框中找到准备插入的MP3文件，并确定。当“浏览”对话框自 动关闭后，点击“由文件创建”活页卡片中的“确定”按钮，稍等 一会儿，插入点就会出现MP3文件的图标，双击它即可播放。但必 须说明，在此操作之前必须在Windows中使MP3文件与你的MP3播 放器建立关联。3. 让Excel启动时自动打开工作簿用户可自定义默认工作簿，以便每次启动Excel时，均可自动打 开此工作簿

3、。方法是：自定义一个新工作簿，然后将它保存在 XLStart 文件夹下。在 C:DocumentsandSettings 用户名 ApplicationDataMicrosoftExcel 或C:ProgramFilesMicrosoftOfficeOff icelO 下就可以找到 XLStart 文件夹。具体路径还要视你的系统安装盘符而定。4. 在英文状态下快速输入中文标点符号在输入中文过程中，经常会遇到一些英文单词或句子，此时许多 人会将中文输入法切换为英文输入法来输入英文。这样一来，标点 符号也成英文的了，输入标点符号时，还要再将输入法转为中文， 十分麻烦。有没有简便的方法呢？当然有。0

4、ffice2000为用户提供 了 12组输入中文标点符号的快捷键（详见附表），不管在任何输入法 状态下（当然包扌舌英文），只需按下快捷键，即可输入中文标点符号, 省去了来回切换的麻烦。需要请大家注意的是：“，：；？！”等标点符 号的中英文方式看似一样，其实是有区别的。5. 为Word添加小助手我们在使用Word2000进行文档处理时，经常使用工具栏中的 “字数统计”功能来了解当前文档的字数、字符数、行数等信息， 非常方便。可是很多时候我们需要了解文档的更加详细的信息，这 时可以通过在工具栏上添加“属性”的方法，来快速查看文档的详 细信息。1）单击“工具”菜单，从其下拉菜单中选择“自定义”命令，

5、打 开自定义设置窗口。2）在自定义设置窗口中，选择“命令”项。在其下面的“类别” 中选择“控件工具箱”，然后在右边的“命令”中选择“属性”项。3）双击“属性”项并将它拖动到工具栏上。这样在Word的工具 栏上，就出现了 “属性”项。当我们在Word中需要查看某个文档的详细信息时，只要单击工 具栏上的“属性”项，那么文档的创建时间、修改时间、文档大小、 创建人等详细信息就会出现了，也可以根据自己的需要，添加、修 改文档的主题、作者、备注等信息。6.找回Word中的菜单栏首先，在工具栏右击，在弹出的菜单中单击“自定义(C)”命令。 再单击“命令(C)”选项，然后在“类别(G)”列表框中拖动滚动条,

6、 找到“内置菜单”单击。这时我们就可以在右边“命令(D)”列表框 中看到我们熟悉的“文件(F)” “编辑(E)”等菜单了。既然找到了, 就动手一个个地把它们拖回去吧！当然，这些菜单既然能被拖到菜 单栏中去，当然也能把它拖回对话框。7.彩色Excel表格显示打印两不误如果将Excel工作表中的数据设置为彩色格式，而打卬机为黑白 打卬机，那么工作表中的彩色区域打卬出来的效果可能会不理想。 在不更改工作表颜色设置的情况下，可以进行如下设置：1) 在“文件”菜单中，单击“页而设置”命令。2) 单击“工作表”选项，然后选择“打印”框下的“单色打印” 项。如果使用的是彩色打卬机，选择该选项可减少打卬所需时

7、间。3) 单击“确定”按钮。现在，你的Excel I作表在屏幕上看起来仍是赏心悦目，打卬出 的黑白稿也能称心如意，感觉不错吧！&在演示文稿中使用绘图笔利用Powerpoint进行文稿演示时，当演示者需要对某部分内容 进行讲解标注时，可单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“指 针选项”中的“绘图笔”，鼠标将变成小笔形状，拖动鼠标即可在 演示文稿中书写或绘画。通过“指针选项”中的“绘图笔颜色”改 变笔的颜色。利用“绘图笔”书写的内容会在再次演示时自动擦除。9. Word也能“自动求和”编辑Excel I作表时，相信大家对常用工具栏中的“自动求和” 按钮情有独钟。其实，在Word2000/X

8、P的表格中，也可以使用“自 动求和”按钮呢！当然，这需要你事先把该按钮请出来，其方法是:1) 在“工具”菜单中，单击“自定义”命令。2）选择“命令”选项，在“类别”框中，单击“表格”；在“命 令”框中，找到并单击“自动求和”，然后用左键将它拖放到常用 工具栏中的适当位置。3）关闭“自定义”对话框。现在，把插入点置于存放和数的单元格之中，单击常用工具栏中 的“自动求和”按钮，则Word将计算并显示插入点所在的上方单元 格中或左方单元格中数值的总和。当上方和左方都有数据时，上方 求和优先。10. WPS0ffice2002配置工具有妙用安装完WPS0ffice2002后，在开始菜单中的“WPSOffice2002” 项中，有一个“配置工具”的快捷方式，可能大家并没有太注意它, 其实它还挺有用的。点击它后弹出配置工具的对话框，里面有三个 按钮：第一个是“设置文件关联”，它用于设置是否默认使用 WPSOff ice来打开Word、Excel>