浅谈企业文书档案管理工作

1、    浅谈企业文书档案管理工作    摘 要：以企业文书档案管理工作为题展开论述，首先分析了当前企业在文书档案管理中存在的问题，然后在此基础上结合实际的工作经验，提出了解决的具体办法和措施，希望可以使企业档案文书管理更加正规化、合理化、科学化，进而提高档案文书管理的质量和水平，最终保证企业的健康、稳定、快速和可持续发展。关键词：文书档案；管理工作；公文管理；电子技术：g275.2 ：a doi：10.15913/ki.kjycx.2016.23.073随着社会经济的快速发展，我国企业的规模不断扩大，并且取得了显著的成绩。与此同时，企业在档案文书方面也投

2、入了更多的精力，以此来保证企业决策的正确性。在新的发展形势下，企业文书档案管理工作越来越重要，已经与企业未来的发展不可分割。然而，由于各种因素的影响，当前企业在文书档案管理中还存在很多问题，导致文书档案管理水平低下，甚至给企业的发展带来了阻碍。因此，对文书档案管理工作进行探讨非常有必要。那么，企业文书档案管理工作存在哪些问题呢？下面进行详细论述。1 当前企业文书档案管理中存在的问题1.1 对文书档案管理工作不重视当前的市场经济环境给企业带了更多的机遇和挑战。与此同时，也加剧了企业之间的竞争力。为了应对激烈的竞争，企业往往更重视产生的直接经济效益。久而久之，日益忽略了文书档案管理的重要性。除此之

3、外，在新的发展形势下，企业纷纷建立了现代管理制度，以此来提高内部管理的水平。此时，企业职工在很大程度上受到了新管理方式、新思想的冲击，进而忽略了提供历史经验的文书档案管理工作。1.2 传统文书档案与电子版公文制作管理脱节在传统的文书档案管理工作中，以纸质的公文为主，其内容庞杂，管理难度大，工作任务繁重。同时，给管理人员带了很大压力。近年来，网络信息技术的发展不断促进了电子档案的发展。电子档案实现了无纸化办公，与传统的手工作业相比，具有很大优势。然而，由于目前传统的文书制作还处于向电子档案转变的过程，在各方面还很不成熟。比如，企业档案部在管理这些电子文书、资料时，往往缺乏设備，无法有效的保存电子

4、档案。其次，制作文书的部门不承担档案管理的职责。在这种情况下，很可能导致大量电子文书、档案的丢失，最终给企业带来很大损失。1.3 公文管理与档案工作失衡当前，企业为了获得更多的收益，往往采用精简效能的办法，不断精简办公室文员的岗位。部分企业在文书档案管理工作中，甚至没有专门的负责人，而是临时由其他部门的人员来兼顾。在这种情况下，必然导致文书档案工作的不规范、不合理化。除此之外，档案管理工作属于二线岗位，与一线岗位的薪资相比，明显比较低。所以，这些人的综合素质也就比较低，缺乏责任感。同时，在专业知识、技能学习中，往往缺乏动力。工作人员在日常工作中，不能严格按照要求执行国家相关的归档文件制度。表现

5、为：档案管理不达标，电子、音像档案缺失等。1.4 文书档案管理设备的滞后性在现代企业文书档案管理中，要求传统的纸质文书、电力文书并存，数字与音像并存。为了满足上面的要求，企业必须建立内部网络，实现文书、档案的电子检索、保管等。然而，从实际情况来看，企业在配制设备的过程中，往往只重视一线自动操作系统，而将二线岗位需要的设备放在从属地位。在这种情况下，由于网络传输系统缺乏设备，导致文书档案无法实现快速检索、储存、传递等。所以，与现代化的文书档案管理要求存在很大差异，应该引起重视。2 加强企业文书档案管理中的措施可以看出，当前企业在文书档案管理中还存在很多弊端。因此，企业必须引起重视。本文在分析上述

6、问题的基础上，结合实际的工作经验，提出解决的具体办法和措施。包括以下几个方面。2.1 提高对文书档案管理工作的重视度企业领导层应该从长远的发展角度出发，改变以往片面追求经济利益的观念，本着溪流长流的原则，提高对文书档案管理工作的重视度，以此推动企业的可持续发展。具体来讲，可以从这几个方面着受手：加大资金的投入，补充足够的工作人员，不断完善管理设备。同时，制订有效的考核机制，对文书档案管理人员进行严格的考核，充分发挥文书档案管理工作在企业中的价值。整理企业在生存、发展、改革中形成的系列文件，在此基础上，总结经验与教训，然后将其运用到今后的工作当中，以此提高工作效率。借鉴以往经验，对企业未来的发展

7、作出详细的规划，根据其发展的实际情况，对当前的经济结构作出合理的调整，促进企业的深化改革。在此基础上，为企业的发展增加更多的动力支持。只有这样，才能充分发挥文书、档案在企业发展中的重要作用和价值。2.2 建立健全制度无规矩不成方圆。在文书档案管理工作中，企业需要建立完善的制度，规定各项工作的流程，明确人员的职责。只有这样，才能促使文书制作、档案归档、保管、调阅的规范化、标准化。一般而言，基于工作的需求，应该建立多种制度，包括文书制作制度、档案归档制度、档案保密制度、档案借阅制度以及对管理人员的制度。除此之外，在企业日常管理中有效地纳入文书档案考核机制，定期对管理人员的工作能力、绩效、态度进行评

8、价。根据评价的结果，落实奖惩制度。针对表现优异、工作绩效突出的人员，应该给予物质或者精神上的奖励；对于工作业绩差、应付差事的人员，要给予严厉的批评或扣除奖金。在必要的情况下，直接辞退。在此基础上，提高员工的积极性。2.3 利用电子技术实现文书档案管理现代化首先，在企业内部建立电子网络系统，将各个部门办公系统连接起来，便于进行文件、资料的传递、收集、借阅等。其次，依赖于计算机硬件系统加快电子档案的建设，将传统的纸质资料录入到其中。再次，借助电子办公系统快速地查阅、检索文书与档案。最后，安装多样化的电子监控设备，对室内的温度、湿度进行控制，实现档案管理的自动化。图1为某企业的电子档案管理系统。图1

9、 某企业的电子档案管理系统3 提高档案管理人员的综合素质当前，在文书档案管理工作中，工作人员的素质普遍不高。因此，提高档案管理人员的综合素质，建立一支专业的档案管理队伍已经成为当务之急。只有这样，才能保证文书档案管理工作的顺利开展，并落实各项工作。要积极引入专业能力强、工作经验丰富的管理人员，充实到档案管理部门当中，为该项工作的发展注入新鲜血液。除此之外，定期对文书档案管理人员进行知识、技能的培训，提高他们的思想政治素质和业务能能力，比如计算机网络知识、文书档案保管方法、电子档案的制作等。4 结束语本文首先分析了当前企业在文书档案管理中存在的问题，然后提出了提高对文书档案管理工作的重视度，建立健全制度，促进文书档案管理的规范化、标准化，提高档案管理人员的综合素质，利用现在电子技术增强文书档案管理的现代化等一系列加强企业文书档案管理的办法和措施，希望可以起到参考的作用。参考文献1刘红英.浅谈企业文书档案管理工作存在的问题与对策j.河北企业，2016（08）.2陈黎.信息社会视角下企业办公室文书档案管理工作的改革与创新j.办公室业务，2013（01）.3张惠敏.浅谈办公室人员如何做好文书档