××机关公文处理制度

1、××机关公文处理制度 ××机关公文处理制度 第一章 总 则 第一条 为使厅机关的公文处理工作规范化、制度化、科学化，提升公文处理工作的效率和公文质量，依据国家有关规定，结合厅机关实际，制定本制度。 第二条 厅机关的公文处理工作应保持实事求是的原则，严格按国家和本制度的规定进行，做到准确、及时、安全、保密。 第三条 厅办公室主管厅机关并负责指导下级单位的公文处理工作，主要任务是： 一依据国家有关规定，制定厅机关公文处理工作的各项具体规章、制度，并负责组织实施； 二负责厅机关的收、发文办理及公文的管理、立卷归档等工作； 三起草、校核以厅和厅办公室名义制发的公

2、文； 四负责公文处理中的催促检查工作； 五负责公文处理中的安全保密工作； 六对下级单位公文处理工作进行业务指导，组织业务交流和业务培训； 七负责与公文处理有关的其他工作。 第四条 厅办公室负责公文处理工作的人员应具有较高的政治和业务素养，工作积极，作风严谨，遵守纪律，恪尽职守，勤奋钻研，乐于奉献。要熟悉各种办公自动化手段，努力提升工作效率和质量。 第五条 厅机关公文处理工作应当贯彻“党政分开的原则，行政公文不得对党的组织作指示，不处理党内各种事务。 第二章 公文种类 第六条 公文必须按国家规定的文种行文，公文的种类主要是： 一命令令 适用于依照有关法律规定公布规章；宣布施行重大强制性行政措施；

3、奖惩有关人员；撤销下级机关不适当的决定。 二决定 适用于对重要事项或者重大行动做出安排。 三指示 适用于对下级机关布置工作，阐明工作活动的原则。 四公告、通告 “公告适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。 “通告适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。 五通知 适用于批转下级的公文，转发上级机关秒相隶属机关的公文；公布规章；传达要求下级机关办理和有关单位需要周知或者共同执行的事项；任免和聘用干部。 六通报 适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者状况。 七报告 适用于向上级机关汇报工作，反映状况，提出看法或者建议，答复上级机关的询问。凡请上级机关指示或者批复的公文，不得用“报告 八请

4、示 适用于向上级机关请求指示、批准有关事项。“请示就是“请示，不得用“请示报告 九批复 适用于答复下级机关的请示事项。 十函 适用于不相隶属机关之间互相商洽工作，询问和答复问题，向有关主管部门请求批复。即使是向有关主管部门“请求批复，也不得用“请示 十一会议记要 适用于记载、传达会议状况和议定事项。 第三章 公文格式 第七条 公文一般由发文机关、秘密等级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、印章、成文时间、附注、主题词、抄送机关、印发机关和印发时间等部份组成。 一发文机关应当写全称或者规范化简称；联合行文可以用主办机关也可以用几家机关的名称，主办机关应当排列在前。文号应编主

5、办机关的文号 二秘密公文应当分别标明“绝密、“机密、“秘密。文件的秘密等级标注在首页的右上角，密码电报的秘密等级标注在首页的密级栏内。“绝密、“机密公文应当标明份数序号。 三紧急公文应当分别标明“特急、“紧急，标注在首页右角上，有秘级时，收标注在其下方位置。紧急电报应当标首页的等级栏内，标明“特急、“加级、“平级。 四发文字号，包括机关代字、年份、序号，不般位于发文机关之下，横格线之上正中位置。年份不能简写，置于中括号内。联合行文，只标明主办机关发文字号。 五上报公文，应当标明签发人姓名，一般标注在发文字号右侧。联合上报的签发人姓名上下排列，排列顺序与发文机关一致。 六公文标题，应当准确简明扼

6、要地概括公文主要内容，一般应当标明发文机关，并准确标明公文种类，标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号，批转公文，标题应当避免使用重复用语。 七主送机关，应当写机关全称或者规范化简称，位于标题之下、正文之上顶格位置。不便在正文之前列出主送机关的公文，如“决定、“会议记要等，主送机关可以列在正文之后。 八公文如有附件， 应当在正文以后、成文时间之前注明附件名称，如有二个以上附件应当注明附件序号。附件应当在首页左上角注明附件序号。附件一般应当与主件装定在一起，如不能装订在一起，应当在附件首面左上角注明主件发文字号。 九公文会议纪要外，应当加盖印章，印章端正盖正成文时间中上方，上沿不压正

7、文，底边在成文时间之下。联合行文，联合发文机关都应当加盖印章，印章从左到右排列，排列顺序与发文机关一致。盖印章的公文一般一再标明发文机关名称。落款需署领导人姓名的，应当冠其职务。如正文末页无空白处盖章，可另加标明成文时间并加盖印章同时在印章左上方标明“此页无正文。 十成文时间以领导人签发日期为准，联合行文以最后签发领导人的签发时期为准；电报以发出日期为准。 十一文件应当标注主题词。上报的文件，应当按照上级机关的要求标注主题词，主题词标注在文件末页抄送机关之上。 十二公文件的抄送机关标注在主题词之下、印发机关和印发时间之上。 第八条 公文的文字从左至右横写、横排。印制文件标题一般用2号宋体字，正

8、文用3号仿宋体字，每页19行，每行25个字。 公文用纸一般为16开型260×184，涉外公文采纳国际标准a4型297×210。左侧装钉。 第四章 行文规则 第九条 湖南省交通厅湖南省人民政府主管全省公路、水路交通行的职能部门，在职权范围内可以独立对外行文， 上行文：向省人民政府、省人大、省政协、国家交通部报告、请示工作。依据工作需要向中央有关部委汇报、请示工作。 平行文：向隶属单位和地、州、市交通局布置工作，交办任务，答复请示事项。本厅各职能处室不得对外行文，厅办公室可以对外、对下行文，在职权范围内向不相隶属单位行文。 第十条 各行业管理局和二级单位在职权范围内可对行文，一

9、般不得越级请示工作、不得越权对外行文。 第十一条 本单位可以和同级党委、军队机关、人民团体、行使行政职能的事业单位联合行文。 第十二条 “请示应当一文一事；一般只写一个主送机关，除领导交办事项外，“请示不得直接送领导个人。 第十三条 报告中不得夹带请示事项。 第五章 收文办理 第十四条 收文办理一般包括传递、签收、登记、分发、拟办、批办、承办、催办、查处、立卷、归档、销毁等程序。 第十五条 收文应当有专人负责登记。标明秘密等级的公文、上级机关的公文、报送本机关的公文以及代厅拟文稿、会签文稿、重要的抄送公文，均应编号登记。 第十六条 文件分发应当依据文件确定的发送单位、秘密等级、紧急程度、有无附

10、件等状况，查对清楚，编号登记、封发，机密件和绝密件的封口应当加盖密封章或贴密封笺，交机要交通部门投送。 第十七条 需要办理的公文，文秘部门应当及时提出拟办看法送领导人批示，或交有关部门办理。紧急公文应当提出办理时限。 第十八条 承办单位应当抓紧公文办理，不得延误、推诿。对不属于本单位职权范围或者说不宜本单位办理的，应当迅速退回交办单位的文秘部门并说明状况。 第十九条 拟草公文应当做到： 一符合国家的法律、法规和方针、政策及有关规定。如提出新的政策规定，要切实可行，并加以说明。 二状况确实，观点明确，条理清楚，文字精炼，书写工整，标点符号准确，编幅力求简短。 三人名、地名、数字、引文准确。引用公

11、文应当先引标题后引发文字号。日期应当写具体年月日。 四转发公文应当转发文件的责任者和公文标题。 五结构层次序数，第一层为“一，第二层为“一，第三层为“1，第四层为“1。公文结构层次不宜过多。 六必须使用国家法定计量单位。 七用词用字准确、规范。文内使用简称，一般应当先用全称，并注明简称。 八二级单位代厅拟稿，应当按公文格式打印或者用方格纸誊正，经领导人签署上报。并附报文稿磁盘 第二十条 公文中的数字，除成文时间、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数码。 第二十一条 公文本机关领导人签发。重要的或者涉及面广的，必须由正职或主

12、持的副职签发；经授权，有的公文可以由办公室主任签发。 第二十二条 审批公文， 主批人应当明确签署看法，并写上姓名和审批时间。其他审批人圈阅，应当视为同意。圈阅要注明时间。 第二十三条 草拟、修改和签批公文，应当使用钢笔、毛笔或专用签字笔。不得在装订线外书写。 第二十四条 公文送领导人签发之前，应当由办公室进行审核。审核的重点是：是否需要行文，是否符合国家法律、法规 和方针、政策及有关规定，是否和有关部门协商、会签，文字表述、文字使用、公文格式等是否符合国家行政机关公文处理办法和有关规定。 第二十五条 上级行政机关的秘密公文，除绝密和注明不准翻印外，经厅领导人或办公室主任批准，可以翻印、复印，翻

13、印、复印件按机要文件进行管理，密码电报不得翻印、复印。不得密电明复，明电密电混用。 第二十六条 传递秘密公文，必须采用保密措施，保证安全。利用计算机、 机等传输秘密公文，必须采纳加密装置。绝密级公文不得利用计算机传输。 第二十七条 凡主送我厅和虽未明确主送我厅但需我厅办理的公文，厅收发室应将公文标题、密级、发文字号、发文机关、成文日期、主送机关、份数、收文日期一一登记妥善，保证定期移交档案室归档。同时将公文全文扫描，录入微机，发送至厅办公室，处室办理公文所列事项需要该公文时，收发室应提供复制件。如转发公文，应将该公文送至办文处室，并注明公文去向。 第二十八条 厅办公室应当依据来文内容和轻重缓急

14、，及时提出拟办看法送厅领导批示，或者发送有关处室、部门办理。紧急公文应当提出办理时限。 除特别状况外，厅领导不受理未经办公室登记、注批的公文。 第二十九条 对需送几位厅领导传阅或传批的公文，由厅办公室按一定的顺序送有关领导阅知或批示。办理公文传阅、传批应随时掌握公文去向并作记录，避免漏传、误传或延误。除厅领导另有指示外，不应将公文在厅领导之间自行传递。 第三十条 经厅领导批示的公文，或办公室注请各处室、部门阅处的公文，由收发室或办公室秘书送达，各承办处室、部门要签收、登记。 第三十一条 各承办处室、部门应当抓紧公文的办理，不得延误、推诿。对不属于本处室、部门职权范围或者不适宜本单位办理的，应当

15、迅速退回厅办公室并说明理由。 第三十二条 送厅领导批示或者有关处室、部门办理的公文，厅办公室要负责催办、查处，做到紧急公文跟踪催办、查处，重要公文重点催办、查处，一般公文定期催办、查处。 第三十三条 公文办理后要注意保存，每半年清理一次，交档案室归档。厅机关会议资料和外面开会带回的资料，须在会议结束后一个月内交档案室归档。 第六章 发文处理 第三十四条 凡以本厅名义和厅办公室名义制发的公文笔调，首页均应用湖南省交通厅发文稿纸。文稿制作后，由主办单位负责人签字后经有关处室会签，再送办公室核稿。未经办公室核稿的公文文稿不得直接送厅领导审批签发。 第三十五条 行文应确有必要，注重实效，控制数量，力求

16、简短。已开会作了布置和可用 或当面议定的事项，不行文；会议文件、会议纪要和厅领导在会上的报告、讲话，一般不再行文；贯彻上级文件精神，不再制发具体措施的表态性或照抄照搬的公文。 第三十六条 送核文稿应做到符合政策，观点明确，条理清楚，内容充实，结构严谨，表述准确，文风端正，同时要力求文字精炼，用语规范，格式正确，杜绝形式主义和繁琐哲学。 第三十七条 厅办公室应确定专人负责文稿校核工作。文稿校核的基本任务是协助厅领导保证公文质量。文稿校核的内容是： 一报批程序是否符合规定； 二是否确需行文； 三内容是否符合党的路线、方针、政策和国家的法律、法规及上级机关的指示精神，是否完整、准确地体现行文意图，并

17、同现行有关公文相衔接； 四涉及有关部门业务的事项是否经过协商并取得一致看法，履行了会签手续； 五所提措施和办法是否切实可行； 六人名、地名、时间、数字、引文、密级、印发传达范围、主题词、抄送单位和文字表述是否准确、恰当，汉字、标点符号、计量单位、数字的用法及文种、公文格式是否符合有关规定。 核稿人员应树立高度的政治责任感和工作责任感，认真学习党的路线、方针、政策，熟悉本厅业务，熟练掌握文秘常识，一丝不苟，严格把关，防止失误和疏漏。 第三十八条 对确无必要行文的公文文稿，应提出不予行文的建议并说明状况，报分管厅领导审定。经领导批准不予行文的，应终止核稿。 第三十九条 文稿如需作较大修改，应与起草

18、单位协商或请其修改。 第四十条 文稿由办公室核稿后，应送分管厅领导审阅并签发，最后送机要室编写文号。 转发文件和一般会议通知、事项通知由厅办公室主任签发，各处室、部门以处室、部门名义向本省本系统对口业务部门发函，一般由处室、部门负责人签发，重要的经主管厅领导同意后签发。 第四十一条 凡与外单位联合行文的，应由其他单位签发后，再到我厅会签。会签时，先由相关处室部门提出看法，再由办公室核稿，然后送分管厅领导审定。文件内容以我厅业务为主的，编我厅文号；业务以其他单位为主的，由其他单位编文号。 第四十二条 文稿印发后，应将原稿和正稿一式五份送机要室，由机要室交档案室存档。 第四十三条 凡本厅产生的公文，印制装订盖章后，