论档案管理存在的问题与对策

1、    论档案管理存在的问题与对策    张辉（通化县城市管理执法大队）摘 要：档案作为历史性特有的资源，不仅具有凭证作用，同样也具有广泛的参考作用。如今我国经济快速发展、法制建设不断健全，党和人民对档案资料重要性的认识程度不断提高，它的价值显得尤为重要。随着经济发展速度的不断提升和社会生活的迅速变化，档案管理及其对社会的有效服务明显滞后于社会发展，档案管理方面凸显出许多亟待解决的问题。关键词：档案管理；概述；问题；对策1概述档案管理工作在当前社会中是不可忽视的社重点，是通过档案作为管理而展开的各种形式的工作活动，包括档案的收集、整理、鉴定、保管、检索、

2、统计、编研和提供利用等相关工作环节。在过去的档案工作应用中，主要是针对国家政府机构进行管理。伴随着当前科学技术额不断发展，各种行业的日益兴起和企业模式和发展制度的完善，档案被广泛的应用在各个行业之中，成为各行各业工作中不容忽视的重点环节。在档案工作中，要按照一定原则对档案实体进行了系统分类、组合、排列、编号和编目，使得其在工作的时候能够合理的进行排序，保证在日后应用中及时的对其搜擎。及时研究解决档案管理工作中遇到的问题，保证在工作中能够合理的利用各种资源形式。档案是信息的重要载体，是主要信息源。管理好档案在各个机构的工作中是针对资源开发合理利用的关键性前提。档案管理工作不生产物质财富，更是要在

3、管理中加强对管理人员和工作人员的利用，使得其能够形成一套系统化的管理模式和管理专业。档案管理系统不是孤立的，而是各项社会管理系统中不可缺少的组成部分，其随着社会发展，对企业发展的作用逐步的提高和增加。2当前档案管理中存在问题2.1 管理工作不受重视，硬件投入较少我国的档案管理工作历史悠久，但是往往沦为政府部门中的“鸡肋”。毕竟，档案管理很多时候难以在短时内产生重大的效益，因此也没有得到足够的重视。所以，在人力物力资源分配的时候，档案管理部门往往排名倒数，难以获得足够的硬件支持。部分领导甚至认为，档案管理工作非常容易，可有可无，完全没有必要进行相应的投入。还有可能在于，领导人员在一定的时间段内对

4、档案管理部门投入了一定的资金，然而在短时间内效果并不明显，从而影响到了其对该部门的判断。但是，随着人类的脚步进入21世纪，传统的档案管理模式和较少的档案管理投入已经远远满足不了当前的需求。一些新兴的技术，例如：计算机、信息工程、网络等等都悄然在档案管理工作中流行起来。若是對于档案管理部门的投入不足，这些硬件设施难以得到正常的购买和维修，最终损失的还是单位本身。2.2 人才引进不足，专业素养较低现如今，我们的档案管理部门常常被沦为政府的边缘部门，相应的档案管理人才的引进得不到足够的重视，甚至于在正规的政府档案管理单位，都出现了我们的档案管理者由兼职的人员组成居多的现象。那些真正大学学习档案管理，

5、并最终将之应用于实际的人少之又少。若是掌握信息化档案管理技术，真正把档案管理当作自己的事业的人更是屈指可数。人员素质良莠不齐的现象，在一定的时间和空间范围内存在。没有好的人才引进机制和培养机制，档案管理人员的综合素质将被打上一个大大的问号。2.3 管理制度不健全 效率大打折扣相对其他部门，档案管理部门的制度不健全问题尤其突出。因为，档案管工作没有受到应有的重视，其规章制度的建立也相对落后。很多时候，档案管理已经进入了信息化的新时代，但是其部门所规定的制度还在原地踏步。更为严重的是，即使有了一定的管理制度，也不能得到完全的遵守。在档案管理部门中，兼职情况太多太多，一些兼职的档案管理人员游离在规章

6、制度之外办事，万一其因为不符合规定而受到惩罚，其也无所畏惧。总之，大到人事制度的管理，小刀档案的借阅、调度、保管、保密等等小细节，我们的档案管理制度的完善仍然有漫长的路要走。2.4管理力量薄弱，管理水平不高，管理手段落后大部分人员没有经过专业的档案知识培训，对档案的重要性、管档要求、档案材料的收集、整理、归档、装订等业务不太了解，档案收集意识淡薄。而且大多数档案人员身兼数职，对档案工作精力投入不足，日常事务往往只是将材料放人档案盒，没有及时整理归档，严重影响了档案管理水平。其次一些归档的材料还不够真实和准确。3提高档案管理质量的对策3.1 重视档案管理，加大硬件投入现如今，档案管理已经成为了政

7、府工作的重要组成部分。其效益可能很难在短时间内体现，但是从长远来看，档案管理工作有利于我们借鉴过去的经验，获得更有有用的信息。因此，对于我们的领导人来说，充分认识到档案管理工作的重要性就显得十分的必要。有了足够的档案管理意识，我们的档案管理部门才有机会得到上级更多的支持和关心，其中包括经费和设备等硬件的支持。若是档案管理部门的硬件水平得到提高，信息化管理档案得以良好的落实，网络计算机等新兴计算得以正确的运用，我们的档案管理工作就成功了一半。成功的档案管理又为政府工作效率的提高打下了坚实的基础。如此一来，就产生了长期性的良性循环。3.2 引进管理人才，提高专业素质有了思想上的重视，和硬件上的支持

8、，对于人员素质这种软条件我们也不能够忽视其重要性。对于优秀的有经验的档案管理人才，我们要能够引进，并让他们代替一些兼职的人员，在岗位上发挥出应有的作用。对于表现较好，认真负责的档案管理人员我们可以给以一定的经济奖励或者岗位上的晋升。当然除了对于人才的引进，我们也不能忘记对档案管理工作者的培养。要培养他们树立正确的世界观、人生观和价值观，不断的提高自身的服务意识和思想道德水平，更好的为人民服务。最后，在思想素质得到提高的同时，专业素质的提高也是我们培训的目的之一。好的专业素质可以更好的发挥我们档案管理人员的能力，从而不断的提高工作的效率。3.3 健全管理制度，提升工作效率档案管理制度的健全，我们

9、要充分借鉴国外的经验。建立健全人员的引进和竞争上岗的体制，激发出档案管理人员的上进行和创新意识。对于那些兼职的管理人员，我们的档案管理制度应该予以明确的规定，让他们不敢敷衍了事。档案管理制度尽可能细致化的规定，帮助档案管理人员建立档案保管、登记、调动、借阅等规范，更好的进行管理工作。3.4做好档案管理工作，强化服务意识，提高服务水平是很有必要的档案管理人员要树立“工作就是服务”的观念。以“增强服务意识”和“主动服务”作为工作的出发点和归宿。要明确服务方向，端正服务态度，树立创新意识，提高服务质量。服务的好坏是衡量档案工作者职业道德标准的重要尺度，发挥好档案信息资源的作用，使其充分地为社会主义现代化建设服务，是我们档案工作者义不容辞的责任。4结束语档案管理工作在当前社会中已成为各个信息行业应用和探究的关键，更是国家文献信息系统的重要组成部分，在构件和谐社会发展中有着不可替代的低位。改善档案管理制度，建立完善的管理模式是保证档案功能应用良好发展的前提。在新型的历史