饲料厂销售业务管理制度

1、 xx 集团 ( 饲料厂管理制度 ) : 销售业务管理制度=销售业务管理制度1. 销售市场分析制度与销售管理资料库 1.1 销售市场分析制度( 详见图表 a )1.1.1 销售市场分析的主要内容销售市场分析是销售政策制定的依据,主要包括 : (1). 经济环境分析 . (2). 市场需求与细分 . (3). 市场增长趋势 . (4). 消费者分析 . (5). 竞争者分析 . (6). 公司本身分析 . (7). 销售政策分析 . 1.1.2 销售市场分析报告 (1). 销售市场分析报告由行销部定期提交公司销售委员会成员. (2). 销售市场分析报告的基本格式为情况、分析、对策三段式. (3)

2、. 必要时 , 财会部可提供部分资料以协助报告的完成. 1.2 销售管理资料库1.2.1 销售管理资料库的设置 (1). 销售管理资料库 ,由行销部设置 ,是销售市场分析和决策的主要信息来源。 (2). 销售管理资料库可手工建档,或电脑管理 .也可在行销部设置销售管理资料库子系统终端 ,实施联网 . 1.2.2 销售管理资料库的主要内容 (1). 客户基本情况表 (静态为主 ). (2). 访问客户情况记录表 (动态). (3). 客户意见反馈表 (动态). (4). 主要竞争者基本情况表 (动态). (5). 同行产品市场价格调查表 (动态). 金振饲料厂管理制度 : 销售业务管理制度= (

3、6). 交易记录 . (7). 销售退货记录 . (8). 其他资料 . 1.2.3 销售管理资料库的内控制度 (1). 销售管理资料库实行专人负责制,负责日常资料建档和维护 .销售管理资料库管理员应具备基本的电脑行销和财会知识 . (2). 各项输入资料应实行分类编码制度. (3). 资料输入之前 ,应经过复核程序 .非过失原因错误信息而导致公司损失者 ,应追究提供者责任 . (4). 行销部和财会部信用课应随机查核上述资料的真实可靠性. (5). 有关部门和人员可按授权查询,但无权修改 . (6). 资料库管理人员应定期编制或输出各种汇总分析报告,分送有关部门和主管 . xx 集团 ( 饲

4、料厂管理制度 ) : 销售业务管理制度= 2. 销售委员会制度与销售政策的制定 2.1 销售委员会制度 2.1.1 公司销售工作的基本原则 (1). 公司销售工作的基本目标 ,是完成或超额完成董事会决定的销售计划和利润预算 . (2). 公司的重大销售政策、决策和重要销售问题,由公司销售委员会按照总部政策和董事会决议精神研究制定和处理. (3). 公司以现金销售为基本销售方式,一切促销手段均应围绕确保基本毛利和现金回收这两个前提展开. (4). 严格信用管理 ,销售放账必须以抵押担保和信用调查评估为前提. 2.1.2 销售委员会的组成公司销售委员会由下列人员组成: (1). 总经理 ; (2)

5、. 财务长 ; (3) 行销负责人 ; (4) 品管部经理 ; (5).另包括下列列席人员 : 财会部信用主管和会议秘书, 总经理秘书可兼会议秘书 . 2.1.3 销售委员会的运行 (1). 销售委员会的管理和决策体制 (a). 销售委员会实行总经理领导下的集体决策制. (b). 销售委员会成员对重大原则问题有意见分歧时,可采用表决方式.总经理享有最后裁决权 . (c). 总经理因故未能出席时 ,可授权财务长主持 / dgm. (2). 销售委员会的议程 (a). 审议销售市场分析报告 . (b). 追踪考核前次会议决议执行情况. 金振饲料厂管理制度 : 销售业务管理制度= (c). 研究委员

6、提交之议案 . (d). 协调有关部门工作 . (e). 研究行销财务及其他重要问题. (f). 形成会议决议 . (3). 销售委员会的议案议案主要由行销部拟定和提出,其中重要议案应提前送交各委员研究. (4). 行销财务问题销售政策、方案或措施涉及财务的, 应先由财会部审核和评估 ; 财会工作涉及行销的 ,可由财会部提出议案 ,并会商行销部 .主要包括 : (a). 销售目标计划的确定及其获利程度的测算. a. 年度销售计划表 之编制 . b. 本月销售计划表 之编制 . c. 预算收益表 之编制 . (b). 产品定价决策分析与利润率的控制. 产品销售定价决策分析表 之编制 . (c).

7、 信用政策 . (d). 本期信用限额分配表 之编制 . (e). 销售折让与折扣政策 . (f). 行销员奖励政策 . (g). 销售费用预算 ,包括广告费预算 ,促销客户会议预算等 . (h). 其他问题 . (5). 销售委员会的举行期限销售委员会应定期或不定期召开会议,亦可结合经营周会进行 . 2.2 公司销售政策的制定与内控制度( 详见图表 1-b ) 2.2.1 销售委员会形成的决议 ,就成为公司的销售政策 ,由总经理签发后实施 , xx 集团 ( 饲料厂管理制度 ) : 销售业务管理制度=并在以后会议由实施者报告执行情况,以追踪考核实施结果和效益. 2.2.2 销售委员会集体作出

8、 ,或经表决程序作出的决议 ,个人应该服从 ;但应允许提出或保留不同意见 ,并记录在档 . 2.2.3 个人如有重要分歧或意见,经正常沟通无效 ,可及时向董事会、地区副总裁、地区财务总监或总部报告,并请求指示 .否则,应承担共同责任 . 金振饲料厂管理制度 : 销售业务管理制度= 3. 销售合同的管理与控制3.1 销售合同管理的基本原则 3.1.1 销售合同的签订与履行 ,必须按照国家法律法规和公司销售政策进行. 3.1.2 作为公司销售政策的具体实施,销售合同由行销部与客户谈判和草签, 财会部信用和财务长审核 ,总经理批准 ,总经办盖章生效 . 3.1.3 必要时可由公司法律顾问预审合同内容

9、,并提出专业参考意见 . 3.1.4 重要合同须经过公证程序 . 3.2 销售合同的格式销售合同为要式合同 ,一式三联制 ,财会部、行销部和客户各执一联. 3.3 销售合同的审核与控制( 详见图表 c )财会部信用课和财务长应对行销部草签之销售合同和销售合同 (草签) 汇总表审核: 3.3.1 合同条款是否符合国家法律法规和公司销售政策. 3.3.2 销售价格是否符合公司规定,合同期内价格调整之处理办法是否合理. 3.3.3 特别优惠条款 ,包括销售折让与折扣、运输补贴等的必要性和兑现前提条件. 3.3.4 交货地点是否在厂内 ,运输费用和保险费用的承担对象是否明确合理. 3.3.5 质量索赔

10、条款和责任确认方法是否恰当. 3.3.6 验收办法和货物风险责任转移点的确认. 3.3.7 付款方式及其到帐的安全性和及时性. 3.3.8 有逾期欠款未还的客户 ,其旧合同与新签合同关系的处理. 3.3.9 赊销合同的抵押担保手续是否齐全有效,抵押担保合同所能承担的限额和期限能否容纳新签赊销合同;如果不能 ,则新抵押担保合同或旧抵押担保之展期是否有效 . 3.3.10 赊销合同逾期帐款的罚息和损失承担是否明确. 3.3.11 违约责任的承担是否公平合理. 3.3.12 异地销售是否对集团内兄弟公司有损害性竞争. xx 集团 ( 饲料厂管理制度 ) : 销售业务管理制度= 3.3.13 分析是否

11、存在客户或公司职员,或两者联手有损害公司利益的行为. 3.3.14 分析合同中是否存在对客户有显失公平的条款. 3.3.15 顽劣客户的控制与清除 . 3.4 财会部对销售合同管理的基本立场财会部和财务长应对销售合同不合理部分提出完善建议,并制止和预防不合法或不合理的行为的发生 ,但不得取代或干涉行销部的正常工作.如有分歧沟通无效,可提交总经理按照公司销售委员会政策和原则裁决. 3.5 销售合同档案及报表管理 3.5.1 销售合同档案管理行销部和财会部信用课应为销售合同专门建档.财会部应将销售合同文件归入会计档案管理 . 3.5.2 销售合同管理子系统销售合同也可实行电脑管理,进而在行销部设置

12、销售合同管理子系统终端,与销售开票 ,销售收款等子系统联网作业. 3.5.3 编制销售合同汇总表 销售合同签章生效之后 ,行销部销管课应根据正式合同内容编制销售合同汇总表 ,分送有关部门和主管 . 3.6 销售合同与客户户籍管理信用人员凭已生效之合同通知开票员为客户开户和确定客户编码,或终止或限制公司与某些客户的交易. 3.7 销售合同执行情况的监控与分析报表( 详见图表 1-c ) 3.7.1 行销部应密切监控销售合同的履行情况. 3.7.2 信用人员汇总合同管理、开票管理、收款管理和信用管理等各环节有关资料,定期编制或输出 分客户销售合同履行进度追踪分析表, 期末并可作为销售合同履行情况考

13、核销售折让与折扣结付等计算依据. 金振饲料厂管理制度 : 销售业务管理制度= 4. 订单的接收与处理 4.1 订单的目的和作用 4.1.1 订单是销售开票的依据 ,其作用在于先由行销部对客户购货申请进行初审,以明确销售对象和品种数量是否符合公司政策、合同规定、库存情况及生产安排 ,再经财会部信用核准之后开票. 4.1.2 此外,公司与客户双方确认的订单,是公司编制生产计划的主要依据之一. 4.2 订单的格式与使用范围 4.2.1 订单的格式销售订单为一式三联制 ,分别为 会计联 ,开票联 和行销联 ,财会部销售会计、开票员与行销部各存一联. 4.2.2 订单的使用范围订单原则只适用于客户以现金

14、或类似现金出货,例如预交货款、未结销售折让与折扣等 . 4.3 订单的填制方式订单的填制 ,分为客户自填方式与行销部根据客户通知代填方式两种. 客户应选用如下可查核之通知方法方为有效: 4.3.1 传真; 4.3.2 电报; 4.3.3 信函; 4.3.4 行销部录音电话 . 特别重要之订单须经行销部主管复核. 4.4 订单接受与处理的基本原则和程序( 详见图表 d ) 4.4.1 现金购货客户应携款带车,并凭入厂地磅单第 2联客户联 到行销部销管课填制订单 . 为使产品生产安排的合理化，销售部应引导固定客户在购货之前予以订货。 xx 集团 ( 饲料厂管理制度 ) : 销售业务管理制度= 4.

15、4.2 行销部经办人员审核无误,查询核对库存情况之后 ,签字确认 ,交财会部信用审核 . 4.4.3 对于不能接受的客户订单,经办人员向客户说明理由之后,在订单各联和地磅单 客户联 上注明并签字 ,留下订单各联归入 未清订单备忘录 档案存查 ,并定期分析原因 ;同时,行销部将地磅单 客户联 交还客户 . 4.4.4 未能购货之客户凭地磅单空车过磅出厂. 4.4.5 信用审核之后 ,如果同意开票 ,签字确认 ,并将订单第 3联行销联 退回行销部存查 ,其余二联连同地磅单交开票员开票;如果信用未于核准 ,则全部退回行销部 . 4.4.6 财会部信用人员应与行销部和客户作好沟通工作. 4.5 订单的

16、编号与建档 4.5.1 行销部应对订单按序编号,并分别已清订单和未清订单登记备忘录,进行分析研究 ,以完善销售工作 . 4.5.2 行销部未核准及财会部信用退回之未核准开票订单,归入未清订单备忘录档案备查 . 4.6 订单的有效期限客户订单自填制核准之日起三日内开票有效,逾期作废重开 . 4.7 行销部销管课对订单的审核内容 4.7.1 该项销售业务是否符合公司政策和销售合同规定. 4.7.2 如果客户是当日出货 ,应查核当时产品库存情况和当日生产计划安排能否满足需要 ,是否能够追加或调整生产计划;如果客户是异日出货者 , 则应与销售发票有效期内库存和生产计划安排作好衔接. 4.7.3 当日出

17、货之订单应检查客户入厂地磅单及车栽能力,以怀狄坏之原则处理分车出货品种数量 . 4.7.4 对于客户以部分现金和部分赊销方式出货特殊情况者,则分别以订单和赊销申请单方式处理 ,分别开制发票 ;假如客户单车同时以现金与赊销金振饲料厂管理制度 : 销售业务管理制度=两种方式提货 ,经过信用核准 ,可以一车多票 方式处理 . 4.7.5 原则禁止 一票多车 出货. 4.7.6 查核客户携款情况 .客户若以未结销售折让与折扣和原料换饲料等方式出货,则应先行办妥有关手续 . 4.7.7 有旧欠未清的客户购买新货,则应与信用部门及时沟通 . 4.8 财会部信用人员对订单的审核内容 4.8.1 该项销售业务

18、是否符合公司销售政策和销售合同规定. 4.8.2 客户旧欠归还与清收情况. 4.8.3 按照谁付款,开谁票 ,出谁货 ,入谁帐 ,给谁折扣 ,用谁折扣开谁票出谁货 之原则,严禁借用他人户名开票出货. 4.8.4 有欠款未清的客户以现金或类似现金方式提货的订单,信用人员必须严格审核,监督其欠款回收 . 4.9 订单的及时响应制度公司应对客户订单建立及时响应制度,须在接到客户订单当日对客户作出明确处理答复和解释 . 4.10 错填订单的处理原则因客户错填订单所造成的后果概由客户承担,但行销部有义务及时协助更正. xx 集团 ( 饲料厂管理制度 ) : 销售业务管理制度= 5. 信用管理办法 5.1

19、 公司信用管理基本政策 5.1.1 信用政策由公司销售委员会制定,内容主要包括 : (1). 当期赊销原则 . (2). 赊销对象范围 . (3). 放帐限额及其分配 . (4). 周转期限 . (5). 帐款清收措施等 . 5.1.2 鉴于行业和客户特点 ,不到万不得已 ,仍将坚持现金销售 . 5.1.3 赊销的基本前提是确保帐款回收之重要性优先于销量增长. 5.1.4 公司应优先采用降低产品实际售价方式来促销,例如: (1). 提高折扣 . (2). 增加补贴 . (3). 送货制等 . 在一定范围之内 ,上述办法较放帐之利息 ,坏帐之损失 ,收帐之费用及风险更为安全有利 . 5.1.5

20、赊销应注重于培养新的增长点. 5.1.6 健全信用管理制度 ,配备信用控制人员 ,严密授信审批手续 . 5.2 赊销基本原则 5.2.1 旧欠未清 ,不赊放帐 . 5.2.2 放法人优先于个人 . 5.2.3 放旧户优先于新户 . 5.2.4 放大户优先于小户 . 5.2.5 放省内优先于省外 . 5.2.6 现销政策应明显优惠于赊销政策.对特定交易而言 ,现销与赊销最好按比例进行 ,以便相互带动促进 . 金振饲料厂管理制度 : 销售业务管理制度= 5.2.7 月初放帐 ,月内收回 . 5.2.8 交货应在公司内进行 ,以便有纠纷时可就地起诉 ,并注意诉讼时效的限制 . 5.2.9 赊销客户不

21、当场结算折扣折让,待全部欠款付清之后再予兑付. 5.2.10 在赊销合同中 ,必须写明客户如果逾期没有归还欠款,应支付逾期罚息 , 利率不低于银行罚息利率 . 5.2.11 赊销工作实行责任制 ,谁签字 ,谁负责 . 帐款之安全性和及时收回应与经办个人的利益挂钩.赊销部分的行销奖金须待公司收讫客户欠款之后才能兑付.逾期欠款之利息从当月行销奖金中扣除 ,直至收回 . 5.3 赊销的基本程序与内控制度 5.3.1 行销部接获客户赊销申请,应根据销售市场情况和公司销售政策,以及客户与公司的交易表现和资信情况,初步研究选择公司准备赊销的对象范围,放帐额度与周转天数 ,帐款回收措施等 ,送财会部信用审查

22、 . 5.3.2 财会部信用部门参照公司销售政策,根据上期客户还欠与行销等部门清理旧欠情况和效果 ,以及公司资金周转情况 ,与行销部会商拟定下期公司准备赊销对象 ,共同进行信用调查 . 5.3.3 行销部与财会部信用人员对客户财产、信用状况进行考察之后,应填制 客户信用调查评估表 ,送行销经理、财务长和总经理等审阅,并向销售委员会建议公司下期的信用管理措施、授信限额和期限的总上限及其分配方案 . 客户信用调查评估表 一式两份 ,行销部与财会部信用各存一份. 5.3.4 准备申请赊销的客户应经过公司行销部与财会部信用调查与共同批准, 可先行办理抵押担保和抵押登记手续;数额较大或风险较大者 ,还应

23、办理公证手续 . 上述手续之费用原则由客户承担. 5.3.5 抵押担保和公证等有关法律文件,应该经过公司法律顾问审核认可. xx 集团 ( 饲料厂管理制度 ) : 销售业务管理制度= 5.3.6 公司销售委员会按照当时市场分析、销售策略、客户特点、资金来源和帐款回收等情况 ,根据行销部与财会部的建议,研究制定下期公司的具体信用政策 ;并在已和公司办妥抵押担保手续,或原有抵押担保合同继续有效的赊销申请客户当中,研究确定 信用限额分配表 , 并形成销售委员会决议 . 5.3.7 信用限额分配表 经过总经理和财务长签字生效,由行销部和财会部共同执行 . 5.3.8 在公司销售委员会制定新的政策之前,

24、对于违背公司信用政策和信用限额分配表 的行为 ,财务长享有否决权 . 5.3.9 对于重大原则问题 ,财务长与总经理意见分歧而沟通无效时,财务长有义务及时向总部和地区副总裁报告并请求指示,否则须与总经理共同承担后果;与此同时 ,财务长如有违背公司信用管理原则行为者, 总经理亦应制止并向上级报告 . 5.3.10 行销部根据公司 信用限额分配表 ,按照公司销售会同管理程序, 与赊销客户签订赊销合同 ,并以经公证之抵押担保合同为从合同. 抵押担保合同及公证书等至少一式三份,公司财会部信用 ,客户与担保人各执一份 ; 赊销销售合同为一式三份 ,财会部信用 ,行销部与客户各存一份备查. ( 详见图表

25、e ) 5.3.11 赊销申请单的接受与处理( 详见图表 f ) (1). 客户根据赊销合同到公司提货,应每次凭入厂地磅单第 2联客户联 到行销部销管课填制赊销申请单.赊销申请单为一式三联制 ,依次分别为 会计联 ,开票联 和行销 存根联 . (2). 在信用限额分配表 规定范围内 ,经行销经理、信用人员、财务长或其书面授权人共同核准之后方能开票出货. ( 详见图表 3-c ) (3). 对于公司未能接受的客户赊销申请单,由行销部归入 未清赊销申请单档案备查 .客户凭地磅单 客户联 空车过磅出厂 . 金振饲料厂管理制度 : 销售业务管理制度= (4). 是否需要经过总经理最后核准,各公司可根据

26、情况自行决定. (5). 客户,或其代理人凭客户正式授权书,须在赊销客户申请单上签章, 以在开票出货时承诺对公司的债务.客户代理人另留身份证复印件备查. (6). 信用课须将销售发票第 2联发票联 留存,并登记赊销发票备查簿 , 待客户付讫全部欠款之后 ,凭其交款收据交客户签收 . 5.4 抵押担保程序为确保公司财产安全 ,降低经营风险 ,赊销放账必须采用抵押担保,根据 ( 中华人民共和国民法通则 ), 主要方如下 : 5.4.1 银行承兑汇票抵押方式公司应优先采用银行承兑汇票抵押方式. 5.4.2 客户财产抵押方式由客户(债务人 )或第三人提供一定的财产作为抵押物. (1). 抵押合同主要条

27、款设定抵押权须订立抵押合同,其主要条款包括 : (a). 抵押物的名称、数量、质量、状况、处所、所有权属或使用权属; (b). 抵押物估价 ; (c). 抵押率; (d). 抵押物毁损、灭失的风险责任; (e). 履行债务的期限 ; (f). 当事人的权利与义务 ; (g). 抵押物的处理方式 ; (h). 违约责任和其他条款 . (2). 抵押物的种类 : (a). 有价证券 : xx 集团 ( 饲料厂管理制度 ) : 销售业务管理制度=如银行存折、国库券等 . (b). 不动产 : 如房屋建筑物、林木等 . (c). 动产: 如抵押客户用于生产经营的机器设备、交通工具等. (d). 国有土

28、地使用权 . (3). 抵押登记程序 公司与客户签订抵押合同后,应办理抵押财产登记 , 抵押权才能具有法律效力. (a). 以有价证券设定抵押权的,应到证券制发部门 (银行等 )登记, 以防客户挂失逃债 . (b). 以房屋建筑物设定抵押权的,为核发所有权或使用权证书的房地产管理部门 . (c). 以机器设备设定抵押权的,为抵押人所在地的公证机关. (d). 以车辆 船舶设定抵押权的 ,为核发运输工具使用权证书的运输管理部门 . (4). 抵押物的估计原则抵押物之估价及其抵押率应保守计算,一般不得高于其变现价值的70%. (5). 抵押物的权属确定与风险预防抵押财产须由债务人投保财产险,并由其

29、证明拥有完全的所用权, 而未涉及任何法律纠纷 . (6). 抵押物或其权利证书的占有方式在法律上以是否转移担保物的占有使用为区别标准,转移者为 质, 不转移者为 抵押. 公司对有价证券应采用 质的方式 ,对动产 不动产及土地使用权等,则应力争占有其所有权证书或使用权证书. 金振饲料厂管理制度 : 销售业务管理制度= (7). 抵押担保手续与赊销合同签订的关系上述各项手续齐备、文件齐全,并经公司法律顾问、财会部信用审核认可之后 ,客户才能与公司签订赊销合同,办理赊销出货手续 . 否则，财会部有权对行销部赊销申请提出异议,直至拒绝放账 . 5.4.3 保证方式由可靠的第三方为债务人提供保证,如客户

30、到期不偿还欠款 ,按保证合同规定,由保证人无条件立即偿还或承担连带责任. 此法应由律师参与 ,三方订立书面协议 ,并经公证程序 .还应严格审查保证人的财产和资信情况 . 5.5 帐款的监控与清收 5.5.1 赊销帐款必须按期足额收回. 5.5.2 帐款清收由行销部负责 ,财会部协助 . 行销部应定期编制 应收帐款清收报表 ,反映欠款回收情况 . 5.5.3 信用监控报表信用人员应编制 : (1). 信用控制日报表 . (2). 应收帐款帐龄分析表 . (3). 异常应收帐款汇总表 . 供有关部门和主管监控赊销业务状况. 5.5.4 在途资金的管理 (1). 在途资金是指客户为购货而交付的转帐支

31、票、信汇、电汇等银行凭证 ，因款项尚未从客户开户银行转入公司开户银行的在途款项。 (2). 在途资金的管理应视同赊销信用的管理，即客户采用银行转帐形式购货时，须办理赊销手续后，方能购货。 (3). 经客户开户银行确认承兑盖章后的转帐支票应视同现金购货，而不作为在途资金购货处理。 xx 集团 ( 饲料厂管理制度 ) : 销售业务管理制度= (4). 在途资金在帐务处理上须遵守如下原则： a. 收到客户的银行票据时，借记银行票据，贷记销售收入等，并将银行票据交付银行。 b. 收到银行的回单后，借记应收帐款，贷记银行票据；同时借记银行存款，贷记应收帐款。 5.6 应收帐款对帐制度公司应建立应收帐款定

32、时对帐制度.月末结帐后 ,信用课应分客户编制 应收帐款对帐单 ,经行销部复核之后 ,用挂号信寄给客户确认 . 5.7 应收帐款清收程序 5.7.1 客户欠款到期前三天 ,由行销部电话向客户催款 . 5.7.2 客户逾期未还者 ,由信用课挂号发出公司催款函,或由责任行销员送达 , 并取回回单 .公司应暂停与客户交易 ,并通知行销部、开票员、收款员扣押其新交款抵扣旧欠 . 5.7.3 逾期两周未还者 ,由公司法律顾问发出律师催款函. 5.7.4 对顽劣客户予以起诉 . 金振饲料厂管理制度 : 销售业务管理制度= 6. 销售开票的控制与管理 6.1 销售发票的格式与印制 6.1.1 销售发票的格式销

33、售发票为一式六联制 ,依次分别为存根联、发票联、会计联、提货联、出门联及随货同行联 (运输联 ). 6.1.2 销售发票的印制销售发票可采用无炭复写纸在税务部门指定单位印制,但应事先考虑纸张及其印刷质量能否满足会计档案管理的要求. 6.1.3 销售开票应在销售发票上打印订单或赊销申请单之编号备查. 6.2 销售开票专人负责与专机使用制度 6.2.1 销售开票实行财会部专人负责制,由开票员凭按规定由信用核准之客户订单第 1联会计联 和第2联开票联 ,或按规定经批准之赊销申请单第1联会计联 和第2联开票联 ,以及客户所执地磅单第 2联 客户联,通过电脑开票系统开制 . 6.2.2 公司可在财会部设

34、置独立的开票电脑,亦可设置销售开票子系统终端, 与其他子系统终端联网作业. 6.3 客户户籍与编码的管理原则销售开票应严格客户户籍与编码管理,严禁借户并户 . 6.3.1 客户户籍分为合同户和零售户,合同户又分为现销合同户和赊销合同户. 6.3.2 客户户名之开立 ,由开票员凭信用部门书面通知进行,任何人无权增删更改 . 6.3.3 合同户户名及编码由信用部门根据已生效之销售合同以及客户编码规则,按照一(法)人专户 ,专户专号 原则, 处理客户户名问题 .不准一人多户(号)或一户 (号)多人. 6.3.4 零售户应以敺值厣杌原则管理 ,分别情况如下 : (1) 客户若以现金付款购货 ,须以实际

35、付款人名立户开票; (2) 客户若以票据付款购货 ,须以票据付款人全称开票 . xx 集团 ( 饲料厂管理制度 ) : 销售业务管理制度= (a). 如果客户以银行已确认之空白支票付款,则以购货单位 (人) 全称开票 ,并留经办人身份证复印件备查. (b). 如果票据付款人栏客户填其经办人或本公司行销员名,则经行销主管和信用复核之后 ,可以客户真实全称开票 ,但应告知客户下不为例 . (c). 如果客户出售蓄产品给收购加工单位,就近就便由收购加工单位签发票据付款给公司 ,客户凭此款购货 ,可比照前述原则审核办理. (d). 如果客户以预付货款或未结销售折让与折扣付款购货,须由原购货者经办 ,开

36、原购货者名出货 . (3). 零星现销小额客户 ,且无销售折让与折扣等特别要求,可归入 # # 地零售户斆驴. 6.4 销售价格的设定与调整 6.4.1 销售价格的设定与变更 ,由财会部信用课专人负责 ,凭总经理签发的正式调价通知进行 .开票员和其他人员不得擅自更改. 6.4.2 如果公司批准给予客户优惠价格,可通过销售折让与折扣等方式进行调整,不得变动销售牌价 . 6.5 一车一票 基本原则销售开票原则实行斠怀狄黄睌制,尽量减少 一车多票 现象,禁止一票多车 现象. 6.6 销售开票内控制度 6.6.1 开票人员审核内容开票员在开票之前应审核并掌握: (1). 有无借户并户现象 , 申请开票

37、者是否属于限制开票者或旧欠未清者范围 ,有无零售户享受合同户优惠者,特批文件手续是否齐全有效等. 金振饲料厂管理制度 : 销售业务管理制度= (2). 订单及赊销客户之赊销申请单是否有效,按照规定总经理与财务长,以及行销经理与信用人员是否均以签字认可. (3). 禁止无库存开票 (a). 及时掌握库存品种数量情况,了解客户携款金额和车栽能力, 不得开空头发票 . (b). 严禁月末年末无库存突击开票. 6.6.2 异地汇票出货处理如果异地客户在异地用银行汇票要求公司发货, 则应由责任行销员亲自将汇票传真至公司 ,注明情况和理由 ,并用ems 将汇票寄回公司入账;行销部销管课接到传真汇票,比照赊

38、销程序进行办理出货, 开票员凭已核准之 赊销申请单 及汇票传真副本开票 . 6.6.3 错输发票编号处理开票员必须严格按照销售发票所印之编号及其顺序输入电脑, 禁止跳号、插号或调号开票 , 并核对无误 ; 若输入有误且无法马上更改时, 就以所输入号为准 ,并在下一张发票予以对应调换发票号,以便日后稽查 . 电脑系统及后续工作按照实际输入客户编号处理. 6.7 销售开票之时点与生效 6.7.1 销售开票之时点销售开票之时点原则定在客户提货当日, 包括现金销售 , 赊销与预交货款日后提货等方式 .当日实际提货多少 ,就开销售发票多少 , 客户多交货款比照预收货款处理 . 6.7.2 销售开票之生效

39、开票员打印输出发票后 ,应填写订单号、地磅单号和提货车号(销售系统与地磅系统联网后可直接打印),如果是赊销则须填写赊销申请单号,然后在斂睌栏签字确认 ,在订单或赊销申请单上加盖已开票章. 6.8 销售开票单据处理流程( 详见图表 g, h ) xx 集团 ( 饲料厂管理制度 ) : 销售业务管理制度= 6.8.1 现销方式 (1) 在现金销售情况下 ,开票员将订单第 1联会计联 及发票各联交收款员收款 . (2) 收款员收款 ,签字,盖款已收讫财务专用章后,立即将销售发票第 1 联存根联 退回开票员 ,开票员将其与对应之订单第2联 开票联 核对一致 ,按序装订存档备查 . 6.8.2 赊销方式

40、 (1). 在赊销开票情况下 ,开票员将赊销申请单第 1联会计联 及销售发票第3联会计联交收款员核对无误后 ,由收款员于次日定时移交销售会计签收处理 . (2). 将销售发票第 2联发票联 交信用部门登记 赊销发票备查簿 ,待客户付清全部欠款之后 ,交客户签收 . 如果兄弟公司客户急需发票记帐,则可将销售发票 发票联 制作复印件,注明欠款未付 ,仅供参考 字样,加盖财务印鉴之后先行交付对方. (3). 将销售发票第 4联第5联和第 6联,以及地磅单第 2联交客户去成品仓库提货 . (4). 最后,开票员将赊销申请单第 2联开票联连同对应之销售发票第 1 联按序装订存查 . 6.9 销售发票作废

41、处理 6.9.1 销售发票一经打印输出 ,任何人均不得以任何理由加以涂改,若有手工更改之发票后续岗位亦不得接办.但如确有必要 ,可经信用核准后 ,作废原票,重新开制新票 . 6.9.2 发票作废必须六联齐全 ,注明理由和工本费收据号码,由行销部和信用经办人员签字确认 ,并由电脑在作废发票各联上打印摫酒弊鞣蠑 字样后,按序装订入档 . 金振饲料厂管理制度 : 销售业务管理制度= 6.9.3 由于客户原因作废发票者,公司可酌收工本费 ,并开给收款收据 ;由于公司原因而作废者 ,则有责任人员承担 . 6.10 开票员工作态度 6.10.1 开票员不得无故拒绝客户开票,因正当理由无法开票者 ,应耐心说

42、明理由 . 6.10.2 开票员应与行销部与信用, 收款人员作好沟通配合工作. 6.11 统计查询与输出报表 6.11.1 开票员除应随时提供公司有关人员和客户必要的统计查询外,应严守秘密 . 6.11.2 开票员在当天营业结束之后,应输出撓廴毡 頂 和 摲鼻宓等统计报表 ,于次日上午 8:30 之前分送有关部门和主管. 并将当日所开发票 摯娓獢连同开票员所存之撓廴毡 頂和 摲鼻宓, 以及订单和赊销申请单第 2联开票联 核对一致 ,装订成册备查 . 6.12 销售发票有效期限 6.12.1 发票仅在开票当日提货有效. 6.12.2 隔日未提货之票自动作废,但客户可凭原票换新票 ,并在开制新票当

43、时享有优先提货权 ,发票工本费由客户自理 . 6.12.3 但由于公司原因致使客户未能当日提货者,责任由公司承担 . 6.12.4 隔日跨月未提货之票作废,客户所交之货款比照撛栈蹩顢处理 . 6.13 销售发票管理销售发票有财务课专人负责保管,开票员定期定量领取并在发票备查簿上签收, 信用人员负责日常监控 .增值税发票亦应按需定期从税务部门领取,并重点妥善保管 . 6.14 停电或电脑故障之应急措施 6.14.1 停电应急措施 (1). 启用公司柴油发电机 . (2). 如柴油发电机故障、或按公司规定非使用时间、或公司无柴油发电机时 ,则可使用便携式汽油发电机. xx 集团 ( 饲料厂管理制度

44、 ) : 销售业务管理制度= (3). 使用汽车电源 . (4). 使用手工开票 . 待电脑恢复后再及时将开票信息输入, 并以复打在销售发票 存根联 和会计联 上的方式予以确认 . 6.14.2 电脑故障应急措施 (1). 排除故障 . (2). 更换电脑设备 . (3). 手工开票应急 . 6.15 备选电脑销售发票格式 6.15.1 对于新启用电脑销售开票的单位,或原印电脑发票开制完毕的单位,以及所有单位在未来国家征收增值税的情况下, 可采用备选电脑销售发票格式 . 6.15.2 备选电脑销售发票格式系在原六联制电脑销售发票基础之上分解而成, 包括发票部分和提货单部分. (1). 发票部分

45、为一式三联制 ,依次分别为第 1联存根联 ,第2联发票联, 第3联会计联 .将发票部分单列出来 ,是为了灵活适应增值税的需要,以便在国家征收时相应转用一式四联制增值税发票. (2). 提货单部分亦为一式三联制,依次分别为第 1联提货联 ,第2联出门联,第3联随货同行联 . (3). 发票部分与提货单部分采用同一唯一对应编码制,以便相互查核 . 6.15.3 备选电脑销售发票之发票与提货单两部分,在原六联制电脑销售发票开制时点同时分别开制 ,其整体作业流程与内部控制制度相同. 金振饲料厂管理制度 : 销售业务管理制度= 7. 销售收款的管理与控制 7.1 销售收款的内控原则与销售业务有关的款项收

46、付,概由财会部代表公司直接与客户办理, 除非由公司财会部特别核准 ,禁止行销人员介入 . 7.2 收款人员审核内容收款员凭当日所开之发票收款,并审核 : 7.2.1 直接付款人名 (包括未结销售折扣与折让和预付货款)与发票所开 之名是否完全一致 . 7.2.2 发票所开牌价是否是当日牌价,特殊优惠情况应有批准文件. 7.2.3 仔细检查客户票据的时间、填写与印鉴是否真实、清晰和有效,凡转帐支票凭银行盖章之第四联收款单位收款通知联有效. 7.2.4 如果客户有旧欠未清者 ,应协助信用管理人员扣还 . 7.3 销售收款过程的内控制度( 详见图表 i ) 7.3.1 收款清点过程应予透明化,以便客户

47、监督 . 7.3.2 不得拒收客户小面额钱币. 7.3.3 没收假票 , 上缴银行 , 并将银行收据编入当日会计凭证附件. 在假票上加盖 摷倨弊鞣蠑 章, 如果客户要求可开予书面证明,收款员并逐笔登记作废假票备查簿 . 7.3.4 收款完成无误 ,收款员在斒湛顢栏签字确认. 7.3.5 收款员应在发票空白处注明本次收款现金、票据、预收货款、销售折扣与折让各为多少 , 并注明票据银行名和编号 , 或预收货款收款收据编号 ,或销售折让与折扣结算单编号. 7.3.6 收款员根据本次实收金额,通过电脑开制一式三联之收款收据,其中第 1 联会计联 ,第2联客户联 ,第3联收款 存根联 ,并在收款收据上注

48、明客户全称 ,收款用途 , 发票编号等 ,签字确认 . 7.3.7 收款员在收款收据各联 , 销售发票第一联摯娓獢, 第二联 摲绷獢和第四联斕峄趿獢上加盖款已收讫印章. xx 集团 ( 饲料厂管理制度 ) : 销售业务管理制度= 7.3.8 收款员将销售发票第 1联存根联 退回开票员存查 . 7.3.9 收款员留下收款收据第 3联存根联 ,连同销售收款日报表 和 销售资金日报表 副本核对一致存查 . 7.3.10 收款员将订单第 1联会计联 ,收款收据第 1联会计联 ,销售发票第 3联 会计联,银行交款入帐回执 , 以及销售收款日报表 和销售资金日报表正本核对无误 ,于次日上午登记清册 ,集中

49、送交销售会计签收处理. 7.3.11 其余发票四联 ,包括第 2联发票联 ,第4联提货联 , 第5联 出门联 和第6 联随货同行联 ,连同地磅单第 2联客户联 ,收款收据第 2 联客户联,交客户至成品仓库提货 . 7.4 现金的解送与保管安全措施 7.4.1 收款员应每日定时将所收现金送存指定银行,并当场取回银行盖章之现金缴款单回联 .公司须提供专车及保安人员押运. 7.4.2 收款员应将过夜现金降至最低程度,并单独设置收款室 , 配备必要的保安措施.可分别收款员设置保险箱 ,以分清保管责任 ,更换收款员时须调换密码. 7.4.3 应争取银行提供上门收款服务,以降低费用和风险 . 7.5 银行

50、票据的送存和入账催收程序 7.5.1 收到银行票据审核无误后,收款员须立即加盖摻龉淮婵钣脭限制背书 . 7.5.2 银行票据由银行出纳员及时送存银行,并争取当场带回银行收讫盖章之回执. 7.5.3 银行出纳员从收款员处取得银行票据,经审核有效后逐笔在斚凼湛钊毡敹杂 恢们,逐笔填制进帐单 ,逐笔登记撘衅本萁时覆椴緮 ,内容包括时间、客户全称、银行全称、票据种类、号码、金额、有效期限等,待送存银行取回回执之后 ,再逐笔在备查簿上对应注销. 7.5.4 银行票据移送会计课账务处理时,由销售会计员复核后在撘衅本萁金振饲料厂管理制度 : 销售业务管理制度=账备查簿斏隙杂 鸨是. 7.5.5 银行出纳员应

51、确保票据及时进账, 并每周编制撐慈胝艘衅本莞表,一但发现异常情况 ,应立即通知财会部和行销部有关人员采取相应措施,以保护公司财产安全 . 7.5.6 信用人员应每天审阅斘慈胝艘衅本荼覆椴緮 ,监督销售资金回笼情况 . 7.6 预收货款的处理程序与内控制度 7.6.1 对客户预交货款 ,收款员应开具一式三联之收款收据,其中第 2 联客户联盖章后交客户收执 ,以备客户日后提货之用 ;第 1 联 摶峒屏獢交会计课记帐,第3联存根 , 并据以逐笔登记摲挚突 栈蹩蠲飨刚藬 . 在摘要栏应注明收据编号、交款事由等备查, 结出余额并定期与会计课核对一致. 7.6.2 客户以全部或部分预付货款提货者,收款员应

52、先检查客户手执收据与预收货款帐本记录、收据存根联之号码、户名、事由、金额大小写、已用款记录和备注等准确无误之后,开票员方可据以开票 ,收款员收款并作相应账务记录 . 7.6.3 如果本次出货金额小于预付货款收据余额,收款员则应在收据上注明本次出货发票编号、金额及尚余金额之后退回客户;如果本次出货金额大于原预付款额 ,则差额部分另收现金 ,注明之后另开收据 . 同时,收款员在销售发票上亦应注明所用收款收据编号和金额备查. 7.6.4 已结清之收款收据 ,收款员应加盖斂钜呀崆鍞章,以预防客户重复使用 . 7.7 销售收款员输出报表 7.7.1 斚凼湛钊毡 頂. 7.7.2 销售资金日报表 . 定时

53、分送有关部门和主管审阅. xx 集团 ( 饲料厂管理制度 ) : 销售业务管理制度= 8. 销售出货的管理与控制 8.1 销售出货的电脑与人员配备公司应实行销售出货电脑管理,设置成品库管理子系统终端,与销售开票 , 销售收款等管理子系统等联网作业.生产部成品库管理员兼任成品库系统电脑操作员 . 8.2 销售发货的表单依据成品库管理员凭客户提交之销售发票第4 联 撎峄趿獢、第 5 联 摮雒帕獢和第6 联 撍婊跬辛獢,以及入厂地磅单第 2 联 客户联 发货, (现金销售另附收款收据第 2 联客户联 ) 和销售发票第 2 联发票联 . 8.3 成品库管理人员审核内容 8.3.1 销售发票是否属于公司

54、规定有效期内之发票,否则拒发 . 8.3.2 各项签章手续是否齐全无误,否则退回 . 8.4 装运安排与装运通知 8.4.1 装运安排管理员预审无误之后 , 将销售发票编号与客户编号输入成品库电脑, 电脑按 撓冉瘸鰯原则提示当时可供出货之品种、包装、数量、仓位等信息 ,管理员参照当时装运路线方便等情况,通过电脑选择确定并开制装运通知单 ,指示成品库发货员安排工人出货. 管理员并在电脑系统内确认本次出货仓位等信息, 以免与后续客户装运冲突 . 8.4.2 装运通知单装运通知单为一式二联制 , 管理员与发货员待发货完毕之后各存一联备查. 8.5 客户提货库存不足处理流程( 详见图表 j )如果所开

55、发票临时发现库存品种不全或数量不足,应分别如下情况处理 : 8.5.1 客户等待生产如果因故原有生产计划未能及时产出, 或公司应客户之需临时调金振饲料厂管理制度 : 销售业务管理制度=整追加生产计划 ,则由客户等待公司生产产出. 8.5.2 客户更换品种如果客户要求更换品种者 ,应经过行销部和信用人员核准, 作废原票另开新票 ,即从订单或赊销申请单的接受与处理流程, 销售开票流程以及销售收款流程重新开始,必要时重开收款收据 ,作废并收回原收据 . 8.5.3 客户要求退货如果客户要求全部或部分退货,亦应比照前述原则和程序办理. 8.6 发货管理与出货记录 8.6.1 发货管理与调度发货员可按出

56、入证编号或地磅单编号为序安排出货, 以免客户争先而影响出货秩序 ,并事先核对车主车号 ,以免误发 . 8.6.2 发货员每日出货记录同时,发货员应逐车分品种登记 发货员每日出货记录 备查.发货员每日出货记录 为一式二份 ,管理员与发货员各存一份.发货员每人发货完毕,应将装运通知单第 2联与发货员每日出货记录 副本核对无误存查. 8.7 装运过程内控制度 8.7.1 成品先入库后出库原则禁止产成品未经品管检验核准或未办理入库手续而直接出库. 8.7.2 装运人员相互核对制度装运过程中 ,卸堆人员、转运人员、装车人员须严格按照装运通知单发货,并及时相互核对 ,以免误发 . 8.7.3 公司客户共同

57、监装制度点数装车过程中 ,发货员与客户或其授权司机应共同在场监装. 8.7.4 发货人员逐车监装制度发货员应实行逐车监装负责制,不得一人同时监装数辆车. 因误发 xx 集团 ( 饲料厂管理制度 ) : 销售业务管理制度=货而造成的损失由当事人负责. 8.8 销售出货完成的确认程序 8.8.1 装运人员的共同确认装货完成无误 , 发货员、装运工人领班和客户应共同在装运通知单各联上签字确认后 ,交管理员 . 8.8.2 装运情况的电脑校验管理员将本次实际出货信息输入电脑,包括发票编号、客户编号、品种、包装、数量等 , 由电脑自动校验发票所定分品种分包装之出货信息与实际出货信息是否在逻辑上吻合. 8

58、.8.3 装运完成的电脑确认成品电脑系统自动校验无误,即以在销售发票下端空白备注处列印本次实际出货信息方式予以最后正式确认,内容包括发票编号、客户编号、出货完成时间、品种、包装、数量、重量、总重量等备查. 此项信息将通过联网传至销售开票等子系统. 8.8.4 客户的收货确认交货主在发票有关各联上斒栈鯏栏签收. 8.9 表单处理与核对程序 8.9.1 管理员在客户入厂地磅单和销售发票各联上签字认可后,连同发票 摮门联和 撍婊跬辛獢 交客户过磅出厂 . 现金销售客户另附销售发票第2联发票联 (和收款收据第 2联客户联 ). 8.9.2 管理员留下销售发票第 4联斕峄趿獢 ,并粘贴上相应之装货通知单

59、第 1 联, 待当日出货完毕 , 输出 摮善房獯嫒毡 頂,与实盘数量、品种、仓位确保一致 . 8.9.3 管理员出货完毕应输出撁咳粘龌跚宓, 并与相应之 撎峄趿獢 核对无误,另与发货员每日出货记录 正本核对无误 ,装订备查 . 8.9.4 管理员确认出货完成无误,即将装运通知单第 2联交还发货员存查 . 金振饲料厂管理制度 : 销售业务管理制度= 8.9.5 管理员应于次日上午 8:30 之前,将报表分送有关部门和主管. ( 详见图表 k ) xx 集团 ( 饲料厂管理制度 ) : 销售业务管理制度= 9. 销售折让与折扣结付办法 9.1 销售折让与折扣结付的内控原则销售折让与折扣结付的管理与

60、控制,旨在严格按照合法销售合同及其履行情况 ,和一定程序兑现 ,以维护公司和正当客户的利益, 杜绝在此环节可能的弊端 . 9.2 销售折让与折扣的结付方式和核准权限主要分为当场结付和月末结付两种. 9.2.1 当场结付方式下 ,又分为统一现金扣率和个别扣率. 9.2.2 统一现金扣率由开票员、收款员按照总经理签发的通知执行. 9.2.3 个别扣率由行销部根据合同填制一式三联之销售折让与折扣单,其中第 1 联为会计联 , 第2联为客户联 , 第三联为 存根联 (行销). 经信用复核,由财务长核准 . 9.2.4 合同客户原合同未规定之扣率, 或零售户统一现金扣率以外之扣率, 比照上述程序办理 ,