咨询报告在企业管理中的作用及撰写格式探讨

1、咨询报告在企业管理中的作用及撰写格 式探讨厉向君日照职业技术学院商学院毫无疑问，咨询报告属于应用文的一个文种。咨询报告这个文种在应用文写作中 重要不重要，为什么在那么多的高等教材屮没有提到，咨询报告在企业管理屮 的作用如何，咨询报告的写作格式有没有统一的要求，等等，笔者对这些问题 进行了长期的思考。随着社会经济的发展，咨询报告在企业管理中的作用越来越 突出，咨询报告的应用也越来越广泛。既然咨询报告如此重要，笔者认为有必要 在应用写作课程中加上“咨询报告”这一文种。下面是对咨询报告的一些探讨， 提出来以作抛砖引玉，希望得到各位专家的指点。一、咨询报告的概念与分类(-)咨询报告的概念咨询报告，顾名

2、思义，首先是咨询，然后是报告。那么，什么是咨询？咨询就是 询问，征求意见。企业咨询是一项针对企业单位的现状，运用各种科学方法进行 调查分析，然后作出切实评价，提供具体有效的改善方案并指导其实施，以提 高企业管理水平的服务活动。什么是报告呢?报告本身是一个文种，它属于2012 年7月1日起实施的党政机关公文处理工作条例规定的15个文种之一。我 们这里所说的咨询报告与以上所说的报告不同，它是经济类文书中的一个分类， 是经济应用文屮的一个文种，它与其他“报告”的不同，在于它的撰写格式和 要求都有自己的标准。咨询报告的概念有广义和狭义之分。广义的咨询报告，就是咨询公司在为客户提 供咨询服务过程中产牛的

3、所有文档，包括为客户提供的辅助说明性文档、双方沟 通交流使用的文档以及咨询公司内部使用的文档等。狭义的咨询报告，就是咨询 公司向客户提交的正式报告，即咨询人员在对企业某类问题进行调查分析后所 写出的书面材料。这也是合同中要明确列出的应提供的书面成果。既然咨询报告是咨询人员在对企业某类问题进行调查分析后所写出的书面材料， 那么，咨询报告书就是在此基础上再加封面、扉页、目录、咨询报告成果和为撰 写咨询报告需要提供的综合文本。咨询报告和咨询报告书没有实质的区别，只是 其形式有所不同。(-)咨询报告的种类咨询报告，按不同的标准就会有不同的分类。1. 根据咨询性质的不同，咨询报告可分为专题咨询报告和综合

4、咨询报告。专题咨 询报告是就企业的某一问题进行调查分析后所写的报告，如经营策略咨询报告、 产品研发咨询报告等等;综合咨询报告则是对企业的经营方针、发展目标、生产 技术、组织管理等各个方面进行全面咨询后所撰写的报告。2. 根据咨询人员的不同，咨询报告可分为内部咨询报告和外部咨询报告。内部咨 询报告是由企业内部人员进行调查分析后所写的报告;外部咨询报告则是由企业 聘请或委托的外部咨询人员进行调查分析后所写出的报告。3根据使用方式不同，咨询报告可分为正式文档咨询报告、项目辅助咨询报告、 解释说明咨询报告和过程文档咨询报告。正式文档咨询报告，即正式报告(狭义 的咨询报告)；项目辅助咨询报告，包括项目建

5、议书、项目日志、工作计划、阶 段小结、项目总结等;解释说明咨询报告，包括设计原则、原理介绍、实施说明 等;工程文档咨询报告，包括会议纪要、内部文档、小组讨论等。4根据项目内容或咨询产品不同可分为战略咨询报告、文化咨询报告、组织咨询 报告、薪酬咨询报告、考核咨询报告、诊断咨询报告。战略咨询报告，包括战略 研究报告、战略规划稿、实施建议等;文化咨询报告，包括企业文化理念手册等; 组织咨询报告，包括组织手册、产权变更方案等;薪酬咨询报告，包括薪酬制度、 薪酬设计方案、实施方案等;考核咨询报告，包括考核制度、考核表、考核方案 等;诊断咨询报告，包括经营管理诊断报告、员工满意度调研分析报告、行业分 析报

6、告等。二. 咨询报告的特点及在企业管理中的作用(-)咨询报告的特点咨询报告作为应用文中的一个文种，它具有以下一些特点:1. 创造性。创造性是一切精神劳动的共同特征。咨询报告是咨询人员创造思维的产物，创造 性乂是咨询报告的生命。咨询人员只有在咨询报告中提岀改善企业管理的新办 法、新措施，才能使企业在某个方面开创出新的局面。因此，咨询报告中创造性 的东西越多，越能结合企业实际，也就越能发挥其作用。2. 客观性。客观性主要是指咨询报告所反映的咨询结果要符合客观实际，在形成某种见解 时，不受内外因素的干扰，也不迁就任何个人或集体的片面性要求。客观性也是 真实性的表现，而真实性是一切应用文的基木要求，咨

7、询报告也不例外。咨询报 告不能像艺术作品那样可以虚构，可以夸张，它不需要华丽的语言和辞藻，它 必须实话实说，真实可靠;必须准确无误，有根有据，只有这样，才能做到客观 真实。3. 规范性。实用文体形成了一套固定的格式，这些格式不能随便更改，只能遵从。如党政 机关公文处理工作条例中的规定、专用书信的称谓、每个文种的标题与正文和 落款等等写法，都有规范化的要求。咨询报告也有它的基本格式和要求，不能随 便更改，不能任由自己的喜好进行编写。4. 时效性。时效性主要表现在咨询报告所提出的改善方案必须在规定的时间内写成，要确 实能解决企业存在的问题。咨询报告中的改善方案一般以挖潜为主，适合于企业 的财力、人

8、力和管理水平，因而能被大多数企业所接受，而且在付诸实施之后能 取得相应的效果。否则时过境迁，咨询报告就失去了它的实际作用，甚至会造成 严重后果。5. 对象性。咨询报告具有明确的读者对象，它不是给每个人阅读的，它的作者和读者都是 确定的，这是它与其他文章或文学作品不一样的地方。咨询报告的作者必须是企 业某一领域里的专家，也必须具备一定的资质，符合咨询人员的基木要求;而咨 询报告是提供给企业决策者进行参考实施的战略战术方案，它不是一般的书面 材料，它也不是给一般人员看的文字材料。(-)咨询报告在企业管理中的作用咨询报告的作用从企业管理方面来说，它具体体现在以下三个方面：1. 咨询报告是了解企业现状

9、的便捷渠道。任何一个企业，总要千方百计地改善内部环境，争取获得最大的经济效益和社 会效益，但是由于存在种种原因和问题，企业又不能实现这一目标。因此，企业 要从内部或外部聘请咨询人员进行咨询活动，以求找出企业问题的症结，改善 企业的经营管理。由于咨询人员具有较为渊博的知识和丰富的经验，又能运用科 学方法分析企业的问题，所以他们能抓住企业存在的问题，找出产生这些问题 的原因，提出切实可行的方案。咨询报告正是这种咨询活动结果的书面总结。2. 咨询报告是管理企业的有效方法。衡量一个企业办得好不好，主要是看企业的经济效益高不高。企业的经济效益取 决于对企业人、财、物等资源的合理使用和产供销运各环节的合理

10、组织与调节控 制。咨询报告正是针对这些方面提出了有价值的见解，所以咨询报告是管好、办 好企业的十分有效的方法。3. 咨询报告是培训管理人员的好教材。咨询报告的阅读和实施过程，也是提高管理人员素质的过程。管理人员通过阅读 和实施咨询报告，可以提高分析、解决企业实际问题的能力和决策的能力。三、咨询报告撰写的格式和要求(-)咨询报告的一般写作格式咨询报告的写作格式由标题、正文、日期和落款组成。1. 标题。咨询报告的标题一般由咨询对象、内容和文种名称组成，如xxx厂生产管理 咨询报告xxx厂市场营销情况报告和xxx质量管理咨询报告书。 有的咨询报告在提交时或发表时往往删去“xxx厂”“报告书”之类字样

11、， 以便使报告具有普遍性，便于有关单位交流学习。咨询报告和咨询报告书，只是 形式略有不同，实质是一回事。不过，咨询报告就是咨询报告的文章木身，而咨 询报告书包括封面、目录、正文和附录材料等。2. 正文。咨询报告的正文包括四个方面：仃)企业(或单位)目前的现状。咨询报告的开头，一般写咨询企业的现状，如 企业性质、规模、职工人数、牛产经营的产品名称、产量、产值、利润和有关制 度等。有的报告还写明查实的主要问题。如果是外部人员进行咨询，还应在文章 的首段写明咨询的目的和工作的简要情况。(2)存在问题及产生的原因。一般先写存在问题然后分析原因，二者的详略程度 依写作目的、写作角度的不同而不同。 改善方

12、案，即“改善措施”或“改善办法”。它是报告的主体部分，也是最 有价值的部分。这部分写两方面的内容:一是写针对问题而提岀的方案，二是写 如采用此方案将产生的经济效益及相应的预测数据。(4)方案实施效果(或“预期效果”)。这是报告的结语部分，文字应精练。3. 落款和日期。由于咨询报告一般是集体研究的成果，故报告只写执笔者姓名或咨询专家的组 成团队名字，有的报告不写执笔者，只写咨询单位名称。日期写完成稿件的具体 时间(年月日)。(-)咨询报告的写作要求1. 要研究企业现状，确定咨询报告的目标。要查明问题必须先确定调查的要点，然后确定咨询的目标。所确定的调查的目的 要明确、调查对象要清楚、调查方法要得

13、当。调查的方法主要有抽样调查法、文 献资料的搜集与整理、问卷法、访谈法、观察法和实验法，可根据咨询报告的内 容和目标，选择使用何种调查方法。2. 要研究分析问题，找出原因所在。问题调查出来后，还要把产生问题的原因找出来。原因有企业外部的和企业内部 的。企业外部的原因包括社会性原因和主管部门原因。企业内部原因包括人员素 质方面的原因、技术方面的原因、经营管理方面的原因、政治思想方面的原因和 有关历史性方面的原因等。外部原因和内部原因都有可控因素和不可控因素。在 分析时，要找出可控因素和不可控因素相互转化的条件的可能性，促使不可控 因素向可控因素转化。在分析中还要揭示问题内部的各种关系，如定性和定

14、量的 关系等，以便把主要精力用于研究必然关系、木质关系上，保证分析所得结论的 正确性。3. 要提出解决问题的方案（或“改善措施” “改善办法”）。提出改善方案是写作咨询报告的关键。一个好的改善方案，必须是既合国情又合 厂情、公司情，是科学精神和创造性思考的产物。好的改善方案的提出，必须掌 握解决问题的基木方法，而改善方案的基木方法有思维方法、提议方法、决策方 法等。4. 要总结实施效果或说明预期达到的效果。一种情况是要总结出改善方案提出后，在咨询人员、企业领导、管理干部和职工 的共同努力下，经过实施收到良好的效果；另一种情况是预测出改善方案和措施 （办法）制定后预期要达到的效果。在咨询报告中应

15、实事求是地写出这种实施的 效果或预期达到的效果。5. 咨询报告的材料要真实可靠。咨询报告的写作必须从材料出发，注意运用真实的材料，让事实说话，这样才 能言之有理，论之有据，才会有较强的说服力。6. 要符合咨询报告的写作格式和要求，结构要完整、严谨。任何一种应用文的写作都有它的固定的写作格式，咨询报告也不例外，它必须 遵照固定的“模式”写作。咨询报告在结构上有严格的要求。所谓结构完整就是 根据表达的需要，合理地谋篇布局，组织材料。所谓严谨就是不能出现前后矛盾, 次序混乱。7语言要准确、简明、朴实，文字表述要有系统性和逻辑性。咨询报告和其他文种一样，在语言上，要简洁朴实，要言不烦，明白晓畅，通 俗

16、易懂。它的语言特征主要体现在:第一，除了一般性的语言，还要有专业术语 和行业用语的大量使用。第二，合理地使用一些经核查无误的数据，可以精确地 描述各种数量关系，增加文章的说服力。文字表述的系统性和逻辑性主要表现在: 用理论分析，用事实说话，用逻辑表述，用图形思考，用ppt演示，用实效证 明。总之，咨询报告的写作要达到言之有理，论之有据，格式规范，重点突出，符 合写作要求，只有这样才能写出高质量的咨询报告。(三) 撰写咨询报告的步骤撰写咨询报告的步骤如下：1. 明确咨询报告的对象、目的和用途，从而确定咨询报告的主题、内容、形式。2. 写作之前要确定工作量、参与人、内部分工和计划，确保按时完成。3

17、. 注意对资料的收集整理、背景情况的了解和数据的核对及分析工作。4. 针对找出的问题和产生的原因，提出解决问题的最佳方案和预期达到的效 果。5. 编写提纲，写出初稿，然后进行修改和完善。(1) 撰写前，最好先由撰写人拟定咨询报告提纲，提纲中应列出要点。(2) 组织相关人员共同讨论提纲和要点。(3) 撰写人对讨论提纲和要点做好记录，然后根据提纲和要点写岀咨询报告初 稿，再不断进行修改、完善。6. 定稿。(四) 常用咨询报告格式举例虽然说咨询报告有固定的写作“模式”，但也是相对其他写作而言。咨询报告的 格式也不是绝对的、固定不变的。下面我们举几个例子进行说明。1. xxx厂经济责任制的咨询例如关于

18、xxx厂经济责任制的咨询。在这篇咨询报告中，文章的结构是由 “现状存在问题改善方案”组成，如果再加上“方案实施效果”，就是一份规范的常用的基木格式。2. xxx检查指导报告 例如xxx特约店第x次现场检查指导报告。这篇咨询报告是由四部分组成 的:第一部分“上次进店问题改善情况及木次辅导内容”；第二部分“木次辅导 存在问题以及特约店需要在下次进店前完成的工作”；第三部分“下次进店辅导 内容”；第四部分“特约店现状与认证差距”。3. x x x工程结算审核的报告例如关于xxxi程结算审核的报告。这种咨询报告主要是指审核情况的报 告，其内容包括四部分:一是工程概况;二是审核依据;三是审核说明；四是审核 结论。有些资料不宜放在文中，可以用附件的形式附在咨询报告之后。最后是落 款和日期。4. x x x企业管理咨询报告例如xxx企业管理咨询报告。这种咨询报告由五部分组成:一是引言;二是 职权范围说明；三是公司所面临问题的优先级排序；四是问题分析;五是总结。5. xxx建设项目立项报告例如xxx建设项目立项报告。这种咨询报告的主要内容包括三大部分:一 是立项背景与意义，它又包括项目背景、