浅谈审计档案数字化进程

1、浅谈审计档案数字化进程成立审计资料库是实现审计办公自动化的一项基础工作。在目前的运算机技术条件下，利用运算机系统整理、搜集审计资料，形成审计资料库，能够有力地推动审计工作进展。成立审计资料库需要搜集的审计资料，从来源上可分为两类：办公软件生成的运算机文件和纸质文件经扫描形成的运算机文件。不管是利用办公软件生成运算机文件仍是经扫描形成运算机文件，对这些文件的加工进程，都属于纸质文件数字化范围。纸质文件数字化，确实是将以文字为形式、以纸为载体的被审计单位的审计档案及审计工作中形成的各类审计文稿，转换成以数字为形式，以磁盘、磁带、光盘等为载体的运算机文件，进而予以保留，并知足查询、检索等方面的需要。

2、纸质审计文件数字化系统是实现纸质审计文件数字化所需的硬件、软件及人力资源的有机结合。审计署旅行侨务审计局在审计实践中自行设计、开发了“审计文件数字化系统”软件，取得了初步功效。笔者总结该单位的实践体会，结合纸质审计文件数字化工作的内在规律性要求，谈谈建设审计资料库进程中，设计纸质审计文件数字化系统时应该考虑的几个大体方面。为实现纸质审计文件数字化进程，纸质审计文件数字化系统应该具有以下几方面的功能：利用扫描仪扫描后形成的运算机文件一样是图像文件。这种文件有如下特点：纸质审计文件经扫描形成运算机文件后，每一页形成一个独立的运算机图像文件，比如，假设江西甲钢厂 1999 年的审计档案共200 页，

3、扫描后就将形成200个运算机图像文件；扫描形成的运算机文件的名称一样包括特定的系列号码，如上例中扫描形成的运算机文件的名称可能是：“江西甲钢厂1999 001” 、 “江西甲钢厂1999002” “江西甲钢厂1999200” ；在每一个图像文件中，咱们能够看到文字、图表、签章等内容，但这些内容对运算机而言都是图像元素的集合，运算机不能识别其中的文字，因此，咱们也就不能利用运算机直接对文件的文字内容进行编辑、检索、输出等工作。基于运算机图像文件的上述特点，就需要在扫描形成的运算机文件和能知足自由编辑、检索要求的运算机文件之间“架一座架” ，从而顺利实现纸质审计文件数字化。这座桥确实是能够知足运算

4、机图像文件处置需要的文件处置功能。旅行侨务审计局通过设计开发具有索引功能、关键词功能和检索功能的“审计文件数字化系统”软件，架起了图形文件与可自由检索显示文件之间的桥梁，初步实现了对图像文件的有效处置。该软件将运算机图像文件的处置功能分解为索引功能和关键词功能。通过该软件的索引功能，能够完整地成立扫描形成的运算机文件索引，标注出它们所属的纸质审计文件及其在纸质审计文件中的页码位置，从而将零散的运算机文件组织起来。该软件的关键词功能，能够给已完成索引的每一个运算机文件配置关键词，所配置的关键词是依照运算机图像文件的内容，预先假想检索者可能的检索要求而设定的。通过该软件的检索功能，检索人员只要输入

5、其所需文件应含有的关键词，数字化系统就会将含有该关键词的运算机文件依照纸质审计文件的组织方式，向检索者有序地显示出来。索引功能、关键词功能与检索功能是紧密衔接的，后一功能成立在前一功能充分实现的基础上，前一功能实现的质量直接阻碍后一功能的实现。纸质审计文件数字化系统中各个功能的实现都是以运算机硬件设备、软件及人力资源的有机结合为条件的，都离不开合理的人员配置。第一，纸质审计文件数字化系统的设计工作，需要具有运算机专业技术的人员与具有审计专业技术的人员紧密结合，在现有运算机硬件与软件技术的支持下，使系统最有效率地效劳于审计工作需要。第二，必需配备硬件设备的安装与保护人员，使硬件设备始终处于最好的工作状态。第三，要安排软件的开发与保护人员，如此才能够最大限度地挖掘与利用通用运算机软件的功能，最有效地更新与调整专用软件的功能，知足审计工作需要。第四，要安排审计文件数字化系统的操作人员。运算机软件与硬件的应用，其目的确实是最大限度地提高工作效率，旅行侨务审计局的实践说明，为实现关键词功能，需要操作人员依