房地产档案管理工作中的常见难点和对策

1、    房地产档案管理工作中的常见难点和对策    牛福建摘要：目前，房地产档案是城市建设规划、房屋查询、处理房产纠纷以及财产清查工作的重要法律性依据。所以，在房地产管理过程中，要防止出现“重保护轻利用”的情况，提升房地产档案的利用价值。文章主要就房地产档案管理工作中的常见难点和对策展开了相关的探讨，以供大家参考借鉴。关键词：房地产档案管理;常见难点;对策我们要想做好房地产档案管理工作，應当明确房地产档案管理工作存在的问题，加强对房地产档案的利用和管理，同时，还要构建完善的规章制度，并采取相应的措施，保证档案的完整性，提高其抗风险能力，进而提升房地产档案

2、的利用价值。1 房地产档案管理概述房地产档案管理是指对房屋档案进行有序管理的统称，在房屋档案的形成过程中，需要通过对产权人、房屋自然状况及使用土地状况收集整理等过程，最终通过文字材料、图纸音像等各种载体内容的文件材料进行归档保存的管理制度。房地产档案管理是否有序，对促进房地产事业健康发展具有与重要作用。2 房地产档案管理内容2.1 档案收集房地产档案的收集，是整个管理过程的第一步，是起点和基础，也是不可或缺的重要环节。在收集过程中，要把分散的，以及散落在其他部门的各类档案进行集中整理，通过归档的方式集中处理。这些文件要包含产权登记、变更及涉及产权活动的所有文件材料，要对档案载体实现多元化管理，

3、对影视、音像等材料着重整理，避免载体单一化。2.2 档案整理在房地产档案整理过程中，两项重要工作分别是分类和立卷。分类时要做到分类科学、排列有序，使档案能够后期查找方便。在立卷整理时，要将文件作者、标题信息、日期等信息填写清楚，拟好标题，尽量简洁，装订整齐牢固，注明保管期限。初步整理之后，将材料进行分类组合，编号处理。两项工作紧密配合，密不可分，才能保证档案管理的合理性和稳妥性。2.3 档案保管档案的保管分为短期、长期和永久保存三中类型，对有长期参考价值、16-50年及15年以下的档案，进行分类保管，目的是为了提高档案的使用年限，维护档案的完整性，最大程度的保证档案免遭损坏。2.4 档案利用随

4、着科技的进步，互联网的使用，房地产档案管理正在向线上方式转移，数字化建设是档案管理下一步实现的目标。房地产档案除了提供查询、复制和借阅等服务之外，也要积极向社会宣传房地产档案，为经济建设和社会发展提供有效增值服务。3 房地产档案管理的常见难点分析3.1 抗风险能力低下房地产档案的重要性不言而喻，但在现阶段的产权档案管理中，抗风险能力不足，根本无法有效应对各种风险，受经济因素的影响较大。尽管房地产管理部门也采取了一些基本的档案保护措施，但在受到不可抗力灾害影响时，房地产档案自身存在的抗风险能力不足的问题就充分显现出来。比如说，由各种因素引起的地震或火灾问题，对房地产档案管理造成严重影响。3.2

5、房地产档案形式单一一般来说，对于完整的房地产档案来说，除了包含文字或图表注释外，还要含有房地产照片以及音频视频资料。但随着时代的不断发展，已有的资料难以满足社会管理与人们需求，房地产档案管理还有一定的特殊性，倘若内容载体受损，就会带来巨大的损失。所以，在进行房地产管理时，务必要安排专人对特殊的档案材料进行管理，同时，还要构建完善的房地产管理制度，强化制度管理，提高房地产档案的管理水平。3.3 时代特征明显，产权档案质量不高产权档案往往需要跨越较长的历史时期，使得产权档案的差异性十分明显。新时期，科技不断创新与发展，各方面都有明显变化。人们对于产权档案的认识会因时期的不同而发生较大转变。由于不同

6、时期的档案会由不同的管理人员经手，使得产权档案有一定的时代特征。但是档案管理人员的专业水平差异十分明显，自身知识面较窄，无法及时发现档案问题，致使不规范的产权资料被归入到权属档案中。在计算机技术以及影像技术尚未普及前，产权档案都是以纸质档案的形式存在，已有的档案并未就产权进行详细描述，大多只有产权的平面布置图，基本很少涉及对产权周围情况的描述。4 房地产档案管理工作的对策4.1 完善档案管理制度与信息管理系统为了确保房地产档案更加安全完整，加强房地产档案的日常管理，还应构建完善的档案管理制度，如归档制度、保密制度、查阅制度以及销毁制度，以规范房地产档案管理行为。同时，还应建立健全房地产档案信息

7、管理系统，统一制定电子房地产档案标准，以充分发挥房地产档案的社会服务功能。4.2 提高产权档案的抗风险能力对于房地产产权档案而言，必须将抗风险意识提升到国家战略层面，比如说，国家为有效加强对金融以及股市风险的管控，采取了诸多办法，也取得了显著成效，那么产权档案管理也可以从中学习和借鉴，在股市交易中，所有客户交易资料均实行异地备份的方法，用于防范不可抗力风险。对于产权档案而言，多是以纸质材料的形式存在，但在计算机技术广泛普及的今天，电子档案的出现为档案备份以及异地存储创造了可能。电子档案管理工作较为繁杂，既要对库存档案进行电子化处理，同时对于新入库的档案资料，也要进行电子化处理，需要提供大量的人

8、力和物力资源支持，这也就意味着必须要获得政府的支持。4.3 做好房地产双套档案保存工作在进行数字化档案管理时，必须守住房地产档案管理的底线，即保证档案的安全。在整理和归纳数字化房地产档案信息时，对于档案的执行凭证、安全访问、管理、规范化问题，都需要采取一些相应的措施，促进房地产档案管理效果提升。在保存房地产档案时，除了要做好电子档案保存工作，对于房地产纸质档案，也要进行妥善保存，为房地产档案管理安全提供进一步保障。为提高房地产档案管理的现代化水平，就要合理构筑房地产档案信息管理平台，为业主提供便利。此外，还要注重信息安全建设工作，使档案管理质量和专业化水平得到有效提升。4.4 利用科技促进档案

9、服务功能提升近些年来，科技发展迅猛，计算机与音像技术水平也不断提高，为产权收集工作提供有效支持，有效促进了产权档案质量的提升。作为产权档案人员，应当利用已有的音像技术，广泛收集产权有关的音像资料，使产权档案信息更加完善。在计算机技术的帮助下，对这些音像信息进行整理、保存、查阅与保护。但是，现代科技产品也需要档案管理人员掌握更高的技术，这就要求产权档案人员主动参与业务实践，掌握业务部门动向与工作程序，既要维持现有的信息收集渠道，还要开辟新渠道，采取集中性收集和经常性收集、上门收集和主动收集相互结合的策略，使产权信息更为形象与直观，帮助产权档案使用者了解产权的基本情况。5 结语总之，房地产档案管理在城市的综合建设，宏观布局、房地产行业健康发展中均发挥着不可替代的作用，对房地产档案的有效管理体现着一个管理部门的工作能力，也体现着管理部门对于行业、群众的责任意识。虽然房地产档案管理中存着着或多或少的问题，但是通过工作人员的不断努力，问题都将得到迎刃而解，而房地产档案管理这项工作本身，将发挥更