关于发布《XXXX保险股份有限公司采购工作指引(XXXX版)

1、（XXXX 版 ）关于发布 XXXX 保险股份有限公司采购工作指引总公司物控部2014年1月目录第一部分总公司采购工作指引6一、采购流程图6二、分项流程101 采购联络员102.学习采购制度113.确定米购需求114.提交采购申请135.1统购145.2团购165.2.1询价采购185.2.2招标采购205.2.3单来源米购235.2.4竞争性谈判采购245.2.5物控部核价255.3自购27第二部分分公司采购工作指引2829办公室（行政部）采购工作职责一、采购制度治理 30二、采购审批和执行30（一）采购流程图 31（二）分项流程351 采购联络员362. 学习采购制度363. 确定采购需求

2、374. 提交采购申请385. 采购审批406. 采购执行436.1统购436.2团购446.2.1询价采购476.2.2招标采购486.2.2.1报备招标486.2.2.2报批招标516.2.2.3物控部组织招标536.2.3单来源米购576.2.4竞争性谈判采购586.2.5总公司物控部核价596.3自购60三、机构采购治理 62四、供应商治理63五、市场调研65第三部分附件66一、米购需求表模板 67二、XXXX项目采购商务谈判要素一览表67三、采购纪要模板 67四、综合类项目招标文件模板 67五、IT类项目招标文件模板 67六、发回标登记表模板 67七、开标记录表模板 67八、采购签报

3、审批流程表（仅分公司适用）67第一部分总公司采购工作指引采购流程图1.米购联络员f 2.学习米购制度f 3.确定米购需求f 4.提交米购申请f OA签报/ERP申请5.2团购5.1统购5.3自购创建订单采购受理物控部批复自购签发下单需求部门自行询价米购验收付款物控部核价采购资料存档5.2.1询价米购5.2.2招标米购5.2.3单一来源米购5.2.4竞争性谈判米购5.2.5米购纪要JJJJ确定参与供应商成立招标小组确定参与供应商确定参与供应商确定参与供应商签订合同物控部核价J定标J验收付款J资料存档询价邀请确定参标供应商验收付款JJJ反馈报价编制招标文件资料存档J发标J回标J开标评标商务会谈定标

4、米购纪要签订合同验收付款讲明：监色部分由物控部负责或主导黄色部分由需求部门负责或主导资料存档二 分项流程1. 采购联络员1.1 定义 各部门设置兼职采购联络员。人员较多的部门可分室设置联络员，每室不超过一人。设置和变动时，需上 报物控部备案。1.2 职责1.2.1 采购联络员应主动学习公司的采购制度和流程，同时应了解和熟悉本部门常规采购物品和服务的内 容及要求。1.2.2 采购申请由采购联络员提交。1.2.3 本部门自购权限的采购，由采购联络员按照有关采购制度经办执行；统购和团购由采购联络员配合物控 部执行。2. 学习采购制度采购联络员应主动学习公司采购制度:2.1XXXX保险股份有限公司物控

5、人员廉洁自律规定2.2XXXX保险股份有限公司总公司采购治理方法2.3XXXX保险股份有限公司采购名目2.4XXXX保险股份有限公司采购工作指引3. 确定采购需求3.1确定采购项目需求部门确定采购项目，包括名称目的 预算等。3.2采购需求表分类采购需求应按物品或服务分类别填写采购需求表 会议类服务类。3.3填写米购需求表（见附件1）。要紧分类：印刷类IT类 非IT物品类需求部门确定采购项目的详细需求并填写 采购需求表，包括内容 品牌 规格 型号等。重要或技术复 杂的项目应提供采购项目市场调研 /技术评估分析报告或项目方案投入产出分析报告等。3.4 采购需求表要求3.4.1 采购需求表内容应具体

6、 明确 完整，以便向供应商发标 询价和供应商反馈报价。重要或技术 复杂的项目应另行编制 项目名称 项目要求。3.4.2 采购需求表须经需求部门负责人签字后方生效，物控部按有效签署后的需求进行采购， 如需求变 更，则需经上次采购需求表签字人的上一级领导签字方可生效，同时采购时刻将重新开始运算。4. 提交采购申请4.1 需求部门按照采购治理方法 采购名目及本指引，提交采购申请；采购申请应按采购名目规 定时效提早提交。统购产品采购申请通过 ERP 系统提交，团购 自购项目采购申请通过 OA 签报提交。4.2 ERP/OA 申请要求：4.2.1 采购申请应对采购项目进行简要描述。包括，采购项目名称 采

7、购目的 采购预算等。4.2.2 采购申请均须附采购需求表 。4.2.3 重大或技术复杂的项目，另附 项目名称 项目要求或其他有关资料。4.2.4 单一来源采购申请，应讲明符合单一来源采购的条件（参见采购治理方法 ），提供有关资料讲明 并经物控部审批。425必要时，ERP申请须附OA申请签报讲明。如：资产报废重新购买时，须附资产报废OA签报。4.3 采购申请审批链：运营中心 品牌宣传部 产品精算部5000元及以上） -需求部门分管总（按-董事长（ 30万及以上）4.3.1 OA 签报审批链：需求部门 -有关审批部门（如信息治理中心 等）-财务部-物控部（采购预算 5000元及以上） -董事会招标

8、代表（采购预算 照权限规定） -财务部分管总（按照权限规定） -物控部分管总（ 20 万及以上）4.3.2 ERP 审批链：参见 ERP 操作手册5.1 统购合同签订总公司物控部与供应商签订统购协议。5.1.1 创建订单需求部门采购联络员按照审批意见在 ERP 系统里创建采购订单。5.1.2 签发下单 物控部有关经办人邮件接收需求部门采购联络员发送的采购订单，审核无误后按 XXXX 协议供应商采购 订单授权签字书要求签字并向对应统购供应商下单。5.1.3 验收付款 需求部门负责对统购产品进行到货追踪和验收，按公司财务要求付款。用户部门配合。5.1.4 资料存档5.1.4.1 物控部记录电子台帐

9、，留存纸质订单。5.1.4.2 用户部门留存到货清单 验货清单等资料。5.2 团购 采购受理物控部经办人邮件接收有效审批后的签报和需求部门负责人签字确认的采购需求表后，按照审批意见 受理采购项目。团购共性操作指引A 确定参与供应商A.1 举荐初选供应商A.1.1 需求部门举荐初选供应商。招标采购项目举荐初选供应商应许多于 3 个，询价采购项目举荐初选供 应商应许多于 2 个。A.1.2 物控部按照采购项目情形，可补充举荐初选供应商。A.1.3 其他部门均可举荐初选供应商。A.2 评审初选供应商A.2.1 评审条件确定：由物控部 需求部门共同议定。要紧评审要素包括：经政府部门有效登记注册 注 册

10、资本金额 有关许可及资质，市场地位 产品质量 服务保证。A.2.2 差不多要求： 供应商应提供经年审合格的营业执照复印件 税务登记证复印件 机构组织代码证复印件。以上文件均可提供电子扫描文档A.2.3 专项要求：按照采购标的提供法律规定 行业惯例必备的许可证及资质。A.2.4 其他要求：市场地位及供应商认为有利于对其评审的有关资料。A.2.5 已在我司供应商库中备案的，可不再重复提供。有关资质证明有更新时需另行备案。A.3 确定参与供应商 经初选供应商评审，物控部与需求部门共同确定参与供应商。B 采购执行 物控部经办人按照审批意见执行采购。C 商务谈判 物控部负责与供应商进行商务谈判，需求部门

11、和有关部门配合。招标项目在商务谈判时应按照 XXXX 项 目采购商务谈判要素一览表 （附件 2）中要素逐一谈判落实。D 定标 物控部按照商务谈判结果上报董事会招标代表定标，通知中标供应商中标并按要求签订合同与供货。E 采购纪要 物控部经办人按照定标意见编写采购纪要 （附件 3）并经董事会招标代表，需求部门经办人负责人，物控部经办人签字后生效。F 签订合同F. 1 需求部门组织有关部门 物控部 法律合规部审核合同，采购金额在 3 万元（含）及以上均需签订合同。金额在 3 万元以下的可视情形签订合同；服务类（小额短期类服务项目除外）采购应签订采购合同F. 2 需求部门提交合同用印签报，签报需对采购

12、项目情形 中标供应商及价格等情形进行简要描述，并附 采购申请签报和有效签署后的采购纪要及有关资料。F.3 需求部门按照公司合同治理规定及时将合同交办公室归档，需求部门留存合同复印件和电子扫描件， 并将合同电子扫描件发物控部备案。G 验收付款G. 1 需求部门负责验收产品的品牌 到货数量 型号 系列号 包装 外观等，并在设备验收报告上签字 确认。用户部门配合。G. 2 需求部门按合同约定和财务要求付款。G.3 正常验收 符合付款条件的项目，应及时付款，无专门缘故不得拖欠供应商货款。H 资料存档H. 1 物控部留存采购 OA 签报 /ERP 申请 采购需求表 采购纪要或核价单等资料。H. 2 需求

13、部门留存合同电子扫描件 验货清单等资料。5.2.1 询价采购5.2.1.1 确定参与供应商 参见 5.2 团购共性操作指引。5.2.1.2 询价邀请 物控部经办人在正式受理采购项目后向参与供应商进行询价。5.2.1.3 反馈报价 供应商反馈报价单。5.2.1.4 商务谈判参见 5.2 团购共性操作指引。5.2.1.5 定标参见 5.2 团购共性操作指引。5.2.1.6 采购纪要参见 5.2 团购共性操作指引。5.2.1.7 签订合同参见 5.2 团购共性操作指引。5.2.1.8 验收付款参见 5.2 团购共性操作指引。5.2.1.9 资料存档参见 5.2 团购共性操作指引。5.2.2 招标采购

14、5.2.2.1 成立招标小组 物控部经办人在接到正式 OA 签报申请后，组织需求部门 稽核部 财务部 有关部门人员成立临时招标 小组。招标小组负责开标 评标。5.2.2.2 确定参标供应商 参见 5.2 团购共性操作指引。5.2.2.3 编制招标文件 物控部负责招标文件（见附件 4 5）的制作，需求部门配合。招标文件须需求部门经办人及负责人物控部经办人及负责人签字确认。5.2.2.4 发标 物控部向参标供应商发招标文件，并填写发 /回标登记表（见附件 6）。5.2.2.5 回标物控部回收供应商的投标文件，填写发 /回标登记表。回标时刻最短不低于 3 个工作日，最长不超过 5 个工作日。5.2.

15、2.6 开标 评标a 招标小组确定具体评标标准。b 招标小组共同开标并评标。形成开标记录表 （见附件 7 ）并由招标小组成员签字。重要或技术复杂 的项目视情形安排投标供应商进行讲标。5.2.2.7 商务谈判参见 5.2 团购共性操作指引。5.2.2.8 定标参见 5.2 团购共性操作指引。5.2.2.9 采购纪要参见 5.2 团购共性操作指引。5.2.2.10 签订合同参见 5.2 团购共性操作指引。5.2.2.11 验收付款参见 5.2 团购共性操作指引。5.2.2.12 资料存档参见 5.2 团购共性操作指引。5.2.3 单一来源采购5.2.3.1确定参与供应商参见5.2团购共性操作指引5

16、.2.3.2商务谈判参见5.2团购共性操作指引5.2.3.3 定标参见5.2团购共性操作指引5.2.3.4采购纪要参见5.2团购共性操作指引5.2.3.5签订合同参见5.2团购共性操作指引5.2.3.6验收付款参见5.2团购共性操作指引5.2.3.7资料存档参见5.2团购共性操作指引5.2.4竞争性谈判采购5.2.4.1确定参与供应商参见5.2团购共性操作指引5.2.4.2商务谈判参见5.2团购共性操作指引5.2.4.3 定标参见5.2团购共性操作指引5.2.4.4采购纪要参见5.2团购共性操作指引5.2.4.5签订合同参见5.2团购共性操作指引5.2.4.6验收付款参见5.2团购共性操作指引

17、5.2.4.7资料存档参见5.2团购共性操作指引5.2.5物控部核价5.2.5.1确定参与供应商物控部确定参与供应商5.2.5.2物控部核价物控部经办人向参与供应商进行核价。5.2.5.3 定标参见5.2团购共性操作指引。5.2.5.4验收付款参见5.2团购共性操作指引。5.2.5.5资料存档参见5.2团购共性操作指引。5.3 自购5.3.1 需求部门自行询价采购 需求部门按物控部批复意见或标准采购权限执行询价采购。6.2参与供应商的选择 询价邀请 商务谈判 定标等过程均由需求部门自行完成。具体执行时可参考 询价采购指引”。5.3.2 采购纪要 采购金额超过 5000 元（含）及以上的项目需编

18、制采购纪要并由经办人和部门负责人签字确认。5.3.3 签订合同 物品类项目可视情形签订合同，服务类（小额短期类服务项目除外）采购应签订采购合同。5.3.4 验收付款 参见团购共性操作指引。5.3.5 资料存档需求部门留存签报 采购纪要 验货清单等资料第二部分分公司采购工作指引办公室（行政部）采购工作职责1 办公室（行政部）经理采购工作职责1.1 执行总公司采购治理制度，并制定 修订 颁布分公司及下属机构采购治理制度 标准 流程 指 引。1.2 审批 审核 备案分公司及下属机构采购业务1.3 监督 检查 指导 考核分公司及下属机构采购业务1.4 治理 考核 评估供应商1.5 收集 调研 分析市场

19、价格。2 采购治理岗工作职责2.1 把握总 分公司采购制度，并对其宣导 讲明和执行。2.2 审批 审核 组织 参与分公司各部门 下属机构采购项目2.3 分公司下属机构采购业务的指导 治理 监督和评判。2.4 分公司联合招标小组和采购岗设置 变更的报备。2.5 分公司采购治理的自检自查，汇总上报并落实整改。2.6 分公司采购数据的采集 统计 分析和上报。2.7 分公司供应商治理。2.8 分公司采购市场调研。2.9 分公司采购档案治理。一 采购制度治理1 分公司办公室（行政部）学习 宣导 执行总公司采购制度。2 分公司办公室（行政部）按照总公司采购制度制定分公司及下属机构的采购制度，并及时进行修订

20、和完善二 采购审批和执行1 分公司办公室（行政部）按照总 分公司采购制度，审核 审批分公司及下属机构采购业务。2 分公司办公室（行政部）组织分公司及下属机构超权限采购项目， 有效操纵采购成本，保证采购质量一）采购流程图1米购联络员 f 2学习米购制度 f 3确定米购需求f4提交采购申请fOA签报/ERP申请f 5 米购审批 f 6 米购执行6.2团购采购受理6.1统购6.3自购创建订单需求部门/下属机构J1自行询价采购 签发下单.t+验收付款623单一来源验收付款621询价采购6.2.4竞争性谈判6.2.5总公司物控部1 -J1采购核价采购资料存档确定参与供应商6.2.2.1确定参与供应商确定

21、参与供应商询价邀请报备招标商务谈判物控部核价反馈报价确定参标供应商定标定标商务谈判编制招标文件622招标采购采购资料存档6.2.2.26.2.2.3确定参与供应商报批招标物控部组织招标商务谈判确定参标供应商确定参标供应商定标编制招标文件编制招标文件验收付款发标资料存档回标采购纪要定标签订合同采购纪要验收付款签订合同开标 评标资料存档验收付款商务谈判定标资料存档采购纪要物控部审核发标J签订合同发标回标验收付款回标开标评标开标评标商务谈判资料存档定标商务谈判采购纪要J定标J采购纪要J签订合同采购纪要签订合同JJJ报备物控部物控部审核验收付款JJJ验收付款签订合同资料存档JJ资料存档验收付款讲明：蓝

22、色部分由总公司物控部负责或主导J绿色部分由分公司办公室（行政部）负责或主导 资料存档 黄色部分由分公司需求部门 /下属机构负责或主导二）分项流程1. 采购联络员1.1 定义 分公司各部门 /下属机构设置兼职采购联络员。设置和变动时，上报办公室（行政部）备案。1.2 职责1.2.1 采购联络员应主动学习公司的采购制度和流程， 同时应了解和熟悉本部门 /下属机构常规采购物品和 服务的内容及要求。1.2.2 采购申请由采购联络员提交。1.2.3 本部门 /下属机构自购权限的采购， 由采购联络员按照有关采购制度经办执行； 团购由采购联络员配 合办公室（行政部）执行。2. 学习采购制度 采购联络员应主动

23、学习总 分公司采购制度：2.1 XXXX 保险股份有限公司物控人员廉洁自律规定2.2 XXXX 保险股份有限公司分公司采购治理方法 2.3 XXXX 保险股份有限公司采购名目2.4 新筹机构非 IT 资产配置标准2.5 XXXX 保险股份有限公司采购工作指引2.6 XXXX 保险股份有限公司机构物控工作考核方法2.7 分公司制定和颁布的有关采购制度3. 确定采购需求3.1 确定采购项目 需求部门 /下属机构确定采购项目，包括名称目的 预算等。3.2 采购需求表分类 采购需求应按物品或服务分类别填写 采购需求表（见附件 1）。要紧分类：印刷类 IT 类 非 IT 物品类 会议类 服务类。3.3

24、填写采购需求表 需求部门 /下属机构确定采购项目的详细需求并填写采购需求表 ，包括内容 品牌 规格 型号等。重 要或技术复杂的项目应提供采购项目市场调研 /技术评估分析报告或项目方案 投入产出分析报告等。3.4 采购需求表要求3.4.1 采购需求表内容应具体 明确 完整，以便向供应商发标 询价和供应商反馈报价。重要或技术复杂的项目应另行编制 项目名称 项目要求3.4.2采购需求表须经需求部门 /下属机构负责人签字后方生效，办公室（行政部）按有效签署后的需求 进行采购，如需求变更，则需经上次采购需求表签字人的上一级领导签字方可生效，同时采购时刻将重新开始 运算。4. 提交采购申请4.1 需求部门

25、 /下属机构按照采购治理方法采购名目及本指引，提交采购申请；采购申请应按采购名目规定时效提早提交。统购产品采购申请通过ERP系统提交，团购自购项目采购申请通过 0A签报提交4.2 OA签报/ERP申请要求：4.2.1 采购申请应对采购项目进行简要描述。包括，采购项目名称 采购目的 采购预算等。4.2.2 采购申请均须附采购需求表 。4.2.3 重大或技术复杂的项目，另附 项目名称 项目要求或其他有关资料。4.2.4 单一来源采购申请，应讲明符合单一来源采购的条件（参见采购治理方法 ），提供有关资料讲明 并经物控部审批。425必要时，ERP申请须附OA申请签报讲明。如：资产报废重新购买时，须附资

26、产报废OA签报。4.3 采购申请审批链：4.3.1 OA 签报审批链：见附件 8。4.3.2 ERP 审批链：参见 ERP 操作手册。5. 采购审批5.1 采购需求审核 办公室（行政部）审核 OA 签报 /ERP 申请是否提交采购需求表 。如未提交或采购需求表不符合要 求应退回申请人进行补充或修改。5.2 采购分项划分 按照采购名目和采购标的类别，合理进行采购分项划分。凡可由同类别供应商提供物品和服务的项目， 应划分为一个采购分项。严禁可合并采购的项目“拆单”采购。5.3 采购审批意见 按照分公司采购治理方法和年度采购名目对各采购分项审批采购方式 采购权限，同时，对审批 链不完整的申请应要求进

27、行修正。5.4 采购审批意见范例范例 1： 请附采购需求表。 未附采购需求表的情形 范例 2： 采购需求不明确，请沟通修改完善。 采购需求表内容不符合要求 范例 3：方案（费用）申请签报， 最终采购需求尚不明确， 实际采购兑现时请提早确定采购需求提交采购申请签报。 采购需求不明确的方案申请签报 范例 4：XX 项目预算 XX 元，属需求部门 /下属机构自购权限，需求部门 /下属机构按采购制度自行询价采购，形成 采购纪要。 采购需求表符合要求，各采购分项属分公司需求部门 /下属机构自购权限，采购分项预算小于 5000 元 范例 5：XX 项目预算 XX 元，属分公司询价 /招标采购权限，分公司办

28、公室（行政部）组织询价 /招标采购。 需求 表符合要求，属分公司采购权限，采购分项预算小于 5 万元范例 6：XX 项目预算 XX 元，属分公司招标采购权限，分公司办公室（行政部）组织招标采购，编制采购纪要， 采购结论在采购合同签订后 10个工作日内以 OA 形式向总公司物控部报备。 需求表符合要求，属分公司招标采购 权限，采购分项预算 5-10 万元之间 范例 7：XX 项目预算 XX 元，属分公司招标报批采购权限，分公司办公室（行政部）组织招标采购，编制采购纪 要，发标前招标文件和参标供应商报总公司物控部沟通确认，采购纪要经总公司物控部审批通过后执行采购。 需求 表符合要求，属分公司招标报

29、批采购权限，采购分项预算 10-30万元之间 范例 8：XX 项目预算 XX 元，属总公司物控部组织招标采购权限，请总公司审批。 需求表符和要求，采购分项大 于等于 30 万元范例 9：XX 采购分项预算 XX 元，属总公司参与招标采购权限，请总公司审批； XX 采购分项预算 XX 元，属分公 司招标报批采购权限，分公司办公室（行政部）组织招标采购，分公司办公室（行政部）组织招标采购，编制采购 纪要，发标前招标文件和参标供应商报总公司物控部沟通确认，采购结论经总公司物控部审批通过后执行采购； X X 采购分项预算 XX 元，属分公司招标 / 询价采购权限，分公司办公室（行政部）组织招标 /询价

30、采购；其他采购分项 预算 XX 元，属需求部门 /下属机构自购权限， XX 部/机构按采购制度自行询价采购。 综合复杂的多项采购，采购 需求表符合要求，各采购分项采购方式 采购权限不同 范例 10：XX 采购分项因 XXXX ，符合单一来源采购规定，建议采纳单一来源采购，报请总公司物控部审批。对单一来源采购需专门讲明，符合采购治理方法中关于单一来源采购的规定并附有关证明资料和讲明性材料 6. 采购执行6.1 统购合同签订 总公司物控部与供应商签订统购协议。6.1.1 创建订单 办公室（行政部）资产治理员按照审批意见在 ERP 系统里创建采购订单。6.1.2 签发下单 总公司物控部有关经办人邮件

31、接收分公司资产治理员发送的采购订单，审核无误后按 XXXX 协议供应商 采购订单授权签字书要求签字并向对应统购供应商下单。6.1.3 验收付款 需求部门负责对统购产品进行到货追踪和验收，按公司财务要求付款。用户部门配合。6.1.4 资料存档6.1.4.1 物控部记录电子台帐，留存纸质订单。6.1.4.2 用户部门留存到货清单 验货清单等资料。6.2 团购采购受理采购治理岗邮件接收有效审批后的采购申请签报和需求部门 /下属机构负责人签字确认的采购需求表后，按 照审批意见受理采购项目。团购共性操作指引A 确定参与供应商A.1 举荐初选供应商A.1.1 需求部门举荐初选供应商。招标采购项目举荐初选供

32、应商应许多于 3 个，询价采购项目举荐初选供 应商应许多于 2 个。A.1.2 办公室（行政部）按照采购项目情形，可补充举荐初选供应商。A.1.3 其他部门均可举荐初选供应商。A.2 评审初选供应商A.2.1 评审条件确定：由办公室（行政部） 需求部门共同议定。要紧评审要素包括：经政府部门有效登 记注册 注册资本金额 有关许可及资质，市场地位 产品质量 服务保证。A.2.2 差不多要求： 供应商应提供经年审合格的营业执照复印件 税务登记证复印件 组织机构代码证复 印件。以上文件均可提供电子扫描文档。A.2.3 专项要求：按照采购标的提供法律规定 行业惯例必备的许可证及资质。A.2.4 其他要求

33、：市场地位及供应商认为有利于对其评审的有关资料。A.2.5 已在分公司供应商库中备案的，可不再重复提供。有关资质证明有更新时需另行备案。A.3 确定参与供应商 经初选供应商评审，办公室（行政部）与需求部门共同确定参与供应商。B 采购执行 办公室（行政部）采购治理岗按照审批意见执行采购。C 商务谈判 办公室（行政部）负责与供应商进行商务谈判，需求部门和有关部门配合。D 定标 办公室（行政部）按照评标方法定标，通知中标供应商中标并按要求签订合同与供货。E 采购纪要 采购治理岗按照定标意见编写采购纪要 （附件 3），招标项目经联合招标小组成员签字，询价项目经需 求部门 办公室（行政部）经办人和负责人

34、签字后生效。F 签订合同F. 1 需求部门组织有关部门 办公室（行政部） 法律合规部审核合同，采购金额在 2 万元（含）及以上 均需签订合同。 金额在 2 万元以下的可视情形签订合同；服务类 （小额短期类服务项目除外） 采购应签订采购合同。F. 2 需求部门提交合同用印签报，签报需对采购项目情形 中标供应商及价格等情形进行简要描述，并附 采购申请签报和有效签署后的采购纪要及有关资料。F.3 需求部门按照公司合同治理规定及时将正式合同文本和电子扫描件交办公室（行政部）归档，需求部 门留存合同复印件和电子扫描件。G 验收付款G. 1 需求部门负责验收产品的品牌 到货数量 型号 系列号 包装 外观等

35、，并在设备验收报告上签字 确认。用户部门配合。G. 2 需求部门按合同约定和财务要求付款。G.3 正常验收 符合付款条件的项目，应及时付款，无专门缘故不得拖欠供应商货款。H 资料存档H. 1办公室（行政部）留存采购 OA签报/ERP申请 采购需求表 采购纪要或核价单 合同文 本等资料。H. 2 需求部门留存合同电子扫描件 验货清单等资料。6.2.1 询价采购6.2.1.1 确定参与供应商参见 6.2 团购共性操作指引。6.2.1.2 询价邀请 办公室（行政部）采购治理岗在正式受理采购项目后以书面形式向参与供应商进行询价。6.2.1.3 反馈报价 供应商反馈书面报价单。6.2.1.4 商务谈判参

36、见 6.2 团购共性操作指引。6.2.1.5 定标参见 6.2 团购共性操作指引。6.2.1.6 采购纪要参见 6.2 团购共性操作指引6.2.1.7 签订合同参见 6.2 团购共性操作指引6.2.1.8 验收付款参见 6.2 团购共性操作指引6.2.1.9 资料存档 参见 6.2 团购共性操作指引。6.2.2 招标采购6.2.2.1 报备招标6.2.2.1.1 确定参标供应商参见 6.2 团购共性操作指引。6.2.2.1.2 编制招标文件办公室（行政部）负责招标文件（见附件 4 5）的制作，需求部门配合。招标文件须需求部门经办人及负责人 办公室（行政部）采购治理岗及负责人签字确认6.2.2.

37、1.3 发标 办公室（行政部）以书面形式向参标供应商发招标文件，并填写发/回标登记表（见附件 6）。6.2.2.1.4 回标 办公室（行政部）按要求回收参标供应商的正式投标文件，填写发/回标登记表。回标时刻最短不低于2 个工作日，最长不超过 4 个工作日。6.2.2.1.5 开标 评标a 联合招标小组确定具体评标标准。b 联合招标小组共同开标并评标。形成开标记录表 （见附件 7）并由联合招标小组成员签字。重要或 技术复杂的项目应安排参与投标供应商进行讲标。6.2.2.1.6 商务谈判 参见 6.2 团购共性操作指引。6.2.2.1.7 定标参见 6.2 团购共性操作指引。6.2.2.1.8 采

38、购纪要参见 6.2 团购共性操作指引。6.2.2.1.9 签订合同 参见 6.2 团购共性操作指引。6.2.2.1.10 报备物控部投标报价单等资料。采购结论在合同签订完成后 10个工作日内以 OA 形式想总公司物控部报备。 报备 OA 签报需附采购申请签报 有效签署的采购纪要和正式合同扫描件6.2.2.1.11 验收付款参见 6.2 团购共性操作指引。6.2.2.1.12 资料存档参见 6.2 团购共性操作指引。6.2.2.2 报批招标6.2.2.2.1 确定参标供应商参见 6.2 团购共性操作指引。6.2.2.2.2 编制招标文件办公室（行政部） 负责招标文件的制作， 需求部门配合。 招标

39、文件须需求部门经办人及负责人 办公室（行 政部）采购治理岗及负责人签字确认。6.2.2.2.3 物控部审核 办公室（行政部）将参标供应商与招标文件以邮件形式上报物控部审核，物控部按照情形可举荐供应商参 与。6.2.2.2.4 发标 办公室（行政部）以书面形式向参标供应商发招标文件，并填写发 /回标登记表。6.2.2.2.5 回标办公室（行政部）按要求回收参标供应商的正式投标文件，填写发 /回标登记表。回标时刻最短不低于 2 个工作日，最长不超过 4 个工作日。6.2.2.2.6 开标 评标a 联合招标小组确定具体评标标准。b 联合招标小组共同开标并评标。形成 开标记录表并由联合招标小组成员签字

40、。重要或技术复杂的项 目应安排参与投标供应商进行讲标。6.2.2.2.7 商务谈判参见 6.2 团购共性操作指引。6.2.2.2.8 定标参见 6.2 团购共性操作指引。6.2.2.2.9 采购纪要参见 6.2 团购共性操作指引。6.2.2.2.10 物控部审核办公室（行政部）将投标报价单 采购纪要文本 合同文本以邮件形式上报物控部审核。6.2.2.2.11 签订合同参见 6.2 团购共性操作指引。6.2.2.2.12 验收付款参见 6.2 团购共性操作指引。6.2.2.2.13 资料存档参见6.2团购共性操作指引6.2.2.3物控部组织招标6.2.2.3.1 确定参标供应商 分公司联合招标小

41、组举荐供应商，总公司物控部补充确认。6.2.2.3.2 编制招标文件 总公司物控部负责招标文件的编制，分公司联合招标小组配合。招标文件须总公司物控部 分公司办公室 （行政部） 分公司需求部门的经办人和负责人签字确认。6.2.2.3.3 发标 总公司物控部或授权分公司办公室（行政部）向参标供应商发招标文件，并填写发/回标登记表。6.2.2.3.4 回标 总公司物控部或授权分公司办公室（行政部）回收供应商的投标文件，填写发/回标登记表。回标时刻最短不低于 3个工作日，最长不超过 5 个工作日。6.2.2.3.5 开标 评标a 总公司物控部与分公司联合招标小组共同确定具体评标标准。b 总公司物控部与分公司联合招标小组共同开标并评标。形成开标记录表并由参会成员签字。 重要或 技术复杂的项目应安排参与投标供应商进行讲标。6.2.2.3.6 商务