浅谈燃气企业材料物资管理中存在的问题及应对措施

1、    浅谈燃气企业材料物资管理中存在的问题及应对措施    葛龙元【摘 要】原材料和工程物资是燃气企业重要的资产，也是企业发展的物质基础和实现经济利益的重要资源。燃气企业材料物资管理中品种多、管网建设和配套安装项目分散，企业材料物资的功能和价值不受损失是燃气企业亟待解决的管理问题。目前一些燃气企业存在材料物资管理不善、利用效率不高的问题，提升材料物资管理水平，对于提高企业经济效益具有重要意义。【关键词】企业；物资；管理；措施一、燃气企业材料物资管理的特点燃气企业的经营范围主要涵盖天然气供应、配套安装和日常运营等相关业务。其管网和设施设备属于压力容器，且

2、地埋管线和架空管网在日常运行中会存在不同程度的銹蚀、老化等情况，因而对质量要求高。材料物资作为燃气企业资产，是企业发展的重要保障。一般情况下，在燃气企业的配套安装业务中，重要设备、材料，如调压箱柜、燃气表具、管材、管件由建设单位（甲方）采购供应，一般称之为“甲供材”，施工单位只负责安装；而其他配套辅材，如管卡、胶带、油漆等由施工单位（乙方）采购并负责安装。燃气工程项目的特殊性，材料物资管理具有以下特点：（一）材料物资种类多，按照用途和类别可分为石油专用管材、普通钢材、塑料及制品、石油专用设备、管道配件等十余个大类近300多个品种，如果再加上一些特殊工程项目使用的材料物资就更多了；（二）配套安装

3、施工项目多、施工地点分散；材料物资的运输、供应和保管受到成本费用和安全因素的影响；（三）施工周期短则数天、长则数月到一年以上或更长时间。由于受到季节性影响及施工条件的限制，施工也不均衡，部分材料物资需要建立储备，这些储备物资占用一定量的资金。二、燃气企业材料物资管理中存在的问题（一）缺乏完善材料物资管理制度和业务流程。有些企业未及时适应企业管理的需要，在业务开展之初，未建立行之有效的材料物资管理制度，材料物资管理业务无章可循，业务流程也存在不畅和权责不清的问题，无专职管理岗位等原因致使材料物资管理出现账实不符或毁损等情况。（二）材料物资的采购与实际需求脱节，或采购业务未经适当审批或超越授权审批

4、，可能造成企业资源的浪费。实际工作中，由于未充分掌握企业经营、市场开发等业务的需要，导致采购的物资与工程项目所需脱节，随意和盲目采购，形成物资的积压、短缺或者材料物资质量达不到要求，易造成工程项目停工待料，资金运行效率低下，无形中提高了生产运行成本。（三）验收工作不规范，可能导致材料物资账实不符和损失。有些企业，由于运输或物流环节受外界的影响，材料物资的包装破损或没有完整包装，形成材料物资损坏或附件丢失，验收中未及时发现而影响材料物资的后期使用。不了解材料物资的特性及验收指标导致材料物资的规格、型号、数量、质量等不符合采购要求，或因保管不善而丢失一些有效的合格证明、技术资料等重要证明资料。这些

5、不合格的材料物资在后期的配套工程使用后，将会给天然气管网和设施设备带来安全隐患，导致燃气企业安全生产工作受到严重影响，企业运行后期会为此付出高额的隐患整改等费用。（四）材料物资管理领用进行未定额控制或领用核销工作不到位。实际中，一些企业的材料物资出库未按照工程明细项目进行定额控制，或材料物资出库申请和审批业务未做到岗位分离，原始资料缺失、领用无计划；工程项目完工后未对材料物资的实际消耗数量进行现场核对，而是以领代耗，存在管控不到位的情况，形成漏洞和管理上的缺位，易造成材料物资的浪费和损失。（五）材料物资的对账和盘点工作到位，应有的控制失效。实际中，由于财务部门核算和监督职责未履行到位、材料物资

6、管理部门管理缺位，或人员短缺、软硬件条件受限等原因，未按照内控要求定期开展对账和盘点工作、相关岗位变动时未办理材料物资盘点交接，或在对账和盘点工作出现的问题未及时追踪解决，长期以往账实不符而形成资产损失。三、提高燃气企业材料物资管理水平的应对措施在燃气企业配套安装成本中，材料费一般占60%左右，材料物资管理是燃气企业配套安装业务中一项重要的工作。材料物资费用的控制也是工程成本控制的重点，也是企业内部控制工作的重点。因此，加强材料物资费用的日常管控对于提高企业经济效益具有重要的意义。（一）制定切实可行的材料物资管理制度及并明确业务流程。实际工作中，应结合企业的生产运行特点、管理模式和管理基础等因

7、素，根据内部控制规范的要求制定出适合企业自身管理特点的制度，来规范和指导企业材料物资管理工作。在材料物资管理制度确定材料物资管理的运行架构，应明确制度适用范围、部门及相关岗位职责和相应的工作程序；在具体业务方面，要明确材料物资采购、入库、物资储存、出库及盘点等工作的具体操作办法和考核措施，在此基础上，还可根据管理需要梳理出材料物资的管理流程并加以学习贯彻，做到有章可循。再好的制度，不执行也是一纸空文，因此要结合内控体系要求加大执行力、加大考核力度，逐步形成材料物资管理的制度化、流程化。（二）启用成熟完善材料物资管理信息系统，实现材料物资管理信息化。应充分考虑燃气企业材料物资品种多、管控难度大的

8、特点，必须借助成熟完善的材料物资信息系统，将材料物资信息管理、供应商管理纳入信息系统，对于日常管理中材料物资入库、定额管理、出库等工作进行系统控制，利用信息系统数据处理的强大功能，实现材料物资管理工作的信息化。对于管理基础较好的单位，还可以将材料物资的管控措施嵌入到材料物资管理信息系统中，促进材料物管理工作的程序化、信息化。在材料物资信息系统具体应用中，还要做好系统权限设置、数据备份和信息系统的安全等工作。（三）加强材料物资采购的计划管理工作，保持合理的材料物资储备。材料物资的计划管理的目的就是做到经济采购、减少库存占用、加速周转，提高企业经济效益。在实际采购中，采购计划可依据年度的市场开发计

9、划和预算安排编制。材料物资采购计划依据工程项目或生产需求，摸清库存家底、综合平衡库存状况进行编制，能够调剂平衡的，不列入当期采购计划。采购材料物资时必须订立书面合同。日常管理中，还要结合材料物资使用情况，合理确定材料物资的最高和最低储备定额。总之，材料物资计划管理工作既要满足日常生产经营和工程建设的需要，也不能为过度保证供应，扩大储备规模，形成材料物资的积压和浪费。（四）规范材料物资的验收入库工作，把好材料物资验收入库关。资产的安全完整也是投资者、债权人和其他利益相关者普遍关注的重大问题。由于燃气行业的特殊性及方便工程项目的预决算工作，采购的材料和配件必须配齐产品合格证、材质证明书、生产许可证

10、、质量检测报告、使用说明书等品质保证凭证。材料物资验收必须严格依据采购合同的约定进行数量、质量、技术标准、规格、型号等全方位现场验收，出具验收记录。对规定需要进行强制质量检验的物资，须委托质量检测机构进行检验检定。对包装破损、影响使用，不符合合同约定、或标准规定的材料物资，不得入库。为保证及时性，验收工作必须在规定时间内完成。实际工作中，相关的管理人员应具备一定的专业胜任能力。例如：仓库保管员应经过材料物资性能和技术特性、仓储保管等方面的专业知识培训；材料管理员应具备工程管理和财务管理方面的基础知识。另外，材料物资采购合同中必须明确材料物资技术标准、质量标准或其他要求，约定质量数量验收方法，并

11、预留一定数额的质量保证金。（五）加强领用材料的定额控制和工程完工后材料物资的核销工作，夯实管理、有效堵塞管理漏洞。材料物资消耗定额管理是一项重要的管理手段，也是加强企业配套安装施工项目核算，促进材料物资节约使用、降低工程成本，提高企业经济效益的有利举措。实际工作中，企业应依据设计单位编制的单项工程概算确定工程材料消耗定额，作为对施工单位领用材料最高限额进行控制的依据。具体的控制原则是：限额以内，随领随发，超过限额数量时，须办理追加领料手续，以利控制材料成本。发料时，依据审核批准的材料物资出库单，按照“先进先出”的原则办理出库，避免形成过期和积压的材料物资。工程项目完工后，企业应结合验收进行工程

12、量核对工作，确定项目实际耗用的材料物资，对于领用材料超过实际耗用材料的项目，由领用单位按照“不影响再次使用”的原则办理退库，超额领料的项目按照采购价格由领用单位赔偿。这一措施，可在一定程度上堵塞材料物资管理中的漏洞。（六）建立材料物资对账和盘点工作机制，及时解决材料物资管理中存在的问题。材料物资的定期盘点和账实核对，就是定期对材料物资进行盘点，并将盘点结果与会计记录进行比较。如果结果与会计记录不一致，可能说明材料物资管理上可能出现错误、浪费、损失或其他不正常现象，应当分析原因、查明责任、完善管理制度。实际工作中，企业应建立月度对账和定期盘点的工作机制。即每月由财务部门和物资管理部门对当月的材料

13、物资购入、出库业务进行全面的核对，确保当月材料业务全部记录入账，对于货到票未到的采购业务，业务部门应办理暂估入账手续，以保证会计信息系统和材料物资管理系统数据记录的一致性。日常还要做好材料物资的保护控制工作，对材料物资这类变现能力强的资产必须限制无关人员的直接接触。盘点就是对库存物资数量、质量和保管情况进行的清查。每月或日常盘点可由仓库保管员自行开展，每季度或半年由盘点小组进行全面清查盘点，对发生的盈亏，要及时查清原因，定人、定责，分清责任，提出处理意见和改进措施。对超储积压的材料物资和废旧物资要提出处置方案，及时盘活资金，减少损失和浪费。（七）做好材料物资的会计核算和会计信息系统的控制。会计

14、作为一个信息系统，对内能够向管理层提供经营管理的诸多信息，对外可以向投资者债权人提供用于投资决策等的信息。材料物资的会计核算是对燃气企业生产经营中涉及的材料物资信息的整理和加工，通过会计的核算和监督职能来促进材料物资的管理工作。实务中，财务部门应按照企业会计准则规定，合理选择材料物资会计确认、计量和报告中采用的原则，基础和会计处理方法。在材料物资入库环节做好采购合同、发票、入库单的审核和账务处理，在材料物资出库环节做好领料申请单、材料出库单的审核及账务处理，并做好單据交接记录，以会计信息系统的控制功能来促进材料物资的规范管理工作。四、燃气企业材料物资管理工作的思考材料物资管理应坚持计划采购，规范管理、落实责任，价值管理和实物管理相结合等原则。目前生产资料充足、物流配送业务的日趋完善，企业要借助完善的信息平台，做好材料物资的配送与装卸，有效降低次数和费用。还可通过一些措施和办法，降低库存和储备数量，通过各种途径保证工程和生产经营所需材料物资的需要，有效降低存储和资金占用费用。总之，材料物资管理体现企业的综合管理水平，需要完善的