企业费用管理系统需求说明书.doc

1、企业费用管理系统需求分析说明书编写：日期：2012-3-19审核：日期：批准：日期：受控状态：是 发布版次：1.0日期：编号：目 录1 概述11。1 软件整体介绍11。2 背景11。3 编写目的11。4 范围11.5 术语22 假定和约束22。1 功能分析22.1.1 系统维护模块22。1。2 预算模块32。1.3 报销模块32。1.4 财务工作台模块32.1。5 统计模块32。2 运行环境33 功能需求说明43。1 界面登陆43.1.1 登陆43.1。2 退出43。2 软件主界面43.2。1 系统维护模块43.2。2 预算模块63.2.3 报销模块73。2。4 财务工作台模块83.2.5 统

2、计模块94 性能需求104.1 数据精度需求104。2 时间特性104.3 适应性105 功能模块表116 功能模块图116。1 登陆注册界面图：116。2 系统总体功能模块图:126。3 系统维护模块功能结构图：136。4 财务工作台模块图：146。5 预算模块图：156。6 报销模块图：166.7 统计系统模块图:177 交付文档清单17参考资料181 概述1.1 软件整体介绍本系统是为企业费用管理开发的一款基于企业内部各级员工费用管理的软件。随着现代化企业的飞速发展,企业规模的日益壮大，内部结构层次复杂多变，导致企业在费用管理中遇到很多问题。为此，我们设计了“企业费用管理”这样一个软件平

3、台，希望通过这个软件更加方便企业的费用管理，解决费用管理中的诸多不便.本软件主要是通过预算、报销、统计、审批等功能来管理企业费用。其方便快捷的操作和美观实用的界面将使得“企业费用管理”软件更好的发挥其费用管理的功能.1.2 背景拟开发的软件系统的名称为：企业费用管理系统。本项目由基地老师提出,指派给学员进行开发。本项目以中国内资企业的一般费用管理用户手册为依据。本系统为一个独立运行的系统,暂不考虑和其它系统的连接关系.1.3 编写目的本软件主要是有效解决企业各部门员工或经办人日常申请预算、报销签批过程复杂、结算过程等待时间长的问题；最大程度规范借款、报销单据的填写、签批操作，避免人为错误;提高

4、财务审核、结算、入账的工作效率；实现日常借款、报销信息的数据存档，为费用管理提供数据依据。此需求规格说明书对“企业费用管理"软件做了全面细致的用户需求分析，明确所要开发的软件应具有的功能、性能与界面，安排项目规划与进度、组织软件开发与测试，并在此基础上进一步提出概要设计说明书和完成后续设计与开发工作.总之,需求分析的任务就是解决“做什么”的问题。本说明书的预期读者为项目经理、参加概要设计和详细设计以及编码测试的小组成员.1.4 范围本系统的使用者主要是需要企业费用管理的企业内部管理员本系统的目标是管理企业费用的计划和使用过程.系统包括企业的费用预算和报销两项基本管理工作。系统包括为了

5、开展上述工作而作的组织结构设置、费用体系设置、管理角色设置、审批体系设置.系统还包括为了监控、分析各项基本管理工作而编制的各项统计报表。1.5 术语费用：本文中的“费用"是指企业生产经营活动中生产的各项费用。例如员工工资、奖金、企业办公费用、出差人员费、交通费等费用。预算：用数字编制未来某一个时期的计划,也指经企业决策部门批准的企业在一定时期的收支预算.企业的各项支出只能在预算范围内审批,有利于管理企业的费用支出。报销:指个人因处理公司的事务或受公司指派出差执行公司的某项公务而发生的费用,由经办人或申请人按公司的规定，依据业务发生的原始单据（发票）向公司报销费用,领取现金或银行存款的

6、一项经济活动。审批：指预算和报销中的审核、批准操作.审批控制操作时，一般由费用发生部门业务人员提交申请，经有关管理人员审批后执行。审批一般遵循逐级审批管理原则2 假定和约束本系统需要在12天内完成并上交.2.1 功能分析“企业费用管理系统”由4个大模块组成，包括有预算模块、报销模块、系统维护、统计系统。其中系统维护模块中还包括几个小模块,分别是：审批、人员基本信息管理、人员职位信息管理、权限分配、费用的维护、项目信息维护,其中对费用的维护又进行了进一步的功能分析,包括工资薪资福利管理、费用的增删改、费用标准的定制；财务工作台模块同时被预算模块、报销模块、工资薪资福利模块共同使用。企业费用管理系

7、统显示内容包括显示在页面顶部的系统logo、banner，页面中部的Menu Bar和各功能模块，以及页面最底部的版权信息。点击各功能模块按钮进入相应的模块.2.1.1 系统维护模块系统维护模块有6个子模块：1 审批流程管理模块显示的主要是流程ID、审批流程名、审批流程类型、是否由财务审批。在人员类表中里面添加审批人，然后通过上移、下移按钮调整审批的先后次序。点添加按钮可以增加一个新的流程.2 人员基本信息管理模块显示的是员工的编号、员工的姓名、级别、公司的编号、部门、组等.用户可以通过一定的查询条件得到人员信息的列表，进行相应的操作和维护。3 人员职位管理模块显示的主要是职位信息和人员职位分

8、配。4 权限和角色分配模块主要是角色和权限的增删改。5 费用的维护模块主要包括:a、工资(薪资)、奖金管理，其中显示的内容包括改变日期（change date)、缘由(Reason)、改变数额（change）、百分比(rate）、月薪水数额(monthly pay）、年薪水数额（annual) 6 项目信息维护模块现实的内容主要是立项的信息、相关的销售信息、进展信和其他基本信息。 2.1.2 预算模块预算模块主要显示预算单元和预算明细费用表。申请人填写好相关信息,选择审批环节并提交审批，进入审批环节,审批人进行审批并显示出审批后的过程描述页面，处理完后审批人可以查看已审批后的预算明细费用表。2

9、.1.3 报销模块报销模块和预算模块相似.报销模块主要显示报销单元和报销明细费用表。报销可以明细的款项为单位进行的，也可以一次像预算一样，一次性报销多个明细款项，作为一次总的报销.申请人填写好相关信息，选择审批环节并提交审批，这里和预算模块不同的是所有的报销申请都必须由审批人逐级往上报进行逐级审批。审批人逐级审批并显示审批后的过程描述页面，处理完审批人可以查看已审批通过的报销明细费用表。2.1.4 财务工作台模块财务工作台模块主要显示审核、通知申请人、结算界面。其中审核分为预算处理和报销处理。预算到财务工作台的处理主要是申请人先填写预算费用表并提交财务审核，再到财务平台审核，审核通过后通知申请

10、人领款，财务后台记录所有的操作历史。报销到财务工作台的处理也是要申请人先填写报销费用表并提交财务审核,再到财务平台审核，审核通过后通知申请人领款，财务后台记录所有的操作历史.在费用维护模块中的工资、奖金管理也需要经过财务工作台的处理。员工提交上的加薪请求通过审核后需要财务工作台更新相应记录，方便变更后的查看.2.1.5 统计模块统计模块有2个子模块：1 非固定统计表模块,它为用户提供一种自己定制统计的功能，来生成一些用户所需的灵活的统计表.其显示的内容是从众多的款项里选择要统计的费用、选择是否有申请人姓名、部门、职位、选择时间界限，选择、费用的范围等。2 固定统计表模块,它能按照企业常规所需给

11、出一些固定的比较复杂的统计表。其显示的内容是员工通讯费用统计清单、企业办公费用统计清单、员工薪资表、出差人员费用表、年度项目预算与实际花销对比表、交通费统计清单、年度招聘预算统计报表。2.2 运行环境软件环境名称版本语种操作系统Windows XPSP3简体中文数据库平台Oracle9i5.0简体中文应用平台tomcat6。0简体中文客户端软件IE8。0简体中文3 功能需求说明3.1 界面登陆在企业费用管理系统中为管理员用户进行登录或者员工进行注册的界面。3.1.1 登陆系统会将企业内部管理员、员工注册用户账号、密码等信息录入数据库，在用户再次进行登录操作时，从数据库进行查询匹配,判断是否能够

12、成功登录进入软件主界面。3.1.2 退出 退出系统3.2 软件主界面本模块主要利用预算模块、报销模块、系统维护以及统计系统四个子模块，下面对这四个字模块分别进行功能需求说明。3.2.1 系统维护模块系统维护模块中，有6个子模块,用来实现审批流程审批次序定制、人员基本信息、人员职位信息、权限分配、费用的维护和项目信息维护，下面分别对这6个子模块进行功能需求分析：3.2.1.1 审批流程审批次序定制模块审批流程管理模块显示的主要是对流程ID、审批流程名、审批流程类型、是否先由财务审批进行处理.在人员类表中里面添加审批人,然后通过上移、下移调整审批的先后次序.可以增加,减少一个新的流程。审批流程与费

13、用无关，它可以对某一个流程的审批人进行指定，一个业务流程可以经过一次审批或者多次审批.在预算和报销有些不同，如办公用品,则在做完预算后可能先通过财务进行审批,指定是否通过财务审批。审批流程可以进行修改和删除。3.2.1.2 人员基本信息管理模块人员基本信息管理模块显示的是员工的编号、员工的姓名、级别、公司的编码（这里有集团-分公司的模式）、部门、组等。用户可以通过本模块用一定的查询条件得到人员信息的列表，进行相应的操作和维护。3.2.1.3 人员职位信息模块在这里,可以规定某工作或职位的基本要求，包括能力,工作要素，并用预定义字段来确定这些要求。职位表：职位代码、直接上司职位、级别、人数、空缺

14、人数)员工相关表：员工代码、职位代码、职位、岗位变动这两个表对某职位的占据情况进行表示.进行职位、岗位调整时不用动职位信息，只需将员工信息直接挂过来就行了，该职位的所有信息将被新的接任者继承。对于岗位发生变化的在变动历史上进行记载.职位信息和人员职位分配，可以采用一次选择大批的用户进行集体安排职位，工资、薪水的变化，可以直接反应到工资系统。职位添加,包括职位名称的信息和直接上司的信息，职位应属于哪个部门，空缺人数，直接上司有级别属性和相关的备注。3.2.1.4 权限和角色分配模块权限和角色分配模块主要是实现对角色和权限的增删改。在员工信息和职位信息的建立基础上,角色分为一般员工、经办人员、审批

15、人员和管理员.一般员工：可以填写基本的申请单据，传递给相应的经办人，他只能看到自己所能触及到的模块。对于一些统计是看不到的. 经办人员：一般是各部门的秘书或助理，专门办理一些签字和代办工作审批人员:将是审批环节中的一个环节，当审批人员自己要进行报销时将通过经办人向他的高一级审批人传递。管理员：主要是对系统维护模块进行管理，进行系统权限和角色的分配，一般不涉及系统的具体流程。 对于不同的角色所有的权限也不同。权限的分配可以在注册时就分配也可以后来从员工表里进行分配。3.2.1.5 费用的维护模块费用的维护模块主要是对员工的工资(薪资）、奖金进行管理.本系统将薪资和奖金归到预算中。工资(薪资）、奖

16、金管理薪资主要包括对改变日期(change date)、缘由(Reason）、改变数额（change)、百分比（rate)、月薪水数额（monthly pay)、年薪水数额(annual)的记录.薪资维护通过加薪建议由申请人向审批人提出加薪申请，员工可以查看本人的薪资变更历史。费用维护费用的维护主要是对费用条目进行增加和删除，并制定人员费用标准，其中包括费用编号、费用名称、费用的说明等信息；而明细的费用条款则包括更详细的内容标准分级或分情况，如差旅费（一般人员和经理极）或招聘费（毕业生招聘、网上招聘），还有费用的限额,用户查看费用列表后可以进行增删改。在定制完一个单元后，可以保存起来，在今后进

17、行报销或预算时可以把这些单元作为一个整体进行申请,这样就把很分散明细的款项组合成一个个比较有实际意义的单元完成费用维护后，可以对项目预算进行预定义.。3.2.1.6 项目信息维护模块对于IT行业等企业,项目是个很重要的基本运作单元，包括立项的信息、相关的销售信息、进展信息、和其他基本信息。在报销的过程中可以选择所属的项目。审批人员可以清楚的看到相关的信息。3.2.2 预算模块本系统中的预算模块是针对授权的一般用户、审批人的。申请者调出预算款项，进行预算，提交审批，通过审批后就可以到财务部请款。申请人可以自己添加预算单元，并保存，方便以后继续使用。审批人可以看到由他审批的条目，进行审批后,可以退

18、出。审批人可以查看审批清单,并对审批内容进行相应的处理.3.2.2.1 预算申请对于申请者来说，他的工作就是制定预算并提交申请。在这里申请者可以从预义的预算单元里选择进行里面相关款项的填写, 如果预算单元都不太符合要求的话，申请者还可以自己再添加预算单元，并且保存，以后还可以继续使用,之后可以根据实际情况选择审批的环节，就可以将这个申请送往审批的流程中了。系统应当能够在预算单元增减费用项目、修改费用项目的属性。费用项目的属有：编号、名称、序号、金额。3.2.2.2 预算统合预算录入是将计划申请的费用项目录入电脑.使用预算单元对预算费用进行统合管理。预算单元可以是单个工程项目，可以是某类工作，也

19、可以是公司日常开支或工资福利等。从已经存储的预算目录中，选择某个预算单元,重新调整修订各费用项目。修订完毕后应当进入审批流程，重新审批。3.2.2.3 预算审批对于预算内容,使用预算-报销统一的审批流程进行审批.审批模块应当从已经定义好的流程中,选择适合于做预算审批的流程，来对录入的预算进行审批。审批人进入预算费用审批表，将看到要由他审批的详细条目，进行审批处理后，可以“退出”。这里有两种可能，同意并签署意见，不同意并签署意见并退回上一个审批人。3.2.2.4 预算存档对于审批通过的预算内容，存入数据库.对于已经入库的预算，提供查询功能3.2.3 报销模块本系统中的报销模块是针对授权的一般用户

20、、审批人的。报销模块和预算模块的功能需求相似，报销可以明细的款项为单位进行的，也可以一次预算一项，也可以一次性报销多个明细款项，作为一次总的报销。申请人填单提交再由审批人审批，审批合格后进入财务工作平台进行账目的更新。报销要进行逐级审批审批人可以看到由他审批的条目，进行审批后，可以退出.审批人可以查看审批清单，并对审批内容进行相应的处理。3.2.3.1 报销申请报销单应当具有下列属性：报销人、费用发生的起止日期、备注信息、合计金额。每一项费用应当有对应的金额、用途、明细表、凭证粘贴单号、说明.对于其中的明细表,可以从明细表模板表中选择合适的模板在线填写。一个报销单对应一个预算单元.若报销单内的

21、费用项目是空的，可以选择或更换预算单元，若报销单内已经增添了费用项目，则不能再更换预算单元。可以从对应的预算单元下，选择任意的费用项目添加到报销单中.同一代码的费用项目可以反复出现在报销单中。3.2.3.2 报销审批对于报销内容，使用报销人选择的审批流程进行审批。审批人进入报销费用审批表，将看到要由他审批的详细条目，进行审批处理后,可以“退出"。这里有两种可能,同意并签署意见，不同意并签署意见并退回上一个审批人。3.2.3.3 记账付款对于审批完成的报销单,记录到报销日志中。记录的事项包括：。记录的事项包括:报销人、费用编号、费用名称、金额、所属部门编号、所属部门称、所属月份、审批流

22、程编号。付款属于实物给付操作,不用本系统进行管理。3.2.4 财务工作台模块本系统中的财务工作台模块的用户主要是财务工作人员。对预算和报销的款项进行处理，主要任务是审查、通知申请人、结算。审核主要是对预算请款和报销领款的审核。申请人提交财务审核，审核通过后通过财务工作台的审核,审核通过后通知申请人领款。3.2.4.1 审核在这里从审核的菜单里选择预算请款或报销领款预算处理:有两种情况，1.申请人先递交财务审核2.流程结束时走到财务这里。在这里审核的方式大体同前面，可以查看到预算的明细款项,可以查到审核的历史记录，对于财务来说，只要审核不合格就退回给申请者，既流程的第一个节点. 在审核通过后,将

23、出现一个通知页面,通知申请人领款。并可以在这时进行支出的模拟结算，以便以后的统计。报销处理：在页面中要有报销申请的具体数据，财务人员可以填写意见，只要审核不合格就退回给申请者，既流程的第一个节点。 在审核通过后，将出现一个通知页面，通知申请人领款。并可以在这时进行支出的模拟结算，以便以后的统计。这里的信息通知页面是相同的。3.2.4.2 通知申请人和结算财务根据预算和报销的合计值得到支出结算，并可以进行修改.通知人员来领款,按照传统的手续来结算,这里是为了统计和逻辑上的需要，此时财务要记录。3.2.5 统计模块统计模块分为非固定统计表模块和固定统计表模块，对各种报表进行处理.3.2.5.1 非

24、固定统计表模块这里为用户提供一种自己定制统计的功能，来生成一些用户所需的灵活的统计表 这里将给用户以下选择:从众多的款项里选择要统计的费用、选择是否有申请人姓名、部门、职位、选择时间界限，选择、费用的范围等。 用户可以保存每次统计的配置，以便以后在统计时方便的调出来 对于以预算单元为基本统计项目，也将提供一个动态的统计功能,用户可以在页面上选择要对哪个预算单元进行纵向的汇总。这里在框架页的左边可以选择预算单元，点击确定后可以在右边出现相应的明细款项列表，这里可以对统计里明细款项进行选择和定制，和前面一样可以将配置选择保存起来， 以便下次使用。3.2.5.2 固定统计表模块按照企业常规所需给出一些固定的比较复杂的统计表.其显示的内容是员工通讯费用统计清单、企业办公费用统计清单、员工薪资表、出差人员费用表、年度项目预算与实际花销对比表、交通费统计清单、年度招聘预算统计报表.这里按照企业常规所需给出一些固定的比较复杂的统计表1 员工通讯费用统计清单 2 企业办公费用统计清单3 员工薪资表4 出