国际高力物业公司财务部操作手册word版本

1、此文档收集于网络，如有侵权请联系网站删除上海高力国际物业服务有限公司* 物业管理处-财务部Colliers International Property Services (Shanghai)Co., Ltd.*l Property Management Office- Finance Dep.操作手册Work Instruction By Finance Dep.文件号 : Q/WI-DGM-FD-0109此文档仅供学习和交流此文档收集于网络，如有侵权请联系网站删除组织架构图1操作手册目录2 文件修订记录3会计核算方法及凭证账册制度4货币资金管理制度5备用金管理制度6押金收取/中退作业 9

2、请款/付款管理制度15 收款管理制度18资产管理制度 22费用报销流程25预算作业流程 27表格清单24表格修订记录 25此文档仅供学习和交流.此文档收集于网络，如有侵权请联系网站删除财务经会计1人1人人财务部人数合计： 3此文档仅供学习和交流此文档收集于网络，如有侵权请联系网站删除 颁布日期文件编号业务管理手册名称1. 版本 Dec 3, 2007 DGM-FD-01 1.1 1.0 会计核算方法及凭证账册制度Dec 3, 2007 DGM-FD-02 1.21.0 货币资金管理制度Dec 3, 2007 备用金管理制度 1.3 DGM-FD-03 1.0Dec 3, 2007 DGM-FD

3、-04 1.0 1.4 押金收取 / 申退作业Dec 3, 2007 1.0 DGM-FD-05 请款 /1.5 付款管理制度Dec 3, 2007 DGM-FD-06 1.0 1.6 收款管理制度Dec 3, 2007 资产管理制度DGM-FD-07 1.7 1.0Dec 3, 2007 费用报销流程DGM-FD-08 1.8 2.0Dec 3, 2007 DGM-FD-09 1.0 1.9 预算作业流程Revised by审核准 Authorized by此文档仅供学习和交流.此文档收集于网络，如有侵权请联系网站删除序版修订内修审批检索登此文档仅供学习和交流.此文档收集于网络，如有侵权请联

4、系网站删除 第一章会计核算方法及凭证账册制度1 .目的规范管理处会计核算方法，凭证的制作，凭证帐册的保管。2 .适用范围会计类，凭证帐册的制作、管理。3 .定义（无）4 .主要职责4.1 财务经理/会计/出纳：负责日常会计核算凭证制作与复核。4.2 出纳：负责凭证、帐册的装订和保管。5 .内容5.1 采用借贷复式计账法，会计科目和核算方法以公司预算会计为主， 结合实际， 设置银行现金日记账、总分类账、各项明细分类账；5.2 原始凭证是计账的依据，财会人员必须认真审核各种原始凭证， 要求一切原始凭证必须手续完备、合法，内容真实，数字正确，日期和印章齐全，大、小写相符等，不得有白条报账，不得有涂改

5、。一切原始凭证经审核无误后，才能填制 记账凭证，据以记账；5.3 原始凭证不得随意涂改，凭证、账册应由专人列册登记，妥善保管，不得丢失。有关会计报表、账册、会计凭证保存年限按上级规定办理；5.4 指定专人保管一切未使用的重要空白凭证，如支票、现金收据、发货票据等， 动用时由领用人办理领用手续。对误写的收据或作废的支票，应注销作废章，妥 善保存，不得销毁废弃。6 .引用文件（无）7 .记录（无）此文档仅供学习和交流.此文档收集于网络，如有侵权请联系网站删除第二章货币资金管理制度1 .目的规范管理处货币资金收付使用和保管工作。2 .适用范围管理处货币资金的管理。3 .定义（无）4 .主要职责4.1

6、 出纳：负责日常货币资金的收付使用、保管工作。 4.2 财务经理/会计：不定期进行检查。.5 .内容做好库存现金的保管工作，有关证券和现金必须放在银箱内， 确保安全。建立健 全现金账目，做到日清月结，钱账相符，杜绝白条抵库或账外现金，禁止私立“小 金库”；对超过现金收付限额以上的收彳e款项，必须通过银行结算 .6 .引用文件（无）7 .记录（无）8 .其它（无）此文档仅供学习和交流.此文档收集于网络，如有侵权请联系网站删除第三章备用金管理制度1 .目的 规范管理处备用金的使用和保管工作。2 .适用范围管理处备用金的管理。3 .定义（无）4 .主要职责4.1 出纳：负责备用金的使用、保管工作。

7、4.2 财务经理/总部财务/驻场物业总经理：定期或不定期进行检查。5 .内容5.1 备用金保管人楼盘出纳5.2 备用金使用范围5.2.1 使用上限以300元为限。5.2.2 使用项目为邮资，日常用品，员工车费（尽限于楼盘一般员工）及一般小 额杂项。5.2.3 备用金每月补发一次，驻场总经理必须于额度内加强控管使用。6 .引用文件（无）7 .记录备用金报销单 DGM-F-004现金暂支单DGM-F-0068 .其它附件：备用金使用流程图此文档仅供学习和交流.此文档收集于网络，如有侵权请联系网站删除附件：备用金使用流程图负责执行人使用表单说 明时点.驻点成立或1).物业经理/ 依各驻点现场情况提报

8、,备用金设置驻场总经理总部。设置必要时入用备备用金保管收据驻点出纳金1).投由出纳人H保管并签署.备用金发放备用金保管收据。时 保管人应设置现金流2).以记录各项备用金水帐，收支情形。备用金申请单 使用人 备用金申请人填写 ''备用1).使用申请 金报销单，并附发票。 每日驻场总经理 1).驻场总经理审核支出的每日主管签核必要性及数据实际购入金额是否数量，的品目，准确。.及证凭核 纳1).出 楼盘出纳对签每日 限权署。支付备用金支付备用金并要求领款签2).此文档仅供学习和交流.此文档收集于网络，如有侵权请联系网站删除早。楼盘出纳 备用金报销明细1).出纳人员根据当月所有支 每月

9、25日续出编制“备用金报销明细 表日为节25(如。表”则提前假日，作一工至2).由楼盘出纳依据请款程上) 序申请补发，并由驻场总日 经理，开发商审核1）.每月开发商财务由开发商拨发备用金最后入备拨用金补帐如为节假 楼盘出纳/（日至日延则顺）下一工作日 此文档仅供学习和交流.此文档收集于网络，如有侵权请联系网站删除第四章 押金收取/中退作业1 .目的规范管理处押金的收取和中退工作。2 .适用范围管理处押金的收取、中退。3 .定义（无）4 .主要职责4.1 出纳：负责押金的收取、中退工作。.4.2 财务经理/总部财务/会计：定期或不定期进行检查。II5 .内容5.1 押金项目5.1.1 出入证押金

10、5.1.2 车位证押金5.1.3 其他项目押金5.2 押金收款规定5.2.1 出纳应依申请人申请的项目，分别收取押金金额。5.2.2 出纳应开立收据，并加盖“公司发票章”。5.2.2.1 第一联保留于收据本上由管理中心归档留存，以便于中退押金时核对5.2.2.2 第二联交由申请人保管，作为中退押金的收据5.2.2.3 第三联交会计用于做帐。5.3 押金退款规定5.3.1 申退人应凭原收据的第二联， 连同身份证复印件至管理处出纳处办理申退。此文档仅供学习和交流此文档收集于网络，如有侵权请联系网站删除5.3.2 如申退人遗失收据或收据损坏无法辨认，则出纳应不予接受申退。5.3.3 上述第二项规定，

11、如有特殊状况必需申退押金时，则应让申退人签立“押金收据遗失证明”并检附身份证复印件。5.3.4 出纳应取出原收据本第三联，依据证件退款处理方式退款。5.3.5 出纳将押金退还，并同时请申请人签收。5.3.6 出纳应将申请人缴回的第二联或申请人签署的“押金收据遗失证明单”装订回原收据上。6 .引用文件（无）7 .记录（无）8 .其它附件：押金收款流程图押金退款流程图此文档仅供学习和交流.此文档收集于网络，如有侵权请联系网站删除附件：押金收款流程图负责执行使用表单说明时点人员申请人 1).由保安或客户服务人员确认申请证件带至出纳处申请人的需求后，保安人员 办理申请作业。 客户人员*出纳 收据1).

12、开立收据并填写相关资.收取押金 料。2) .加盖“公司发票”章。3).出纳应于“收款人”签名收款当日1).应将收款金额全数填入银*收款日报表 出纳.现金管控会计*押金收款清单行。公司会计填写“收款日报表”并传真 2).至财务部，以便查核。会计*押金收款清单根据出纳提供报表明细，1)1I帐务处理 公司会计 经查核明细，经查核无误，即登入账簿。此文档仅供学习和交流.此文档收集于网络，如有侵权请联系网站删除此文档仅供学习和交流.此文档收集于网络，如有侵权请联系网站删除附件：押金退款流程图负责执行使用表单说明时点人员.申请人*身份证1).由中退人携带身份证及相关 .退证收据至物业管理处 办理。第二联*

13、1).出纳，驻 核对相关单据及身份证原 *收据第一联 .退回押金场总经理件。*押金收据遗失证明2).中退人遗失中退收据时，应签署“押金收据”遗失证明单”并检附身份证复印件。3) .由“代收备用金“项下执行退款。1).于“押金收款清单“注销。 出纳*付款日报表.现金管控2).会计填写“付款日报表”并传真*押金收款清单公司会计 至财务部，以便查核。1).依据出纳提供报表，经查押金收据余额* 会计.帐务冲销清单公司会 计核并冲销相关科目。此文档仅供学习和交流.此文档收集于网络，如有侵权请联系网站删除中退/ 1）.将相关文件装订一起。押金收取*归档收据第一，二联。押金遗失证明*单此文档仅供学习和交流.

14、此文档收集于网络，如有侵权请联系网站删除第五章请款/付款管理制度1 .目的规范管理处请款、付款的工作。2 .适用范围管理处的请、付款作业。3 .定义（无）4 .主要职责4.1 会计：负责日常请款、付款工作。 4.2 出纳：协助会计完成付款工作。 4.3 财务经理/总部财务/驻场物业总经理：审核。5 .内容5.1 请款项目5.1.1 各类外包合约项目请款（如清洁，工程维护等）5.1.2 根据采购流程规定办理验收的非合约厂商请款（指金额超备用金使用上限的）5.1.3 公用事业费用：水费，电费，电话费等。5.2 付款方式合约及非合约厂商按下列程序请款，网上支付。水，电，电话费托收。6 .引用文件（无

15、）7 .记录付款申请单DGM-F-007付款明细表DGM-F-006支票付款记录 DGM-F-003此文档仅供学习和交流此文档收集于网络，如有侵权请联系网站删除其它应付款明细表DGM-F-001预付 货款明细表 DGM-F-0028 . 其它附件：请款及付款程序此文档仅供学习和交流.此文档收集于网络，如有侵权请联系网站删除附件：请款及付款程序 黑占完成畤 说明负责执行 使用表单 员人一 费用申请单1).附相关单据(发票，工程材 费 用申请每日.付款申请 请购申请单单请请料购人 单，付款中采购单物料验(DGM-F007), 采购单，物料验收单 收单，工程验收单等资料)工程验收单每日 驻场总经 1

16、).驻场总经理依据合约内容，付款审核理请采购流程及实施状况，核实付款内容。细款付楼盘出纳 明表楼盘出纳根据当月所有经驻1).汇总当月费用 编制(DGM-F006) 场总经理签核的申请单，每月 28日(DGM-F006)。“付款明细表物渠部：次表明款付 商发开/细1).公司总部逐笔审阅费用申请.总部审核月2日物业部经(DGM-F006)单项目及金额，并签核。务财理/财矜部：次2).开发商审阅费用申请单项目部日6月 及金额，并签核。此文档仅供学习和交流.此文档收集于网络，如有侵权请联系网站删除次月12日总部会计 支票付款记录1）.总部出纳根据付款明细表 网票或立开支 上支付（DGM-F006）开立

17、支（DGM-F003）票。/出纳2）.总部会计，财务经理审核盖章。楼盘出纳向供应商发放支票，3）.并由领款人签署“支票付款记录 本”。（DGM-F003）第六章收款管理制度1 .目的规范管理处收取各类款项的工作。2 .适用范围管理处收款工作。3 .定义（无）4 .主要职责4.1 出纳：负责日常收款工作，开具相关收据或发票，制作收款日报表、应收账明细表。4.2 会计/财务经理：依据报表明细。确认后进行帐务处理。 5 .内容5.1 收款项目：1车位管理费2各项维修收入3.有偿清洁费收入4.其他业务收入此文档仅供学习和交流.此文档收集于网络，如有侵权请联系网站删除5.2 出纳依据规定收取各项费用并开

18、具收据或发票，制作收款日报表，应收账款 明细表（DGM-F009）,以便与财务经理与会计进行查核和帐务处理。6 .引用文件（无）7 .记录付款通知单DGM-F-005应收账款明细表DGM-F-009其它应收账款明细表 DGM-F-0108 .其它附件：收款流程图 此文档仅供学习和交流.此文档收集于网络，如有侵权请联系网站删除附件：收款流程图负责执使用表单说 明时点行人员.1）.应随时更新各项分摊表，以确保付分摊 每上一理管发开商 费编制付款通知单收款期的准确性。（DGM-F005）表驻场会款通知单计，客户的25应一式二（DGM-F005）2）.车位维护分付款通知单日以前人务服联。摊表员各项费用

19、分摊表应每月提供给财务 3）.关资 其他相 部以便帐务管理及查对。 料单款付通知（DGM-F005）25将盖有物业管理处印章的付款每期知款付通单1）.服客户.发送付款通知单日(DGM-F005正联送至租户通知单务人员(DGM-F005) (DGM-F005)(D 处。)副联应妥善保管以便查核，并保 2).存至收到款项为止。出纳发票，收据支票* *现金* 1).缴款方式：电汇收款时收取款项并开 出发票(收据)除各项管理费收入以外，应包含 2).现场提供的各项服务收入。“开票人”经办人应于发票或收据 3).此文档仅供学习和交流.此文档收集于网络，如有侵权请联系网站删除处签名，以便核查。当收1).应

20、于收款当日填写各项收款清单*车位管理费 出纳 款填写收款清 单日以便日 后查核。收款清单*其他收款清 单收款日报表1).纳出会将每日收取的现金，支票应于当.现金管控 计 日存入银行。当收款 2).填写收款日报表送至财务部以便日司公会 计主管 于查核。商开发 财务收当依据出纳提供的报表明细，经核明会驻场款账应收1).款.帐务冲销表细计查确认后，即登入账簿并冲销相关日(DGM-F0科目。会司公09)计此文档仅供学习和交流.此文档收集于网络，如有侵权请联系网站删除 第七章资产管理制度1 .目的规范管理处资产管理作业。2 .适用范围管理处的资产管理。3 .定义(无)4 .主要职责4.1 财务部：配合人

21、事/行政部定期进行资产盘点。4.2 会计/财务经理：对资产的购入、出售进行帐务处理，计提折旧等。5 .内容固定资产是物业运作的基础。为配合各项业务的拓展，需购置、更新各种物品及 设备。具项目繁多，故应通过公司行政部管理及使用单位妥善管理， 才能更好发 挥资产之效能。5.1 固定资产的定义固定资产指单笔金额超过2,000元人民币，且使用年限超过两年以上的有形资金。并按照税法规定于若干年期间内提列折旧。5.2 固定资产的分类5.2.1 办公设备：电脑软硬件、复印机、传真机、影印机、装订器、打卡钟、计算机等。5.2.2 办公家具：办公桌椅、档案柜、白板、办公厅隔间设备等。5.2.3 电器设备：冰箱、

22、微波炉、冷气机、电视机、风扇、饮水机、录影机等。5.2.4 通讯设备：电话机组、无线电机组、对讲机等。5.2.5 机电设备：仪器设备、机电工具等。5.2.6 其他设备：未列入上述分类之各项设备、器具、工具。此文档仅供学习和交流.此文档收集于网络，如有侵权请联系网站删除5.3 资产转移由移出单位填写“资产移转申报单”经移入单位确认后并签收，送交财务部门于 资产登记卡上做更改记录、移转保管责任。资产如未经核准，不得外借他用。不同业主之转移须取得业主同意的书面文件，才可执行转移5.4 资产遗失由资产使用人（保管人）填写“资产遗失申报单”送交主管部门签核，并由主管部门至现场查明原因，对疏失之使用人（保

23、管人）追究其责任，申报主管部门核准后，由驻场总经理签字确认，并送财务部依规定办理。5.5 资产报废资产因使用年限已至，老旧过时，意外损坏等因素致使功能降低或丧失,不堪使用。 应由资产使用人填写 “资产报废申报单” ， 经部门主管及人事行政部核准后，由行政部门及财务部门依规定报废。 对于仍有部分功能或仍具剩余价值者， 应由行政部门得以集中进行拍卖、出售。5.6 资产之保养作业资产使用人（保管人）应善尽资产保管维护之责任。如有重大损坏，需回报主管部门及人事行政部，提出修缮申请。经同意后进行修缮。5.7 资产折旧之提列财务部门依税法规定逐年提列折旧， 并应于每年税务申报后， 将上年度折旧提列清单送交

24、行政部门，以便行政部门更新资产登记卡资料。5.8 资产盘点会同行政部门及使用部门应定期 （每年至少一次） ， 依据资产清册进行实地盘点，以掌握资产之实际状况并对于变动项目， 作资料之更新。 编制 “资产盘点清册” ， 记录数量的变动，对于变动数量，查明原因依规定办理。此文档仅供学习和交流 此文档收集于网络，如有侵权请联系网站删除6 .引用文件（无）7 .记录（无）8 .其它（无）此文档仅供学习和交流.此文档收集于网络，如有侵权请联系网站删除第八章费用报销流程1 .目的规范管理处费用报销工作。2 .适用范围管理处费用报销的管理。3 .定义（无）4 .主要职责4.1 出纳：于每月18日将月度报销单

25、及所附各类单据交至总部财务。4.2 会计/财务经理：进行相应帐务处理。 5 .内容5.1 差旅费的报销填制国内/国外差旅报销单，附上发票原件及预先审批单。经部门主管，驻场总经理签字确认后，每月汇总于月度报销单交于财务。5.2 业务招待的报销填制招待费报销单，附：原始发票，名片复印件，员工和部门主管均需附上招待费预先申请单。经部门主管，驻场总经理签字确认后，每月汇总于月度报销单交于财务。5.3 市内交通费报销单填制市内交通费报销单，附：原始发票。经部门主管，驻场总经理签字确认后, 每月汇总于月度报销单交于财务6 .引用文件（无）7 .记录此文档仅供学习和交流.此文档收集于网络，如有侵权请联系网站删除8 .其它附件：费用报销作业流程并附发申请人填制相关费用报销单原件及预先审批将每月各类报销单据汇总于月度报单。驻场总经理签字确认月度报部门主管， 销单及所附各类报销单据日前将月度报销单及所附各类每月18报销单据交于财务部此文档仅供学习和交流.此文档收集于网络，