物资自选目录采购模式

1、物资自选目录采购模式关键字：自选目录清单、目录询价、区域报价、目录选购、订单确认一、现状分析：从2010年分公司成立以来，物资采购专业充分发挥分公司管控模式的优势，大力推进电子商务平台建设，深化集中采购的广度和深度，不断优化集中采购的策略和手段，建立联合储备，着重供应商管理，在保证物资供应的前提下，取得较好的经济效益与工作效率。二、采购与联合储备系统的传统管理模式也面临以下问题：（1）从计划、采购管理来看，其流程主要是：专业根据物资目录填报需求计划，经部门及各级领导审批后，再由物资采购专业分别汇总物资计划，分类向各供应商进行询价/招标，选取性价比最优者进行采购，这种“照单抓药”的采购方式容易出

2、现紧急采购情况较多现象；（2）从仓储管理来看，其流程主要是：订单物资到货经验收合格入库后，采购专业根据合同约定办理付款，这种仓储方式容易造成占用大量库存资金及发生“一次采购几年用不完”的呆料现象三、目录采购思路与解决方案1.由于目录采购系统与物资采购系统有较大的功能差异，为尽可能降低物资系统的影响，目录采购系统将会全新独立开发，在物资系统服务器中增加全新的应用程序站点存放，物资系统中增加相应的自选目录采购模块链接与目录采购系统进行交互。界面风格采用联合储备系统界面风格，引进新版图形化工作流，为缩短开发时间，数据库结构在不影响物资采购系统的使用前提下进行扩展。、 2.物资供应是企业生产和发展的重

3、要环节，要实现物资的零库存、零损耗、零资金占用，缩短采购周期及减少物资采购和管理中的浪费，就必须大胆创新，借鉴淘宝网等模式，实行用户对用户的交易方式，实现江苏分公司物资自选目录采购的虚拟超市管理，革除传统物资采购中的弊端。3. 目录采购将是分公司通用物资采购的主要采购方式之一,通过协议订购可以很大程度降低采购成本,缩短采购周期，提高采购效率，从而使得分公司采购人员从一线重复性工作剥离出来，有更多时间进行其他管理方面的工作，如寻找优质供应商。4.由分公司制定“自选目录”准入标准以及交易规则，分公司可以根据物资目录在无计划的情形下由采购人员提前创建询价/招标，将经评审的合格供应商信息（单价、交货期

4、等级）导入“自选目录”，实现一码多家供应商的报价信息展示。5.项目公司在自选目录范围内直接进行选购，拥有更多的自主性。专业可以根据设备的实际情况订购不同厂家的产品，经领导审批后可直接产生物资订单，缩短了采购周期，降低了储备费用。 6.根据功能需求充分利用分公司完善的电子商务系统，开发并新增物资自选目录采购模块，主要功能包括自选目录清单、目录询价、目录选购、订单确认。（见图）物资自选目录采购图：新旧流程对比：四、 技术实现（一） 目录清单1.维护自选物资 (1)联合储备系统中，标记物资目录中的某项物资为自选目录物资。也可停用使用中的自选物资，停用后项目公司不可针对该物资进行自选采购，供应商亦不可

5、针对该物资进行报价信息变更，如下图：2.准入自选物资清单 标记为协议订购的物资，在制定采购计划阶段，需要与传统物资分开。供应商可以在外网查看自选物资清单。并联系采购经理，申请供货。采购经理根据实际情况进行询价作业。在询价中，供应商需要明确供货范围，系统支持供应商分区域报价。采购经理根据报价情况，经审批后，确定自选物资的主从供应商。本节点主要明确各物资的供货商准入。不同的区域/项目公司可以设置不同的主供应商。3.外网供应商目录采购物资清单供应商在外网可查看需方单位已设定好的目录采购物资清单，可以针对本公司可供物资进行自荐，同时，可对本单位已准入的目录采购物资进行价格、资料的变更或退出申请。（二）

6、 自选物资价格管理包含1. 价格履历库：供应商可以通过价格变更作业，提出调价申请，在正式报价批准，且新价格启用日期未到前，合同将按原价格产生。生效日期到后系统自动改变自选目录物资价格。并将批准后的价格信息写入价格履历库。内网分公司也可灵活查询针对某物资的所有项目公司的历史价格及调整日期。2.价格变更申请：供应商可以在外网提出价格变更申请，系统自动定期同步到内网，经审批后，将审批意见或结果同步到外网以通知供应商。（三） 供应商优选作业 供应商优选作业，可根据分公司实际情况，定期或者随机进行设置。通过这个作业，可以根据实际情况，将新的供应商纳入到采购范围。或将主从供应商中供货次数较少的，满意度低的

7、供应商淘汰掉（四） 目录清单信息变更修改、退出小于100W供应商内网供应商外网提出目录清单信息维护采购经理审核（分公司）更新目录清单同步更新信息分公司总经理运营部副部长物资采购高级经理分公司分管副总小于1W小于10W结束运营部部长（五） 目录询价1.可根据物资目录直接生成询价，在生成合同时，系统录入自选目录清单。与普通询价的区别在于目录询价非当前需及时购买的，因此内外网都需另外建议单独模块用于区分，以免供应商理解错误，物资目录询价是自选目录清单的主要来源之一。如图：小于10W小于1W小于100W生成自选目录清单10分公司总经理7运营部副部长6物资采购高级经理9分公司分管副总11生成合同12历史

8、8运营部部长2分公司采购经理生成询价3发布询价4开标5预决标1选择普通物资目录物资确定保存2.说明 根据物资目录直接生成目录询价并又供应商在外网对应物资进行各项目公司报价（区域报价），开标后，预决标时，可以设置多个供应商的报价为预中标（可以为一个项目公司中的一项物资条目对应多个预中标单位）和确认供应商的类型（原厂商、长协供应商、其他），如下图: （六）目录订购 项目公司采购人员进入自选目录采购模块，根据实际的需求计划直接在自选目录清单下进行选购物资（需要进行供应商的选择，才能提交采购计划），保存后生成一个采购计划，按原来物资采购申请流程审批，审批结束时发出供应商确认订单信息，由供应商确认各项信

9、息后即可生成订单。订单信息无存在变化或者只存在供货期变化时，项目公司采购人员即可生成订单并执行；订单信息存在变化，由供应商提交变更申请流程，分公司审批完成并更新内外网目录清单后生成订单。如下图8 生成订单9执行订单价格、交货期没变化价格有变化或者协议期已过收到通知确认订单信息6供应商确认1选择自选目录清单下的物资 7分公司审批5待确认订单2申购部门部长审批更新目录清单外网目录清单内网目录清单同步更新内网外网3项目分管副总4项目总经理<1万>1万>10万<10万选购人（项目公司）(七) 订单确认与结算项目公司选择自选目录清单下的物资，并审批完成后，订单信息提交到供应商确认

10、，供应商确认没问题后则直接生成订单并走相应的订单流程。如部分订单条目价格或信息变化，双方可决定是否拆分合同；拆分合同并确认后，价格没变化的条目直接生成订单，价格有变化的条目走变更申请流程，审批完成并更新内外网目录清单后生成订单。 如下（流程图）小于10W小于1W小于100W价格没变化供应商内网供应商外网选购人（项目公司）更新自选目录清单同步更新信息价格有变化分公司总经理运营部副部长物资采购高级经理分公司分管副总大于30W供应商确认生成订单执行订单历史运营部部长五、预期效果1、实现了项目公司在虚拟超市内有计划的自主选择物资，可以实时查询物资现价，更好的控制采购金额预算；节省了采购比价批复的周转时间，大副提高采购效率，采购过程更加规范快捷；2、采购职能分工界面更加明确，目录采购模式中分公司负责自选目录的维护、供应商目录报价审核、统一结算、交易规则管理；项目