【精品】采供管理制度

1、黄金大酒店釆供管理制度（修订版）总经办采购员负责酒店的所有物资日常采购供应、验收保管工 作。在采购供应中，应严格执行酒店的各项制度，对物资的采购要 严格抓好质量、价格、交货日期等工作。真正树立“急经营部门之 所急、想酒店声誉之所想”的酒店意识。釆供工作的方针是：科学 有效、公开公止、比质比价、合理储存、保障经营；采供工作的原 则为：严格执行制度、做好计划采购、保证物资供应。一、采供计划的制定1、为保证酒店工作正常开展，使总经办对酒店资金的调度和运 转有全面、正确的安排，各部门必须制定月度物品使用计划。各经营部门和职能部门耍根据自身营业状况和工作需耍在每月 25 h （含25 h）前编制次月的各

2、种“物品使用计划”（包括柴油使 用计划）报总经办初审后由总仓汇总。“物品使用计划”分为费用性 物品使用计划和成本性物品使用计划。费用性物品使用计划按经营 预测实际需要量编报，成本性物品使用计划按经营成本率预测编报。“物品使用计划” 一式三联，第一联部门留存、第二联总经办备 案、第三联谁采购谁统计。2、仓库保管员根据汇总的“物品使用计划”比较库存量和计划 存量后提出补仓物品数量，填写“补仓物品请购单”，根据汇总的各 部门“物品使用计划”和补仓物品数量编制全酒店的月度“物品使 用计划”，报总经办审核后送总经理室审批。汇总的“物品使用计划” 一式三联，第一联由仓库留底、第二联由总经办财务部备案、第三

3、 联由采购员备案。3、固定资产、设备、备品备件的采购计划。（1）固定资产设备的新增或更新计划。按照酒店新增固定资产 立项审批管理办法执行，即由使用部门根据生产经营的需要提出书 面报告，总经理室批准后转总经办，由总经办及使用部门确定具体型 号、规格，由采购员（数量金额较大的请矿山相关处室配合）实施采 购。（2）月度计划。各使用部门在每月25 h前（含25 r ）向总经 办报次月备品、备件（包括维修件）申购计划，总经办核定汇总后 在每月27日报交仓库保管员，备品、备件要求品名、规格、型号、 数量、使用单位等填写清楚（必要时提供采购样品）,仓库保管员作 库存平衡和询价后汇编入下月酒店采购和资金预算计

4、划报批。二、物品采购管理1、采购员根据批准的酒店月度“物品使用计划”分类做好各种 物品的具体采购计划，实行计划采购。如部门有采购时间要求的， 必须按规定时间采购到位。如未通过审批的“物品使用计划”，采购 员不予采购，财务部不予付款。2、对粮食类、调料类、肉类，禽蛋类、冰冻类原材料，酒水， 客房消耗品，办公用品，设备备品、备件等实行供应商定价采购制 度。对粮食类、调料类、肉类，禽蛋类、冰冻类实行月定价制度； 水产、蔬菜、水果类实行半月定价制度；酒水、客房用品、办公用 品、印刷品等实行年定价制度，并在执行过程中对供应商所供物品 的价格实行定期价格检查制度。3、物品采购的要求（1）常用制食品的采购为

5、达到质优价廉、最大限度地降低原材料成本，对常用主、副 食品进行供应商定价采购。定价前财务部、采购员和餐饮部必须进 行市场价格调查，由财务部、采购员、餐饮部共同定出下一期原材料的价格并由财务部经理、餐饮部经理签字后执行（填制的“原材 料定价表” 一式三联，第一联厨房留存据以验收，第二联财务备案 据以计算成本和核查价格及付款之用，第三联采购员备案据以采购 时掌握控制价格）。（2）餐饮鲜活商品、蔬菜和米面湿制品等不可作库存物品的采 购每天根据各厨房和员工餐厅的订货计划如数采购，当h进货的 原料规格、数量，于进货前一天下午4： 30前，由餐饮部填写好请 购清单向采购组申报釆购。清单应根据当天使用情况结

6、合餐饮次日 预订情况提出采购量，清单须市厨师长签字有效，采购员应按厨房 要求分别采购。如遇特殊情况需追加采购原料，餐饮部可直接通知 采购人员先行采购，事后按要求补办手续。（3）设备家具及客房棉织品、清洁用品、办公用品、印刷品等 的采购严格按照“月度计划”或“物品申购单”等进行采购，并实行 招、投标制度，必要吋酒店成立招标小组，招标小组成员由总经理 室、相关部门经理及技术人员和纪检人员组成。供应商必须根据要 求提供样品及报价（印刷品须提供标色样板），经使用部门经理以上 确认样品后，由招标小组通过竞价比价后确定报总经理批准（无成 立招标小组的采供组将比价结果报总经办和总经理室后确定价格）。 采购员

7、据以向供货商签定订货单和购货合同。（4）酒水采购实行供应商年度招标，确定供应单位后与其签订 年度供货合同，价格在年度定价的基础上，月度通过市场调查比价 后加以修止。（5）补仓物品采购仓库管理员应根据经营情况和最低、最高物资库存量适时有计划、有目的申报补仓请购单，并详细填写采购物资的品种、数量、 质量等要求，由部门经理审核签字报采购员采购，采购员要根据要 求及时采购到位，并对最低、最高采购量进行监督；月度补仓计划 必须于当月25日前报采供组编入酒店月度计划。(5) 零星物品的采购对不常用、小批量无供应商配送的餐饮原料、13用品、配件等 由釆购员自行到市场采购。在采购中要货比三家，严格控制质量价

8、格，做到物美价廉。(6) 印刷品的复印由使用部门根据营业需要填写并制定印刷的稿件(按计划外和 计划内采购物品的程序办)。采购员接到印刷稿件后进行付印初稿， 初稿出来后交使用部门核对签字确认后进行印制。三、采购管理要求1、采购员要及时了解餐饮物品的供应情况，对供应商所供原材 料的数量、质量和及时性进行了解。原材料、食品、商品，釆供组 应根据采购单填制的各类品种、规格、数量进行购买，验收要严格 按照采购单要求的品种、数量进行验收，并及吋把供应情况反馈给 采购员以便进行有效控制。原材料的采购要做到正确、及时，餐饮 原材料一般耍在上午10： 30之前采购到位，最迟不得超过上午11： 30o2、定价原料

9、原则上执行供货商配送，如有特殊情况需要自购必 须要采供主管以上人员同意，自购原料的价格不能高于供应商定价 价格。无釆购人员在场任何人无权釆购物品，如果擅口采购物品则 不予报销；采购的物品必须经验收员验收并入电脑账，不得不经验 收直接使用。3、在仓库无货的情况下，为保证经营工作的正常进行，实行计 划外的紧急采购。由使用部门填写“物品紧急采购单”，经部门经理 审核与总经理室审批后实施紧急采购，对确因抢修急需的物资，可 实施特急采购，特急釆购的程序严格按照特急釆购的要求执行。由 使用部门经理口头或电话中报总经理室，经总经理室同意后先行实 施采购，事后补办手续。对已实施的特急釆购,而未补办手续的， 财

10、务部不予付款。补办手续时应填写“紧急定单” 一式三联，第一 联由部门留底、第二联作为财务部付款核对依据，第三联由采供组 留存。4、季节性食晶、商品请购（在无库存的情况下）需由使用部门 填制“原材料、商品请购单”，如餐饮部原材料请购单必须由餐饮厨 师长签名和餐饮部经理审核后，交采购员及时办理，结朿时应由餐 饮部经理下达停止供应通知单给采供组停止采购。5、财务部要每旬对采购计划的实施情况进行检查，每月月底应 将本月的采购情况作出书面报告，呈报总经理室，并在每月的工作 例会上进行通报，以检查采购计划执行情况和物资到位情况，并作 为考核采购部门工作业绩的依据。6、供应商管理（1）供应商必须具备经营场所

11、，取得营业执照，能提供在同类 酒店中送货的经历，诚实守信的单位。（2）能提供价格合理的（不高于市场平均价）、质量可靠且符 合国家有关规定的合格产品，并能提供产品合格证书和产品说明书。 若为进口产品，应提供国家规定的商检证明。承诺不提供假冒伪劣、“三无”等产品。（3）实行送货上门服务，并对不符合要求的产品提供无偿调换, 产品有质保期的按相关要求办理，无质保期的追溯期限限定60天。（4）实行月结款的规定，并提供正规发票，供应商每半年由采供组进行一次筛选，实行优胜劣汰。四、报销付款程序与规定1、结账及付款仓库每日将已验收入库的直耗单财务联于次日10时前上交财 务部，由财务审核挂账，财务部如对数量价格

12、有异议要进行核实， 对弄虚作假的拒绝付款。付款时要求附有原始发票、入库单等，经 财务会计审核、总经办、财务部经理及总经理室审批后方可支付。2、采购物品报销吋，必须具备以下手续：(1) 符合用现金支付的，必须填写现金报销单；需用银行票据 支付的，必须填写付款通知单，并市财务审批权限规定的有关人员 签字，如应有经办人、部门经理、财务部经理、总经理室签字。(2) 必须附有经财务部经理、总经理室审批签字的pr单据和 p0单据或紧急定单。(3) 必须附有仓库验收单或直耗单。五、仓库管理制度1、入库原料的验收管理(1) 仓库必须严格按p0单收货。收货时要严格按照订货要求、 规格、数量、质地进行检验，并即吋

13、开具“进仓验收单”，不能等领 用部门领货后才开具进仓入库验收单。货进仓后，原则上应于当天 内将进仓验收情况向部门经理汇报。属于物料用品入库的，填写“物 料用品验收单”；属原材料入库的，填写“原材料验收单”；属库存 商品入库的，填写“商品验收单”，验收单一式三联，第一联仓库留 存，第二联为财务付款依据、第三联采购组备案。(2) 采供组经办人负责督促供应商按时、按量、按质送货。对 于批量入库的物品要进行抽样验收。如验收发现供应商所送货物有 质量问题吋，仓库应立即向部门经理汇报，并派采供经办人核实后督促供应商退换货品或办理有关索赔手续。（3）部门岗位验收：在实际操作中会有一部分用量大、需直接 运送至

14、岗位的物品，如餐饮酒水、客房矿泉水、康乐水果等，需要 由部门定人验收。部门事先须将岗位验收人员报财务部备案，非岗 位难收员签字的财务不予报销。部门验收员在验收过程中要严格按 照管理规定进行验收。（4）供应商要按正常工作吋间送货，如超出正常送货吋间，应 预先告知仓库需留人收货，保证货到后即时有人收货。（5）印刷品的入库验收，仓库应及时取印刷品样品交使用部门 核定，如无差错可进行收货；如有差错由采供组经办人进行处理。（6）仓库应每月将各类食品、原材料、备品、物资的发放情况、 库存情况列表报采购组主管、财务部经理及总经理室，以便预测使 用情况，做好采购供应准备。2、餐饮直耗原料的验收管理（1）蔬菜、

15、水果、肉禽制品的验收。根据采购清单要求进行验 收，对包装原料要实行开箱验收。因直耗原料验收后由供应商直接 送入厨房，因此，仓管员在验收结束后必须和供应商起把验收后 的原料送入厨房。（2）海鲜、水产的验收。开餐前的备料验收需有供应商送仓库 验收或由厨师长验收后进行加工（验收单须由厨师长签字后交仓管 员）；开餐中的原料验收由仓管员按点菜单所点规格、数量验收。在 工作期间不得摘自离岗，如有特殊情况，需由部门另行安排人员顶 替工作，不得出现过称岗位缺人现象。过称时要沥干水份，并对原 料进行验收检查，保证鲜活原料的质量，对于外观质量不符合要求 的要及时处理，在数量上要求做到过称准确，不短斤少两。供应商

16、在任何时候都不得有不过称或谎称行为，一经发现处以结算价十倍罚款。3、原料库存管理（1）为加强采购工作的计划性和保障业务经营需要，各类货物 基本采取定期补给的办法，由仓库根据需求情况，订出各类物资的 最咼存量和最低存量，实行存量管理。即仓库的存量不能高于最高 存量，也不能低于最低存量，当仓库的库存物品接近最低存量时要 提出补仓物品请购，请购的数量不能高于入库进仓后的最高存量， 也就是最高库存量减去目前库存量后的数量，即是补仓请购的控制 数量。（2）原料最高、最低存量管理%1 进口餐料、佐料、罐头、干货等食品类可每月进货一次，最 高存量为一个月的使用量，最低存量为半个月的使用量。%1 大米、面粉（

17、含米面干制品）、油类、调味品类、箱装冻货、 香烟、酒类、饮料等食品每半个月进货一次，最高存量为半个月， 最低存量为一周。%1 冻品、干货、调味品等暂定最高库存量为3.0万元，最低库 存量为15万元。%1 客用一次性消耗用品、洗涤用品、针棉织品、以及维修材料 等物品可每一个月进货一次，最高存量为一个月，最低存量为半个 月。%1 仓库通过电脑管理应至少每半月作出库存平衡数。当库存物 资接近最低库存量时，应及时采购。4、不合格原料的退货和换货（1）仓管员须根据仓库管理验收细则严格验收进仓物料，如发 现规格、质量、数量有问题，应拒绝收货。（2）如须退换货的，由仓管员填写“商品到货验收报告”，经总经办管

18、理人员签字确认后，由采购经办人办理退换手续。(3) 鲜活货物如发现问题，应在当天内，提出办理退换手续。 由釆购员负责处理。(4) 其他所有物料验收合格并办妥进仓手续后，所发生的质量、 数量、规格等问题，由仓管员负责处理。5、物品的领用、发货管理各部门须按批准的计划领用。领用时填制领料单，领用吋要由 经手人及相关权限人签字。属物料用品的填写“物料用品领用单”, 领用原材料，填写“原材料领料单”，领用库存商品的，填写“商品 领料单”。六、责任与奖惩1、采购员、仓管员的要求和责任(1) 采购员要按采购计划及采购清单的要求采购质优价廉的物 品，对物品质量进行跟踪验收，对所送物品的价格进行确认把关， 确保价格合理。选择供应商在量、质、价方面具有优势的产品进行 配送，并及吋做好相关物品的退货、调换和索赔