研究生教育管理信息系统建设初探

1、    研究生教育管理信息系统建设初探     摘要：本文根据管理信息系统（management information systems简称mis）理论，总结了当前我国各个院校在开发研究生教育管理信息系统遇到的共同问题，分析了问题产生的原因，提出了解决问题的思路。关键词：mis，研究生，教育管理，问题一、我国研究生教育管理信息系统发展概况我国自1979年恢复研究生教育以来，研究生教育的规模不断扩大，尤其是近5年来研究生教育经历了飞跃式的发展。随着研究生教育规模的扩大，教育管理的事务在迅速增加，研究生教育的信息量也就随之急剧增加，管理工作向着多层

2、次、多方位发展，服务型管理的理念日益被广大研究生教育管理人员所接受。在这种形势下，传统的管理方式已经不能适应形势的需要，有相当一部分研究生教育管理部门开始放弃传统的纸笔管理，转而向现代计算机技术寻求帮助。研究生教育快速发展的时期，也恰恰是计算机与网络信息技术飞速发展的时期，两者的结合就显得十分必然。随着计算机及网络技术的发展，研究生教育管理信息系统也经历了从简单的桌面数据库应用到浏览器服务器（bs）模式管理的发展。当前bis模式的管理信息系统已经成为研究生教育管理的主流发展方向，而被越来越多的研究生教育管理机构所采用。然而在投入巨大的人力和物力以后的研究生教育管理系统却总是不尽人意。我们通过对

3、各高校研究生教育管理系统的分析及自身的实践发现了一些共性的问题，并对出现问题的原因做了初步的分析。二、对当前研究生教育管理信息系统设计及实现中存在问题的分析1.研究生教育管理信息系统要实现的目标难以明确通过对本校在这方面的实践及对各个兄弟院校的了解，我们发现要在系统开发前就完全确立系统的目标和内容是不现实的。首先，研究生教育涉及的内容十分广泛，研究生教育管理信息系统要管理的内容、达到的效果涉及的内容很多，很难通过短期的沟通完全确定所有的内容。即使在系统开发的初期确立了当时认为是明确的目标，在系统开发过程中有时也会因增加的功能而改变设计目标甚至全部重来。其次，开发人员常常希望管理人员一开始就能够

4、提出对系统的全部或大多数要求，然后开发人员可以短时间内把原有的工作方式基本掌握，而且要设计出一种新工作方式。然而实际上这是很困难的。由于管理人员对计算机技术不甚了解，对于建立一种以数据处理为核心的工作方式很难适应，也不了解系统开发究竟能有什么效果，引起怎样的变化。所以管理人员对系统的要求对开发人员来说往往是分散和不规范的。正是由于研究生教育管理信息系统本身的复杂性和管理人员与开发人员在设计思想上的难以沟通导致系统建设中最终目标和内容常常难以确定。我们认为研究生教育管理水平的提高是长期的、不断的，因此，与之相适应的管理信息系统建设也是一个长期连续的过程，要从发展和变化的角度看待系统建设。实际工作

5、中，急于在一次开发过程中做好一切工作，希望以后长期受益的做法是错误的，也是有害的。这种只顾眼前利益的做法，往往使所开发的系统不能随管理工作的变化而改动，使用一段时间后维护工作量太大，以致难以承受，甚至不得不推倒重来，使原来开发工作中的一切努力都付之东流。所以，在研究生教育管理信息系统的开发中要从实际出发，按部就班，循序渐进。最好是一边开发一边使用，随时修改。同时管理人员也要逐步改变管理理念，接受以信息为核心的现代管理思想，而开发人员也不能急于求成，要充分与管理人员沟通。2.研究生教育管理信息系统开发过程中开发人员与管理人员沟通困难在开发过程中，对于管理人员来讲是尽可能少地改变原有的工作流程，继

6、承原有的以适应人的特点为核心的工作模式。而开发人员要改变这种工作模式，变为适合计算机系统的处理大批量规范数据和简明的工作模式。如果系统仅仅是模拟原有的方式，而不是根据计算机的特点重新设计出一种新的模式，那么系统的功能就十分有限。但是如果一味地以使用计算机为中心而过多的改变原有的工作模式，常常导致系统开发完成后使用困难最终被完全放弃。（1）管理人员应该首先接受以数据平台为中心的管理思想，改变原有的管理模式中重复、多余的部分，使管理过程简单明了。要认识到优秀的管理信息平台是研究生教育管理的重要资源，也是改变管理模式提高效率的关键。不要把开发人员仅仅当成程序员而直接安排工作，而应充分听取开发人员的意

7、见，接收新的思想。同时，建立对研究生教育管理效率的评价手段，以明确系统运行的效果。（2）开发人员往往抱怨管理人员对计算机不了解，缺乏系统的观念，常常在实现了一个功能以后又提出新的要求或者从孤立的角度提出和系统相悖的要求，而在开发人员看来这是应该统一考虑的问题。然而开发人员也必须考虑管理人员的要求，因为系统毕竟是由管理人员来使用的，但是也不能完全陷入对具体问题的解决而忽略了把握系统性、本质性的问题。这就要求开发人员对系统有一个明确的概念。所以管理人员与开发人员的有效沟通和两者在开发中对系统控制的平衡性是系统成败的关键。如果开发人员在开发过程中过多控制就会导致开发完成的系统过于僵硬而难以应用；反之

8、管理人员过多控制就会使开发过程难以实施。这就要求管理人员与开发人员能够互相学习，互相理解，共同组织系统的开发，确保在系统开发中有充分的互动，以便有效地贯彻系统建设的思想，把系统建设推向成功。3.研究生教育管理信息系统难以推广使用研究生教育管理信息系统的使用者除了管理人员以外，大量的数据采集工作是由学生、导师或者教研室来完成的，而在系统的开发过程中往往忽视他们的要求。如果开发人员只重视计算机技术本身，而缺乏考虑用户的使用需求，就常常导致虽然编写了大量的程序，而使用者却不愿使用，使系统的推广使用遇到困难。如果仅仅靠说服有关领导，用行政命令迫使用户参与开发，这样很容易使用户产生消极甚至反感情绪，导致

9、开发与应用的分离。要解决这个问题我们认为可以从以下两个方面着手。（1）开发人员不仅仅要促使用户参与到开发过程中来，更应该从用户使用界面的简单、明确着手，使大部分用户不需要经过培训就能够使用。（2）及时开展试运行是吸引用户参与开发工作并和他们具体交流的有效途径。在试运行过程中要及时与用户交流，以便于修改。所以，在开发过程中应该先开发在校研究生使用的子系统。由于在校学生流动性小，能够及时与开发人员进行交流。整个系统的推广使用需要循序渐进，不可操之过急，只有不断的改进才能使研究生教育管理系统真正发挥作用。4.研究生教育管理信息系统的建设缺乏可持续性（1）开发人员的变更是造成系统建设连续性中断的常见原因。现在我国大多数学校的研究生教育管理信息系统都是通过找研究生自主开发或者委托公司开发。研究生毕业或与公司的合同到期后，再找其他人员来继续开发就十分困难，甚至维护都困难。有时虽然可以维护或继续开发却浪费了大量的人力物力。（2）开发人员没有充分考虑研究生教育管理当中的变化因素，编写的应用程序不容易扩充和改动。对此，管理人员要把研究生教育未来发展的方向与开发人员交流，以帮助开发人员把系统中固定部分和变化部分区分开。（3）管理人员贪大求全，想一次完成管理信息系统开发，虽然当时的设计非常完善，但由于研究生教育管理本身的变化，常常导致一个优秀的系统难以发挥作用而不得不重