从审计视角谈科研经费的管理和使用

1、扬州大学审计处（一）（一）科研经费的分类科研经费的分类( (按经费来源分按经费来源分) )规定规定（二）（二）科研经费支出分类规定科研经费支出分类规定 附、附、（管理费、间接费和水电费的有关规定）管理费、间接费和水电费的有关规定）（三）（三）横向协作项目经费管理的规定摘要横向协作项目经费管理的规定摘要（四）（四）江苏省高校优势学科建设专项经费支出江苏省高校优势学科建设专项经费支出 分类的规定分类的规定 (五五)国家社会科学基金项目经费开支范围的规定国家社会科学基金项目经费开支范围的规定 (六六)江苏省社会科学基金项目资助经费使用范围江苏省社会科学基金项目资助经费使用范围 的规定的规定 1、纵向

2、经费：指政府部门下达的科技三项费用和各类、纵向经费：指政府部门下达的科技三项费用和各类 科学基金等。科学基金等。2、横向经费：指企事业单位委托研究、技术开发经费。、横向经费：指企事业单位委托研究、技术开发经费。3、专项经费：指重点实验室等专项经费。、专项经费：指重点实验室等专项经费。4、科研事业费：指学校上级主管部门从科学事业费、科研事业费：指学校上级主管部门从科学事业费、 教育事业费中通过切块和按项目戴帽下达，以及教育事业费中通过切块和按项目戴帽下达，以及 学校从教育事业费中安排的科研基金等经费。学校从教育事业费中安排的科研基金等经费。5、其它经费：合作研究基金及通过各种渠道返还课题、其它经

3、费：合作研究基金及通过各种渠道返还课题 的经费等。的经费等。（二）科研经费支出的分类1、直接费1、直接费n指课题研究过程中耗用的可以直接计入课题成本的费用，指课题研究过程中耗用的可以直接计入课题成本的费用， 开支范围包括：开支范围包括：（1） 科研业务费：测试、计算、分析费，动力、能源费，科研业务费：测试、计算、分析费，动力、能源费， 差旅费，调研和学术会议费，资料、论文版面费和差旅费，调研和学术会议费，资料、论文版面费和 印刷费，文献检索费，知识产权事务费，学术刊物印刷费，文献检索费，知识产权事务费，学术刊物 订阅费等。订阅费等。（2） 实验材料费：原材料、试剂、药品等消耗品购置费，实验材料

4、费：原材料、试剂、药品等消耗品购置费， 实验动物、植物的购置、种植、养殖费，标本、样品实验动物、植物的购置、种植、养殖费，标本、样品 的采集加工费和包装运输费等。的采集加工费和包装运输费等。（3） 仪器设备费：专用仪器设备购置、运输、安装费和修仪器设备费：专用仪器设备购置、运输、安装费和修 理费，自制专用仪器设备的材料、配件购置费和加工费。理费，自制专用仪器设备的材料、配件购置费和加工费。 1、直接费（4） 实验室改装费：为改善资助课题研究的实验条件，对实验室进行改装所开支的费用。不得用于实验室扩建、土建、房屋维修等费用的开支。（5） 劳务费：是指在课题研究开发过程中支付给课题组成员中没有工资

5、性收入的相关人员（如在校研究生）和课题组临时聘用人员等的劳务性费用。（6）国际合作与交流费：是指在课题研究开发过程中课题研究人员出国及外国专家来华工作的费用。国际合作与交流费应当严格执行国家外事经费管理的有关规定。课题发生国际合作与交流费，应当事先报经课题下达单位审核同意。（7）课题组织实施费：指科技成果鉴定、报奖和课题验收时所发生的费用。2、间接费 n是指单位为组织和支持课题研究而发生的难以直接计入课题成本的各项费用，包括设备的使用费、房屋（包括办公用房、实验室等）占用费、图书资源占用费、管理费等。 3、协作研究费 n指拨给承担部分研究试验工作的外单位 的科研经费。 附、（管理费、间接费和水

6、电费的有关规定）n学校按实际到帐经费提取科研管理费。小于等于200万元部分(除去外拨部分，下同)提取5%，大于200万元小于等于500万元部分提取4.5%，大于500万元小于等于800万元部分提取4.0%， 800万元以上部分提取3.5%。n学校从科研管理费中提取10作为科研管理特支费。n与外单位联合承担科研课题，按合同要求外拨给该单位的经费不提管理费；其它外拨经费管理费正常提取。n重大（点）科研基地建设、创新团队建设、省教育厅自然科学基金、校科技创新培育基金、扬州市-扬州大学科技合作资金等课题下达的经费不提管理费。其它对管理费提取有特殊规定的课题，按文件规定提取。n学校提取到帐经费的10%作

7、为课题实施间接费（主要指：实验或办公场地使用费3%，公共设备折旧费4%，图书资源使用费3%等，不包括管理费），纳入学校预算统一核算，统一管理。具体按课题合同或计划任务书预算提取。n课题实施产生的水电费，按课题合同或计划任务书预算由学校统一收取。 （三）横向协作项目经费管理n横向协作经费到账后（扣除外拨协作费和为委托方代购仪器、设备、材料的费用），学校提取一定的费用作为发展基金和管理费，提取比例原则上低于纵向项目管理费二个百分点；学院可根据情况提取一定的费用用于开展科研奖励和学术活动等，提取比例为02%。外拨协作费和为委托方代购仪器、设备、材料的费用不能超过总到账经费的30%。 n技术开发项目、

8、技术咨询项目和技术服务项目。项目组可提取合同到账总经费（扣除外拨协作费和为委托方代购仪器、设备、材料的费用）的15%用于完成任务的人工费等。任务完成后项目组可以申请办理项目经费结算，余额的80%作为项目组的发展基金，20%可作为项目组人员的福利基金和酬劳、奖金。n技术转让项目。学校以技术转让方式将职务科技成果提供他人实施或许可他人使用的，在技术转让和技术实施成功后，技术转让费分配如下：学校10%、学院10%；项目组劳务费和酬劳金35%、项目组发展基金45%。n横向协作课题经费使用范围除纵向经费包含的内容外，还可用于通讯费、汽车油费、过路费等，但不得用于购买机动车辆、购置房产以及投资公司等涉及安

9、全纠纷、财产纠纷和债务纠纷的项目。 （四）江苏省高校优势学科建设专项经费支出分类的规定n专项资金用于支持江苏高校优势学科的优质资源建设、创新团队建设、人才培养及科研创新等所必需的各项支出。具体为： 1、设备费：是指在项目实施过程中购置或试制专用仪器设备，对现有仪器设备进行升级改造，以及租赁使用外单位仪器设备而发生的费用；2、维修、维护及运行费：是指在项目实施过程中专用仪器设备维修、维护发生的费用，以及项目实施过程中相关大型仪器设备、专用科学装置等运行发生的可以单独计量的水、电、气、燃料消耗费用等；3、材料费：是指在项目实施过程中由于消耗各种必需的原材料、辅助材料等低值易耗品而发生的采购、运输、

10、装卸和整理等费用；4、测试化验加工费：是指在项目实施过程中由于承担单位自身的技术、工艺和设备等条件的限制，必须支付给外单位（包括项目高校内部独立经济核算单位）的检验、测试、设计、化验及加工等费用；（四）江苏省高校优势学科建设专项经费支出分类的规定5、差旅费：是指在项目实施过程中开展科学实验（试验）、科学考察、业务调研、学术交流等所发生的外埠差旅费、市内交通费用等。差旅费的开支标准应当按照国家和学校有关规定执行；6、会议费：是指在项目实施过程中为组织开展相关的学术研讨、咨询以及协调任务等活动而发生的会议费用。应当参照国家有关规定，严格控制会议数量、规模、开支标准和会期；7、国际合作与交流费：是指

11、在项目实施过程中相关人员出国及外国专家来华工作而发生的费用。国际合作与交流费应当执行国家外事经费管理的有关规定；8、出版、文献、信息传播及知识产权事务费：是指在项目实施过程中，需要支付的出版费、图书购置费、资料费、专用软件购买费、文献检索费、专业通信费、专利申请及其他知识产权事务等费用；（四）江苏省高校优势学科建设专项经费支出分类的规定9、劳务费：是指在项目实施过程中支付给项目组成人员中没有工资性收入的相关研发人员（包括客座人员、在校研究生等）和临时聘用人员等的劳务性费用。项目学校聘用的参与重大专项研究任务的优秀高校毕业生在聘用期内所需的劳务性费用和有关社会保险费补助，可以在劳务费中列支；10

12、、专家咨询费：是指在项目实施过程中支付给临时外聘专家的咨询费用。专家咨询费不得支付给参与项目实施或管理的相关工作人员。专家咨询费的开支标准见表（略）11、人才培养引进费：是指在项目实施过程中发生的人才培养和引进方面的支出，包括引进国内外高层次人才一次性安家费等。 专项资金不得用于上述用途以外的其他支出。 （五）国家社会科学基金项目经费开支范围的规定n项目经费是指在项目研究过程中发生的与研究活动直接相关的费用，包括资料费、数据采集费、差旅费、会议费、国际合作与交流费、设备费、专家咨询费、劳务费、印刷费、管理费。 1、资料费：指在项目研究过程中发生的资料收集、录入、复印、翻拍、翻译等费用，以及必要

13、的图书和专用软件购置费等。 2、数据采集费：指在项目研究过程中发生的问卷调查、数据跟踪采集、案例分析等费用。 3、差旅费：指在项目研究过程中开展国内调研活动所发生的交通费、食宿费及其它费用。差旅费的开支标准应当按照国家有关规定执行。 4、会议费：指在项目研究过程中为组织开展学术研讨、咨询以及协调项目或课题等活动而召开小型会议的费用。会议费的开支应当按照国家有关规定，严格控制会议规模、会议数量、会议开支标准和会期。 （五）国家社会科学基金项目经费开支范围的规定5、国际合作与交流费：指在项目研究过程中发生的赴国外及港澳台地区调研的交通费、食宿费及其它费用。项目经费应当严格控制国际合作与交流费支出，

14、并执行国家外事经费管理的有关规定。因项目研究确需开支国际合作与交流费的，应当在项目预算中单独列示，并按照以下程序经批准后执行：重大项目、特别委托项目和年度项目中的重点项目由全国哲学社会科学规划办公室（以下简称全国社科规划办）批准，其它项目（不包括后期资助项目）由省(区、市)社会科学规划办公室（以下简称省(区、市)社科规划办）或在京委托管理机构批准。6、设备费：指在项目研究过程中发生的购置或租赁使用外单位设备而发生的费用。项目经费应当严格控制设备费支出。因项目研究确需购置的，应当在项目预算中单独列示，并经全国社科规划办批准后方可购置，并由项目负责人所在单位按照国家国有资产管理的规定进行管理。7、

15、专家咨询费：指在项目研究过程中发生的支付给临时聘请的咨询专家的费用。咨询费不得支付给课题组成员及项目管理的相关人员。咨询费的支出总额，重大项目一般不得超过项目资助额的5%，其它项目不得超过项目资助额的10%。（五）国家社会科学基金项目经费开支范围的规定 8、劳务费：指在项目研究过程中发生的支付给直接参与项目研究的在校 研究生和其它课题组临时聘用人员等的劳务性费用。劳务费的支出总 额，重大项目不得超过项目资助额的5%，其它项目不得超过项目资助 额的10%。 9、印刷费：指在项目研究过程中发生的项目研究成果的打印费、印刷费 和誊写费等。 10、管理费：指在项目研究过程中对项目负责人所在单位为组织和

16、支持 项目研究而支出的费用。管理费的支出总额，重大项目每项不超过5000 元；其他项目不得超过项目资助额的3%，其中，年度项目中的重点项 目每项不超过3000元，年度项目中的一般项目、青年项目和西部项目、 后期资助项目每项不超过2000元。严禁超额提取和重复提取。 在项目研究过程中发生的除上述费用之外的其他支出，应当在项目预算中单独列示，单独核定。（六）江苏省社会科学基金项目资助经费开支范围的规定n项目资助经费的使用范围，限于省社科基金项目研究发生的直接支出，不得用于工资性支出。主要包括： 1国内调研差旅费：指课题组成员为完成项目研究而进行的国内调研活动开支的差旅费。非课题组成员的差旅费和课题

17、组成员与课题无关的调研活动经费、课题组成员赴境外费用，均不得在其中报销。差旅费的报销标准，严格按我省有关财务制度规定办理。此项费用原则上控制在课题总经费的10%以内。2资料费：指开展项目研究所需的报刊、文献、档案费用，稿件的抄录、复印、誊印、翻拍、翻译费用，购买必要的图书费用等。对借阅方便的一般书籍，从严控制购买。上述各类资料费的使用总额，控制在课题总经费的25%以内。3小型会议费：指围绕项目研究进行的学术研讨会、专家咨询会、书稿编审会所需经费。召开这类会议，要经主管单位批准，并从严控制参加的人数。 （六）江苏省社会科学基金项目资助经费开支范围的规定4计算机使用费：指使用计算机作为辅助研究手段

18、所支出的计算机录入费、软件设计费、计算机上机费或租用费。5印刷费：指项目研究成果的印刷费、打印费、誊写费等。6成果鉴定费：指鉴定项目成果所需的会务费和鉴定专家的劳务费。该项费用根据本办法第九条规定由省规划办另行拨付。7管理费：指项目负责人所在单位科研管理部门和财务部门提取的管理费（特别委托项目和重点项目每项不超过2000元，一般项目不超过1500元，不得超额提取和重复提取）。科研管理部门和财务部门分配管理费的比例可为3：2。 1、用科研经费购置实验材料、仪器设备、软件、书籍、用科研经费购置实验材料、仪器设备、软件、书籍、 办公设备等，预算达到扬大办公设备等，预算达到扬大200814号号扬州大学

19、扬州大学 大件大宗货物采购暂行办法大件大宗货物采购暂行办法中规定限额的，要按照中规定限额的，要按照 文件规定进行采购，审计人员依据上述办法进行审计。文件规定进行采购，审计人员依据上述办法进行审计。2 2、用科研经费进行实验室建设、改造、维修等，概算达、用科研经费进行实验室建设、改造、维修等，概算达 到一万元（含一万元）的，审计人员应依据扬大到一万元（含一万元）的，审计人员应依据扬大20082008 15 15号号扬州大学小型工程建设项目施工招标管理办法扬州大学小型工程建设项目施工招标管理办法、 扬大审扬大审2008220082号号扬州大学建设工程项目竣工结算审计扬州大学建设工程项目竣工结算审计

20、 办法办法、扬大、扬大2010220102号号扬州大学小型工程项目全过程扬州大学小型工程项目全过程 跟踪审计办法跟踪审计办法进行审计。进行审计。 3、审计处在开展财务收支审计或干部经济责任审计工作时，将科研、审计处在开展财务收支审计或干部经济责任审计工作时，将科研经费的管理和使用情况列为重点审计内容。经费的管理和使用情况列为重点审计内容。4 4、科研项目结题有内部审计要求的，课题负责人应提供必要的资料：项目、科研项目结题有内部审计要求的，课题负责人应提供必要的资料：项目申报书、可行性研究报告、预算书、结题报告、项目合同、经财务处审核申报书、可行性研究报告、预算书、结题报告、项目合同、经财务处审

21、核后的经费决算、项目成果及鉴定资料、项目经费到帐的证明资料、经费外后的经费决算、项目成果及鉴定资料、项目经费到帐的证明资料、经费外拨合同或协议、外拨经费的使用情况报告及证明材料。财务部门应提供科拨合同或协议、外拨经费的使用情况报告及证明材料。财务部门应提供科研项目经费收支的会计凭证和明细帐。审计处在审计中发现的问题，应及研项目经费收支的会计凭证和明细帐。审计处在审计中发现的问题，应及时责成课题组采取措施改正，重大问题应按有关规定处理。问题得到整改时责成课题组采取措施改正，重大问题应按有关规定处理。问题得到整改后，审计人员在结题报告上加盖审计处公章；需要出具审计报告的，审计后，审计人员在结题报告

22、上加盖审计处公章；需要出具审计报告的，审计 人员按要求出具审计报告。人员按要求出具审计报告。 4 4、审计处可根据需要对单个科研项目或一批科研项目列、审计处可根据需要对单个科研项目或一批科研项目列 项进行经费管理和使用情况审计，或审计调查。项进行经费管理和使用情况审计，或审计调查。 5 5、科研管理部门、学院、财务部门、课题组等应积极配合、科研管理部门、学院、财务部门、课题组等应积极配合 审计人员开展科研经费管理和使用情况审计。审计人员开展科研经费管理和使用情况审计。 6 6、审计处应及时为科研项目组人员提供咨询服务。、审计处应及时为科研项目组人员提供咨询服务。 7、审计处应根据需要，配合科研

23、项目下达单位指定审计机构、审计处应根据需要，配合科研项目下达单位指定审计机构 对科研项目的审计。对科研项目的审计。 8、需要社会中介机构审计，但未指定机构的，由审计处根据、需要社会中介机构审计，但未指定机构的，由审计处根据 规定，委托社会中介机构进行科研项目经费收支审计。规定，委托社会中介机构进行科研项目经费收支审计。三、科研经费管理和使用的注意要点三、科研经费管理和使用的注意要点n几个观念1、无论是何种类型的科研经费，何种渠道筹措的科研经费，都是学校的经费。其管理和使用必须符合国家政策法律法规、项目委托方的合理要求、学校（学院）规章制度。一般来讲，纵向经费、专项经费、科研事业费项目委托方或经

24、费下达部门的要求是合法合规合理的，大多数横向项目及其他项目的委托方的要求也是合法合规合理的，但也有少数项目委托方有时会提出一些不合法不合规不合理要求。这就要求我们的项目负责人在洽谈合作时要坚持好原则，不突破底线，宁可不要项目，也不能违法或违规。三、科研经费管理和使用的注意要点三、科研经费管理和使用的注意要点n几个观念2配套经费是审计的重点之一。配套经费必须纳入学校的管理和核算。3、协作经费也是审计的重点之一。主要关注对外协作是否是项目必须并经许可；协作单位是否有能力完成任务；协作单位使用经费的情况；协作单位完成任务的情况。4、要让科研经费的所有支出日后可追溯可核查。这就要我们的经办人要注意保留

25、反映经济活动原貌的各种凭证票据和原始记录。例如，网上订票或购物，索要机票或发票。5、科研经费支出必须是与科研项目相关的支出。有的支出确实是发生了，也是合法的合规的合理的真实发生的，但是不是本项目发生的支出 ，就不能列入本项目的支出。6、横向项目也应规范操作。要签订协议（委托书），明确双方的责、权、利，项目完成后要规范验收环节，要有结项报告。三、科研经费管理和使用的注意要点三、科研经费管理和使用的注意要点n规范管理和使用科研经费的几个重要环节（一）编制预算规范管理和使用科研经费的几个重要环节（一）编制预算 n科学、合理、全面。既要考虑到项目实际开支需要，又要考虑到可利用资源的隐性支出，例如，实验

26、室、实验设备的使用。既要符合委托单位的要求，又要兼顾学校、学院的要求。n各个子项的占比首先符合项目下达单位要求，又要留有余地。n可调节部分是管理费、间接费和水电费。规范管理和使用科研经费的几个重要环节（二）预算执行n要克服舍不得用和突击用的倾向，要注意用款进度，特别是跨年度项目。 n最好记台账，或定期到财务部门导项目支出数据，用excell表格即可，将支出数据适当归并后与预算进行比较。规范管理和使用科研经费的几个重要环节（二）预算执行n相关支出要符合学校的政策及相关规定n用科研经费购置实验材料、仪器设备、软件、书籍、办公设备等，预算达到扬大200814号扬州大学大件大宗货物采购暂行办法中规定限

27、额的，要按照文件规定进行采购。未达起点的较大金额的采购,项目组要有相互制约措施.例如,采购2万元的设备, 项目组成员或学院相关人员组成询价或谈判小组并作好相关记录,随其他票据一起作为报销凭证.n用科研经费进行实验室建设、改造、维修等，概算达到一万元（含一万元）的，应依据扬大200815号扬州大学小型工程建设项目施工招标管理办法、扬大审20082号扬州大学建设工程项目竣工结算审计办法、扬大20102号扬州大学小型工程项目全过程跟踪审计办法操作。n控购商品事先要办理相关手续。n符合固定资产登记手续的要办理固定资产验收手续。规范管理和使用科研经费的几个重要环节（二）预算执行n支付专家咨询费，要注明咨

28、询内容、专家的职务职称单位、专业领域、身份证号码，金额较大的要有协议。n支付助研费或劳务费，要注明姓名、单位、职称、劳务量、身份证号码等，最好通过银行卡发放。劳务费不能发放给有工资收入的人。n我方承办会议的，要事先编制预算、事后要编制决算，要有会议通知，签到表等。n试剂、耗材购置，量大的要招标采购、可在定点单位采购，要先入库，并记好台账，要办理出库手续。n测试加工费要注明测试加工内容，单价，构成情况等，金额较大的要有协议。特别是校内独立核算的测试加工单位。n国际合作与交流费用必须是项目计划书上注明的人员到指定的国家所发生的费用。规范管理和使用科研经费的几个重要环节（二）预算执行n关于发票：发票

29、内容要详细完整，日期、数量、单价、规格型号等内容都应齐全，大小写要一致。其它发票报销时，除履行审批手续外，有的还要详细说明相关情况。n例如：水电费发票的填写。抬头不能写某某学院，而应写某某项目组；不能简单地写水电费多少钱，而应将水费和电费分开，注明收费期限、单价、数量。规范管理和使用科研经费的几个重要环节（三）预算调整n预算一经批准，一般不作调整，如确需调整必须履行规定的审批手续。特别要注意的是，项目任务书上管理费、劳务费、专家咨询费三个项目一般不能突破预算，其他的支出项目突破一定比例的（例如10%）要履行相关手续，有的是校内科研管理部门，有的是项目委托单位进行审批。规范管理和使用科研经费的几个重要环节（四）编制决算 n编制决算草表，与预算相比较，及时调整有关支出。编制决算必须真实完整，必须以财务数据为准，不能随意拼凑数据。n编制正式表格，请财务处核对，按要求送审。 需要社会中介机构审计的，要按规定由审计处委托。基于两方面的考虑：一是便于控制审计质量；二是便于控制审计费用。规范管理和使用科研经费的几个重要环节（五）总结项目经费的使用效益 n是否完成约定的任务，是否产生其他成果。如发表论文、申请专利，培养人