最新公司文件管理办法汇编

1、最新公司文件管理办法汇编公司文件管理方法为了标准公司的文件管理，确保文件准时传递到相关部门而不耽搁上下级或同级的工作，以标准公司的各项文件收、发拟稿、会签、审批、签发及施行工作，制定本法。1 管理原那么1.1行政人事部是公司文件管理的归口部门，负责指导全公司行政公文、协议、合同类传递处理工作。各部门需上报总经理或董事长审批的各类文件传递由行政人事部统一呈报总经理或董事长审批并回传发起部门执行、存档。1.2公司上报下发正式文件由行政人事部负责，各部门一律不得自行向上、向下发送正式文件。2 根本要求2.1各部门需要向上反映汇报重要状况或向下支配布置重要工作而需要正式文件发文应向公司提动身文申请，并

2、将文件底稿交行政人事部审核。经董事长或总经理签批同意发文，那么由行政人事部按机构设置与业务分工编制文号发文，详见公司内部文件及档案管理的制度。2.2 送件部门人应把文件内容、报送日期、部门、文件类别、编号、接件人等事项在收发文件登记簿中填写清晰。行政人事部部应准时把批阅结果反应给报送部门。3 内部文件3.1文件起草需公司正式下发的文件由指定的拟稿人拟稿：公司文件由发起部门拟稿，行政人事部负责组织会审；属部门专业文件由各部门指定人员拟稿，部门负责人审核。3.2文件审核各拟稿部门负责提报文件内容、方案、文件格式标准审核。行政人事部门负责上报总经理或董事长签批文件的审核，重点审核：是否需要行文，是否

3、符合公司有关制度、规定，是否发起部门与相关部门进展了协商、会签，文字表达、文种用法、文件格式是否符公司有关规定。3.3文件签发文件形成后，由董事长或总经理签发。行政人事部负责签发后的公司级文件校对，并送拟稿人、核稿人审查合格后，方能复印、盖章、转发送、执行和归档。4 外来文件外来的文件由行政部负责签收，签收人应于接件当日即按文件的要求报送给有关部门，不得积压迟误，属急件的，应在接后即时报送。文件收发部门应在文件登记簿中填写清晰交接事项。5 业务流程5.1文件管理业务流程分为收文和发文。5.1.1 收文一般包括传递、签收、登记、分发、拟办、承办、催办、查办、立卷、归档、销毁等程序；5.1.2发文

4、指以公司、或部门名义制发文件的过程，一般包括草拟、会签、审核、签发、复核、用印、分发等程序。5.2发文程序与要求拟稿主办部门负责人审核总经理审核相关部门会签领导签发编文号校对打印公文盖章分发立卷归档。5.2.1拟稿各部门需要发文,应事先以上级指示或工作实际需要草拟文件初稿。问题比拟冗杂的，负责人应亲自草拟，或经集体讨论提出方案后，指定专人草拟。草拟文稿必需做到状况的确、条理清晰、层次清楚、文字简炼、标点符号正确。文稿拟就后,拟稿人应附发文稿纸首页协议合同类应填附合同协议会签单具体写明文件标题、发送范围、印制份数、拟稿部门与拟稿人,并签名、标定日期和密级。5.2.2 审核主办部门负责人依据有关文

5、件规定，对文稿是否符合相应规定，是否符合公司利益，是否符合实际需要进展审查和修改，对涂改不清、文字错漏严峻、内容不妥、格式不符的文件应退回拟稿人重新拟稿。行政人事部复核的重点是：是否需要行文、行文方式是否妥当，是否符合行文规章和拟制文件的有关要求，文件是否符合相应规定，是否符合公司利益，是否符合实际需要。在不转变原意的状况下，审核人员有权对文件进展删节和文字加工。内容紊乱、文字冗长、需做较大修改的文稿，可提出修改看法，由拟稿人进展修改。董事长或总经理审核董事长或总经理对文件内容进展批示看法后，返回行政人事部。由行政人事部返回拟稿部门进展修订或挺直进入会签重走相应审批流程。5.2.3会签需经会签的文件,应在交付打印前送会签部门会签，对文件涉及其他部门职权范围内的事项，主办部门应主动与有关部门协商并走会签程序，获得全都看法前方可行文。会签文稿以会签部门负责人签字为有效。5.2.4签发文稿经审核须经会签后,送总经理或董事长审定批准签发。5.2.5复核公司级文件正式印刷打印前，行政人事部应进展复核，重点是：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、标准等。部门内文件由各部门制定人员复核。5.2.6印刷打印、用印、分发签发后的文件由行政人事部按内部文件及档案管理的制度对文件正式编号、印刷打印。印刷打